Quick Guide til IP-telefoner

Transkript

1 Quick Guide til IP-telefoner Marts 2011

2 Indholdsfortegnelse Quick Guide til... 1 IP-telefoner... 1 Indholdsfortegnelse... 2 Generelt om IP-telefonen... 4 Grundlæggende opkaldsfunktioner... 5 Forskellige metoder til at foretage opkald... 5 Forskellige metoder til at besvare et opkald... 5 Forskellige metoder til at afslutte opkald... 5 Sætte opkald på hold... 5 Parkering af opkald... 5 Genopkald af sidst kaldte nummer... 5 Skift mellem telefonrør og håndfri betjening... 6 Notering... 6 Notering mod optaget lokalnummer... 6 Notering mod lokalnummer, der ikke besvares... 6 Omstilling... 6 Omstilling UDEN præsentation... 6 Omstilling MED præsentation... 6 Gruppekald... 7 Besvarelse af gruppekald i egen gruppe... 7 Besvarelse af gruppekald uden for egen gruppe... 7 Medflyt til et andet nummer... 7 Medflytning af alle opkald til et andet telefonnummer... 7 Medflyt til voic Medflytning af alle opkald til voic Ophævelse af medflyt... 7 Telefonindstillinger... 7 Aktivering/deaktivering af lyden... 7 Regulering af ringetone... 7 Regulering af lydstyrke under samtale... 8 Valg af ringetone... 8 Regulering af kontrast i display... 8 Opkaldslister/Telefonbog... 8 Ubesvarede, modtagne eller egne opkald... 8 Genopkald ved ubesvarede, modtagne eller egne opkald... 8 Telefonbogen i systemet... 8 Telefonmøde... 9 Telefonmøde... 9 Telefonmødefunktioner... 9 Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 2 af 10

3 Web... 9 Adgang til adressekartotek via web... 9 Ændringer af telefonindstillinger via web... 9 Voice Mail Adgang til Voice Mail via telefonen Adgang til Voice Mail via internettet Aflyt Voice Mail udefra Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 3 af 10

4 Generelt om IP-telefonen Denne danske brugervejledning er udarbejdet i samarbejde mellem Cisco Systems og NetDesign A/S. Vejledningen er en kort introduktion til telefonens muligheder. For yderligere funktioner henvises til den medfølgende engelske dokumentation. I denne brugervejledning er skriften fremhævet og i kursiv, hvis der henvises til en funktion, der ses i displayet på telefonen. Log på telefonen AAU benytter en facilitet som hedder Extension Mobility, det betyder du kan logge på enhver ip-telefon på universitetet, og have din sædvanlige profil. Du kan kun være logget på én telefon ad gangen. Din nye telefon vil stå med et 5-cifret tal i displayet. Du logger på ved at trykke på (knap med globus), vælg 1. Logon/Logoff af lokal nr., Bruger_id: Medarbejdernummer, (Pil ned), Pin-kode: 12345, tryk (send) og du er nu logget på med din profil og lokalnummer. Linieknap eller Quicktast Programmérbare taster besked telefonbog services indstillinger Volume Højttaler Navigationstast Hovedtelefon Slå lyden fra Bylinieadgang - Tast 0 - for at få en bylinie Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 4 af 10

5 Grundlæggende opkaldsfunktioner Forskellige metoder til at foretage opkald Løft røret og tast nummeret Tryk på en linieknap og tast nummeret Tryk på højtalerknappen og tast nummeret Tryk på Nyt opk og tast nummeret Tast nummeret og tryk Kald. Tast nummeret og løft røret. Forskellige metoder til at besvare et opkald Løft røret Tryk på den aktive linieknap Tryk på Besvar Tryk på højtalerknappen Forskellige metoder til at afslutte opkald Læg røret på Tryk på Afslut. Sætte opkald på hold Bruges når en samtale midlertidigt skal sættes på hold. Trin 1 Tryk på Hold Trin 2 Tryk på Genopt, når samtalen skal genoptages. Hvis flere samtaler er sat på hold, anvendes navigationstasten for at vælge den aktuelle samtale, inden der trykkes på Genopt. Der kan maksimalt sættes to samtaler på hold. Parkering af opkald Bruges når en samtale skal parkeres, indtil man finder den relevante person, der skal besvare telefonen. Trin 1 Tryk på flere, og derefter Parkér Trin 2 Bemærk hvilket nummer samtalen parkeres på Trin 3 Dette nummer kan nu ringes op fra en anden telefon, og dermed overtages. Hvis dette ikke udføres inden 60 sekunder, vil samtalen returnere til den telefon, hvorfra samtalen oprindeligt blev parkeret. Genopkald af sidst kaldte nummer Løft røret og tryk på Gentag Tryk kun på Gentag for at aktivere håndfri betjening. Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 5 af 10

6 Skift mellem telefonrør og håndfri betjening Fra telefonrør til håndfri betjening: Tryk på højtalerknappen og læg røret på Fra håndfri betjening til telefonrør: Løft røret. Notering Ønsker man at komme i kontakt med et lokalnummer, som er optaget, kan man foretage notering. Hermed sættes man i forbindelse med nummeret, så snart linien bliver ledig. Gælder kun for ip-telefoner. Notering mod optaget lokalnummer Trin 1 Ring op - ved optaget: Tryk Noter. Tryk Afslut for at vende tilbage til pauseskærm Trin 2 Når nummeret bliver ledigt vil der lyde en tone på den telefon, noteringen er foretaget fra, og displayet vil vise hvilket nummer, der er notering mod Trin 3 Tryk derefter Kald for at ringe op. Notering mod lokalnummer, der ikke besvares Ønsker man at komme i kontakt med et lokalnummer, som ikke besvares, kan man foretage notering. Hermed sættes man i forbindelse med nummeret, så snart telefonen har været aktiveret første gang. Trin 1 Ring op - intet svar?: Tryk Noter. Tryk Afslut for at vende tilbage til pauseskærm. Trin 2 Når telefonen bliver aktiveret vil der lyde en tone på den telefon, noteringen er foretaget fra, og displayet vil vise hvilket nummer, der er notering mod Trin 3 Tryk derefter Kald for at ringe op. Bemærk at man til enhver tid kan se om notering er aktiveret ved at trykke på Noter når røret er lagt på. Omstilling Omstilling UDEN præsentation Trin 1 Tryk på Omstil under samtalen Trin 2 Indtast lokalnummer til den, der skal have samtalen Trin 3 Tryk Omstil og kaldet er viderestillet. Hvis vedkommende er optaget, kan samtalen tages retur ved at trykke Afslut og derefter Genopt. Omstilling MED præsentation Trin 1 Tryk Omstil under samtalen, hvilket parkerer opkaldet Trin 2 Indtast lokalnummer til den, der skal have samtalen Trin 3 Vent til kaldet besvares og fortæl om samtalen Hvis vedkommende ønsker samtalen trykkes Omstil, og samtalen er viderestillet. Hvis den pågældende er optaget, eller ikke ønsker at modtage samtalen, kan samtalen tages retur ved at trykke på Afslut og derefter Genopt. Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 6 af 10

7 Gruppekald Besvarelse af gruppekald i egen gruppe Når en telefon, der er defineret i samme gruppe som egen telefon, ringer, kan følgende udføres: Trin 1 Løft røret eller tryk på en linieknap eller Nyt opk Trin 2 Tryk GrSvar Trin 3 Når egen telefon ringer - tryk Besvar. Besvarelse af gruppekald uden for egen gruppe Dette kræver at man kender systemnummeret på den gruppe, som telefonen tilhører. Systemnummeret kendes af den systemansvarlige. Når en telefon, der er defineret i en anden gruppe end egen telefon, ringer, kan følgende udføres: Trin 1 Løft røret eller tryk på en linieknap Trin 2 Tryk på flere efterfulgt af GrSv2 Trin 3 Tast nummeret på gruppen. Trin 4 Når egen telefon ringer - tryk da på Besvar. Medflyt til et andet nummer Medflytning af alle opkald til et andet telefonnummer Trin 1 Tryk på Medflyt. Der høres to bip Trin 2 Tast nummeret, der skal viderestilles til. Teksten Viderestillet til x angiver, at viderestillingen er aktiv. (x = Nummer ) Medflyt til voic Medflytning af alle opkald til voic Trin 1 Tryk på Medflyt. Trin 2 Tryk på knappen med kurverten på. Ophævelse af medflyt Trin 1 Tryk på Medflyt. Der høres et bip. Teksten vises ikke længere i displayet, da viderestillingen er ophævet. Telefonindstillinger De interaktive taster giver adgang til indstillingsmenuen. Vippetasten bruges til at markere menupunkter. Aktivering/deaktivering af lyden Trin 1 Tryk på (mute) for at slå lyden fra Trin 2 Tryk på (mute) for igen at aktivere lyden (eller løft røret). Vær opmærksom på, at modparten opfatter linien som hel tavs. Regulering af ringetone Trin 1 Tryk på volumenknappen Indstillingen gemmes automatisk. for at regulere lyden på ringetonen. Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 7 af 10

8 Regulering af lydstyrke under samtale Denne procedure er gældende ved brug af telefonrør, headset eller højtaler Trin 1 Løft telefonrør Trin 2 Tryk på for at regulere lyd styrken under samtalen Trin 3 Hvis lydindstillingen skal gemmes, tryk på Gem Valg af ringetone Trin 1 Tryk på knappen Trin 2 Rul frem til Ringetype på indstillingsmenuen ved hjælp af navigationstasten Trin 3 Tryk på Vælg for at få vist ringetonerne Trin 4 Vælg den ønskede ringetone fra listen Trin 5 Tryk på Afspil for at høre, hvordan den valgte ringetone lyder Trin 6 Tryk på Vælg og derefter på Ok for at vælge den aktuelle ringetone. Trin 7 Tryk Afslut for at forlade indsstillingsmenuen. Regulering af kontrast i display Trin 1 Tryk på knappen Trin 2 Tryk på Vælg for at vælge Kontrast på indstillingsmenuen Trin 3 Tryk på Op eller Ned på displayet eller for at regulere kontrasten Trin 4 Tryk på Ok for at acceptere den valgte indstilling Trin 5 Tryk på Afslut for at gemme indstillingsmenuen. Opkaldslister/Telefonbog Ubesvarede, modtagne eller egne opkald Trin 1 Tryk på knappen Trin 2 Anvend navigationstasten for at vælge opkaldstype Ubesvarede opkald, Modtagne opkald, eller Egne opkald og tryk på Vælg Trin 3 Indstillingsmenuen forlades ved at trykke på Afslut. Genopkald ved ubesvarede, modtagne eller egne opkald Trin 1 Tryk på knappen Trin 2 Anvend navigationstasten for at markere den ønskede opkaldsliste på menuen, enten Ubesvarede opkald, Modtagne opkald eller Egne opkald og tryk Vælg Trin 3 Anvend navigationstasten for at vælge det nummer, der skal ringes op Trin 4 Tryk på Kald. Telefonbogen i systemet Trin 1 Tryk på knappen Trin 2 Anvend navigationstasten for at vælge Firmatelefonbog og tryk Vælg. Alternativt, tast 4 for at vælge og udføre Trin 3 Fra menuen kan der søges på fornavn, efternavn og telefonnummer: Indtast søgekriterier i relevante felter og tryk Søg. Herefter vises en liste med søgeresultater, og der vælges med navigationstasten. Tryk Kald for at ringe op. Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 8 af 10

9 Telefonmøde Telefonmøde Trin 1 Ring første deltager op, når forbindelsen er etableret Trin 2 Tryk på flere og derefter på Konfer Trin 3 Kald den næste deltager op Trin 4 Når forbindelsen er klar, tryk på Konfer for at lade den aktuelle person deltage i telefonmødet. De indbudte kan se i displayet, at det er et telefonmøde (ikonference) Fortsæt evt. med Trin 2, 3 og 4 Trin 5 Afslut telefonmødet med Afslut Telefonmøde kan også etableres til eksterne numre og mobilnumre. Bemærk at konferenceinitiatoren er den eneste, der kan invitere. Hvis man ønsker at afbryde forbindelsen til den sidstankomne konferencedeltager, tryk flere og derefter FjSenKo. Telefonmødefunktioner Trin 1 Tryk på Hold for midlertidigt at afbryde et telefonmøde. De øvrige deltagere kan tale sammen Trin 2 Tryk herefter på Genopt for at genoptage samtalen. Trin 3 For at skifte til håndfri betjening, tryk på højttalerknappen Web Adgang til adressekartotek via web Adressekartotek kan findes på nettet på følgende adresse: Ændringer af telefonindstillinger via web Brugeren kan ændre følgende indstillinger på adressen: Viderestilling Personlig telefonliste Quick tast Sprog Password og pinkode Bruger-id: Medarbejdernummer Adgangskode: abcde Pinkode: Det anbefales at password ABCDE ændres til et personligt password. Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 9 af 10

10 Voice Mail Adgang til Voice Mail via telefonen Tryk på knap med kuvert Første gang bliver du bedt om password, som er Det skal du ændre til ét efter eget valg. Opsætning og aflytning af Voice Mail: Følg vejledningen i telefonen. Adgang til Voice Mail via internettet Klik ind på Brugernavn: Adgangskode: Exflu1za Medarbejdernummer Aflyt Voice Mail udefra Tast Tast *eget lokalnummer# Tast pinkode# Voice Mail kan nu aflyttes Du kan se yderligere vejledning til voic Quick Guide til IP-telefoner marts 2011 Side 10 af 10