Tidsplan til årsafslutningen 2014

Transkript

1 Tidsplan til årsafslutningen 2014 Tidsplanen henvender sig til kunder og medarbejdere i. Tidsplanen indeholder en beskrivelse af hvilke opgaver der skal løses, i forbindelse med årsafslutningen. Der er angivet hvilke opgaver kunderne er ansvarlige for, og hvilke opgaver er ansvarlig for. I kolonnen Ansvarlig er felter farvet med rød s ansvar, farvet med grøn kundens ansvar og med gult er både og kunden ansvarlig. Opgaverne er beskrevet i den rækkefølge de skal løses, med angivelse af dato for deadline, eller periode hvori opgaven skal løses. Hvor opgaven er beskrevet i Vejledning i årsafslutning udgivet af Moderniseringsstyrelsen (MODST), henvises der hertil. Vejledning i årsafslutning finder du på: Det anbefales at hele vejledningen fra MODST læses igennem. Hvor opgaven er beskrevet i Lønårsafslutning 2014 på lønområdet, henvises til medsendte vejledning. Dato Opgave Vejledning Ansvarlig Nu Opret nyt år Vejledning i årsafslutning, afsnit 1 Nu Opret ny bilagsnummerserie Vejledning i årsafslutning, afsnit 2 Nu Årsafslutningskonti Inden årsafslutningen skal opsætningen for alle årsafslutningskonti kontrolleres i NS. Vejledning i årsafslutning, afsnit 11 Nu Periode Periode for indrapportering i Navision til periode er åbnet Nu Arbejdsdato For at anvende bilagsnummer for nyt år, og accept af E-bilag for nyt år, husk at skifte arbejdsdato. Vejledning i årsafslutning, afsnit 3 Nu Årsafslutning på Sende forespørgsel til kunder, om de ønsker dimensionsniveau årsafslutning foretaget på dimensionsniveau. Skal anvendes 15. januar i forbindelse med Periode 12 husk at anvende Nulstil Finans Husk at datoen først må anvendes fra periode 13.1, efter den og efter kørslen afslut år. Vejledning i årsafslutning, afsnit 6 I periode 12 anvendes datoen , hvor dags dato ikke kan anvendes. og Afleveringsfrist LK2 Afleveringsfrist til SLS 2. lønkørsel Indrapporteringsfrist LK2 Seneste indrapportering til SLS 2. lønkørsel er kl Regnskabserklæring udsender regnskabserklæring for periode Indlæsning af løn Data fra SLS 2. lønkørsel kan indlæses i Navision Vejledning i årsafslutning, afsnit Interne fakturaer Interne fakturaer dvs. fakturaer til andre

2 statsinstitutioner, sendes således at fakturaen kan være godkendt af den modtagne institution, og returneret til senest Betalinger i banken Alle betalinger der ønskes registreret i banken i 2014 skal være i hænde senest den For korrekt bankafstemning anvendes forfaldsdato Datoen den er ikke en bankdag delsrater Moderniseringsstyrelsen udbetaler 12- delsrater for periode 12, som skal indtægtsføres på konto 1011 i institutionernes regnskaber Rejseafregninger/udlæg Opfølgning på rejseafregninger/udlæg for 2014 der ikke er færdigbehandlet RejsUd Der skal, indtastes en tilfældigt linje (med et kontonummer) i købskladden til RejsUd poster, så alt lander i integrationsbatchen som behandlingsfejl. Det er efterfølgende muligt, at vælge arbejdsdato/bogføringsdato inden de relevante batches manuelt behandles Juleferie holder juleferie. Kunden kan evt. indgå individuel aftale med -team Bogføringsopsætning Vi skal huske, at opsætte tilladt bogf.til Det sikre, at der ikke fejlagtigt bogføres pr og og Afleveringsfrist LK1 Frist for aflevering til SLS 1. lønkørsel Feriepengehensættelse Frist for fremsendelse af materiale til beregning af feriepengeforpligtigelsen. Lønårsafslutning Indrapporteringsfrist LK1 Frist for indrapportering til SLS 1. lønkørsel er kl RejsUd Sidste dag for godkendelse af afregninger i RejsUd der skal med i I RejsUd kan der ikke arbejdes både i nyt og gammelt år. RejsUd batch der modtages i efter den , vil blive bogført i Er der behov for en længere periode i gammelt år, kan der aftales en senere skæringsdato mellem kunde og regnskabsteam, dog senest Vejledning i årsafslutning, afsnit Bankkonti Afstemning af SKB/Navision, der må ikke bogføres på SKB-konti efter periode 12 er lukket se Vejledning i årsafslutning, afsnit Sidste frist for indsendelse af bilag til periode 12 Sidste dag for indrapportering til regnskab periode 12. tømmer DDI og IndFak helt frem til kl Feriepengehensættelse fremsender samlet opgørelse til godkendelse og evt. bogføring af differencer. Lønårsafslutning 2014.

3 Frist for lønbilag 2014 Afleveringsfrist for lønbilag i finansår 2014 Lønårsrsafslutning Afleveringsfrist LK2 Frist for aflevering til SLS 2. lønkørsel Afskrivning og Afskrivninger og afstemning foretages med afstemning af anlæg bogføringsdatoen Periode 12 Periode 12 lukker, husk der kan ikke bogføres i periode 13, før kørslen afslut år er foretaget og Indlæsning af løn Data fra SLS 1. lønkørsel kan indlæses og bogføres i Navision, se Vejledning i årsafslutning afsnit 9. Indlæsning af løn kan først ske når p.13 er startet p.g.a. dato Afslut år foretager kørslen afslut år i Navision, inden der kan bogføres i periode 13.1, se Vejledning i årsafslutning, afsnit Bogføringsdato for gammelt år Husk at anvende datoen for posteringer i gammel periode, evt. ændre arbejdsperiode se Vejledning i årsafslutning, kunder og , senest Kl Periode 13.1 Regnskabserklæring periode 12 afsnit 3 Institutionernes efterposteringsperiode. Detailplanlægning med departement for perioden til udsender regnskabserklæring for periode 12 med indhold til følgende punkter: Punkt 0 Bogføringskredsspecifikke forhold Punkt 1 Er der overensstemmelse mellem SKS og NS Punkt 2 Er der overensstemmelse mellem SLS og NS Punkt 4 Har afstemning af debitorer givet anledning til bemærkninger Punkt 5 Har afstemning af kreditorer givet anledning til bemærkninger Punkt 8 Har afstemning af bankmodulet givet anledning til bemærkninger, i givet fald hvilke Punkt 9 Er lønnen indlæst Punkt 10 Har momssandsynliggørelsen givet anledning til bemærkninger, og i givet fald hvilke Punkt 14 Indeholder SLS alt rettidigt modtaget materiale Punkt 15 Er der rettidigt foretaget ansøgning for refusionsanmodninger Punkt 16 Feriepengeforpligtigelsen er beregnet (kun ved årsafslutning) Punkt 18 Er E-indkomst for perioden afstemt, og vedhæftet Punkt 19 Lønteamets øvrige bemærkninger til perioderegnskabet. Røde tal i debet/kredit kontrol kommenteres. Beholdningsafstemninger vedlægges og kommenteres. Evt. rettelser som følge af regnskabserklæringen kan således bogføres i periode Indrapporteringsfrist LK2 Frist for indrapportering til SLS 2. lønkørsel er kl Indlæsning af løn Data fra SLS 2. lønkørsel kan indlæses og bogføres i Navision, se Vejledning i

4 årsafslutning, afsnit Salgsprovenu af anlæg Investering i Nationalregnskaber. Ompostering af salgprovenu for salg af anlægsaktiver Bevillingsafregning Bevillingsafregning skal fremsendes til bogføring hos senest den 23/1 kl Vi bogfører samme dag. Mail med bestillings nr. til teamet dels rater Moderniseringsstyrelsen udbetaler 12. delsrater for periode 1, som skal indtægtsføres på konto 1011 i institutionernes regnskaber for Likviditetsflytning FF4 Likviditetsflytning FF4 langfristet gæld Periode 13.1 foretages inden udgangen af januar måned. Departementerne kan vælge efterposteringsperiode til bogføring- og kontrol af resultatdisponering. Bogføring i denne periode kræver godkendelse af eget departement Anlægsafstemning Anlæg skal afstemmes fra scratch, afstemningen skal vedlægges i RE P Frist for efterposteringer via DDI Sidste frist for fremsendelse af rettelser til regnskabsposter i periode Bevillingsregnskab er sidste postering. Individuel aftale med kunden. kunder og Frist for resultatdisponering Sidste frist for fremsendelse af bogføring af via DDI resultatdisponering i periode Afleveringsfrist LK1 Frist for aflevering til SLS 1. lønkørsel Periode 13.1 Periode 13.1 lukker i Navision. Afstem periode 13.1, se Vejledning i årsafslutning, afsnit Ekstraordinær afskrivningskørsel Kun såfremt der er foretaget rettelser i periode i anlægsmodulet, skal der køres en afskrivningskørsel med dato for de Inden Nulstil finans pågældende anlæg. I denne periode kan kørslen nulstil finans foretages, se Vejledning i årsafslutning, afsnit Indrapporteringsfrist LK1 Frist for indrapportering til SLS 1. lønkørsel er kl Periode 13.2 Periode 13.2 lukker, måneds- og kvartalskørsel for periode 13.2 i SKS og for hele Afstem periode 13.2, se Vejledning i årsafslutning, afsnit Periode 13.2 Sidste dag i periode 13.2 for de Navisionbrugere, som har fået tilladelse til eller krav fra Moderniseringsstyrelsen (eller Finansministeriet) om at foretage yderligere posteringer til Husk at nulstille finans på ny. og Regnskabserklæringer udsender regnskabserklæring for periode 13.

5 Nulstil finans Sidste frist for at foretage kørslen Nulstil finans Vejledning i årsafslutning, afsnit Godkendelse af Sidste frist for at Departementerne skal ministerområderegnskab udfylde og underskrive den særlige godkendelse af ministerområderegnskab regnskabserklæring og derefter fremsende FF5 afstemning og likvitidtsflytning den elektronisk til statsregnskab@modst.dk Inden udgangen af 1. kvartal skal der flyttes midler mellem FF5 uforrentede konto og FF7 finansieringskontoen. Dvs. der skal flyttes mellem FF5 TRANS til IND eller udbetalingskontoen. Beregningsgrundlaget skal godkendes af kunden og derefter vedlægges i RE P som dokumentation når likviditeten er flyttet Lønårsafslutning 2014 Nedenfor er oplyst frister samt øvrige vigtige oplysninger, I skal være opmærksomme på i forbindelse med årsafslutningen 2014 på lønområdet. Skattekort SKAT sender automatisk et nyt skattekort til SLS, når der sker ændringer som følge af ændret forskudsangivelse, nye restancer mv. Frikort bliver opdateret af SKAT efter hver lønudbetaling. Frivillig forhøjelse af trækprocent Medarbejdere kan en gang årligt anmode arbejdsgiveren om en forhøjelse af trækprocenten. Vær opmærksom på, at forhøjelsen af trækprocenten skal være oprettet på løndel 250 i SLS for at undgå, at et eventuelt nyt skattekort automatisk overskriver forhøjelsen. Da e-skattekortet bliver indlæst automatisk, skal I bede jeres medarbejdere om at være opmærksomme på, om deres skatteoplysninger er korrekte. Trækkes der f.eks. på bikort, hvor det skulle være hovedkort eller lign.? Skatteår og indkomstår 2014 og 2015 Som hovedregel gælder det, at det er udbetalingstidspunktet, der afgør hvilken trækprocent og hvilket fradrag, der skal bruges. Dvs. at alt, der udbetales i januar 2015, vil indgå i medarbejderens A-indkomst i 2015, også selv om beløbet vedrører f.eks. merarbejde for december Hvis I har medarbejdere, der ved en fejl, først får et beløb udbetalt i 2015, der skulle have været udbetalt i gammelt skatteår 2014, kan I ændre skatteåret i SLS indtil 13. januar 2015 og der vil blive dannet en supplerende oplysningsseddel. I skal være opmærksomme på, at I skal påføre skatteår på lønbilaget, hvis beløbet skulle have været på medarbejderens skatteår 2014.

6 Oplysningssedler Der udsendes ikke oplysningssedler. Medarbejderne kan se oplysningspligtige beløb, indkomst m.v. i deres personlige skattemappe på Finansår 2014 og 2015 Skatteår og finansår følges ikke nødvendigvis ad. Lønbilag, der indrapporteres i SLS med dato i gammelt år 2014, vil til og med 2. lønkørsel i januar 2015 blive udgiftsført i regnskabet/finansåret for Dvs. at f.eks. merarbejde, som vedrører december 2014 og udbetales i januar 2015, vil indgå i medarbejderens A-indkomst i 2015, men lønudgiften vil belaste finansår Afleveringsfristen for lønbilag i finansår 2014 er den 13. januar Det er meget vigtigt, at alle lønbilag, der vedrører 2014, og som skal udgiftsføres i 2014, afleveres til tiden, således at jeres regnskab bliver så korrekt som muligt. holder som udgangspunkt lukket mellem jul og nytår, dvs. fra den 24. december 2014 til og med den 1. januar Der bør derfor, så tidligt som muligt, træffes særskilt aftale, hvis der er væsentlige/større opgaver i årsafslutningsperioden. Ferieafregning til FerieKonto Der kan ikke indrapporteres ferieafregning for forudlønnede i 2. kørsel i december, da disse kan få udbetalt løn både for december og januar samtidig med, at ferietotalerne flyttes på lønregistrene. Det er dog rettidigt at afregne til 1. lønkørsel i januar 2015, hvis den ansatte er fratrådt den 31. december Feriepengehensættelse 2014 I forbindelse med hensættelse af feriepenge foretager beregning af feriepengeforpligtelsen for alle institutioner, som ønsker det. Opgørelsen skal godkendes af institutionen i periode (som lukker den 30. januar 2015) og institutionen skal, inden periode lukker, anmode deres regnskabsteam om at bogføre eventuelle differencer i forhold til det med udgangen af 2013 hensatte beløb. Formlen for beregning af feriepengeforpligtelsen er: Antal årsværk (leveres af ) * antal tilgodehavende feriedage med udgangen af året i gennemsnit pr. medarbejder (leveres af institutionen) * en gennemsnitlig pris pr. feriedag (leveres af ). Det betyder, at der, når s bistand anvendes, er følgende proces for dannelse af korrekte data: Fra og med Institutionen fremsender antal tilgodehavende feriedage i gennemsnit pr. medarbejder, pr til lønpostkassen for deres lønteam med angivelse af institutionsnavn i emnefeltet (statens gennemsnit er 34,5 tilgodehavende dage ved årets udgang).

7 Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af bestilling fremsender samlet opgørelse til institutionen til godkendelse og evt. bogføring af difference. Ratepension Hvis den ansatte ønsker at indbetale ekstraordinære bidrag til sin ratepension vedr. skatteåret 2014, skal det indrapporteres senest til 2. kørsel i december Kan det ikke nås, må den ansatte selv indbetale beløbet og rette henvendelse til SKAT for at få udbetalt skat og arbejdsmarkedsbidrag herfor. Forhåndsregistrering af refusioner i forbindelse med årsafslutning 2014 For at der ikke skal opstå tvivl om, hvorvidt alle refusioner vedrørende finansåret registreres korrekt, beskrives hermed til orientering processen i. I årets første 3 kvartaler arbejder med de frister, som er gældende inden for de forskellige refusionsordninger, men i forbindelse med årsafslutningen skal alle refusioner for året være forhåndsregistreret i SLS senest ved 2. lønkørsel i januar (20. januar 2015), da der ellers ikke kan aflægges et retvisende regnskab for finansår I den forbindelse er det meget vigtigt, at der hurtigst muligt i januar 2015 fremsendes oplysninger omkring fravær på fx deltidssyge, så alt kan blive søgt så korrekt som muligt. Kørselskalender 2015 LG LK Afleveringsfrist Seneste indrapp. Dispositionsdato 02/ januar 7. januar 15. januar 02/ januar 20. januar 30. januar 03/ januar 5. februar 13. februar 03/ februar 17. februar 27. februar 04/ februar 5. marts 13. marts 04/ marts 19. marts 31. marts 05/ marts 7. april 15. april 05/ april 20. april 30. april 06/ april 4. maj 12. maj 06/ maj 18. maj 29. maj 07/ maj 4. juni 15. juni 07/ juni 18. juni 30. juni

8 08/ juni 6. juli 14. juli 08/ juli 21. juli 31. juli 09/ juli 5. august 13. august 09/ august 19. august 31. august 10/ august 4. september 14. september 10/ september 18. september 30. september 11/ september 5. oktober 13. oktober 11/ oktober 20. oktober 30. oktober 12/ oktober 5. november 13. november 12/ november 18. november 30. november 01/ november 4. december 14. december 01/ december 16. december 30. december