Generel Beredskabsplan. Samlet plan for kommunens indsats ved kriser og ulykker

Transkript

1 Generel Beredskabsplan Samlet plan for kommunens indsats ved kriser og ulykker

2 Beredskabsplanen er udarbejdet af Frederikssund Kommunes administration i efteråret 2014 og godkendt i Byrådet i vinteren Forsidefotoet er taget i forbindelse med Beredskabets indsats under Stormfloden i december Fotograf: Kenneth Jensen. UDKAST 2/28

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 Formålet med beredskabsplanen...4 Godkendelse af planen...4 Planens centrale præmisser...5 Samlet struktur for kommunens beredskabsplaner...6 Planens vedligeholdelse og øvelser...7 Beredskabsplanens tilgængelighed i krisesituationer Krisestab... 9 Alarmering...9 Beslutning om aktivering af krisestab Sammensætning af krisestabens medlemmer Aktivering af krisestab Klargøring af krisestabsrum Gennemførelse af stabsmøder Krisestabens koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Overblik og sikring af information Forstærket overvågning af postkasser samt fordeling af post Telefoni én indgang / bemanding af Callcenter Dokumentation af informationer, beslutninger m.v Opstilling af Frederikssund Kommunes situationsbillede Kommunikation og information om krisen Informationskanaler og procedurer Bilag 1 - skema til hændelseslog Bilag 2 skema til situationsmelding fra decentrale enheder Bilag 3 skema til det samlede situationsbillede Bilag 4 - medieovervågningsskema Bilag 5 - gode råd om krisekommunikation Bilag 6 lovgrundlag og vejledninger /28

4 1. Indledning Formålet med beredskabsplanen Frederikssund Kommune skal være en robust virksomhed. Robustheden skal måles på kommunens evne til at opretholde det aftalte serviceniveau over for borgerne også når større og uventede hændelser indtræffer. Ambitionen er, at Frederikssund Kommunes drifts- og serviceniveau i størst muligt omfang opretholdes, uanset hvilke hændelser der indtræffer. Både for at sætte borgerne i centrum og af hensyn til kommunens troværdighed, skal serviceniveauet i videst muligt omfang kunne opretholdes. Denne plan sikrer entydig og enstrenget beslutnings- og kommandovej ved håndtering af større eller uventede hændelser. Beredskabsplanen har til formål at sikre at kommunen kan opretholde sin virksomhed i ekstraordinære situationer herunder: - Formidle korrekt og rettidig information til kommunens borgere, institutioner, virksomheder og pressen. - Gennemføre indsatser for at begrænse og afhjælpe skader på personer, ejendom og miljø ved ulykker og katastrofer, herunder krigshandlinger. - Skabe grundlag for en koordineret beredskabsmæssig indsats og en koordineret anvendelse af de beredskabsmæssige ressourcer, herunder med Nordsjællands Politi. - Involvere alle relevante afdelinger i løsningen af kommunens beredskabsopgaver. - Løse ekstraordinære opgaver, som kommunen kan blive ansvarlig for i en beredskabssituation, og som ligger udenfor kommunens almindelige virksomhed. Beredskabsplanen gælder for Frederikssund Kommune, herunder kommunens decentrale enheder. Godkendelse af planen Beredskabsloven kræver, at alle kommuner skal lave en beredskabsplan, der skal godkendes af Byrådet mindst én gang i hver valgperiode. Frederikssund Kommunes generelle beredskabsplan er godkendt af Byrådet d. xx.xx.xxxx. Beredskabsplanen kan løbende justeres hvis der opstår ændringer f.eks. i organisationen eller i den tekniske udvikling. Ved større principielle ændringer eller ved væsentlige ændringer i de risikomæssige forhold skal planen forelægges Byrådet til godkendelse og efterfølgende tilsendes kommunens beredskabsmæssige samarbejdspartnere, blandt andre Nordsjælland Politi, Beredskabsstyrelsen, Sundhedsstyrelsen, Lægemiddelstyrelsen, Regionsrådet og nabokommuner. 4/28

5 Planens centrale præmisser Planen bygger på Frederikssund Kommunes almindelige organisation (basisorganisation) suppleret med etablering af en krisestab og tilhørende stabsstøttefunktioner. Planen er baseret på fire overordnede principper: Sektoransvarsprincippet: Den enhed, der har ansvaret for en opgave til daglig, bevarer ansvaret for opgaven i staben. Lighedsprincippet: De procedurer og ansvarsforhold, der anvendes i dagligdagen, anvendes i videst muligt omfang også i krisestyringsorganisationen. Handlingsprincippet: I en situation med uklare eller ufuldstændige informationer er det mere hensigtsmæssigt at etablere et lidt for højt beredskab end et lidt for lavt beredskab. Samtidig skal der hurtigt kunne ændres på beredskabet i nedadgående retning for at undgå ressourcespild. Fleksibilitetsprincippet: Planens forskellige elementer kan tilpasses og tages i anvendelse på baggrund af en vurdering af behovet. Planen er bygget op over de fem kerneopgaver i krisestyringen: Aktivering og drift af krisestaben Håndtering af informationer om krisen (overblik og dokumentation) Koordinering af handlinger og ressourcer Krisekommunikation og information Operativ indsats Krisestaben er omdrejningspunktet for kommunens samlede krisehåndtering. Udover de faste medlemmer organiseres og bemandes staben afhængigt af den konkrete hændelse. Planen bygger endvidere på, at informationer er en forudsætning for effektiv krisestyring. Et højt informationsniveau er krævende - både for afsender og for modtager. Derfor skal mest mulig information udarbejdes skriftligt, og stabsmøderne skal ikke anvendes til orienteringer men til koordination og beslutning. Et nøgledokument er Frederikssund Kommune samlede situationsbillede (se bilag 3), som indeholder alle overordnede informationer, som er relevante for Frederikssund Kommunes krisestyring. Beredskabsplanen er baseret på, at det er et chefansvar at sikre en forsvarlig og effektiv løsning af pålagte opgaver og at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål med direktionen. Berørte enheder skal efter behov - også uden for arbejdstid - smidigt kunne bemandes og efter behov styrkes med ressourcer fra andre enheder. I en krisesituation tilrettelægges arbejdet i de berørte enheder i overensstemmelse med enhedernes egne planer og instrukser m.v. Beredskabsplanen er opbygget med Beredskabsstyrelsens vejledning om Helhedsorienteret beredskabsplanlægning som referenceramme. Beslutter regeringens krisestyringsorganisation at forøge beredskabet, eller aktiveres den nationale operative stab, skal krisestaben beslutte, hvilke beredskabsforanstaltninger Frederikssund Kommune skal sætte i værk. Visse foranstaltninger kan dog først iværksættes efter Kommunen har indhentet politisk godkendelse. 5/28

6 Uanset om der er fastsat et nationalt beredskabsniveau, kan Frederikssund Kommune - normalt efter forudgående drøftelse med relevante myndigheder - iværksætte en række beredskabsforanstaltninger for at opretholde et forsvarligt beredskab i en lokal, national eller international beredskabssituation. Samlet struktur for kommunens beredskabsplaner Denne generelle beredskabsplan beskriver ansvar, roller og opgaver i forbindelse med kommunens centrale koordinering og håndtering af en krise. Som supplement til den generelle beredskabsplan er en række konkrete handlingsanvisninger ved forskellige scenarier og på forskellige områder. Action Cards beskriver handlingsanvisninger i forhold til en konkret hændelse. Til enkelte action cards er der vedhæftet en omfattende beskrivelse af den operative indsats for håndtering af krisen. Lokale beredskabsplaner er de planer, som kommunens lokale enheder udarbejder (ud fra skabelon) og som alle medarbejdere i enheden skal kende for at være forberedt på evt. krisesituationer. En lokal beredskabsplan vil typisk bestå af relevante action cards, hvor der er indarbejdet særlige forhold omkring lokalitet, kontaktpersoner osv. Generel Beredskabsplan 1 Aktivering af krisestaben Action Card fx olieforurening g 3 Koordination 4 Krisekommunikation Action Card - fx oversvømmelse 5 Oversigt over delplaner mv. Bilag til den generelle plan Action Card fx voldsepisoder Action Card fx smittefare Lokale beredskabsplaner Fx skoler, dagtilbud, ældrecentre, bibliotek, idrætshaller, kulturinstitutioner mv. 6/28

7 Planens vedligeholdelse og øvelser Ansvaret for den generelle del af kommunens beredskabsplan påhviler Direktionen i samarbejde med Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab / Beredskabschef. Det påhviler de enkelte direktører og fagcheferne at der udarbejdes relevante materiale på deres fagområder. Det enkelte fagområde er således garant for kommunens robusthed over for byrådet og dermed også over for kommunens borgere. Direktør for Teknik, Miljø & Erhverv og Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab er ansvarlig for en koordineret ajourføring af planen samt for at kvalitetssikre materialet for at skabe helhed i planerne og instrukserne. I praksis uddelegeres denne opgave til Byrådssekretariatet. Løbende ajourføring De enkelte direktørområder reviderer action cards i takt med ændringer. Ved enhver ændring orienteres direktør for Teknik, Miljø & Erhverv og beredskabschefen. Plejekrævende borgere Medarbejderne i plejeboliger, hjemmepleje, sygepleje, botilbud samt støttekontaktpersoner ajourfører løbende journaler vedr. særligt plejekrævende borgere, som ikke kan forventes at evakuere sig selv, hvis en bydel skal rømmes. Fx borgere, der har livsvigtigt apparatur, der er afhængigt af strøm, ilt eller andet for opretholdelse af korrekt funktion. På plejeboliger skal der opbevares lister i papirform med oversigter over beboere, pårørende og kontaktoplysninger. I hjemmeplejen og sygeplejen skal der foreligge lister over borgere, der har nødkald, og hvilke borgere der er afhængige af ilt. Den store udfordring er at kunne tilgå plejekrævende borgeres journaler i tilfælde af servernedbrud eller en strømafbrydelse, der varer længere end de bærbare PC er kan holde. Årlig kontrol Direktør for Teknik, Miljø & Erhverv skal årligt sikre, at den samlede plan er ajourført, herunder: At planlægningsgrundlaget er dækkende At der ikke er tilkommet eller opstået nye områder eller funktioner, som er særligt sårbare At de hændelser, der er lagt til grund, stadig er repræsentative og dækkende Eventuelle ændringer i lovgrundlaget eller beredskabsmæssige vejledninger fra ministerier og styrelser At reviderede beredskabsplaner tilsendes kommunens beredskabsmæssige samarbejdspartnere Øvelser Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab skal mindst 1 gang om året planlægge og gennemføre en øvelse, hvor Frederikssund Kommune afprøver planen eller væsentlige dele heraf. Ved ønske fra en forvaltning/enhed er Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab forpligtet til at bistå ved gennemførelsen af en øvelse ud fra action card. Direktionen har sammen med Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab det overordnede ansvar for, at planen bliver evalueret efter øvelser og efter brug i krisesituationer. Øvrige enheder skal bidrage til evalueringen. 7/28

8 Beredskabsplanens tilgængelighed i krisesituationer Digitalt Den generelle beredskabsplan samt action cards er lagt på kommunens intranet i en digital udgave for alle kommunens ansatte. I papirudgave Følgende nøglepersoner/funktioner skal have beredskabsplanen liggende i papirform: Borgmesteren Kommunaldirektøren / Direktør for Strategi, Service og Koordination Direktør for Teknik, Miljø og Erhverv Direktør for Opvækst, Uddannelse og kultur Direktør for Velfærd, Arbejdsmarked og Sundhed Sekretariats- og udviklingschef Beredskabschefen Indsatslederen Vogn 1 Indsatslederen Vogn 2 Vagtcentralen Brandvæsen Kommandovognen Politidirektøren Nordsjællands Politi Beredskabsstyrelsens Beredskabscenter 8/28

9 2. Krisestab Krisestaben skal sikre at Frederikssund Kommune samlet yder en effektiv indsats i forbindelse med ekstraordinære hændelser. For at løse denne opgave er det essentielt at staben opstiller og opretholder et overblik over situationen, koordinerer handlinger og disponerer ressourcer. Herudover skal krisestaben koordinere Frederikssund Kommunes interne og eksterne kommunikation om hændelsen. Målet med Frederikssund Kommunens krisestab er således at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise. Frederikssund Kommune skal kunne iværksætte krisestyringen uden varsel. Krisestaben (inklusive støttefunktioner) skal kunne fungere i fuldt etableret beredskab senest 1 time efter det er besluttet at aktivere krisestaben, og skal kunne drives på dette niveau i minimum 3 døgn. Frederikssund Kommune skal kunne overholde gældende aftaler vedrørende udsendelse af for-bindelsesofficerer (ressourcepersoner) til tværgående stabe m.v. Alarmering Krisestaben skal sikre ensartet modtagelse og korrekt formidling af indgående varsler og alarmer fra interne og eksterne instanser i Frederikssund Kommune. Ved varsler og alarmer forstås: Varsel om ekstreme vejrligssituationer som f.eks. oversvømmelse, orkan, kraftigt snefald eller lignende der vil true kommunens infrastruktur. Alarm om større ulykker med et stort antal tilskadekomne eller større udslip/forurening der truer et stort geografisk område af kommunen. Alarm ved omfattende, længerevarende driftmæssige forstyrrelser ved eksempelvis nedbrud af it, telefoni, el, vand, kloak, varmeforsyning m.v. Varsel om epidemi Trusselsvurdering fra politiet (PET) om ændring af trusselsbillede Direkte anmodning fra den Lokale Beredskabsstab (Nordsjællands politi) Direkte anmodning fra Beredskabsstyrelsen Direkte anmodning fra Akut Medicinsk Koordinationscenter Andre hændelser der påvirker kommunens evne til at opretholde den normale drift og infrastruktur Varsler og alarmer modtages enten af basisorganisationen i Frederikssund Kommune i normal arbejdstid eller af vagthavende medarbejdere uden for normal arbejdstid. Vagthavende medarbejdere i Frederikssund Kommune er: Vagthavende indsatsleder fra Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab Drift- og Anlægsvagten (Forsyningen) Varsler og alarmer kan indgå fra eksempelvis: Politiet (typisk via 1-1-2) DMI (vejrligsvarsler) Regionen (Sygehusberedskabet) Medierne 9/28

10 Forsyningen (nedbrud på vand, varme, el m.v.) Kommunens It og Digitaliseringsafdeling (It nedbrud) Borgere generelt Når der er modtaget en alarmering vedr. en krise bruges det relevante action card (hvis der er et) til det videre handlingsforløb for krisehåndteringen. Beslutning om aktivering af krisestab Hvis modtageren af et varsel, en alarm eller lignende vurderer at en hændelse ikke vil kunne håndteres effektivt af kommunens daglige beredskab, skal vedkommende kontakte følgende i nævnte rækkefølge indtil der opnås kontakt: Beredskabschef Kommunaldirektør Direktør for Teknik, Miljø og Erhverv Direktør for Opvækst, Uddannelse og Kultur Direktør for Velfærd, Arbejdsmarked og Sundhed Herefter beslutter den pågældende direktør på hvilket aktiveringsniveau krisen skal håndteres på, og der tages udgangspunkt i det relevante actionscard, hvis der er et for den pågældende krise. Hvis krisestaben skal aktiveres beslutter den pågældende direktør hvilke medlemmer og støttefunktioner, der skal indgå. Når disse beslutninger er truffet, iværksætter den pågældende direktør, beredskabschefen eller beredskabets vagtcentral indsatsen. Beredskabsniveauer Aktivering af de enkelte fagområder / krisestab, er opdelt i 3 niveauer: Aktiveringsniveau Varsling af chefer og nøglepersoner (informationsberedskab/forhøjet beredskab) Grønt beredskabsniveau I Indkaldelse af chefer og nøglepersoner (stabsberedskab/markant forhøjet beredskab) Gult beredskabsniveau II Beskrivelse Grønt beredskabsniveau er defineret som en hændelse, der ikke ændrer det fastlagte serviceniveau, og som håndteres i eget fagområde. Chefer og nøglepersoner varsles i en situation, hvor der ikke vurderes at være behov for at aktivere og etablere krisestaben, men hvor chefer og nøglepersoner bør være orienteret om situationen. Den vagthavende indsatsleder kontakter chefer, ledere og souschefer, som derefter kontakter egne medarbejdere. Gult beredskabsniveau er defineret som en hændelse, der muligvis forringer det fastlagte serviceniveau, og hvor ansvaret for løsningen ligger i det fagområde, hvor hændelsen er identificeret. Evt. med hjælp fra andre fagområder og/eller Frederikssund- Halsnæs Brand- & Redningsberedskab. Chefer og nøglepersoner indkaldes i en situation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse for at koordinere kommunens opgaver. Det skal vurderes, om det er nødvendigt at indkalde krisestab. 10/28

11 Indkaldelse af den samlede krisestab (fuldt etableret beredskab) Rødt beredskabsniveau III Rødt beredskabsniveau er defineret som en hændelse, der forringer det fastlagte serviceniveau og som håndteres i krisestaben. Den samlede krisestab indkaldes i en situation, hvor der er behov for at Frederikssund Kommunes ledelse og organisation varetager samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Sammensætning af krisestabens medlemmer Krisestaben består af følgende medlemmer: Krisestab inkl. støttefunktion Deltager Borgmester* Kommunaldirektør. Strategi, Service og Koordination Direktør for Teknik, Miljø og Erhverv Direktør for Velfærd, Arbejdsmarked og Sundhed Direktør for Opvækst, Uddannelse og Kultur Beredskabschef Sekretariats- og udviklingschef Webkoordinator, Kommunikation (støttefunktion) Administrativ koordinator, Byrådssekretariatet (støttefunktion) GIS-koordinator, Plan og Miljø (støttefunktion) Stedfortræder Direktør for Teknik, Miljø og Erhverv Chef for Byggeri og Natur Chef for Ældre og Sundhed Familiechef Viceberedskabschef Borgerrådgiver Nyhedsredaktør, Kommunikation Administrativ koordinator, Byrådssekretariatet Teknisk designer, Plan og Miljø * Borgmester deltager og holder kontakt med det politiske niveau. Deltagerne er udvalgt så alle direktørområder er repræsenteret, samt at der er den nødvendige deltagelse fra stabene i form af deltagelse fra Kommunikation, GIS og sekretærfunktion. Herudover kan der efter konkret vurdering indkaldes ad hoc medlemmer. Alle områder skal derfor kende til mål og krav ifm. krisestaben. Økonomiudvalget bliver løbende holdt orienteret af Kommunaldirektøren/stedfortræder om væsentlige ændringer i beredskabet og inddrages i fornødent omfang i problemstillinger. Hvis Krisestaben 10 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der indenfor 12 timer gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder støttefunktionerne. Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde. Dog skal direktørerne blive under hele krisen og må sove på skift. Krisestabens sammensætning efter krisesituation Krisestabens sammensætning skal vurderes og justeres, når krisesituationen er overstået. Krisestaben mødes som udgangspunkt én gang dagligt ind til eftervirkninger af krisesituationen er ovre. Krisestaben skal fortsat sikre kontakt til relevante myndigheder. 11/28

12 Aktivering af krisestab Etablering af krisestyringsorganisationen sker via alarmering fra Beredskabschefen eller beredskabets vagtcentral efter forudgående drøftelse med Kommunaldirektøren m.fl. Inden for normal arbejdstid varetager Byrådssekretariatet de praktiske opgaver i forbindelse med aktivering af krisestaben (bør som udgangspunkt varetages af de medarbejdere i Byrådssekretariatet der i forvejen er udpeget til krisestab). Udenfor normal arbejdstid varetager den vagthavende indsatsleder disse opgaver. De indledende opgaver omfatter: Varsling/indkaldelse af relevante medlemmer og støttefunktioner Relevante medlemmer og støttefunktioner varsles/indkaldes via telefon, sms og mail. Byrådssekretariat eller vagthavende indsatsleder registrerer, hvilke personer, man har opnået kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben. Hvis der indkaldes til stabsmøde skal indkaldelsen indeholde oplysninger om o Baggrund for varsling / indkaldelse o Deltagere o Mødested o Mødetid o Dagsorden Orientering af fremmødte/medlemmer i staben I Rådhusets forhal opsættes der et opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet, f.eks. afholdelse af stabsmøde. Indholdet i opslaget aftales med den chef der har besluttet at Frederikssund Kommunes stab skal aktiveres. Opstart af log samt overvågning af telefon og mail Når der er truffet beslutning om at aktivere krisestaben startes hændelseslog op, og overvågningen af hovedtelefonnummer og hovedpostkasse forstærkes. Loggen føres af Byrådssekretariatet eller Beredskabets medarbejder indtil opgaven kan overdrages til krisestabens sekretær / logfører. Generel orientering af Frederikssund Kommunens medarbejdere Sekretariats- og udviklingschef orienterer Frederikssund Kommunes medarbejdere via mail og intranettet om situationen, herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben, hvis der viser sig behov herfor. 12/28

13 Klargøring af krisestabsrum Krisestaben anvender Byrådssalen, der ligger på 2. sal på Rådhuset, Torvet 2, Frederikssund. Hvis der er behov for at etablere et krisestabsrum på Hornsherred anvendes mødelokale J1 på Administrationscenter Jægerpris, Parkvej 1, 3630 Jægerspris. I tilfælde af et begrænset eller midlertidigt strømsvigt er det muligt at opsætte nødgenerator til mobiltelefoner og PC i de forskellige stabsrum. Hvis krisen medfører et længerevarende strømsvigt etableres krisestabsrum i Beredskabets lokale på Løgismose 3, 3600 Frederikssund. Ved aktivering af krisestaben eller operationsberedskabet skal krisestyringsrummet være klart og operationelt når stabsmedlemmerne møder ind. Indtil mødelokale er klar benyttes Kommunaldirektøren mødelokale. Udstyr Følgende udstyr skal altid være klar: 1. Fastnettelefon 2. Printer 3. Scanner 4. Internetadgang (både trådløs og via netværkkabel) 5. Projektor der skal kunne vise: 1.1. Kort 1.2. Log 1.3. Intranet / Internet 1.4. Adgang til kommunens systemer 1.5. Tv /radio 1.6. Overførsel af levende billeder 2. Kontorartikler (blokke, penne o.s.v.) 3. Oversigt over planer (skal opbevares i skab i beredskabsrummet) Krisestabsmedlemmer og støttepersoner medbringer selv/eller afhenter i IKTafdelingen: Bærbar computer med strømforsyning med adgang til kommunens netværk Netværkskabel Mobiltelefon Ansvar Byrådssekretariat, med assistance fra Teknisk Servicekorps og IKT & Digitalisering, skal sikre at stabsrummene er klar til brug, når en krisesituation opstår. 13/28

14 Gennemførelse af stabsmøder Møderne ledes normalt af Kommunaldirektør. Dagsorden for første krisestabsmøde På første stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise ud fra følgende dagsorden. 1. Deltagere og referent 2. Situationen 3. Frederikssund Kommunes opgave 4. Inddragelse frivillige organisationer hvis det er relevant 5. Udpegning af kriseleder og presseansvarlig 6. Fastlæggelse af organisation (daglig organisation, skeletbemanding af staben eller fuld bemanding af staben) 7. Bemanding af staben (afgivelser og omfordeling) 8. Vurdering af behov for kriseberedskab på begge sider af Roskilde fjord 9. Identifikation af relevante samarbejdspartnere 10. Særlige procedurer (modtagelse og fordeling af informationer, iværksættelse af rapportering fra decentrale enheder m.fl., økonomi, herunder bemyndigelser) 11. Status vedrørende tværgående stabe og andre krisestyringsfora 12. Krisekommunikation 13. Orientering af Frederikssund Kommunes personale 14. Erfaringsopsamling 15. Eventuelt 16. Opsummering af væsentlige beslutninger 17. Næste møde Dagsorden for efterfølgende stabsmøder 1. Opdatering siden fordeling af seneste samlede situationsbillede 2. Koordination og beslutning af nøgleopgaver 3. Krisekommunikation 4. Punkter til erfaringsopsamling 5. Eventuelt 6. Opsummering af væsentlige beslutninger 7. Næste møde 14/28

15 Krisestabens koordinering af handlinger og disponering af ressourcer Krisestaben skal koordinere handlinger og ressourcer for at opnå den bedst mulige udnyttelse af Frederikssund Kommunens kapaciteter, så konsekvenserne af krisen kan begrænses og situationen normaliseres hurtigst muligt. Det er væsentligt at der er overensstemmelse mellem kommunens udmeldinger og de handlinger der gennemføres, når flere fagområder eller eksterne aktører er involveret. Krisestaben skal samarbejde og koordinere indsatsen med øvrige myndigheder og organisationer. Dette sker ved krisestabens støttefunktion på baggrund af krisestabens beslutninger. Støttefunktionen skal i den forbindelse registrere eksterne samarbejdspartnere og deres indsats. For at den operative indsats kan forløbe effektivt, skal krisestaben sørge for at der løbende er klarhed over de overordnede politiske prioriteringer, samt sikre at der er dækning for større, ekstraordinære økonomiske dispositioner. Krisestaben skal løbende have et overblik over Frederikssund Kommunes disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over hvilke ressourcer der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Beslutning vedrørende handlinger og ressourceanvendelse Krisestyringsstaben har kompetence til at træffe beslutninger vedrørende Frederikssund Kommunes handlinger og ressourceanvendelse. Krisestaben kan udarbejde en kontinuitetsplanlægning for de daglige arbejdsopgaver, herunder foretage en prioritering af opgaverne, udskyde tidsfrister osv. Krisestaben kan ligeledes allokere ressourcer til centrale / decentrale enheder, der er hårdt belastet af hændelsen. 15/28

16 3. Overblik og sikring af information Et konstant højt informationsniveau er meget vigtigt i en krisesituation, da det giver overblik over den samlede situation og samtidig dokumenterer forløbet. I forbindelse med en krisesituation, hvor krisestaben er aktiveret, vil der løbende komme informationer ind fra forskellige kilder, både fra kommunens egne fagområder, decentrale afdelinger og eksterne samarbejdspartnere og myndigheder. Det er derfor vigtigt at sikre at al information når frem til alle deltagere i krisestaben. Forstærket overvågning af postkasser samt fordeling af post Overvågningen omfatter Frederikssund Kommunes hovedpostkasse. Alt udgående post krisepost sendes cc til krisestabssekretariat kriseinfo@frederikssund.dk, så de udgående signaler kan registreres og senere journaliseres. Alt indgående krisepost registreres af stabssekretariatet (med henblik på senere journalisering). Byrådssekretariatet overvåger løbende al indgået post for epost@frederikssund.dk og sikkerpost@frederikssund.dk indenfor den normale arbejdstid det vil også ske i forbindelse med en krise. Krisestabens støttefunktion samler alle informationer og videregiver informationerne til Krisestab. Der gives besked til de enkelte fagområder og decentrale afdelinger, om at de selv er ansvarlige for at overvåge egne postkasser. Aktivering af autosvar vedr. krisen Byrådssekretariat er ansvarlig for at redigere autosvar for epost@frederikssund.dk, så borgere, der under en krise skriver til epost@frederikssund.dk får et autosvar, hvoraf det fremgår, at oplysninger om krisen ligger på hjemmesiden. De enkelte fagområder og afdelinger er selv ansvarlige for evt. aktivering af autosvar for egne postkasser. Telefoni én indgang / bemanding af Callcenter Personalebemanding i normal åbningstid I callcenteret og kvikskranken er der normal bemanding til hhv. besvarelse af opkald og modtagelse af personlige henvendelser. Det vurderes om der er behov for yderligere bemanding. Callcenterets opgaver: 1. Besvare henvendelser fra borgerne - koordinere med krisestaben, hvilke oplysninger, der skal gives til borgere 2. Viderestille telefoner til krisestaben, når det skønnes formålstjenligt. Pressehenvendelser viderestilles til krisestabens kommunikationsansvarlige 3. Registrere alle henvendelser 4. Holde krisestaben eller relevante medarbejdere orienteret om henvendelserne. Personalebemanding udenfor normal åbningstid Sker et krisevarsel udenfor den kommunale åbningstid vil krisestaben sørge for at hovednummeret åbnes, og det vurderes om der skal lægges en besked på svareren om hvem der kan kontaktes og hvor man kan finde info, herunder relevante telefonnumre vedr. aktuel krise. Hvis det vurderes at der er behov for 16/28

17 bemanding til callcenteret, kontaktes de kontaktpersoner i Borgerservice der fremgår på telefonlisten. Iværksættelse af rapportering / hastemeldinger Krisestaben kan iværksætte en løbende rapporteringsordning, fra Frederikssund Kommunes centrale og decentrale enheder, forbindelsesofficerer m.fl. se bilag 2 vedr. skabelon til situationsmelding fra decentrale enheder. 17/28

18 4. Dokumentation af informationer, beslutninger m.v. Væsentlige informationer og beslutninger skal fastholdes på skrift, så der er enighed om og klarhed over, hvad der er oplyst til og besluttet af krisestaben. Det er kommunaldirektørens ansvar under inddragelse af støttefunktion at sikre en korrekt, effektiv og rettidig dokumentation af alle væsentlige informationer, møder, beslutninger mv. Log og journalisering Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende hændelser skal løbende og hurtigst muligt registreres ved hjælp af referater, situationsbilleder og log. Alt udgående post sendes cc til stabssekretariatet så de udgående signaler kan registreres og senere journaliseres. Alt indgående post registreres af stabssekretariatet (med henblik på senere journalisering). Loggen føres af Byrådssekretariatet eller Beredskabets medarbejder indtil opgaven kan overdrages til krisestabens sekretær / logfører. Krisestabens logførere skal løbende og hurtigst muligt registrere alle ind- og udgående krisestyringsrelevante informationer samt krisestabens beslutninger. Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede. Referat Krisestabens referent (logfører støttefunktion) skal skrive aktionspunkter og beslutninger ned under stabsmøderne, så de kan fordeles til relevante interne og eksterne parter ved mødernes afslutning. Referatet skal godkendes af kommunaldirektør før fordelingen. Opstilling af Frederikssund Kommunes situationsbillede For at sikre et højt og ensartet informationsniveau, der kan danne grundlag for beslutninger i staben, skal der opstilles et situationsbillede, som opsummerer de væsentligste informationer om Frederikssund Kommunes andel af hændelsen. Skabelon til at beskrive krisens samlede situationsbillede fremgår af bilag 3. Sekretariats- & udviklingschef er i samarbejde med beredskabschefen ansvarlig for at udarbejde situationsbilledet. Ved udarbejdelsen af det samlede situationsbillede skal Byrådssekretariatet (sekretariats- & udviklingschef og støttefunktion) være opmærksom på følgende: Det samlede situationsbillede skal tage udgangspunkt i de informationer, som Frederikssund Kommune har modtaget fra interne og eksterne kilder. Det samlede situationsbillede skal udarbejdes så kortfattet som muligt (1-2 sider), fokusere på den konkrete hændelse og være forståeligt, også for udenforstående. Beskrivelserne af situationen skal i videst muligt omfang suppleres med kort (geodata/gis) og andre relevante former for illustrationer. 18/28

19 Informationerne sammenfattes og præsenteres i skabelonen for Frederikssund Kommunes samlede situationsbillede. Ændringer i forhold til tidligere situationsbillede skal fremgå tydeligt. Af hensyn til krisekommunikationen skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af situationsbilledet, der ikke må offentliggøres. Klassificerede informationer må ikke fremgå af det samlede situationsbillede. Frederikssund Kommunes samlede situationsbillede skal opdateres forud for alle planlagte krisestabsmøder (eksempelvis hver 3. time) eller hvis der indtræffer væsentlige ændringer i situationen. De øvrige funktioner i krisestaben (fra Frederikssund Kommunes basisorganisation eller decentrale enheder) kan anmodes om at levere specifikke bidrag til de enkelte punkter i situationsbilledet. Bidrag skal sendes til kriseinfo@frederikssund.dk senest 1 time inden næste planlagte krisemøde. Frederikssund Kommunes samlede situationsbillede fordeles til medlemmer af krisestaben senest 15 minutter før næste planlagte møde. Med krisestabens godkendelse ved Kommunaldirektør, fordeles Frederikssund Kommunes samlede situationsbillede både internt og eksternt umiddelbart efter krisemødet. 19/28

20 5. Kommunikation og information om krisen Kommunen har en vigtig opgave i at formidle information til kommunens borgere, virksomheder og institutioner, blandt andet via pressen. Det gælder både de direkte berørte og øvrige. Sekundært vil der være behov for information til andre interessenter, såsom borgere og virksomheder uden for kommunen, øvrige myndigheder og interesseorganisationer. Kommunaldirektør/direktion er overordnet ansvarlig for, at kommunikationsindsatsen koordineres og varetages. Hvis der er tale om grønt beredskabsniveau eller gult beredskabsniveau, er det den relevante fagchef, der vurderer hvilken kommunikationsindsats, der er behov for, og om kommunens kommunikationsafdeling skal koordinere opgaven. Hvis der er tale om rødt beredskabsniveau er det krisestaben, der koordinerer og varetager den samlede kommunikationsindsats. Ved større hændelser vil der være et øget behov for at Frederikssund Kommune er i stand til at opretholde et højt informationsniveau i forhold til presse, samarbejdspartnere, virksomheder og borgere samt kommunens egne medarbejdere og pårørende i langvarige perioder med stor efterspørgsel efter information. Såfremt Nordsjællands Politi har oprettet en tværfaglig beredskabsstab skal informationen også koordineres med denne, så kommunens hjemmeside så vidt muligt bliver én samlet indgang til al information om krisen. Til krisestaben råder Frederikssund-Halsnæs Brand- & Redningsberedskab over et antal Tetra-terminaler, der kan benyttes på SINE-nettet, som er et lukket sikkerhedsnetværk til beredskabets kommunikation. Informationskanaler og procedurer Kommunikationsafdelingen kontakter relevante medier og beder dem informere om krisen. Første information til pressen skal som minimum indeholde: o En kort orientering om hændelsen og kommunens involvering i håndteringen o Meddelelse om at kommunen forventer at pressen stiller sine informationskanaler til rådighed til information til borgerne o Oplysninger om kommunens talsmand, og om hvordan pressen kan kontakte Frederikssund Kommune o Tidspunkt for hvornår Frederikssund Kommune forventer at kunne offentliggøre yderligere information. På de af Frederikssund Kommunes websider, der er relevante, sættes en henvisning til kommunens hjemmeside, hvor der opdateres med ny information om krisen. Det drejer sig bl.a. om daginstitutionernes hjemmesider. Hvis krisestaben finder det relevant, kan også telefonsvareren i telefonomstillingen og autotekst i eksterne mails henvise til siden. Information på hjemmeside orientering af Borgere Borgerne informeres via hjemmesiden om krisesituationen. Alt relevant informationsmateriale skal kunne tilgås fra denne side, inkl. link til Forsyningen, Politi, Beredskab m.fl. Det skal overvejes om information på andre sprog skal formidles/udsendes. 20/28

21 Information på intranet - orientering af medarbejdere Frederikssund Kommunes medarbejdere orienteres via og Intranettet om situationen herunder hvilket niveau krisestaben er aktiveret på. Det skal fremgå af orienteringen at alle enheder og medarbejdere er forpligtet til at støtte krisestaben (inklusiv støttefunktionerne), hvis der viser sig behov herfor, herudover henvises til kommunens beredskabssider på intranet. Procedure for håndtering af klassificerede informationer Nogle informationer er baseret på en viden om en hændelse, hvor informationen ikke kan offentliggøres før en eventuel undersøgelse og afklaring af forholdet endeligt er verificeret. Der kan også forekomme en nødvendig timing bag beslutningen om en offentliggørelse af en information. Disse informationer har prædikatet: klassificerede. Krisestabsledelsen og kommunikationsafdelingen skal drøfte og afgøre hvilke informationer om hændelsen, der skal offentliggøres for at håndtere hændelsen bedst muligt. Ved beredskabsmelding via pressen og hjemmeside udarbejdes indhold i samarbejde med krisestyringsstaben og de berørte fagchefer. Fagområderne har i de relevante action cards på forhånd udarbejdet informationstekster til borgerne til de mest almindelige situationer såsom: Svigt af forsyninger (el, vand, varme m.v.) Risiko for oversvømmelser Forurening af vandforsyningen Informationer til pårørende ved ulykker på institutioner og skoler Pressemøder Hvis redningsberedskabet er indsat på et skadested, henvises til de pressemøder, som politi og redningsberedskabet forventes at afholde. Normalt er det først når politiet og redningsberedskabets indsats på skadestedet er afsluttet, at kommunale pressemøder kan være nødvendige. På Rådhuset holdes pressemøder i byrådssalen. Med udgangspunkt i den aktuelle krise aftales i Krisestaben en strategi for den videre kommunikation gennem pressen. Medieovervågning Krisestabens kommunikationsansvarlige vil løbende overvåge relevante medier og nyhedstjenester se skabelon til medieovervågningsskema bilag 5. Afvikling Kommunikationsberedskabets ophør besluttes af krisestaben i samråd med det berørte fagområde. 21/28

22 UDVIKLINGSAFDELINGEN Torvet Frederikssund Telefon: Telefax: udvikling@ frederikssund.dk 22/28

23 Bilag 1 - skema til hændelseslog Hændelseslog: Dato: Dato/klokken Hændelse Beslutning Tovholder

24 Bilag 2 skema til situationsmelding fra decentrale enheder Decentrale enheder som institutioner, fagområder samt selskaber anvender nedenstående situationsmelding til at informere krisestaben. Indrapportering skak sendes til kriseinfo@frederikssund.dk Skemaet kan også bruges til situationsmeldinger fra telefonopkald. Situationsmelding Fra: Tidspunkt for hændelse: Hvad er sket? Hvor er det sket? Hvordan er situationen? Hvad er iværksat? Udfærdigelsestidspunkt og godkendelse

25 Bilag 3 skema til det samlede situationsbillede Situationsbillede Situationen (kort beskrivelse) Hvad er der sket? Tidspunkt:.dag, den / 20 kl. Dræbte: Sårede: Berørte: Materielle skader: Hvor er hændelsen sket? Trusselsvurdering (PET) Beredskabsniveau Beredskabsforanstaltninger og tiltag Dagligt beredskab Niveau 1 beredskab Niveau 2 beredskab Niveau 3 beredskab Ressourceanvendelse Hvad er indsat: Tilstrækkelige ressourcer? Behov for yderligere: Hvordan vil situationen udvikle sig? (vurdering) Mediebilledet og Krisekommunikation Kort og illustrationer

26 Bilag 4 - medieovervågningsskema Medie Tidspunkt for offentliggørelse Beskrivelse af information Konsekvens af information Kilde Reaktion fra Kommunikation Udfyldt af Dato og kl.

27 Bilag 5 - gode råd om krisekommunikation 1. Reager hurtigt Undgå at skabe et nyhedstomrum, som kan blive fyldt ud af rygter og spekulationer. Fordelene ved en hurtig reaktion er større end risikoen for fejl. 2. Tal med én stemme Vælg en gennemgående talsperson. Vores informationer bør være sammenhængende, entydige og koordinerede, så de ikke bidrager til unødig forvirring og usikkerhed. 3. Udvis handling Træf vigtige og hurtige beslutninger, der viser, at vi retter op på forholdene, hvis det er nødvendigt. Handling bag ordene skal vise, at vi tager ansvar, og det styrker troværdigheden. 4. Vær åben og ærlig Vær tilgængelig for medierne, vær villig til at give informationer om både det vi ved og det, vi ikke ved. Ukorrekte informationer undergraver troværdigheden og er med til at forværre krisen. 5. Udtryk sympati Krisen kan betyde, at en række personer vil være påvirket fysisk, psykisk eller økonomisk. Sympati viser, at vi bekymrer os om dem. Empati med de berørte er lige så vigtig som indsigt i problemets juridiske og faktuelle detaljer. 6. Giv instruerende information Borgerne har et akut behov for at vide, hvordan krisen kan påvirke dem. Derfor har de behov for faktuelle forhold om krisen og om, hvad de evt. kan gøre for at beskytte sig selv og om, hvad myndighederne gør. 7. Følg op Sørg for at følge op ved at få fortalt de positive historier og udviklingen i sagen. De fleste kriser har et efterspil længe efter, at krisen er toppet. De er særligt i perioden stilhed efter stormen, at man har mulighed for at få genoprettet sit image.

28 Bilag 6 lovgrundlag og vejledninger Beredskabsplanen er underlagt følgende love og bekendtgørelser: Beredskabsloven Bekendtgørelse om risikobaseret dimensionering af det kommunale redningsberedskab Sundhedsloven Bekendtgørelse om planlægning af sundhedsberedskabet og det præhospitale beredskab samt uddannelse af ambulancepersonale m.v. Vejledninger Sundhedsberedskab (pdf) Akut drikkevandsforurening Helhedsorienteret beredskabsplanlægning + link til beskrivelser på Beredskabsstyrelsens hjemmeside vedr. beredskabsplaner + Vejledning af beredskabspolitik og beredskabsprogram Sikkerhed og kriseberedskab - råd og vejledning til skoler og uddannelsesinstitutioner (pdf)