En guide for mentorer ved Aarhus Universitet. Mentorguide. Guide for modtagelse af udvekslingsstuderende

Transkript

1 En guide for mentorer ved Aarhus Universitet Mentorguide Guide for modtagelse af udvekslingsstuderende

2 Indholdsfortegnelse Før ankomst 1) Kontakt mellem udvekslingsstudenten og Internationalt Sekretariat (IS) 2) Ankomsttidspunkt og lejekontrakt 3) Møblement Ankomsten 1) Afhentning 2) Indkvartering Faglig introduktion 1) Koordinator 2) Institut m.v. Administrativ introduktion 1) Internationalt Sekretariat: Registrering og studiekort 2) Universitetsadministrationen 3) Opholdstilladelse 4) Folkeregisteret: CPR-nummer 5) Bankkonto Social introduktion 1) Studiemiljø 2) Studenterhus Århus 3) Byen 4) Opfølgning Praktisk 1) Sportsaktiviteter 2) Køb af cykel Checkliste 2

3 Før ankomsten 1) Kontakt mellem udvekslingsstudenten og Internationalt Sekretariat (IS) Ansøgning Den studerende har søgt om optagelse som udvekslingsstuderende ved universitetet, og er blevet godkendt fagligt af koordinatoren på det ansøgte institut. Bolig Danskkursus Velkomstpakke Student-Self-Service IS har skaffet bolig til den studerende (hvis han/hun har søgt om det) IS afholder i januar og august danskkurset Denmark Today, hvor de studerende har danskundervisning om formiddagen og kulturelle og sociale aktiviteter om eftermiddagen. Såfremt den studerende har tilmeldt sig, har han eller hun på forhånd modtaget et kursusprogram. Den studerende har modtaget en velkomstpakke fra IS med info om AU, Århus, o.a. Den studerende har før ankomst modtaget en fra IS med adgangskode til universitetets selvbetjening. På denne bliver godkendelsen af det akademiske program, adresse på bolig, samt mentorinformationer opgivet. 2) Ankomsttidspunkt og lejekontrakt Som mentor skal du lave en klar aftale med den udvekslingsstuderende om du eller den studerende henter nøgle og info-mappe på Internationalt Sekretariat. Hvis den studerende er indkvarteret på et fremlejemål, har den studerende og fremlejeren selv aftalt, hvordan nøglen overdrages, og du kan derfor ikke hente nøglen på IS. Info mappe Sammen med nøglen udleveres på IS en informationsmappe med alle relevante informationer om det studerendes bolig. I mappen findes bl.a. lejekontrakten, samt en evt. synsrapport. Engelske oversættelser af disse er vedlagt. Du skal som mentor gennemgå lejekontrakten med den studerende, og sørge for at den bliver underskrevet og afleveret på IS senest 7 hverdage efter ankomst. Vær specielt opmærksom på opsigelsesdatoen på kontrakten, da mange lejemål skal være fraflyttet 7 hverdage før den sidste dag i måneden. Ligeledes er det vigtigt at gennemgå evt. synsrapport (se under moving in i 3

4 infomappen) med den studerende, og sørge for ekstra skader eller mangler bliver meldt til rette sted hurtigst muligt efter indflytning. Nøgler Indflytning Fremlejemål Nøgler kan afhentes den første hverdag i måneden fra kl. 14:00, og ikke før. Fredag d. 1. august 2008 og mandag d. 1. september 2008 vil udlevering af nøgler ske i Informationscentret. Øvrige dage udleveres nøgler på IS. Indflytning på kollegieværelser kan tidligst ske den første HVERDAG i måneden (dvs. hvis d. 1. er en lørdag kan indflytning ske d. 3.) Dette er bestemt i lejeloven, og IS kan derfor ikke udlevere nøgler før denne dato. Hvis den studerende skal bo på et fremlejemål, kan du efter aftale med den studerende, evt. afhente nøglen hos fremlejeren inden den studerende ankommer. Har du brug for kontaktoplysninger på fremlejeren, kan du få dem på IS. 3) Møblement Du skal om muligt besøge den studerendes bolig inden han/hun ankommer. Alle boliger skaffet af Internationalt Sekretariat er møblerede. Er der mangler eller defekte møbler, kontakt da Internationalt Sekretariat. IS udstyrer kun værelserne med det allermest nødvendige møblement. Seng, bord, stol, bord- og loftslampe. På enkelte lejemål kan der være yderligere møbler. I disse tilfælde drejer det sig ofte om, at tidligere beboere har suppleret med egne indkøb. Den studerende er selv ansvarlig for indkøb af dyne, pude, sengelinned, lagner, badeforhæng, samt udskiftning af defekte elpærer under opholdet. 4

5 Ankomsten 1) Afhentning Du skal afhente udvekslingsstudenten ved ankomsten i Århus (busstation, togstation, lufthavnsbus, etc.). Er du forhindret, er det dit ansvar at finde en anden til at afhente den studerende. Inden du afhenter ham/hende, bør du overveje transporten fra afhentningssted til bolig. 2) Indkvartering Du indkvarterer udvekslingsstudenten i hans/hendes værelse og sørger for, at han/hun kan lokalisere fælleslokaler, vaskeri, varmemester etc. Gennemgå lejekontrakten sammen med den studerende, så han/hun er godt orienteret om vilkårene for lejemålet, opsigelsesfrister mv. Bemærk at mange kollegier har en fraflytningsfrist 7 hverdage før kontraktens udløb. Det er vigtige at gøre den studerende særskilt opmærksom på det. Har den studerende spørgsmål, som du ikke kan besvare, så henvis til IS hjemmeside under punktet housing her findes svar på det meste. Orienter den studerende om busforbindelser til og fra bopælen. Informer den studerende om at kollegienaboer kan være behjælpelige med orientering om husregler, indkøbsmuligheder o.s.v. Anvendelse af telefon, køkken og bad bør aftales med private udlejere allerede ved opholdets begyndelse. Ved ankomst før lejemålets start kan han/hun indkvarteres midlertidigt på City Sleep-in eller vandrehjem for egen regning. Nærmere information findes på Internationalt Sekretariats hjemmeside. 5

6 Faglig introduktion 1) Koordinator Snarest muligt efter ankomsten skal du præsentere den studerende for den faglige koordinator. Aftal evt. møde med koordinator inden den studerendes ankomst. 2) Institut m.v. Vis den studerende rundt på instituttet og vis ham/hende institutsekretariatet, biblioteket, kopirummet, IT-faciliteterne, kantinen, studievejledningen og opslagstavlerne med meddelelser fra forelæserne. Informer om eksamenstilmelding, intranet og hvordan den studerende vælger fag, køber bøger, etc. Hjælp din udvekslingsstuderende med at få brugernavn til , lånerkort til biblioteket, adgangskort til computer-rum, institut o.s.v. Vis også den studerende Stakbogladen, Stakladen og Statsbiblioteket. Administrativ introduktion 1) Internationalt Sekretariat: Registrering og studiekort Umiddelbart efter ankomsten skal du tage den studerende med på Internationalt Sekretariat. Her bliver han/hun registreret og evt. ændringer i stamoplysninger rettet. Hvis den studerende har indsendt et pasfoto til Internationalt Sekretariat vil studiekort blive udleveret ved registreringen. Alternativt afleveres pasfoto efter ankomst og studiekortet kan afhentes på Internationalt Sekretariat efter ca. 2 uger. Internationalt Sekretariat Fredrik Nielsens Vej 5, 2. Tlf: Ekspeditionstid: man - fre Dog udvidede åbningstider i begyndelsen af august/september. 6

7 2) Universitetsadministrationen Vis den studerende, hvor Informationscentret og universitetets regnskabsafdeling (Accounts Department) ligger. Informer den studerende om, at første måneds husleje og depositum for boliger skaffet af Internationalt Sekretariat enten skal betales til regnskabsafdelingen eller i banken/posthuset, senest 14 dage efter ankomsten 3) Opholdstilladelse Sørg for at den studerendes opholdstilladelse er i orden. Borgere fra nordiske lande Nordiske studerende skal ikke have opholdstilladelse. EU-borgere fra ikke-nordiske lande Skal den studerende være her i mere end 3 måneder, skal han/hun søge om opholdsbevis hos Århus Statsforvaltning. Den studerende har modtaget ansøgningsskemaet inden ankomsten til Danmark. På Statsforvaltningen medbringes Pas Kopi af pas 2 pas billeder Kopi af udvekslingsstudentens Letter of Admission. Adresse: Lyseng Allé 1, 8270 Højbjerg Åbningstider: Man- onsdag: 9-15, torsdag: 9-17, fredag: 9-12 BEMÆRK: Statsforvaltningen besøger som regel universitetet i forbindelse med semesterstart spørg Internationalt Sekretariat om tidspunkt og sted. Ikke-EU-borgere fra ikke-nordiske lande Den studerende skal have opholdstilladelse - og eventuelt visum - inden han/hun kommer til Danmark. Er dette ikke sket, skal I henvende jer på Internationalt Sekretariat, som kan hjælpe med at få papirerne i orden. Normalt skal udvekslingsstudenten henvende sig på politistationen. 7

8 4) Folkeregisteret: CPR-nummer Den studerende skal registeres i folkeregisteret. Dette kan ske ved henvendelse til Borgerservice Borgerservice, Park Álle - tårnindgangen, 8000 Århus C Åbningstider: man-fre :00, torsdag dog 10:00 19:00, lørdag 9:00 13:00 Nordiske studerende Skal den studerende være her mere end 3 måneder, KAN han/hun få et CPRnummer ved henvendelse hos Borgerservice. Skal den studerende være her mere end 6 måneder, SKAL han/hun have et CPR-nummer. Alle andre udvekslingsstuderende Opholdstilladelse er en BETINGELSE for at opnå CPR-nummer. Skal den studerende være her mere end 3 måneder, SKAL han/hun henvende sig hos Borgerservice for at meddele bopæl, vælge læge og få CPR-nummer. 5) Bankkonto Hjælp den studerende med at oprette en bankkonto (hvis han/hun ønsker en). Vælg eventuelt en af de større banker, der har afdelinger og bankautomater flere steder. Den studerende SKAL have et CPR-nummer før en konto kan oprettes. Vær opmærksom på, at nogle banker opkræver et gebyr af ikke-eu borgere på 500 kr. for oprettelse af bankkonti. Social introduktion 1) Studiemiljø Som mentor er det vigtigt, at du præsenterer den udvekslingsstuderende for medstuderende, tager ham/hende med i fredagsbar og fortæller om andre sociale aktiviteter på instituttet og universitetet. Husk på at det er vigtigt for den studerende at have et socialt netværk under opholdet. 8

9 2) Studenterhus Aarhus (Aarhus International Student Society) Alle udvekslingsstuderende, der bliver optaget på Aarhus Universitet, får tilbudt et gratis medlemskab af Studenterhus Århus, der er et vigtigt socialt mødested for bl.a. udvekslingsstuderende og for andre, der har lyst til at omgås internationale studerende. Det er derfor en god ide, at vise den studerende, hvor Studenterhus Århus ligger. Studenterhus Århus Nordhavnsgade 1, 8000 Århus C. Tlf nr: ) Byen Hvis du og din udvekslingsstuderende har lyst, kan I sammen tage ud og se på byen, f.eks. café-miljøet, Hovedbiblioteket, Musikhuset, stranden, Strøget, Aros, o.s.v. 4) Opfølgning Når du har været igennem indkvartering, faglig, administrativ og social introduktion med din udvekslingsstuderende, behøver kontakten mellem jer ikke at ophøre. Vi vil gerne opfordre til, at du også efter den første introduktionsperiode tilbringer tid sammen med den studerende. Praktisk 1) Sportsaktiviteter Hjælp din udvekslingsstuderende med at orientere sig om mulighederne for at dyrke sport, samt hvor og hvordan han/hun skal tilmelde sig. Et godt sted at starte er f.eks. ved Aarhus Universitetssport ( Tilmeldingsperioden er dog meget kort og det begrænsede antal medlemskaber sælges efter først-til-mølle princippet. 9

10 2) Køb af cykel Informer den studerende om hans/hendes muligheder for at købe en brugt cykel. Her er ideer til, hvor man kan købe en billig cykel: Politiets cykelauktion Cykel- og knallertauktionen foregår den første onsdag i hver måned. Check Auktionerne afholdes af: Auktionshuset Skanderborgvej Viby J Tlf: Cyklerne og knallerterne kan efterses, før auktionen begynder (kl ). Leje af cykler Der er to firmaer i Århus, der udlejer cykler på dags-,uge eller månedsbasis. Aviser Århus Stiftstidende udgiver hver fredag tillægget Gul & Gratis, hvor der bl.a. annonceres med brugte cykler. Gul og Gratis kan også findes online på Den Blå Avis er også en mulighed. Den udkommer hver torsdag og findes online på Cykelhandlere En del cykelhandlere sælger desuden brugte cykler. Kig eventuelt i de gule sider. 10

11 Checkliste Lejekontrakt og nøgle Afhentning og indkvartering Møde med koordinator Institutsekretariat Rundvisning på instituttet og universitetet Internationalt Sekretariat Statsforvaltningen Folkeregisteret Studenterhus Århus Sportsaktiviteter Køb af cykel Social introduktion 11

12 12

13 INTERNATIONALT SEKRETARIAT FREDRIK NIELSENS VEJ 5, ÅRHUS C TEL: FAX: IS@AU.DK ÅBNINGSTIDER MANDAG FREDAG Aarhus Universitet August 2009