Vejledning til Regnskabsafslutning. Periode- og Årsafslutning.

Transkript

1 Vejledning til Regnskabsafslutning. Periode- og Årsafslutning. Denne vejledning er lavet for at samle relevante oplysninger, som er vigtige for at medarbejdere på Aalborg Universitet kan levere retvisende og rettidige oplysninger til Økonomiafdelingen i forbindelse med regnskabsafslutninger. Vejledningen er opdelt i afsnit for hver sit område, og indeholder links til relevante sider på Økonomiafdelingens hjemmeside. Hvert afsnit er så igen opdelt i opgaver, som skal være foretaget rettidigt. Der aflægges kvartilregnskaber (4 mdrs. perioder) fra 2009 Vejledningen indeholder følgende afsnit. Projekter Bogholderiet (debitor, kreditor og versur) Rejser Løn Anlægskartotek (anlæg og udstyr samt leasingkontrakter) Regnskab (periodisering, forpligtelser, SCAN PAS) Hvis linkene i vejledningen ikke virker, bedes adressen kopieres til adressefelt i browseren. Projekter I forbindelse med periode- og årsregnskaber skal der foretages en total gennemgang af alle eksterne projekter på UK 90, 95 og 97. Økonomiafdelingen vil forud for afslutning af regnskabsperioden, udsende lister over eksterne projekter til alle enheder på universitetet. Det er meget vigtigt i forhold til at kunne aflægge et retvisende regnskab, at bogføringen på projekterne er opdaterede. Det vil sige at de omkostninger, der skal konteres på projekterne, bliver konteret rettidigt. Eksempelvis skal kontering af institutbidrag være for den periode, der regnskabsaflægges for og ikke for hele året. Det er også vigtigt at medfinansiering fra UK10 ikke konteres på projektet. Dette skyldes, at der automatisk beregnes Overhead mv. af alle omkostninger på projektet. Der kører også en automatisk likviditetskørsel, som sørger for at kontere indtægter i samme takt, som der konteres omkostninger. Dette betyder, at der automatisk bliver reduceret i indtægterne på både UK10 og UK95/97, når der omkonteres omkostninger fra projektet til UK10. Regnskabet viser derfor et for positivt resultat, hvis medfinansieringen er placeret på UK95/97. Det er også vigtigt at understrege, at det modsatte gør sig gældende, hvis man konterer på UK10, hvor omkostningen burde have været på projektet. Derfor er det vigtigt at få konteret eksempelvis frikøb og institutbidrag rettidigt. Dette gælder selvfølgelig også andre omkostninger, der vedrører et projekt. Fremadrettet er det et krav, at der konteres løbende på projekterne, således at der kan laves periodevis opfølgning og ikke som hidtil, hvor praksis har været at kontere sidst på året. Gennemgangen af projekter periodevis har det formål at sørge for rettidig omhu i forhold til de tilgodehavender, universitetet har på projekterne. Det er vigtigt, at vi sørger for, at betalingerne fra bevillingsgiver overholder det aftale. Det kræver også, at universitetet overholder det aftale, eksempelvis at der regnskabsaflægges rettidigt.

2 Udsendelse af statusliste over eksterne projekter Forud for hver periode- og årsregnskab udsendes der skrivelse vedr. status på eksterne projekter. Denne skrivelse skal gennemgås og attesteres af Institut- eller afdelingsleder. Vejledning til gennemgang af listen over projekter kan findes her vejledning til gennemgang af eksterne projekter Indsendelse af skema til refusion af hensatte feriepenge for ansatte Forud for årsafslutningen skal Skema til Refusion af hensatte feriepenge for ansatte (ekstern finansierede) vedr. afholdt ferie for projektansatte til og med , fremsendes til FIK-kontoret udfyldt og underskrevet af den projektansvarlige og den projektansatte senest d for at komme med i regnskabsåret. Det anbefales, at skemaerne fremsendes så snart den projektansatte afholder / har afholdt ferie. Herved modtager projektet feriepenge refusion, og projektregnskabet giver et mere retvisende billede af det totale forbrug. Dette er vigtigt i forbindelse med perioderegnskaber. * Oprettelse af projekter Projekter, hvor der har været aktiviteter i året, og hvor omkostningerne skal omplaceres fra UK10 inden lukning af året, skal oprettes i ØSS. Oprettelsesblanketter skal være FIK-kontroret i hænde senest Projekterne vil kun blive oprettet, hvis alle formalia er overholdt. Hvis man ikke når at få indsendt/oprettet et projekt, er man nødsaget til at periodisere en evt. manglende omplacering fra uk10 til uk95/97 vha. bilag 9c vedr. skyldige omkostninger til uk10. Bilag til periodisering - findes her. * Lukning af projekter Alle projekter, hvor aktiviteten er afsluttet pr skal lukkes i ØSS inden året lukker. Der skal indsendes lukkeskema senest d til FIK-kontoret. Intern handel mellem underkonto 95/97/90 og underkonto 10 Der skal placeres institutbidrag og lignende på alle projekter på underkonto 95/97/90, da dette har effekt på AAU s drift og tilgodehavende pr Det er vigtigt løbende at fakturere, minimum i april, august og december. Igen er det af hensyn til perioderegnskaberne. Dette omfatter også lønomplaceringer mellem uk 10 og 90/95/97. Hvis man ikke får omplaceret omkostninger pga. f.eks. manglende projektoprettelse (f.eks. fordi kontrakt ej underskrevet eller lignende) skal omkostningerne periodiseres ved hjælp af bilag 9c vedr. skyldige omkostninger til uk10. Bilag til periodisering findes her.

3 Bogholderi Debitor Indsendelse af debitorfølgesedler Der skal løbende laves debitorfølgesedler og faktureres, for at der på et hvert givent tidspunkt kan laves status på indtægterne. Det er særlig vigtigt i forbindelse med årsafslutningen, at deadlines overholdes. I skal sørge for, at I får udarbejdet fakturaer hurtigst muligt, sådan at periodiseringerne bliver begrænset. Kreditor Indsendelse af kreditorfakturaer De papirfakturaer som Aalborg Universitet stadig accepterer, eksempelvis udenlandske, skal indsendes hurtigst muligt. I forbindelse med årsafslutningen er det vigtigt, at deadline overholdes, så det er muligt for bogholderiet at få dem med i periode 13. Her er det vigtigt at være på forkant, og sørge for at leverandørerne fakturerer rettidigt, da alle fakturaer vedr. regnskabsåret enten skal være bogført, eller periodiseret. For periodiseringer dog kun fakturaer over kr ØSS-EF Der er stor hjælp at hente ved at bruge overvågningsrapporten i ØSS-EF. Denne rapport kan vise, hvor i organisationen, der ligger ubehandlede fakturaer. Det er vigtigt at få konteret fakturaerne, så det er muligt at godkende dem indenfor deadline. Rapporten kan selvfølgelig også bruges løbende til at sørge for at fakturaer behandles rettidigt, så det undgås at leverandørerne sender rykkere. Versur Versurbilag (interne fakturaer og omkonteringer) Alle skal anvende de to systemer til henholdsvis omkonteringer (Omkonteringsbilledet) og intern salg/køb (GIS). For at intern salg / køb og omkonteringer kan nå at komme på plads i ØSS inden perioden lukker, er det vigtigt, at man sørger for at modtager er klar til at godkende GIS en, og at der er tid inden deadline til at kontrollere posteringerne. Dette gælder både i forbindelse med periode- og årsregnskaber. I de tilfælde, hvor versurbilag fortsat kan anvendes, jf. Instruks for Versur, sendes bilag til Bogholderiet Vejledning til GIS - findes her

4 Rejser Udlæg via PBS Udlæg vedr. regnskabsåret skal være Økonomiafdelingen i hænde senest den 1. uge i januar i det nye år. Udlæg vedr. ny år kan først udbetales efter lukning af regnskabsåret, da systemet ikke kan håndtere at arbejde med to perioder. Det anbefales at udlæg indsendes løbende, for at undgå forsinkelse i udbetaling. Samtidig vil perioderegnskaberne være mere retvisende. Rejseafregninger via rejsesystemet Alle rejser afsluttet pr skal afsluttes senest 1. uge i januar i ny år, i rejseafregningssystemet til godkendelse hos rejsekontoret. Rejser vedr. ny år kan først afsluttes efter lukning af regnskabsåret, da rejsesystemet ikke kan håndtere at arbejde med to perioder Det anbefales at lave rejseafregninger så snart rejsen er afsluttet. Dermed er rejsesystemet altid opdateret, og det er nemmere at følge udviklingen i rejseudgifter. Løn Timesedler, omkontering og lignende Det er mest hensigtsmæssigt, at der løbende indsendes timesedler, og at omkonteringer indsendes straks, der opdages fejl. Dette vil medvirke til, at et perioderegnskab er retvisende. I forbindelse med årsafslutningen skal timesedler, omkonteringer med videre vedr. regnskabsåret, som skal med i 2. lønkørsel i jan, fremsendes til lønkontoret senest d. 10. januar. Alle bilag der vedrører regnskabsåret, og som fremsendes til lønkontoret efter d.10 januar og indtil der køres løn, kommer med i det omfang der er mulighed for det. Anlægskartotek Udsendelse af liste over anlæg og udstyr I Forbindelse med årsafslutningen vil ØA v/pia Jepsen i begyndelsen af december udsende en oversigt over registrerede anlæg og udstyr på de enkelte institutter, afdeling mm. pr

5 Indlevering af attesteret liste over anlæg og udstyr Denne liste skal gennemgås med henblik på at sikre korrekt registrering i anlægsmodulet. Dvs. hvis der mangler at blive afgangsført og evt. efterregistreret anlæg og udstyr skal dette ajourføres i anlægsmodulet. Herefter udskrives ny liste fra systemet med henblik på attestation for korrekthed og fremsendelse til ØA. Listen skal attesteres af institut-, afdelings- eller studienævnslederen. Hvis man på nuværende tidspunkt er vidende om evt. manglende ajourføring, vil vi opfordre til, at man går i gang med en evt. oprydning snarest muligt. Kopi af leasingkontrakter Kopi af leasingkontrakter indgået i løbet af regnskabsåret skal fremsendes til ØA v/pia Jepsen senest d. 14. dec. Hvis der er sket ophævelse af leasingkontrakter pr bedes dette meddelt til Pia Jepsen. Pia Jepsen vil i løbet af november/december udsende en oversigt over de registreringer, som ØA fik i forbindelse med årsafslutningen året før til de relevante enheder. Regnskab Ajourføre SCAN PAS Opdatering af feriedage i SCAN PAS (med henblik på restferie til beregning af feriepengeforpligtelse). Det er vigtigt at SCANPAS opdateres løbende, og at de ansvarlige personer sørger for at alle ansatte er opdateret. Personalekontoret udtrækker herefter data til ØA på grundlag af ajourføringen. For at være i stand til at give et retvisende billede af AAU s økonomiske forhold indenfor et givent regnskabsår (kalenderår), er det nødvendigt at opgøre aktiver og passiver ultimo året. Hermed skal forstås at større tilgodehavender, skyldige omkostninger samt forpligtigelser skal opgøres og medtages i årsregnskabet. Periodisering foretages pt. årligt i forbindelse med årsafslutningen, men fra 2010 skal periodiseringen også opgøres periodevis i forhold til perioderegnskaberne, som på nuværende tidspunkt udarbejdes trimestervis (4 måneders perioder). Hermed opnås sammenlignelige og valide periodeopgørelser for Aalborg Universitet. Derfor er det vigtigt at al fakturering og kontering foretages løbende og rettidigt, da dette vil mindske omfanget af periodiseringer ved perioderegnskaber. Det samme gælder omkonteringer og intern køb / salg. Perioderegnskaber laves i lighed med årsregnskaberne opdelt i hovedområder, manglende omkonteringer og interne køb/ salg vil derfor påvirke de indbyrdes resultater mellem hovedområderne, og dermed forringe værdien af regnskabet.

6 Periodisering Endnu ikke fakturerede indtægter Gældende for alle periodiseringer er at beløbene skal overstige Det er pr. faktura Har man ydet en service eller lignende, som man ikke har fået faktureret i regnskabsåret, så skal denne indtægt periodiseres, således at indtægten er med i det regnskabsår, som den hører til. Forudbetalte omkostninger Dette kan være en faktura, der bliver betalt i juli, men som dækker en ydelse, der strækker sig ind i det nye år. Her skal den del af fakturabeløbet, som vedrører næste regnskabsår periodiseres. (Man betaler evt. licenser for et år ad gangen. Forfaldstidspunket er i juli, og licenserne betales her for 1. august år 1 til 31. juli år 2. Kun den del af licenserne, som vedrører år 1 skal med i dette regnskabsår, altså 5/12 af hele beløbet. 7/12 af beløbet skal periodiseres og medtages i regnskabet for år 2.) Skyldige omkostninger Dette kan være en faktura, som man ikke når at få, inden finansåret lukker. Man får altså først fakturaen i det nye år, fx i januar, men den vedrører nogle aktiviteter, der er foregået i finansåret. Her skal hele fakturabeløbet med som en omkostning i regnskabet. Kender man ikke præcis beløbets størrelse, men man VED, at man skylder noget, så er det bedre at medtage et ca. beløb, frem for ikke at foretage sig noget. Det kan også være, at man har modtaget fakturaen i december år 1, men forfaldstidspunktet er i januar år 2. Da skal hele beløbet udgiftsføres i år 1. Hvis der modtages en faktura d på en ydelse eller vare man først modtager i det nye år, skal den IKKE konteres i regnskabsåret, og heller IKK periodiseres, da det er tidspunktet for aktiviteten der er afgørende for i hvilken periode omkostningen skal placeres. Hensatte forpligtelser En hensat forpligtelse er kendetegnet ved en beslutning, som er truffet af ledelsen og udmeldt. Det er altså ikke nok med en tilkendegivelse. Det skal være sandsynligt, at forpligtelsen vil medføre en betaling. En pålidelig beløbsmæssig opgørelse er også en forudsætning. Eksempler på hensatte forpligtelser kan være: Eksterne projekter, hvor vi ikke kan overholde oprindelig budget med hensyn til egenfinansiering, og hvor vi er forpligtet til at afholde meromkostninger for at kunne opnå tilskud, da afsættes beløb hertil beslutning og udmelding om flytning, som kan resultere i en økonomisk forpligtelse, eksempelvis retablering af lokaler, bygninger, grund m.m. beslutning om afskedigelse af medarbejdere, hvor medarbejderne fritstillet og dermed udgør en økonomisk forpligtelse, der først udbetales den efterfølgende regnskabsperiode. OBS! Forpligtelsen skal være ensidig. Det må altså ikke ske en modydelse i form af en arbejdsindsats eller andet.

7 beslutning og udmelding om at nedlægge laboratorium, hvor der kan blive tale om en økonomisk forpligtelse til oprydning. I forbindelse med forpligtelser er der ingen beløbsgrænse for, om den skal indberettes, idet det er regnskabsforvaltningen, som vil foretage en vurdering af om forpligtelsens beløb eller karakter nødvendiggør en indregning i balancen ud fra en væsentlighedsbetragtning. Eventualforpligtelser En eventualforpligtelse er kendetegnet ved, at den eksisterer på balancedagen, men den er afhængig af fremtidige begivenheder udenfor vores kontrol. Den skal kunne medføre et træk på de økonomiske ressourcer. En pålidelig beløbsmæssig opgørelse er ikke mulig. Eksempler på eventualforpligtelser kan være: Igangværende retssager, hvor erstatning er potentiel, men ikke anerkendt. Tilbagekøbsforpligtelser, kautions- og garantiforpligtelser. Forpligtelser vedrørende leasing- og købsaftaler. Krav fra andre offentlige myndigheder. Mulige miljøforpligtelser, som ikke er anerkendt, men potentielle. Hvis kravet er ubegrundet og irrelevant, da skal der ikke hensættes til eventualforpligtelser. I forbindelse med forpligtelser er der ingen beløbsgrænse for, om den skal indberettes, idet det er regnskabsforvaltningen, som vil foretage en vurdering af om forpligtelsens beløb eller karakter nødvendiggør en indregning i balancen ud fra en væsentlighedsbetragtning. Beordret overarbejde Bilag vedr. periodisering Alle budgetansvarlige skal indberette antal timer og timesats på overarbejde til udbetaling, som ikke er udbetalt pr. en given dato (i forbindelse med åbningsbalance og fremtidige perioderegnskaber), men som forventes udbetalt efterfølgende periode. Ligeledes hvis man har forpligtet sig til at udbetale undervisningstimer i henhold til et timeregnskab, som ligger ud over aftalt norm og dermed forpligter AAU til at skulle udbetale disse timer. Betingelserne er, at der er tale om en reel beslutning om udbetaling af timerne, samt at AAU er faktisk eller retlig forpligtet hertil ved at personalekontoret har godkendt det som beordret overarbejde. Bilag 9 og 11 kan hentes her Bilag til periodisering - findes her