Retningslinjer for modtagelse, gennemførelse og evaluering af internationale studerendes ophold på UCL

Transkript

1 Retningslinjer for modtagelse, gennemførelse og evaluering af internationale studerendes ophold på UCL Før ankomsten Den studerende har søgt om optagelse gennem MoveOn databasen, og er blevet fagligt godkendt af den internationale koordinator på den ansøgte uddannelse. Den studerende har fået tilsendt Acceptance Letter samt Welcome Letter, der indeholder generel information om learning agreement, bolig, arrival form, den aktuelle studie by, forsikring, dansk kursus, evt. opholdstilladelse. Derudover et (individuelt) fagligt program og en række specielle oplysninger og krav til SUND-studerende, vedr. håndhygiejne, MRSA mv. Internationalt Kontor har via MoveOn tildelt de studerende et møbleret værelse, hvis de studerende har ansøgt om værelse i MoveOn (Odense). For int. studerende i Vejle eller Jelling sender int. koordinator særskilt besked vedr. bolig. Internationalt Kontor informerer via MoveOn de studerende om buddyordningen i Odense, og om hvad buddierne kan hjælpe de studerende med før ankomsten, ved ankomsten og under udlandsopholdet. Listen over de aktuelle buddies sendes til de int. koordinatorer med oversigt over hvilke buddies der har hvilke int. studerende. Internationalt Kontor kontakter alle kommende studerende og inviterer dem til at være en del af den fælles UCL Facebook gruppe. Internationalt Kontor har via MoveOn inviteret de studerende til fælles orienteringsmøde primo september og februar. Der gives derudover også besked til de int. koordinatorer om datoer. Dette møde er fælles for alle udvekslingsstuderende i UCL, men afholdes fast i Odense (NBA). Hvis studerende ankommer på andre tidspunkter af året, så vil de i stedet for modtage ovenstående information via et mindre vejledningsmøde, som Internationalt Kontor inviterer dem til på NBA, Odense. Der orienteres om følgende: Velkomst: fælles introduktion til UCL Boligforhold (Odense) CPR-nummer: tildeling af læge, oprettelse af bankkonto, registrering ved SKAT mm. Sundhed og sikkerhed under de studerendes ophold i DK Dansk kursus ved Buddy-ordning: præsentation af services, forventninger, integration i studiemiljøet mm. 1

2 Sociale og kulturelle aktiviteter ved Cykelordning (Odense): praktisk information omkring ordningen Kontakt mellem de udvekslingsstuderende og buddierne Buddierne modtager fra Internationalt Kontor en oversigt over kommende udvekslingsstuderende, hvoraf de studerendes kontaktinformationer, indskrivningssted, ankomst- og hjemrejsetider fremgår. Denne information fremsendes til buddierne, når de studerende er endelig optaget i MoveOn (planned/current). Buddierne tager kontakt til de udvekslingsstuderende senest 3 uger før de ankommer til Danmark. Buddierne informerer de studerende om deres rolle, herunder hvad de kan hjælpe de studerende med i forhold til praktiske anliggender ved ankomst, studiestart samt i forhold til den sociale integration i studiemiljøet på UCL. Buddierne arbejder efter Buddy-tjeklisten, som er beskrevet af Internationalt Kontor. Ankomsten Afhentning på banegården Buddierne er ansvarlige for at hente den udvekslingsstuderende på banegården indenfor et fornuftigt tidsrum, og buddierne skal bringe den studerende til boligen, hvis den udvekslingsstuderende ønsker det. Indkvartering Buddierne indkvarterer de udvekslingsstuderende, og sørger for at de introduceres til husets øvrige beboere og husets fællesområder, herunder vaskeri, køkkenfaciliteter og adgang til internet i boligen. Der afholdes husmøde i starten af semesteret med Int. Kontor (Anderupvej). Velkomstpakke Buddierne skal også sikre, at de studerende får udleveret UCL velkomstpakker i UCL muleposer, som pakkes af Internationalt Kontor. I Vejle udleveres velkomstpakken af den int. koordinator. Velkomstpakkerne indeholder: Nøgler til de studerendes boliger (kun for Anderupvej, evt. Vejle?) Lejekontrakt og husorden (kun for Anderupvej) 2

3 Indbetalingskort for første måneds husleje og depositum (kun for Anderupvej) Studiekort Svuf-attest til studierabat til transport (til alle) Information om internetadgang til UCL og adgang til Fronter og biblioteket, herunder brugernavn og adgangskode Information om køb (betaling) i kantinen, køb af kopikort og kompendier Kort over campus Beredskabsplan for relevant campus Liste over kontaktpersoner på UCL Informationsmateriale om offentlig transport og reklame for campusbyen Information om cykel ordningen i Odense Welcome Guide Buddierne skal endvidere informere de studerende om indkøbsmuligheder i nærområdet, nærmeste busforbindelse/togforbindelse til campus og city og eventuelt praktiksted, samt assistere i forhold til afhentning af lånecykel (Odense). Efter ankomsten Faglig introduktion Den internationale koordinator skal snarest muligt efter ankomsten mødes med de studerende, og vise dem rundt på de relevante fagmiljøer på uddannelsen, fremvise bibliotek, kopirum, kantine, studievejledning osv. Den internationale koordinator skal også introducere den udvekslingsstuderende til relevant Fronter site. Den internationale koordinator skal hjælpe den studerende med information og vejledning vedr. teoriforløb-praktikforløb, herunder sikre at formalia er på plads. For at sikre den studerendes faglige udbytte og gennemførsel af opholdet holdes løbende kontakt mellem den internationale studerende og den internationale koordinator i UCL. Administrativ introduktion Studieadministrationen registrerer de udvekslingsstuderende i SIS og i MoveOn i forbindelse med optagelsen, og samarbejder med pedelfunktion i forhold til bestilling, produktion og aktivering af studiekort. Når studiekortene er aktiverede udleveres de løbende til Internationalt Kontor. 3

4 Internationalt Kontor beder økonomiafdelingen udsende opkrævning på depositum og husleje til de studerende, som bor i UCL lejemål, herunder Anderupvej i Odense. Opkrævning af husleje og depositum sendes til den studerendes , C.c. til Internationalt Kontor på mail: [email protected] Internationalt Kontor sikrer at de studerende, som skal være ved UCL i mere end 3 måneder, henvises til borgerservice International Citizen Service, for at registrere bopæl og få tildelt CPR-nummer og NemID. Studerende som modtager scholarship henvises til International Citizen Service for at blive registreret som skattepligtige. Internationalt Kontor informerer de studerende om muligheden for oprettelse af en dansk bankkonto, samt om at CPR er forudsætningen for dette. Internationalt Kontor indtaster bankoplysninger for scholarshipmodtagere i MoveOn. Dette sker hurtigst muligt, således at der kan udbetales scholarships kort efter studiestart. Studieadministrationen henter bankoplysninger i MoveOn på scholarshipmodtagerne, og beder økonomiafdelingen om at overføre stipendiemidler til dem. Overførsel sker først, når de studerende har fået CPR, åbnet dansk bankkonto og er registreret ved SKAT. De internationale studerende fra ikke-eu lande vejledes om lovligt ophold i Danmark og dertilhørende opholdstilladelsesansøgning, således at de oplyses om deres rettigheder og pligter ifb. med optagelsen. Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering adviseres ved eventuelt studieophør eller manglende studieaktivitet. Den enkelte uddannelse er i så fald ansvarlig for at give besked til Internationalt Kontor. Social introduktion Buddierne skal have tæt kontakt med de studerende i de første to uger af de studerendes ophold, for at hjælpe de studerende med at falde til i deres nye omgivelser og studiemiljø på UCL. Buddierne præsenterer den udvekslingsstuderende for medstuderende, tager ham/hende med i studiecafe/fredagsbar og fortæller om andre sociale aktiviteter på uddannelsen og på UCL. Buddierne tager løbende kontakt med de studerende, og informerer via Facebook om de sociale og kulturelle aktiviteter i campusbyen. Eksempler kunne være introduktion til studenterhuset, hovedbiblioteket, sportsklubber, caféer og natklubber. Buddierne gør også opmærksom på Erasmus Student Network, som er en studenterorganisation for udvekslingsstuderende i Odense, og som de studerende for et beskedent beløb, kan blive medlem af 4

5 Det Internationale Kontor kontakter kort efter studiestart koordinator for Studieassistentordningen og sikrer derved, at de internationale studerende får mulighed for at blive introduceret til deres services. Inden hjemrejse Evaluering SUND Området (Uddannelserne) holder fagligt evalueringsmøde med de int. studerende ift. formalia (for eksempel Learning Agreement). Studieadministrationen udarbejder Transcript of Records og evt. certificate til de int. studerende. Inden hjemrejse bliver alle internationale studerende bedt om at evaluere deres ophold hos UCL via fra Studieadministrationen. Efterfølgende genererer Studieadministrationen en generel rapport i Survey Exact, der samler resultaterne. Rapporten drøftes 2 x årligt mellem Områdernes (SUND og PÆD/SAMF) tværgående teamledere, Internationalt Kontor og Studieadministrationen med henblik på opfølgning og eventuelle justeringer. Buddier: Retningslinjerne i oversigtsform leverancer til int. studerende: Internationalt Kontor: Bolig, Facebook gruppe, fælles orienteringsmøde Buddy information- og koordinering Velkomstpakker Registreringer ved Borgerservice (CPR, skat, EUopholdskort, opholdstilladelse) Indledende kontakt Afhentning på banegård, indkvartering og velkomstpakke udlevering Hjælp ift. indkøbsmuligheder + transport Sociale aktiviteter i byen + på campus Introduktion og integration i studiemiljø Studieadministrationen/Int. Team: International koordinator/team for Områderne: Udarbejdelse af fagligt program (teori + praktik) Faglig introduktion og vejledning til studiet + campus Løbende faglig kontakt og dialog Evaluering af int. studerendes ophold og opfølgning Acceptance Letter + Welcome Letter Oprettelse i SIS, internet-adgang, adgang til Fronter + bibliotek, kopi-kort, studiekort mv. Administration af friplads- og stipendiemidler + opholdstilladelser Udsendelse af spørgeskemaer til de int. studerende + generering af rapport i Survey Exact Udstedelse af Transcript of Records + certificate 5