Forretningsgang 3: Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter og indtægter

Transkript

1 Forretningsgang 3: Periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter og indtægter 1. Indledning I dette afsnit behandles de nye forretningsgange for periodeafgrænsning og generel periodisering af udgifter og indtægter, der følger af regnskabsreformen. Selve periodiseringen bygger på princippet om, at indtægter og udgifter indregnes i regnskabet i takt med udførelsen af de aktiviteter, som de er tilknyttet. Indbetalings- og udbetalingstidspunkt er således ikke det afgørende, idet indtægter skal indregnes på det tidspunkt de optjenes eller skabes, alt imens udgifter indregnes på det tidspunkt de forbruges. I instruksen skelnes mellem periodeafgrænsning og periodisering i al almindelighed. Periodeafgrænsning vedrører udgifter eller indtægter, der er udbetalt/indbetalt før balancetidspunktet, men som vedrører de efterfølgende perioder og opføres under periodeafgrænsningsposterne i omsætningsaktiverne (udgift) eller kortfristet gæld (indtægt). Periodisering i almindelighed vedrører udgifter eller indtægter, der vedrører regnskabsåret, men som først vil blive udbetalt/indbetalt i efterfølgende perioder og opføres under leverandørgæld/tilgodehavender fra salg af varer og ydelser. Væsentlige tidsbestemte indtægter og udgifter skal periodeafgrænses. Det forudsættes herved, at sådanne tidsbestemte poster kan omfatte f.eks. husleje, leje og leasingydelser, konsulentudgifter mv. Indtægter og udgifter, som er samhørende og vedrørende afgrænsede projekter, periodiseres som igangværende arbejder for fremmed regning under henholdsvis et omsætningsaktiv (der er udført mere arbejde end der er modtaget betaling for) eller kortfristet (der er modtaget mere betaling end der er udført arbejde for). For poster, som i henhold til periodiseringsprincippet medtages i balancen, skal kontinuitetsprincippet iagttages. Dette medfører, at poster, der periodiseres i en regnskabsperiode, også skal periodiseres i de følgende regnskabsperioder. Ved overgang til periodiseringsprincippet skal man være opmærksom på, at driftsregnskabet som følge af, at der i tidligere år ikke er periodiseret, kan blive misvisende på grund af manglende kontinuitet. Ved overgang til de nye omkostningsbaserede regnskabsprincipper skal følgende overordnede forhold som et minimum være beskrevet i regnskabsinstruksen: Overordnede retningslinier for, hvor ofte, der skal periodiseres og periodeafgrænses, samt beløbsmæssige bagatelgrænser for periodisering af udgifter og indtægter generelt. Forretningsgange ved nye periodiseringer og periodeafgrænsning, herunder procedurer, der sikrer en korrekt periodisering. Forretningsgange for fast kontrol med og godkendelse af periodiseringer og opløsning af periodeafgrænsningsposter. Regnskabsmæssige rutiner ved opløsning af periodeafgrænsningsposter samt registrering, kontering og afstemninger. 24

2 Ledelsesmæssige beslutninger: Overordnede retningslinier De ledelsesmæssige beslutninger indtager en central plads i forbindelse med periodisering af udgifter og indtægter. Samtidig medvirker ledelsen til at afklare eventuelle skøns- og tvivlsspørgsmål. Der skal fastsættes en bagatelgrænse for beløbenes størrelse (pr. postering), før de kan og skal periodiseres, dog således, at såfremt betaling af flere ensartede og sammenhængende enkeltposteringer samlet set er væsentlige, ligeledes omfattes heraf. Grænsen beror på en væsentlighedsvurdering, der afhænger individuelt af den enkelte institution. Det er således afgørende, om beløbets størrelse ændrer det regnskabsmæssige resultat mærkbart. Kriterierne for fastlæggelse af væsentlighedsbetragtningen skal fremgå af regnskabsinstruksen. Det skal samtidig bemærkes, at mængden af regnskabsopgaver vil begrænses af et højere væsentlighedsniveau. Derudover skal det fastlægges hvor ofte, der skal periodiseres (regnskabsperiodens længde) - månedsvist eller som et minimum kvartalsvist - og ved årsafslutning. Dette valg og den resulterende opløsning af periodeafgrænsningsposter afhænger i sidste instans af institutionens løbende (interne) rapporteringsbehov, der samtidig er et udtryk for den økonomistyring, der ønskes i institutionen. Daglige forretningsgange og regnskabsmæssige rutiner De daglige forretningsgange, der er nødvendige at få beskrevet i regnskabsinstruksen omfatter blandt andet en afgrænsning af hvem, der henholdsvis disponerer, godkender og konterer, når der opstår et behov for at foretage nye periodiseringer. Dette gælder desuden den løbende kontrol, herunder kontrol af om periodiseringer opløses korrekt. Endelig skal det ligge helt fast, hvordan de regnskabsmæssige rutiner omkring opløsning af periodeafgrænsningsposter ved periodeafslutning skal forløbe. Opløsningen implicerer blandt andet en afstemning mellem balancen og resultatopgørelsen. 2. Regelgrundlag Regelgrundlaget for periodisering kan findes på ØA og bør kort fremgå af regnskabsinstruksen: Periodisering: Periodeafgrænsningsposter: Periodisering i almindelighed: Flow-chart: Periodisering af udgifter og indtægter Nedenstående figur viser tre hændelser i relation til periodisering og periodeafgrænsning af udgifter og indtægter. Disse tre hændelser er centrale i forbindelse med periodiseringen under driften og omfatter aktiviteter, der resulterer i en ny periodisering, den løbende godkendelse af periodiseringer, samt proceduren omkring opløsning af periodeafgrænsningsposter ved periodeafslutning. Figuren fremhæver samtidig funktionsadskillelsen mellem en aktivitetsansvarlig (disponent), budgetansvarlig (kontrol) og økonomifunktion enhed (bogføring). 3.1 Aktivitet, der fordrer periodisering Det første hændelsesforløb sættes i gang af en aktivitet, der resulterer i et behov for en ny periodisering. Vurderingen af dette behov bunder i den bagatelgrænse (pr. postering/flere samlede eller sammenhængende poster), der er udstukket på ledelsesniveau. Det er desuden vigtigt at holde in mente, at regnskabet består af en balance og en resultatopgørelse. Periodisering afspejler i 25

3 princippet en interaktion mellem disse i den forstand, at de til perioden hørende udgifter og indtægter går i drift, alt i mens udgifter og indtægter, der vedrører senere perioder `parkeres som passiver og aktiver i balancen (periodeafgrænsning). Samtidig posteres indtægter og udgifter, der kan knyttes til aktiviteter i den nuværende periode, men endnu ikke er forfaldet, som henholdsvis aktiver og passiver og figurerer dermed i regnskabet i den periode, hvor de hører hjemme. I praksis kræver en korrekt periodisering i forbindelse med regnskabsafslutningen, at følgende poster i balancen bringes i anvendelse: Tilgodehavender fra salg af varer og ydelser: Indtægter, der vedrører indeværende periode, men først forfalder efter periodeafslutning. Leverandører af varer og ydelser (forpligtelse): Omkostninger, der vedrører indeværende periode, men forfalder efter periodeafslutning. Periodeafgrænsning, tilgodehavender: Betalinger for omkostninger, der vedrører fremtidige perioder, i indeværende periode (varer og ydelser til gode). Periodeafgrænsning, forpligtelser: Indbetalinger for indtægter, der vedrører fremtidige perioder, i indeværende periode. (skyldige varer og ydelser). Nye periodiseringer vil blive foretaget indenfor disse poster. Det skal tilføjes, at aktiviteten i praksis kan befinde sig i et grænseområde mellem periodiseringsposterne og igangværende arbejder / udviklingsprojekter under udførelse. Eksempelvis kan en væsentlig forudbetaling til konsulentydelser i posteres som en periodeafgrænsningspost (tilgodehavende) eller som en del af et udviklingsprojekt under udførelse, der senere skal aktiveres. Et andet eksempel omfatter igangværende arbejder for fremmed regning, der næsten er afsluttet (tilgodehavende fra salg af varer og ydelser), men endnu ikke leveret. Der skal tages stilling til, hvordan disse grænsetilfælde skal håndteres og posteres. Det skal derfor ligge helt klart, hvornår `hvad er hvad (90 % af det igangværende arbejde er udført og indtægtsføres i indeværende periode, alt imens 10 % indtægtsføres i næste periode og modposteres på tilgodehavender fra salg af varer og ydelser). Når den specifikke postering er fastlagt skal beløbet bogføres og der skal udarbejdes dokumentation for periodiseringen. Nye posteringer, der falder under den af ledelsen fastsatte periodiseringsgrænse bogføres direkte på driftskontoen. 3.2 Løbende kontrol Den løbende kontrol (efter behov) af om periodiseringer opgøres og opløses korrekt kan som oftest varetages af den budgetansvarlige, der modtager dokumentation fra økonomifunktionen. Eventuelle ændringer skal dernæst bogføres. 3.3 Periodeafslutning: Opløsning af periodeafgrænsningsposter Ved periodeafslutning skal afgrænsningsposterne opløses og opløsningen skal godkendes. Dernæst kan foretages en afstemning mellem balance og resultatopgørelse og et (internt) regnskab kan udarbejdes. 26

4 Periodisering og periodeafgrænsning Ny periodisering eller periodeafgrænsning Løbende kontrol med periodiseringer Periodeafslutning Aktivitetsansvarlig Ny periodisering eller periodeafgrænsning Orientering Regnskabsenhed Budgetansvarlig Beslutning om periodisering eller periodeafgrænsning Angivelse af specifikke kontering Bogføring i økonomisystem Udarbejdelse af dokumentation Igangsættelse af kontrol Udarbejdelse af rapport med dokumentation Godkendelse Bogføring af ændringer i økonomisystem Opløsning af periodeafgrænsningsposter Godkendelse Udarbejdelse af rapporter, regnskab, afstemninger mm. Godkendelse Bogføring og omposteringer 27

5 4. Tjekliste til regnskabsinstruks Den følgende tjekliste er for størstedelens vedkommende rettet mod de nye forretningsgange, der følger af reformen og skal beskrives i regnskabsinstruksen. Listen indledes med nye kontroltiltag, der blandt andet skal sikre, at periodisering foregår og afstemmes korrekt. Dernæst følger de rent praktiske og organisatoriske forhold, der skal være på plads og beskrevet i instruksen ved overgangen til drift efter de nye regnskabsprincipper. Slutteligt angives en række anbefalinger, der kan lette udfærdigelsen af en ny regnskabsinstruks. Som et minimum skal svarene på følgende spørgsmål være beskrevet i (tillægget til) instruksen: Nye kontroltiltag Organisatorisk / i praksis Anbefalinger Hvor ofte og i hvilke tilfælde skal den budgetansvarlige inddrages i forretningsgangene? Hvem godkender periodiseringer og afstemninger? Hvem foretager fast kontrol med periodiseringer og hvor ofte? Hvem fastlægger overordnede periodiseringsgrænser ud fra en væsentlighedsbetragtning? Hvilke væsentlige indtægter og udgifter skal dermed periodiseres? Hvad er kriterierne for denne væsentlighedsbetragtning? Hvor ofte skal periodisering foretages (regnskabsperiodens længde) og hvem afgør dette? Er der særlige aktiviteter, hvor der eksisterer et periodiseringsmæssigt problem, dvs. hvor der er forskel mellem tidspunktet for udførsel og betaling herfor? Hvem afgør, hvordan disse særlige aktiviteter de facto skal posteres? Der skal skelnes mellem de fire periodiseringsposter: Periodeafgrænsningsposter (tilgodehavender), periodeafgræsningsposter (forpligtelser), tilgodehavender fra salg af varer og ydelser og leverandører af varer og ydelser. Desuden kan der eksempelvis opstå tvivl om, hvorvidt et beløb skal posteres som en periodiseringspost eller er en del af igangværende arbejder. Hvem tager stilling til om en ny udgift / indtægt skal periodiseres og hvem godkender denne beslutning? Hvem opløser periodeafgrænsningsposter ved periodeafslutning? Hvem håndterer den daglige bogføring og afstemmer mellem balance og resultatopgørelse? Få de overordnede retningslinier på plads før alt andet. Konstruér flow-charts eller lignende over forretningsgangene. Fokusér på en klar og entydig ansvarsfordeling i regnskabsinstruksen. 28

6 5. Eksempel på beskrivelse Følgende eksempel på en beskrivelse af arbejdsgangen i regnskabsinstruksen kan nævnes: Nye principper for periodeafgrænsning XX foretager periodisering af udgifter og indtægter. Der foretages periodisering og periodeafgrænsning ved udgangen af hvert kvartal. XX anvender en bagatelgrænse på Y kr. (ekskl. moms) ud fra en betragtning om, at poster under denne grænse kun vil påvirke regnskabets resultat marginalt. Ved periodisering skelnes mellem periodeafgrænsning og periodisering i almindelighed. Periodeafgrænsning vedrører udgifter eller indtægter, der er udbetalt/indbetalt før balancetidspunktet, men som vedrører de efterfølgende perioder, og opføres under periodeafgrænsningsposterne i omsætningsaktiverne (udgift) eller kortfristet gæld (indtægt). Periodisering i almindelighed vedrører udgifter eller indtægter, der vedrører regnskabsåret, men som først vil blive udbetalt/indbetalt i efterfølgende perioder og opføres under leverandørgæld / tilgodehavender fra salg af varer og ydelser. Det er vedtaget, at det er behov for periodisering og periodeafgrænsning i følgende tilfælde: Ved salg køb af ydelser, som først fakturaers i efterfølgende år (hovedsageligt leverede ITydelser). Ved køb af ydelser, der fakturaers skævt over kalenderåret og over kvartalerne - f.eks. husleje og leje- og leasing aftaler. Ved afholdelse af udgifter der vedrører regnskabsåret, men som først fakturaers i det efterfølgende regnskabsår - f.eks. ekstern konsulentbistand til systemudvikling. Ved forudbetaling af ydelser, der leveres over flere år eller flere kvartaler. F.eks. køb af varer, som leveres i gammelt år, men fakturaers i nyt år eller varer der er leveres i nyt år, men faktureres i gammelt år. For så vidt angår tidsbestemte poster under bagatelgrænsen periodiseres de ikke, men bogføres direkte på driftskontoen. Periodisering foretages løbende over året i forbindelse med bogføringen af posterne. Regnskabschefen gennemløber dog ved hver kvartalsafslutning posteringsliste for de væsentligste betalte og indbetalte poster med henblik på at sikre, at posterne er periodiseret korrekt. For at sikre fuldstændighed bliver der i forbindelse med kvartalsafslutningen udsendt til ledelsen i de faglige enheder et skema, som returneres med angivelse af væsentlige periodiserings- og periodeafgrænsningsmæssige poster, der skal reguleres for i kvartalsrapporteringen. På listerne fremgår de poster, som er periodiseret i forudgående kvartal og dermed bliver tilbageført. 29

7 Ansvarsfordeling og procedure Regnskabsfunktionen forestår periodisering såvel som opløsning af generelle periodiseringsposter og periodeafgræsningsposter for XX og er ansvarlige for, at der foreligger dokumentation, herunder dokumentation for fordelinger mellem regnskabsperioder og regnskabsår. I tvivlstilfælde skal den budgetansvarlige konsulteres. I forbindelse med årsafslutningen skal den budgetansvarlige godkende de af regnskabsfunktionen gennemførte /påtænkte periodiseringer. 30