Aftale med KMD om udfasning af KMD Sag

Transkript

1 30. april 2014 KMJ NOTAT Aftale med KMD om udfasning af KMD Sag 1. Om dette notat Dette notat er udarbejdet som orientering til kommunerne og distribueres til alle kommuners lokalt udpegede kontaktperson for SAPA-projektet. Notatet beskriver i overordnede vendinger forretningsmæssige og tekniske aspekter af den aftale om assistance til udfasning af KMD Sag, som KOMBIT på vegne af kommunerne har indgået med KMD. Emnet er karakteriseret af høj kompleksitet, og dette notat kan ikke betragtes som en udtømmende beskrivelse. KOMBIT udarbejder løbende yderligere materiale. Det skal understreges, at notatet alene fokuserer på selve udfasningsaftalen med KMD. Øvrige aspekter af monopolbrud på KMD Sag er ikke beskrevet heri. Notatet indledes med en kort beskrivelse af, hvordan der gennemføres monopolbrud på KMD Sag v.hj.a. en række forskellige løsningskomponenter. Hernæst beskrives transitionsperioden med paralleldrift med synkronisering mellem KMD Sag og de nye løsninger. Efterfølgende beskrives de økonomiske aspekter af udfasningsaftalen. Sidst beskrives, hvordan hver kommune har en opgave ift. diverse aftalegrundlag for KMDs konkurrenceudsatte løsninger (de såkaldte non-tsa-løsninger), som i dag på forskellig vis forretningsmæssigt, teknisk og/eller kontraktuelt er afhængige af KMD Sag. 2. Sådan monopolbrud på KMD Sag Figuren nedenfor illustrerer den arkitekturmæssige nedbrydning af KMD Sag i tre forskellige logiske lag med hver sin strategi for konkurrenceudsættelse og udfasning. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 1/5

2 Det nederste lag indeholder tværgående infrastrukturkomponenter, der deles og anvendes af forskellige af KMDs it-løsninger. Funktionalitet i dette lag leveres og tilvejebringes i fremtiden fælleskommunalt af Støttesystemerne og Serviceplatformen. Det mellemste lag indeholder konkret sagsarbejde i form ajourføring af sager med dokumenter, journalisering, journalnoter, dokumentation af afgørelser m.m. Der eksisterer i dag en lang række andre fagspecifikke og generiske it-løsninger, der understøtter sådanne arbejdsgange. Disse it-løsninger er sagsbærende, idet de holder og vedligeholder konkrete sagsdata. Det forudsættes, at kommunerne har og vil anvende sådanne andre it-løsninger til at understøtte det konkrete sagsarbejde og opbevare sagsdata fremover. Hvis en kommune anvender en KMD it-løsning, der er afhængig af denne funktionalitet i KMD Sag, fx Struktura, Opera, Institution eller EDH, skal denne anvendelse kontrakt- og prissættes i relation til dette konkrete produkt, så kontrakten på KMD Sag kan opsiges. Det øverste lag indeholder sammenstilling og udstilling af informationer. Det er personoverblikket, hvor man kan få overblik over en persons engagement ift. kommunen. Desuden indeholder laget advisfunktionalitet, hvor en bruger kan få systemet til at præsentere meddelelser om forretningshændelser. Det er dette lag, der kræver udvikling af en ny it-løsning (SAPA) for at sikre kommunerne muligheden for at frigøre sig fra KMD Sag. Selve SAPA it-løsningen er en ny fælleskommunal tværgående it-løsning, der skal udvikles med en grundfunktionalitet, der it-understøtter de af brugernes arbejdsgange vedrørende overblik og advis, der i dag it-understøttes af KMD Sag. SAPA skal i kombination med andre løsninger i form af eksisterende ESDH-løsninger og fagsystemer og nye fælleskomponenter i Rammearkitekturen udgøre et reelt alternativ til KMD Sag, så kommunerne kan opsige de eksisterende aftaler med KMD. SAPA-løsningen skal i modsætning til KMD Sag ikke være en sagsbærende it-løsning, fordi kommunerne allerede har sådanne it-løsninger. 3. Paralleldrift med fælles datagrundlag via teknisk synkronisering i. Sikker transition via parallel drift. Ved udfasningen af KMD Sag og implementeringen af SAPA og de øvrige nye fagsystemer er det af hensyn til en sikker og stabil overgang med ubrudt itunderstøttelse nødvendigt med en periode med parallel drift mellem KMD Sag og de nye løsninger. Dette fordi de KMD monopolsystemer, der skal udfases, er teknisk afhængige af KMD Sag, og fordi ikke alle disse KMD fagløsninger udfases samtidigt. Med en teknisk synkronisering kan der i en overgangsperiode etableres et fælles datagrundlag mellem KMD Sag og de Fælleskommunale Støttesystemer. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 2/5

3 Brugerne er dermed sikret, at de ikke mister information ved at overgå fra KMD Sag til Støttesystemerne og SAPA, fordi alle oplysningerne fra KMD Sag bliver synkroniseret, så de også er tilgængelige i SAPA. ii. Om transitionsperioden Ift. udfasningen af KMD Sag og dermed ift. SAPA betyder synkroniseringen, at hver enkelt kommune kan planlægge en fleksibel udrulning af SAPA, så fagområde A kan ibrugtage SAPA flere måneder før fagområde B, fordi de to fagområder fortsat kan se data på tværs af de to løsninger via synkroniseringen. Transitionen begynder når synkroniseringen mellem KMD Sag og de fælleskommunale støttesystemer starter, og fortsætter indtil det sidste TSA-fagsystem er udfaset og erstattet af et nyt fagsystem. I løbet af transitionsperioden skal kommunerne sikre sig, at 3. parts fagsystemer (og evt. KMDs konkurrenceudsatte (non-tsa) fagsystemer) begynder at opdatere de fælleskommunale støttesystemer direkte i stedet for indirekte via KMD Sag. iii. Efter transitionsperioden Når transitionsperioden er overstået, vil der ikke længere foregå en synkronisering mellem KMD Sag og de Fælleskommunale Støttesystemer. KMD kan vælge at anvende KMD Sags funktionalitet til at sikre, at KMDs konkurrenceudsatte (non-tsa) fagsystemer opdaterer Støttesystemerne. Aftalemæssigt hører denne integration hjemme under det enkelte fagsystem, idet aftalen for KMD Sag opsiges med transitionens afslutning. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 3/5

4 4. Ny aftale for betaling af KMD Sag i transitionsperioden KOMBIT har på vegne af kommunerne forhandlet og aftalt en ny betalingsmodel for KMD Sag i transitionsperioden med parallel drift og synkronisering. 1 Prisen for kommunernes anvendelse af KMD Sag bliver nedtrappet i takt med at TSAfagsystemerne, der anvender KMD Sag, udfases. Det er aftalt med KMD, at når et TSA-fagsystem udfases og erstattes af et nyt fagsystem, reduceres den faste del af kommunens betaling for KMD Sag med 10 pct. (samtidig med at prisen for de aktive sager i KMD Sag, der er knyttet til dette TSAfagsystem, bortfalder). Fordi der er seks TSA-fagsystemer, har dette en samlet effekt på en reduktion af 60 pct. af prisen for KMD Sag i løbet af transitionsperioden. Kommunerne kan herudover fra 1. januar 2015 reducere KMD Sag-regningen med yderligere 10 pct. ved at flytte manuelle sager ud af KMD Sag og til en anden sagsbærende løsning. Nedenstående illustrerer de økonomiske aspekter for udfasning af KMD Sag. Faste omkostninger er opgjort til 30 pct, og dækker KMDs omkostninger til at holde KMD Sag i luften som forudsætningsløsning for nogle af KMDs konkurrenceudsatte (non-tsa) løsninger (fx Opera, Institution, Struktura eller EDH) og for de tilbageværende TSA løsninger. De 30 pct. reduceres til 25 pct., når det femte TSAfagsystem er udfaset. Faste omkostninger bortfalder, når KMD non-tsa-løsningens anvendelse af KMD Sag-funktionalitet er omlagt og kontrakt- og prissat direkte i relation til den pågældende non-tsa-løsning, og kommunerne dermed kan opsige aftalen for KMD Sag (se næste afsnit). 1 Prisen på KMD Sag, såvel som nedskrivningerne, prisreguleres i perioden. Aftalen indebærer alene TSAdelen og altså ikke tilkøbsmoduler til KMD Sag. Prisen baselines 1. januar KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 4/5

5 5. Udfasning af kontraktmæssige afhængigheder mellem non-tsaløsningerne og KMD Sag Der skal i transitionsperioden ske en fjernelse af de eksisterende kontraktmæssige afhængigheder mellem KMD Sag-kontrakten og KMDs konkurrenceudsatte fagsystemer, fx Opera, Institution, Struktura eller EDH. I dag er disse såkaldte non-tsa-systemer på forskellig vis forretningsmæssigt, teknisk og/eller kontraktuelt afhængige af KMD Sag. Hvis et sådant KMD non-tsasystem fortsat skal anvende KMD Sags funktionalitet til fx sags- eller advisstyring eller KLE-opdateringer (og dette vil være KMDs beslutning), så skal denne anvendelse omlægges og kontrakt- og prissættes direkte i aftalen for det konkrete fagsystem og ikke (sådan som i dag) reguleres i KMD Sag-kontrakten. Der er tid for kommunerne til at gennemføre dette, før SAPA er fuldt udrullet og implementeret som en ny overbliksløsning. Kommunerne kan enten anvende SKIs 02.19, hvor prisen for en eventuel anvendelse af KMD Sag er inkluderet i de non-tsaløsninger, som bruger KMD Sag. Alternativt kan kommunen gennemføre et offentligt eller begrænset udbud, hvor evt. afhængighed og brug af KMD Sag funktionalitet er en del af aftalen. Kommunen kan her også lade sig inspirere af indholdet i SKI Opsamling: Betingelser for opsigelse af aftalen om KMD Sag Følgende forhold skal opfyldes for at en kommune kan opsige KMD Sag kontrakten og således har opfyldt udbudspligten: - Kommunen har taget støttesystemerne i brug. - Kommunen har taget SAPA i brug. - Alle KMDs TSA-fagsystemer skal være udfaset og erstattet af nye systemer (dette håndteres fælleskommunalt). - Manuelle sager og brugerne heraf i KMD Sag er flyttet til andre sagsbærende løsninger. - For hvert enkelt KMD non-tsa system skal kommunen sikre, at en eventuel anvendelse af KMD Sag-funktionalitet reguleres direkte i det pågældende non- TSA systems kontrakt (evt. via SKI), og at udbudspligten således er afløftet direkte via non-tsa-anskaffelsen. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf [email protected] CVR Side 5/5