Vejledning til årsafslutning 2015

Transkript

1 Side 1 af 39 Vejledning til årsafslutning 2015 ØS/ØSY/TIE Navision Stat 7.0 Formål Vejledningen indeholder en beskrivelse af, hvordan årsafslutningsprocessen er i Navision Stat 7.0 for år Samtidig beskriver vejledningen hvad du skal være særlig opmærksom på under processen. Vigtige datoer for årsafslutningen: Periode 12 slutter Afslut år skal ske 13.1 slutter (efterposter institutioner) 13.2 Slutter (Kun efter godkendelse fra Moderniseringsstyrelsen eller Finansministeriet.) Nulstilling af finansposter kan ske fra: d d d d d til

2 Indholdsfortegnelse Side 2 af 39 Beskrivelse... 3 Sådan gør du Opret nyt år Regnskabsopsætning, ændring af Bogf. Tilladt til Anlægsopsætning ændring af Anlægsbogf. Tilladt til Opret nye bilagsnummerserier Periodisering Periodisering af E-bilag fra INDFAK kontering ved flytning mellem årene Afstemning af Bankkonti Bogføring af udbetalinger Importer SLS poster - periode Lukning af året SKS Aktivitetsperioder Afslut år Afstem periode Periode 13 Efterposteringer Bevillingsafregning Dataoverførsel mellem Navision og SB Specielt for ØSC kunder Bruger med direkte adgang til Navision Stat Opdatering af SLS poster i periode Afstem periode Datostyring Datostyring på SKS konti Datostyring på delregnskab Datostyring på Dimensionsværdier Datostyring under Dimensionsbroen Anden afledte opsætning og kørsel til Datostyring Nulstil finans Afstemning af Eksportdimensioner til SKS Analyse Datokomprimering RejsUd ØDUP/SKS Synkronisering Målgruppe Medarbejder der skal foretage opsætninger i forbindelse med opstart af nyt år og som skal foretage en årsafslutning af gammelt år.

3 Side 3 af 39 Beskrivelse Sådan gør du 1. Opret nyt år Inden du går i gang med at oprette nyt år, skal du sikre dig, at de nye SKS perioder for 2016 er modtaget i Navision. Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration SKS Perioder:

4 Når du har fået de nye SKS perioder for 2016 kan du oprette nyt regnskabsår. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed og Regnskabsperioder. Side 4 af 39 Marker linjen med startdato og vælg i Handlingsbåndet under Proces, punktet nyt år. Feltet Startdato vil automatisk være udfyldt med datoen d Antal perioder skal du udfylde med 12, og periodelængden med 1M. Tryk OK. Bemærk: I forbindelse med oprettelsen at perioder kontrolleres det, at der ikke mangler regnskabsperioder fra året før. Mangler der regnskabsperioder, afbrydes kørslen der opretter Nyt år. De manglende perioder skal oprettes og derefter kan oprettelse af nyt år fortages igen.

5 Nyt regnskabsår er oprettet. Side 5 af 39

6 Side 6 af Regnskabsopsætning, ændring af Bogf. Tilladt til Det kan være en god ide at opsætte en begrænsning for bogføringen frem i tiden således, at fx en købsfaktura ikke kan bogføres med forkert forfaldsdato, der forfalder langt frem i tiden. Dette kræver at du retter datoen til fx d i feltet Bogf. Tilladt til under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed og Regnskabsopsætning. Regnskabsopsætning:

7 Side 7 af Anlægsopsætning ændring af Anlægsbogf. Tilladt til I din anlægsopsætning har du ligeledes mulighed for, at begrænse den tilladte anlægsbogføring. Det gør du under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Anlæg/Opsætning i feltet Anlægsbogf. Tilladt til. Anlægsopsætning: 1.03 Brugeropsætning ændring af Bogf. tilladt til Anvender du begrænsninger direkte på brugerne, skal du huske, at rette dem under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Brugere/Brugeropsætning

8 Side 8 af Opret nye bilagsnummerserier Et bilagsnummer skal være entydigt og må kun anvendes en gang, derfor er det en god ide, at oprette nye nummerserier til nyt år. Du opretter de nye bilagsnumre under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Generelt vælg Nummerserie. Marker nummerserien, vælg i Handlingsbåndet Naviger, handlingsgruppen Serie og punktet linjer.

9 Opret en ny linje, med startdato og lad startbilagsnummer starte med 2016 for finansår Side 9 af 39

10 Bemærk: Der skal ikke oprettes ny nummerserie på debitorer og kreditorer (stamdata). I salgsmodul må nummerserierne kun bestå af tal. Anvender du automatisk bankkontoafstemning, skal du vente med at oprette en ny nummerserie i den Finanskladde, der anvendes til dette. Først når den sidste bankpostfil fra Danske Bank, der vedrører gammelt år, er indlæst oprettes ny nummerserie. Dette skyldes, at der sker en renummering af bilagsnumrene i kladden. Det er derfor også vores anbefaling, at der er oprettet et specielt kladdenavn fx Afstem til Finanskladden, der kun anvendes til automatisk bankkontoafstemning. Hvis du ønsker en ny nummerserie i udbetalingskladden, skal du først ændre nummerserien efter årsafslutningen. Det skyldes, at der også her sker en renummering af bilagsnumre til den nye nummerserie. Side 10 af 39

11 3. Periodisering Side 11 af Periodisering generelt herunder ændring af arbejdsdato Da du indtil periode 13 er afsluttet, har mulighed for at bogføre poster både i 2015 og 2016, er det vigtigt at få posteret bilagene i det rigtige år. De nuværende regler for periodisering er: Køb udgiftsføres i det finansår hvor varen leveres. Anskaffelsen (anlæg) udgiftsføres i det finansår hvor den leveres. Afskrivning foretages når købet tages i brug. Løn udgiftsføres i det finansår, hvor arbejdet udføres. Det er vigtigt i den periode, hvor der både er bilag til bogføring i 2015 og 2016 samtidig, at du tjekker det der skal bogføres inden. Du vil så vide hvilken arbejdsdato du skal vælge inden du går i gang. Bemærk: Datoen er udelukkende til efterposteringer, det vil sige at der først må bogføres på datoen fra d , når Afslut år er foretaget. Se også punkt 6. Arbejdsdato: Hvis du vil indtaste bilag til nyt år før skal du skifte arbejdsdato, for at få tilbudt et nummer fra den nye nummerserie til Du ændrer arbejdsdatoen, under det blå punkt i venstre hjørne, ved at vælg Angiv arbejdsdato. Indtast den ønskede dato og tryk OK.

12 Side 12 af 39 Bemærk: Indsætter du Arbejdsdato til en dato i nyt år, fx , vil du få tilbudt et bilagsnummer fra den nye nummerserie. Vil du til gængæld indtaste bilag vedr. 2015, når du er i år 2016, skal du ændre arbejdsdatoen til en dato i 2015 fx (Periode 12), for at få tilbudt en nummerserie i det gamle år. Bemærk: Når året er lukket, skal du altid bruge arbejdsdatoen d , som altid anvendes i supplementperioden 13,1 og 13,2. Posterne vil så komme ind, som efterposteringer i dit regnskab. Du skal huske at skifte arbejdsdatoen tilbage til dags dato bagefter. Er du i tvivl om hvilke arbejdsdato du har anført i Navision, kan du altid se det ved at kigge nederst på din værktøjslinje i Navision

13 3.02 Periodisering af E-bilag fra INDFAK2 Side 13 af 39 Det er vigtigt, at du tjekker bogføringsdato, bilagsdato og forfaldsdatoen på de dokumenter der ligger klar til accept i Indgående Købsdokumenter, inden du accepter dem. Det er vigtigt at de accepteres med den rigtige arbejdsdato. Er dokumenterne accepteret med forkert arbejdsdato bliver udgiften bogført i forkert finansår. Indgående Købsdokumenter finder du under stien: Afdelinger/Køb/Ordrebehandling/E-Bilag Bemærk: Modtagne kreditnotaer fra INDFAK2 indeholder ikke datoer der kan bruges til at styre arbejdsdatoen. Det anbefales derfor, at du tjekker den oprindelige faktura, hvis det er vigtigt, at kreditnotaen bogføres i samme år som fakturaen er bogført kontering ved flytning mellem årene. Har du ved en fejl accepteret et dokument i det forkert år, kan du anvende en mellemregningskonto fx 6111/9511, i stedet for udgiftskontoen, når du bogføre din faktura. Efterfølgende skal du så lave en ompostering i det rigtige år, hvor du flytter udgiften fra konto 6111/9511 til den konto der oprindelig skulle have været konteret på.

14 Side 14 af 39 Her vises et eksempel, på en kontering mellem årene. Fakturaen udgiftsføres i 2015, men udgiften skal kontering i 2016: 2015: 9511xx Kreditor Bogføring af faktura x x 2016: 9511xx 2280xx Ompostering af udgiften x x Udbetalings- Kreditor Bank kladde x x Her vises et eksempel, hvor en Faktura udgiftsføres i 2015, men betalingen forfalder i 2016: Har du en faktura der skal udgiftsføres i 2015, men forfaldsdatoen er i 2016, skal du bogføre din faktura med en arbejdsdato i gammelt år. Dit udbetalingsforslag skal du lave med en arbejdsdato i Betalingen skal altid følge dagsdato, da en betaling ikke må overføres med en forfaldsdato der er overskredet. 2015: Udgiftskonto Kreditor Bogføring af faktura x x 2016: Udbetalings- Kreditor Bank kladde x x 4. Afstemning af Bankkonti Du skal være opmærksom på at dine SKB konti i Navision stemmer pr med kontoudtogene. Det er ikke tilladt at bogføre på SKB-Konti efter periode 12

15 er lukket. Dvs. hvis du anvender automatisk bankkontoafstemning, skal den sidste fil vedrørende gammelt år, være indlæst senest d Side 15 af Bogføring af udbetalinger Efter må bogføringsdatoen i udbetalingskladden ikke ændres til en dato i gammelt år, da det vil give difference på SKB udbetalingskontoen. Samtidig skal betalinger altid følge d.d. 5. Importer SLS poster - periode 12 SLS poster for periode 12 skal opdateres og bogføres inden du lukker året, senest d Du indlæser posterne under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/sls Indlæs lønposteringer. De SLS poster, der skal indlæses indeholder både bagudløn og efterreg. vedrørende gammelt år, og forudløn vedrørende nyt år. Derfor skal posterne indlæses over to gange, med to forskellige arbejdsdatoer. Start med at sætte arbejdsdatoen til d Derefter kontroller og indlæser du løngenerationen (lønposterne) på normal vis. Åben nu kladden, hvor posterne er overført til. Slet de linjer der vedrører nyt år, og bogfør resten. Inden du indlæser forudlønnen skal du igen ændre arbejdsdatoen. Sæt arbejdsdatoen til d.d. og kontroller og indlæs løngenerationen igen. Åben kladden, hvor posterne er overført til og bogfør forudlønnen. Bemærk: Det er vigtigt at SLSposter vedrørende periode 12, ikke bogføres med arbejdsdato d Bliver posterne bogført på datoen d vil de i SKS være konverteret til periode 13 regnskabet. 6. Lukning af året 6.01 SKS Aktivitetsperioder Inden du afslutter regnskabsåret skal du undersøge, om regnskabet har modtaget den nye SKS Aktivitetsperiode. Du kan kun afslutte året, hvis du har en SKS Aktivitetsperiode for til Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration og SKS Aktivitetsperioder.

16 Side 16 af Afslut år Det er MEGET vigtigt, at du afslutter år d Du kan ikke efterpostere i periode 13 før året er afsluttet. Hvis du alligevel forsøger, at bogføre med datoen d , vil du få en fejl om at du ikke kan efterpostere, når der er åbne perioder i Afslut år foretages samme sted som du opretter år, vælg derfor stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/regnskabsår. Du afslutter året ved at stå i startdatoen og vælg punktet Afslut år.i Handlingsbåndet.

17 Året er nu lukket. Side 17 af 39 Bemærk: Mangler der, at blive opsat årsafslutningskonto på nogle konti i kontoplanen, når du lukker året, kommer der en fejlmeddelelse

18 For opsættelse af årsafslutningskonto skal du vælge stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans og Kontoplan Vælg Rediger liste i Handlingsbåndet under Start. Eller åben Finanskortet og sæt Årsafslutningskonto på. Side 18 af 39

19 Side 19 af Afstem periode 12 Du kan bogføre i periode 12 til og med d I periode 12 skal du bruge en arbejdsdato fra d til Arbejdsdatoen den må kun bruges til efterposter, når periode 12 er lukket. Når du vil afstemme periode 12, så gør du det på normal vis ved at trække rapporten SKS afstemning. Rapporten finder du under Stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelse Vedrører kun SKS Hvis du ønsker at trække en SKS rapport der kan vise resultatopgørelse, balance og bevillingsregnskab skal du gå ind i mappen Hjælperapporter til officielle regnskaber. Du skal vælge: Balance, ver. 2 bygger på aktuel periode Bevillingsregnskab, ver. 2 bygger på aktuel periode Resultatopgørelse, ver. 2 bygger på aktuel periode 8 Periode 13 Efterposteringer Periode 13 er opdelt i to underperioder, hvor henholdsvis Institutionen, Departementet og Moderniseringsstyrelsen kan lave efterposteringer. Periode 13.1, er perioden hvor alle institutioner kan foretage omposteringer(efterposteringer) i Navision. Perioden er åben fra til Periode 13.2, er perioden hvor Moderniseringsstyrelsen foretager de endelige afstemninger. Er der yderligere rettelser vedrørende gammelt år, kontakter Statsregnskabsteamet i Moderniseringsstyrelsen Departementerne. Dvs. der må kun foretages posteringer i denne periode med tilladelse fra Moderniseringsstyrelsen eller Finansministeriet. Perioden er åben fra Alle bogføringer i periode 13 skal have datoen Når der bogføres, kommer der et hak i feltet Efterpost. Dette kan du bruge til, at skelne mellem efterposteringer og almindelige posteringer. Du kan bla. bruge følgende rapporter: Kontoudtog med 8 dimensioner, Finanspost med dimensioner og SKS Balance. I kontoplanen under knappen Konto og punktet Poster kan du se om posteringen er en efterpostering. Er der markeret i feltet Efterpost er posten bogført i periode 13.

20 Side 20 af 39 Når du skal afstemme periode 13.1mellem SKS og Navision, sker dette i Navision under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelse og SKS Afstemning Bemærk: Rapporten skal trækkes d , inden der foretages nye posteringer. Det samme rapport skal anvendes når du skal afstemme periode 13.2 mellem SKS og Navision, som er den endelige afslutning af periode 13. Vedrører kun SKS Bemærk: Der dannes ikke regnskaber i pdf-format i SKS efter periode Det sker først efter 13.2, hvor supplementsperiode 13 er endeligt afsluttet. Ønsker du en rapport der viser resultatopgørelse, balancen og bevillingsregnskab i SKS skal du gå ind i mappen Hjælperapporter til officielle regnskaber. Du skal vælge: Balance, ver. 2 bygger på aktuel periode Bevillingsregnskab, ver. 2 bygger på aktuel periode Resultatopgørelse, ver. 2 bygger på aktuel periode 9 Bevillingsafregning Bevillingsafregningen skal udelukkende bogføres i Navision (både for de udgiftsbaserede og omkostningsbaserede bevillingsområder), hvorefter den automatisk vil blive overført til Statens Budgetsystem. Inden periode 13.1 afsluttes skal bevillingsafregningen være bogført. Bevillingsafregningen kan imidlertid først bogføres, når al anden bogføring er afsluttet. Bogføring af fejlrettelser, periodiseringsoversigter mv. skal derfor være foretaget, inden den endelige bogføring af bevillingsafregningen kan foretages. Det er op til de enkelte departementer at tilrettelægge de konkrete tidsterminer for registreringer af bevillingsafregningen i periode 13.1, og for ØSC kunder udmeldes tillige terminer for, hvornår bilag vedr. bevillingsafregningen skal være modtaget. Følgende SKS regnskabskonti skal anvendes i forbindelse med bevillingsafregningen: For det omkostningsbaserede område o 7311 Bortfald af årets resultat o 7314 Afregning vedr. resultatdisponeringen

21 o 7315 Mellemværende vedr. resultatdisponeringen o 7350 Udbytte o 7403 Modkonto til resultatdisponering o 7406 Reguleret overført overskud o 7407 Overført overskud. Gebyr virksomhed o 7412 Kontoændringer; egenkapitalen o 7413 Bortfald af overført overskud; egenkapitalen o 7414 Afregning vedr. egenkapitalen o 7415 Mellemværende vedr. egenkapitalen o 7511 Reserveret bevilling o 7512 Kontoændringer; reserveret bevilling o 7513 Bortfald af reserveret bevilling o 7514 Afregning vedr. reserveret bevilling o 7515 Mellemværende vedr. reserveret bevilling Side 21 af 39 For de udgiftsbaserede område: o Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område o Afvigelse mellem bevilling og regnskab, udgiftsbaserede område o Kontoændringer, udgiftsbaserede område o Bortfald, udgiftsbaserede område o Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område For de udgiftsbaserede driftbevillinger: o Akkumuleret videreført overskud, udgiftsbaseret driftsbevillinger o Neutralisering af akkumuleret overskud, udgiftsbaseret driftsbevillinger De nærmere retningslinjer for håndteringen af bevillingsafregningen er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens vejledning om bevillingsafregningen Du finder materialet under nedenstående sti: nskab%202015/microsoft%20word%20%20vejledning%20om%20bevillingsafre gning%202015docx.pdf 9.01 Dataoverførsel mellem Navision og SB Eksport mellem NS og SB foretages hyppigere i hele periode 13, af hensyn til bevillingsafregningen.

22 Tidspunkterne for dataoverførsler ses i tabellen nedenunder: Side 22 af 39 Senest bogføring i Navision Stat Senest afvikling via ØDUP invoker Overførelse til SB Postering synlig i SB (næste dag) Bemærk: Dataoverførelsen vil alene berøre de tabeller i Statens Budgetsystem, der anvendes til bevillingsafregning. Overførslen vil derfor ikke slå igennem til SKS. Her beskrives kort hvad der skal ske i Navision Stat for at opfylde overstående Specielt for ØSC kunder Ved anvendelse af DDI, skal kunden indtaste en posteringsbestilling. Det er vigtigt, at det aftales med kunderne, hvad de bør skrive i bestillingsbeskrivelsen for at tydelig gøre, at bestillingen vedrører bevillingsafregning. Det viste konteringseksempel viser, hvordan en bestilling kan indtastes ved Tidligere års reservation. Posteringsbestilling indrapporteres af kunden, som tydeligt angiver i bestillingsbeskrivelsen, at accept og bogføring skal ske straks. Det er vigtigt, at kunden huske, at bogføringen skal ske i periode 13.1 og på datoen d ØSC skal være opmærksom på når disse bestillinger kommer, da de skal acceptere og bogføre bestillingerne STRAKS. Har kunden tydeligt angivet, at det vedrører

23 Bevillingsafregning er det nemt for ØSC medarbejderen, at holde øje med feltet Bestillingsbeskrivelse på bestillingen i bestillingsoversigten. Bemærk: Kunderne bliver anmodet om at sende en mail, når der er oprette en DDI bestilling, til Bevillingsafregning. Side 23 af 39 Ønsker kunden, at se de bogførte poster kan en finansjournal udskrives umiddelbart efter og gemmes som PDF, eller lign Bruger med direkte adgang til Navision Stat. Har du fuld adgang til Navision Stat, skal bevillingsafregning tastes direkte i en finanskladde. Det er vigtigt, at du anvender datoen d og periode 13.1 til bevillingafregningsposter. Bevillingsafregningsposter skal indtastes, som de sidste poster til periode 13.1

24 Side 24 af Opdatering af SLS poster i periode 13 Opdatering af SLS poster for første lønkørsel kan tidligst foretages efter året er lukket d og anden lønkørsel kan foretages d SLS poster vedrørende gammelt år skal være indlæst og bogført d Filerne indeholder både lønposter til nyt år og efterregulering vedrørende gammelt år. Derfor skal lønposterne indlæses over to gange (se hvordan under punkt 5) Indlæs lønnen under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/sls 11. Afstem periode 13 Periode 13 afstemmes over to gange. Der er ikke lukket for bogføring mellem periode 13.1 og 13.2 i Navision og SKS. Det betyder, at institutionen skal være særlig opmærksom på, at trække SKS afstemningsrapporten i Navision efter sidste bogføring i periode 13.1, og på datoen , så der ikke opstår afstemnings problemer. Når periode 13.2 er slut, lukkes regnskabet i SKS, og du skal igen trækker SKS afstemningsrapporten. SKS afstemningsrapporten tilgås under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Rapporter/Regnskabsopgørelse Der er derfor vigtigt at: Periode 13.1 Rapporten SKS Afstemning trækkes d , inden der foretages nye posteringer. Og Periode 13.2

25 Rapporten SKS Afstemning trækkes igen d for at afstemme den fulde Periode 13. Side 25 af Datostyring Her beskrives, hvordan datostyring virker i forbindelse med opstart og afslutning af året Datostyring på SKS konti Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration og SKS kontoplan Opretter SKS en ny SKS konto, bliver kontoen automatisk oprettet i SKS kontoplanen i NS. SKS sender sammen med kontoen en åbne/luk periode, som oversættes og opdateres i felterne Startdato og Slutdato. Dvs. oprettes en ny konto med datoen kan der først bogføres på kontoen fra den dato. Sender SKS en lukkeperiode på en konto fx , kan der ikke bogføres på kontoen på datoen Datostyring på delregnskab Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration SKS Delregnskaber Når der oprettes nye delregnskaber i SKS bliver de stemplet med en åben/luk periode, som sendes med fra SKS til NS. Ved modtagelse i NS opdateres felterne

26 Startdato og Slutdato automatisk. Er startdatoen kan der først bogføres på delregnskabet fra den dato. Dette sikre, at der ikke bliver uoverensstemmelse mellem NS og SKS på delregnskabsniveau. Side 26 af Datostyring på Dimensionsværdier Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Dimensioner I forbindelse med opstart af nyt år, skal alle oprette en ny dimension til Fl-formål. Vælg Ny i handlingsbåndet. Opret nu Dimensionen, som skal hedde Flformål(Stort F lille l, resten små bogstaver). Der skal som minimum oprettes formål 0, som i NS skal oversættes til 9 i første ciffer. Bemærk: det er også her muligt at sætte en start og slutdato op, som vi anbefaler, at du gør i dette tilfælde. Det sker ikke automatisk, så det er noget du selv skal gøre. For at oprette nye værdier vælger du Ny i handlingsbåndet. Indtaster kode og Udfyld feltet Startdato med og Slutdato med Bemærk: Ønsker du, at viden mere om Fl-formål kan du læse det i dokumentet Styringsrelevant registreringsramme.

27 Side 27 af Datostyring under Dimensionsbroen Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration og Dimensionsbro Det er muligt via Startdatoen i Dimensionsbroen, at opsætte en ny mapning mellem et segment og en dimension. Er segment 2 sat op til, at mappe til formål, men skal fra nyt år mappes til Flformål, skal der oprettes en ny mapning. Du skal derfor vælge Ny i handlingsbåndet. Derefter indsætter du Segment 2, og i feltet Startsdato sætter du datoen , derefter vælger du Dimensionen Flformål. Når løngenerationen der indeholder poster både til nyt og gammelt år vil posterne vedrørende gammelt år blive oprettet i kladden med værdier fra formålsdimensionen værdier, og poster vedrørende nyt år blive oprettet med værdier fra Fl-formålsdimensionen.

28 12.05 Anden afledte opsætning og kørsel til Datostyring Side 28 af 39 Regnskabsopsætning Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Opsætning/Virksomhed For at brug de nye oprettede Dimensioner, er det en god ide, at opsætte dem i Regnskabsopsætningen. Er de ikke opsat her kan dimensionerne ikke hentes ind i kladde og lign. Bemærk: Skal Dimensionen først bruges d , skal du vente med at opsætte den her, eller er der ledige felter kan den nye Dimension midlertidig sættes på til sidst. Når alle poster vedrørende gammelt år er bogført, kan du flytte rundt på dimensionerne. Bemærk: Det er dog altid muligt i kladder og lign., at sætte Dimensionsværdier på i Handlingsbåndet under Naviger og punktet Dimensioner. Spærring af dimensionsværdier Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/finans og Spær dimensionsværdier Modtages denne meddelelse, når regnskabet åbnes, er der opsat en slutdato på en Dimensionsværdi, som er overskredet. Vi anbefaler når denne meddelelse kommer, at du kører kørslen Spær dimensionsværdier. Køres kørslen vil spærret

29 blive påført værdierne og vil blive udlæst til RejsUd og INDFAK2. Dette sikre at der ikke modtages data i NS, som fejler ved bogføring. Side 29 af 39 Under Dimensionskode kan du vælge Dimensionen ind, eller du kan lade feltet være blankt og alle dimensioner gennemløbes. Svar Ja. Svar OK. Dimensionsværdierne er nu opdaterede.

30 Side 30 af Nulstil finans Det anbefales, at Nulstil finans først køres efter d af hensyn til Bevillingsafregningen, som skal indrapporteres i periode i 13.1, som det sidste. Nulstil finans kan dog foretages i perioden til Kørslen køres når den sidste post vedrørende gammel år er bogført. Du kan også se datoerne i SKS aktivitetsperioden under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/ØDUP Integration Når du kører Nulstil Finans dannes der poster med samme dimensionskombination. Dvs. samme kontonr. og samme dimensioner, pr. post nulstilles til den angivne årsafslutningskonto. Resultatkonti nulstilles til egenkapitalen, og balancekonti afsluttes til sig selv, eller en anden balance konto. Vær opmærksom på, at du skal selv markere de dimensioner der skal nulstilles. Det er derfor muligt, at undlade at nulstille en dimension. Hvis fx jeres projekter køres over flere år, kan du undlade at markere dimensionen, så projektet ikke bliver årsafsluttet og nulstillet.

31 Du foretager nulstilling af finans under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Periodiske aktiviteter/regnskabsår Side 31 af 39 Udfyld billedet med en slutdato ( ), og vælge en kladde og et kladdenavn. Næste ledige bilagsnr. hentes automatisk. Under feltet Dimensioner skal du trykke på knappen ( ), sæt et hak i kolonnen Markeret ud for de dimensioner der skal nulstilles, tryk OK.

32 Der dannes et kladdeforslag med bogføringsdato U , som du skal bogføre. Side 32 af 39 Bemærk: Kørslen kan tage lang tid, afhængig af posteringsmængden. Der dannes ikke kladde linjer, hvis de poster der nulstilles total set giver nul. Hvis du foretager flere konteringer i 2015 efter du har kørt nulstilling, skal kørslen Nulstil finans køres igen, hvor kun de nye poster dannes i kladden og nulstilles ved bogføring. 14. Afstemning af 2015 Du kan kontrollere at årsafslutningen er gået godt ved at trække rapporten Balance i Navision med datofilter U Du kan sammenholde Balancen med en tilsvarende rapport i SKS for finansåret Kreditor samlekontoen kan du afstemme ved at udskrive rapporten Balance. Udfyld med dato intervallet I finanskonto vælger du 9515xx og i posteringstype vælger du Begge. Sammenhold rapporten Balance med rapporten Kreditor Afstemning saldo til dato pr Du kan også vælge, at sammenholde rapporten afstem deb. og kred. Konti med beholdningskontoen. Bemærk: Du kan kun sammenholde rapporterne hvis du ikke har bogført direkte på kreditorsamlekontoen. 15. Eksportdimensioner til SKS I forbindelse med rapportering til SKS, har du adgang til detaljerede oplysninger om de regnskabstal, der er overført fra Navision til SKS. Rapporteringen medtager alle dimensioner, som er oprettet i regnskabet som ikke er spærret. Der vil derfor altid være de samme dimensioner og værdier i både NS og SKS. Oprettes en ny dimension overføres den automatik næste gang der eksporteres til SKS.

33 16. Analyse Det er en god ide at oprette en ny analyse til brug for år 2016, det gør du under stien: Afdelinger/Økonomistyring/Finans/Analyse & rapportering. Når analysen vælges på rapporterne vil bevægelse og saldi vedrøre indeværende år blive vist. Vær særlig opmærksom på startdatoen i analysen, idet analysen opdateres fra denne dato. Side 33 af 39 Bemærk: I Navision Stat er analysen begrænset til kun at indeholde 4 dimensioner. Der kan til gengæld oprettes flere analyser med forskellige kombinationer af dimensioner. For at opdatere analysen skal du vælge punktet Opdater i Handlingsbåndet. Bemærk: Som noget nyt skal analyser aktiveres, hvis de automatisk skal opdateres ved bogføring.

34 Side 34 af Datokomprimering Er data over fem år gamle, kan de datokomprimeres. Når du datokomprimer samles flere gamle poster i én ny post, ud fra nogle valgte kriterier. Dette er ikke noget der skal gøres, men noget I kan overveje, når årsafslutningen er slut. Specielt i regnskaber hvor der er mange poster, kan det være en ide at foretage en komprimering. Under stien: Afdelinger/Opsætning/It-administration/Sletning af data

35 Side 35 af 39 Vælg den posttype du vil datokomprimere. Du skal angive en start- og slutdato for den periode, der skal datokomprimeres poster for. Du skal også angives en periodelængde, det kan være år, kvartal, måned etc. De felter for, hvilke der skal bevares poster for skal markeres. Vær opmærksom på, at delregnskabsdimensionen SKAL bevares. Bemærk: i tilfælde af, at der er anvendt dimensioner i analyserne, som ikke ønskes bevaret, så kræves det, at disse dimensioner fjernes fra dimensionsanalyserne før der kan datokomprimeres. Debitorer og kreditorer som har henstået uden bevægelser i 5 år kan slettes. Dette gøres ved at vælge debitor eller kreditor og trykke på F4 for slet. 18. RejsUd Hvad skal ØSC Kunden vide Alle afregninger, der godkendes i RejsUd til og med den 11/1 2016, skal vedrøre 2015 og vil blive bogført af ØSC i 2015-regnskabet. Alt fra den 12/ bliver bogført i Hvis kunden derudover har behov for at noget bogføres i 2015, så vil kunden kunne ompostere via DDI (mellemregningskonti mellem finansårene).

36 Der kan dog indgås specielle aftaler med et ØSC regnskabsteam og kunden, hvis alle rejseafregninger vedrørende gammelt år ikke kan nås til den aftalte tid. Side 36 af 39 For at sikre, at gammelt og nyt år er adskilt, anbefales det, inden juleferien, at der er indtastes en tilfældigt linje (med et kontonummer) i købskladden til RejsUd, så alt lander i integrationsbatchen med status behandlingsfejl. Det er så muligt efter juleferie, at vælge arbejdsdato inden de relevante batches manuelt behandles. Sti: Afdelinger/Økonomistyring/Gæld Købskladde skal se sådan ud, når der er indtastet en tilfældig linje. Vælg den blå knap og punktet Angiv Arbejdsdato Indtast den ønskede dato, og tryk OK.

37 Side 37 af 39 Check af bilagsdato i batchmodulet Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration og GIS Importdatastrømme Er du i tvivl om den modtagne fil vedrører gammelt år, kan bilagsdatoen ses i rapporten Modtagne Batch. Ses under stien: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration/Rapporter. Eller du kan se datoen på den modtagne batch under GIS Importdatastrømme. vælg i Handlingsbåndet Batch og punktet transaktioner. Vælg punktet Linjer..

38 Side 38 af 39 Godkendelse af batch Sti: Afdelinger/Opsætning/Programopsætning/Generel Integration/Generisk Integration Du godkender en batch ved at vælge GIS importdatastrømme, og derefter vælge rediger. Vælg Handlingsbåndet under Naviger punktet Batch. Marker den relevante batch og vælg punktet Behandl batch. Når batch er behandlet, er der dannet en købskladde.

39 19. ØDUP/SKS Synkronisering Modtager du nedenstående meddelelse når du åbner regnskabet er der fejl i synkronisering med de centrale systemer. Du skal i det tilfælde kontakte Supporten. Af henvendelsen skal fremgå, hvilke database det drejer sig om. Side 39 af 39 Ved periodeafslutningerne d og d , er det vigtigt, at henvendelsen sker straks. Har du yderligere spørgsmål er du velkommen til at kontakte Moderniseringsstyrelsens support enten ved at benytte Moderniseringsstyrelsens kontaktformular på følgende link: Support/Support/Saadan-henvender-du-dig Eller ved at sende mail til: Modstoko@modst.dk Du finder denne vejledning via vores generelle Navision Stat site på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, hvorfra du kan navigerer frem til den ønskede version og manual eller kvikguide. Du kan scanne koden med en smartphone eller en ipad, hvor der er installeret en QR-kodescanner.