Bilag 8.6 Opkrævningspolitik

Transkript

1 Bilag 8.6 Indholdsfortegnelse 1. Hjemmel 1 2. Formål 2 3. Udsendelse af opkrævninger 2 4. Frister for indbetaling 2 5. Påmindelse 3 6. Rykkerskrivelse 3 7. Annoncering 3 8. Renter 3 9. Rykkergebyr Underretning Henstand Aftaler Modregning og Indtrædelsesret Fastsættelser Håndtering af klager og henvendelser Indsatsområder og evalueringsrapport for opkrævningsområdet 5 1. Hjemmel Som bilag til Næstved Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ gælder følgende regelsæt: Regelsættet gælder fra den 1. marts 2012 Vedtaget i Byrådet den 27. marts 2012 Revideret maj 2013, Godkendt i Økonomiudvalget d. 21. maj 2013 Revideret februar 2015, Godkendt i Økonomiudvalget den 16. februar 2015 Seneste ændringer vedrører udsendelse af 2. rykker samt indførsel af digital post til alle borgere og virksomheder Center for Økonomi og Analyse Team Finans og Controlling er ansvarlig for, at dette regelsæt er ført ajour. Ændringer skal godkendes af Økonomiudvalget. Side 1 af 5

2 2. Formål Formålet med ken for Næstved Kommune er at angive inden for hvilke rammer, opkrævning i kommunens regi kan foregå. Med virkning fra 1. november 2005 blev opkrævningen og inddrivelsen delt mellem kommunerne og staten SKAT. Herefter har kommunerne ikke hjemmel til at foretage inddrivelse af restancer gennem f.eks. lønindeholdelse eller udlægsforretninger. I forbindelse med denne opgavefordeling blev der givet ressourcer til kommunerne svarende til, at alle krav skal oversendes til SKAT efter første rykkerkørsel er foretaget. Der er dog ikke lovgivningsmæssigt noget til hinder for, at kommunerne vælger at udvide opkrævningsprocedurerne ved f.eks. at rykke flere gange eller at lave kortvarige betalingsaftaler med borgere forud for oversendelse til SKAT. Det er i forbindelse med budgetforliget for budget 2015, besluttet at udsende 2. rykker på hovedparten af de krav Næstved Kommune inddriver. Årsagen er, at Næstved Kommune har fokus på at få restancerne hurtigere i kommunekassen. Opkrævning i Næstved Kommune varetages inden for de rammer, der er beskrevet i dette regelsæt. 3. Udsendelse af opkrævninger Kravene dannes dels i Fagsystemer og dels i Debitorsystemet. Ansvaret for kravets korrekthed er placeret hos den person som påligner kravet. Spørgsmål vedr. kravet skal derfor rettes til det center / den virksomhed, som har dannet kravet. Udsendelse af opkrævninger sker via filforsendelse til Nets, der står for videredistribution til bankerne (Betalingsservice og elektronisk indbetalingskort), digital post og Post Danmark. Folketinget har vedtaget ny lovgivning om digital post. Digital post er blevet obligatorisk for borgere pr. 1. november 2014 og for virksomheder 1. november Borgere kan søge om fritagelse for digital post. Næstved kommune benytter sig af en distributør af digital post, elektroniske indbetalingskort og papirpost. Pt. er denne leverandør Nets. Næstved Kommune opfordrer virksomheder og borgere til at benytte betalingsservice. Opkrævninger og rykkere sendes som udgangspunkt via digital post. De borgere som er undtaget for digital post, vil modtage opkrævninger og rykkere via papirpost. Opkrævninger, der ikke er modtaget retur til Næstved Kommune enten elektronisk eller pr. brev anses for gyldigt afsendt. 4. Frister for indbetaling Betalingsfristen fremgår af de fremsendte opkrævninger. Side 2 af 5

3 5. Påmindelse Ved væsentlige ændringer i opkrævningsproceduren for en betalingsart (eksempelvis daginstitution), vil Opkrævningskontoret udsende en påmindelse til borgerne uden rykkergebyr, forud for udsendelse af rykkerskrivelse. Årsagen kan f.eks. være væsentlige systemomlægninger, som betyder, at alle borgernes tilmelding til betalingsservice bliver afmeldt. Opkrævningskontoret har også mulighed for at udsende påmindelser i andre situationer hvor de vurdere det nødvendigt og som en god service. Der udsendes altid påmindelse før en rykker på parkeringsafgift, jf. lovgivningen. 6. Rykkerskrivelse Opkrævningskontoret sørger for, at borgere/virksomheder, der ikke overholder betalingsfristen, modtager 1. rykkerskrivelse så vidt muligt indenfor 30 dage efter sidste rettidige indbetalingsdag. Der vil dog være mulighed for at rykke for restancer i hele perioden indtil forældelse af et krav. De borgere, som ikke betaler restancen efter udsendelse af 1. rykker vil fra 2015 modtage en 2. rykker. Opkrævningskontoret udarbejder årligt en rykkerplan, som indeholder evt. undtagelser for udsendelse af 2. rykker. Såfremt rykkerskrivelse ikke betales oversendes kravet til inddrivelse hos SKAT. 7. Annoncering Opkrævningskontoret vedligeholder oversigt over opkrævningstidspunkter på alle de kommunale krav på kommunens hjemmeside. Ved ændring i opkrævningsprocedurer gennemføres informationskampagne via flere kanaler, f.eks. gennem breve/opgørelser til borgerne, Nyt fra Næstved, hjemmesiden, Facebook mv. forud for og samtidig med, at opkrævning udsendes. Der informeres endvidere forud for rykkerkørsel, såfremt opkrævningsprocedurer er ændret. Formålet er at begrænse antallet af rykkere mest muligt. 8. Renter Der beregnes renter efter Lov om gebyrer og morarenter (Gebyrloven) samt Lov om renter ved forsinket betaling m.v. (Renteloven). Side 3 af 5

4 9. Rykkergebyr Der pålægges et rykkergebyr efter Lov om gebyrer og morarenter (Gebyrloven) og Lov om renter ved forsinket betaling m.v. (Renteloven). Gebyrets størrelse fremgår af takstbladet og godkendes i forbindelse med budgetlægningen/godkendelse af takster. Gebyret udgør 250 kroner, som er det maksimalt tilladte beløb. Rykkergebyr eftergives kun i de tilfælde, hvor der er begået fejl hos kommunen. 10. Underretning Underretning om oversendelse til SKAT ved manglende betaling af en fordring sker via rykkerkørslerne. Såfremt der er indgået aftale om betaling, fremgår underretningen om oversendelse til SKAT ved misligholdelse af betalingen på aftalegirokortet. 11. Henstand Opkrævningskontoret har mulighed for at give henstand med betaling af en fordring. Aftale om henstand kan ved henvendelse gives i 1 måned fra forfaldsdato af oprindelig opkrævning. I enkeltstående tilfælde kan der gives henstand i længere tid på baggrund af en individuel administrativ vurdering af primært sociale hensyn men også af restancens størrelse, kravets type mv. 12. Aftaler Inden oversendelse til inddrivelse i SKAT kan Opkrævningskontoret indgå kortere aftaler per kulance/tabeltræk. Indgåelse af aftaler vil i hvert enkelt tilfælde ske ud fra en individuel administrativ vurdering på baggrund af f.eks. restancens størrelse, kravets type, sociale hensyn, tabeltræk mv. Det skal dog pointeres, at ingen har krav på at få indgået en aftale. Såfremt, der bliver indgået aftale på en månedlig fordring (f.eks. daginstitution eller musikskole) forudsættes det, at den fremadrettede løbende betaling bliver overholdt uafhængigt af den indgåede aftale. Aftaler indgås primært inden udsendelse af rykkerskrivelse er foretaget. Såfremt en indgået aftale ikke overholdes, vil fordringen ligeledes blive oversendt til inddrivelse hos SKAT, jf. underretningen i punkt 10. Side 4 af 5

5 13. Modregning og Indtrædelsesret Opkrævningskontoret anvender modregning i de tilfælde, der er lovhjemmel til dette i udbetalingen af offentlige ydelser (f.eks. overskydende skat, børnefamilieydelser og moms). Derudover har SKAT indtrædelsesret i overskydende skat for en række sociale krav 14. Fastsættelser Opkrævningskontoret fastsætter en afdragsordning eller yder henstand med betaling jf. lovgivningen på krav som iflg. Lov om aktiv socialpolitik og lov om social service/pension forpligtiger til dette 15. Håndtering af klager og henvendelser Såfremt der klages over en opkrævning eller en rykker undersøges det i kommunens systemer om grundlaget for opkrævningen eller rykkeren er korrekt. Såfremt grundlaget vurderes at være korrekt skal Opkrævningskontoret fastholde kravet, og der kan ikke dispenseres herfra. Klager over sagsbehandlingen kan indbringes for Næstved kommunes Borgerrådgivning. Der kan ikke klages over påligningen af rykkergebyr eller størrelsen heraf, da det vedrører et politisk fastlagt serviceniveau. 16. Indsatsområder og evalueringsrapport for opkrævningsområdet Opkrævningskontoret udarbejder en årlig evalueringsrapport for opkrævningsområdet. Rapporten evaluerer på det seneste års indsatser på opkrævningsområdet, bl.a. gennem forskellige oversigter over udviklingen i restancerne/opkrævningen. Derudover vil rapporten udpege de indsatsområder, som skal have speciel opmærksomhed i de kommende 12 måneder. Disse indsatsområder udpeges af Center for Økonomi og Analyse. Evalueringsrapporten for det enkelte år forelægges Økonomiudvalget i 2. kvartal året efter. Side 5 af 5