Brugermanual. OpenScape Voice. Siemens OpenStage 40. Opsætning via hjemmeside. Version 07/15

Transkript

1 Brugermanual OpenScape Voice Siemens OpenStage 40 Opsætning via hjemmeside Version 07/15

2 Udskriv denne brugermanual Denne manual er designet til at blive udskrevet som et hæfte, du kan gemme og bruge som opslagsværk. For at udskrive manualen skal du åbne den enten i Adobe Reader eller i Internet Explorer. Du skal nu holde CTRL-knappen på dit tastatur nede og trykke på P. Du skulle nu gerne se skærmbilledet her under. (1) (2) (3) Du skal nu vælge din printer i rullemenuen (1), trykke på Hæfte (2) og på Udskriv (3). Vær opmærksom på, at din printer skal udskrive på begge sider af papiret og i farve for det bedste resultat. 2

3 Indholdsfortegnelse Telefonens hjemmeside... 4 Log ind på hjemmesiden... 4 Hovedmenuen... 6 Ringetone... 7 Udgående opkald... 8 Forsinkelse før automatisk opkald... 9 Afviste opkald... 9 Optaget og omstilling... 9 Viderestilling Almindelig viderestilling Favoritnumre til viderestilling Omdirigering Pop-up menu Fritvalgstaster Tildel funktioner Ekstra lag af funktioner Skærm Tastelyd Strømbesparende tilstand Kontaktpersoner Ny kontaktperson Se og rediger kontakter Slet alle kontakter Sprog Adgangskode Valgmuligheder for fritvalgstaster

4 Telefonens hjemmeside Du kan opsætte din telefon på to forskellige måder. Denne brugermanual forklarer dig, hvordan du laver ændringer via telefonens hjemmeside. Der er en tilsvarende brugermanual på Personalenet og i PRI, der forklarer dig, hvordan du laver ændringer direkte på telefonen. Log ind på hjemmesiden Det første, du skal gøre, er at logge ind på telefonens hjemmeside. Start med at åbne Internet Explorer (dit normale internetvindue) på din arbejdscomputer, mens den er på et Region Nordjylland-netværk. Indtast adressen i adressefeltet i toppen af vinduet, (hvor XXXXX svarer til dit lokalnummer). F.eks. Tryk herefter på enter på dit tastatur. Hvis du ser billedet herunder, skal du trykke på Fortsæt til dette websted (1). Hvis du ser en blank side, skal du kontrollere, at du har tastet adressen korrekt og prøve igen. 4

5 Indtast den 6-cifrede kode, du vil låse din telefon med, to gange. Fremover vil du blive bedt om denne kode, hver gang du går ind på telefonens hjemmeside. Koncern IT anbefaler, at du bruger som kode og at dine kollegaer gør det samme. Tryk på Send (b) for at bekræfte adgangskoden. (b) Har du glemt din adgangskode, kan du skrive til for at få den nulstillet. Når boksen med kodeanmodningen forsvinder, er du logget ind på telefonens hjemmeside, og du kan foretage ændringer i opsætningen. 5

6 Hovedmenuen Nu hvor du er logget ind, ser du en blank side og en hovedmenu i venstre side. Det følgende er en kort forklaring af de enkelte punkter i hovedmenuen. Hvis du leder efter en specifik funktion, kan du slå den op ud fra indholdsfortegnelsen på side 3. Bruger-log ind Dato og tid Lyd Konfiguration Telefon Lokalitet Sikkerhed Telefonbog Diagnoseinformation Startsiden (en blank side). Dato og tidsindstillinger. Disse sættes automatisk op og bør ikke ændres. Indstillinger for bl.a. ringetone. Udvidede konfigurationsindstillinger for hvordan telefonen håndterer opkald. Indstillinger for bl.a. skærm, tastelyd og strømbesparende tilstand. Lokalitets- og sprogindstillinger. Ændring af adgangskode. Administration af kontaktpersoner. Teknisk information til brug ved f.eks. fejlsøgning. Fanebladet Administratorsider (Admin) er udelukkende for systemadministratorer og er ikke relevant for almindelige brugere. 6

7 Ringetone Du kan ændre telefonens ringetone, hvis du vælger Lyd (1) og Standardtone (2) i hovedmenuen. (1) (2) Du vil nu se skærmbilledet her under. (b) (d) Du skifter imellem de 8 normale ringetoner i rullemenuen Ringemelodi. Der er desuden 6 musikalske ringetoner i rullemenuen Ringefil (b). Du kan indstille, hvor ofte ringetonen skal gentages, i rullemenuen Ringetonesekvens. Vælg den ringetone og frekvens du ønsker, og tryk på Send (d). Test ringetonen ved at foretage et opkald til telefonen. 7

8 Udgående opkald Du kan ændre i indstillingerne for, hvordan din telefon behandler udgående opkald. Vælg Konfiguration (1) og Udgående opkald (2) i hovedmenuen. (1) (2) Du vil nu se skærmbilledet her under. (b) (d) (e) Koncern IT anbefaler, at du ikke ændrer disse standardindstillinger. 8

9 Forsinkelse før automatisk opkald Når du taster et nummer ind på din telefon, går der normalt seks sekunder, inden telefonen ringer til nummeret. Du kan sætte denne tid op eller ned med rullemenuen Forsinkelse ved automatisk opkald (sek.). Hvis du indtaster et nummer og trykker OK på telefonen, eller løfter røret, ringer den altid op med det samme. Godkend dine ændringer ved at trykke på Send (e). Afviste opkald Som udgangspunkt er din telefon opsat til at tillade notering. Det vil sige, at hvis du ringer til et telefonnummer, der er optaget eller ikke bliver besvaret, vil du få muligheden for at vælge Notering på telefonens skærm. Hvis du vælger notering, vil du blive ringet op, når telefonen bliver ledig. Hvis du besvarer dette opkald, vil din telefon automatisk ringe tilbage til det nu ledige nummer. Denne funktion virker ikke, hvis du ringer til et telefonnummer, der har en kø. Du kan slå denne funktion fra ved at fjerne fluebenet ved Tillad Notering (b). På den måde kan andre ikke lave notering på dit telefonnummer. Godkend ændringen ved at trykke på Send (e). Optaget og omstilling Hvis en anden person ringer til dig, og du er ved at taste et telefonnummer ind, eller du har telefonrøret løftet, vil den anden person få en optagettone. Du kan slå dette fra ved at fjerne fluebenet ud for Tillad optaget ved opkald, og opkaldet vil i stedet gå direkte igennem til dig. Din telefon kan som udgangspunkt omstilles til andre telefoner, når du foretager et opkald. Hvis du ønsker at slå dette fra, skal du fjerne fluebenet ud for Tillad overførsel (d). Godkend dine ændringer ved at trykke på Send (e). 9

10 Viderestilling Du kan lave viderestilling for dit telefonnummer. Start med at vælge Konfiguration (1), Indkommende opkald (2) og så Viderestilling (3). Du vil så se vinduet her under til højre. (1) (e) (3) (2) (b) (d) Viderestilling af opkald, kan opsættes i følgende situationer: Viderestilling af alle opkald Viderestilling når dit nummer er optaget Viderestilling når du ikke svarer inden for 12 sekunder Hvis du viderestiller Alle opkald, vises det i displayet af telefonen, og viderestillingsknappen lyser rødt. 10

11 Almindelig viderestilling På denne side, kan du aktivere og deaktivere forskellige typer viderestilling. Du aktiverer en type af viderestilling ved at sætte flueben ud for den, og du deaktiverer den igen ved at fjerne fluebenet. Du kan indtaste et nummer til viderestilling direkte i skrivefeltet. Hvis du gør det, skal du vælge Direkte modtager i rullemenuen (b). Du kan også vælge dine tidligere indtastede favoritnumre til viderestilling i rullemenuerne. Når du har valgt de typer af viderestilling, du vil ændre, skal du trykke på Send (d) for at gemme. Favoritnumre til viderestilling Hvis du ofte viderestiller til de samme telefonnumre, kan du indtaste dem som favoritnumre, så du hurtigt kan vælge dem igen næste gang. Vælg Videresender favoritter (e) og du vil se vinduet her under. (f) Du kan nu indtaste op til fem favoritnumre, du ofte viderestiller til. Godkend ændringerne ved at trykke på Send (f). Fremover kan du vælge dine favoritnumre til viderestilling i rullemenuerne ud for de forskellige typer af viderestilling. 11

12 Omdirigering Du kan ændre indstillingerne for, hvordan din telefon behandler omdirigeringer. Start med at vælge Konfiguration (1), Indkommende opkald (2) og så Omdirigering (3). Du vil nu se skærmbilledet her under til højre. (1) (2) (3) (b) Omdirigering lader dig lave en omstilling direkte på telefonen, før du besvarer et opkald. Når din telefon ringer, skal du vælge Omdiriger på skærmen og trykke på OK. Du skal så indtaste det nummer, du vil omdirigere opkaldet til og trykke OK. Vil du slå denne funktion fra, skal du fjerne fluebenet i Tillad omdirigering. Hvis du oftest omdirigerer til ét andet nummer, kan du indtaste det i feltet Standard modtager ved omdirigering (b), og telefonen vil så som udgangspunkt altid omdirigere til dette nummer, med mindre du specifikt indtaster noget andet. Godkend dine ændringer ved at trykke på Send. Bemærk at en omdirigering ikke er det samme som en viderestilling eller omstilling. En omdirigering er en manuel omstilling, du laver, før du besvarer et opkald. 12

13 Pop-up menu Din telefon er som udgangspunkt sat op til at kunne vise en pop-up menu, når du f.eks. modtager et opkald eller ændrer indstillinger direkte på telefonen. Koncern IT anbefaler på det kraftigste, at du ikke deaktiverer denne menu. Du kan ændre i indstillingerne for denne pop-up menu, hvis du vælger Konfiguration (1) og Genvejsmenu (2) i hovedmenuen. (1) (2) Du vil nu se skærmbilledet her under. (b) Hvis du vil slå denne menu fra, skal du fjerne fluebenet ud for Vis menu autom.. Du kan også indstille, hvor lang tid menuen skal vises, inden den lukker igen. Vælg et antal sekunder i rullemenuen Skjul tid automatisk (sek.) (b), og godkend dine ændringer ved at trykke på Send. 13

14 Fritvalgstaster Din telefon har seks fritvalgstaster i højre side af skærmen. Disse kan indstilles til at udføre forskellige funktioner som f.eks. at ringe til forskellige kontakter eller at logge dig ind og ud af en søgegruppe. For at ændre i indstillingerne for knapperne skal du vælge Telefon (1) og Programmer taster (2) i hovedmenuen. Hvis du vil indstille tasterne på et sidemodul, skal du i stedet vælge Sidemodul 1 eller Sidemodul 2 (b), men disse vil normalt være indstillet af IT telefonidrift på forhånd. (1) (2) (b) Du vil nu se skærmbilledet her under. 14

15 Tildel funktioner Du tildeler en funktion til en af fritvalgstasterne ved at vælge den ønskede funktion i rullemenuen ud for knappen. I dette eksempel indstiller vi en fritvalgstast til at ringe til et bestemt nummer. Vi vælger derfor Valgt opkald i rullemenuen og trykker på Rediger. Vi ser nu vinduet her under. (f) (d) (e) Vi indtaster det ønskede navn for fritvalgstastpen i Tastetiket 1 (d) og det ønskede nummer ud for Ring nummer op (e). Vi godkender ændringen ved at trykke på Send (f). (f) (d) (e) Vi kan nu se funktionen i oversigten på hjemmesiden og på telefonens skærm. For en komplet liste over mulige fritvalgstaster se afsnittet Valgmuligheder for fritvalgstaster. 15

16 Ekstra lag af funktioner Der er seks fritvalgstaster på din telefon. De fem af knapperne kan have en sekundær funktion, hvis du sætter den sjette til at skifte imellem de to funktioner for de fem andre knapper. Start med at vælge den fritvalgstast, du vil bruge til at skifte imellem funktionerne (typisk den øverste eller nederste knap). Åben rullemenuen for den ønskede knap, og vælg den funktion, der hedder Skift (i) og står imellem Omdiriger og Konference. Vær opmærksom på, at Skift fremgår flere gange af listen. Tryk nu på Rediger ud for rullemenuen og tryk på Send i det nye vindue. Knappen til skift imellem de to lag af funktioner er nu aktiv, og du kan se den på oversigten (j) og på telefonens skærm (k). (i) (j) (k) Du kan ikke tildele et ekstra lag til den fritvalgstast, du bruger til at skifte imellem funktionerne for de andre knapper. 16

17 Skærm Du kan ændre forskellige indstillinger for, hvordan skærmen på din telefon ser ud. For at få adgang til indstillingerne skal du vælge Telefon (1) og Skærm (2) i hovedmenuen. (1) (2) Du vil nu se skærmbilledet her under. (d) (b) Du ændrer skærmens lysstyrke i rullemenuen Skærm-lysstyrke, kontrasten i rullemenuen Kontrast (b) og kontrasten for et eventuelt sidemodul med ekstra fritvalgstaster i rullemenuen Kontr. på sidemodul. Godkend dine ændringer ved at trykke på Send (d). 17

18 Tastelyd Du kan selv bestemme, om din telefon skal have en tastelyd, når du trykker på knapperne på den. Vælg først Telefon (1) og så Tastelyd (2) i hovedmenuen. (1) (2) Du vil nu se skærmbilledet her under. (b) Du vælger, hvor høj tastelyden skal være, i rullemenuen Volumen. Hvis du slår tastelyden til, vil den normalt kun være aktiv på nummerknapperne. Hvis du vil have tastelyd på alle knapper, kan du ændre det i rullemenuen Taster (b). Godkend dine ændringer ved at trykke på Send. Hvis du løfter røret på din telefon, kan du kun høre tastelyden i røret. 18

19 Strømbesparende tilstand Din telefon er som udgangspunkt sat op til at slukke for baggrundsbelysningen i skærmen efter 1 minut. Du kan indstille din telefon til at holde baggrundsbelysningen tændt i længere tid af gangen, hvis du har behov for dette. Vælg Telefon (1) og Energibesparelse (2) i hovedmenuen. (1) (2) Du vil nu se skærmbilledet her under. (b) Brug rullemenuen Baggrundsbelysningstid til at vælge, hvor længe du vil have baggrundsbelysningen til at forblive tændt, efter du sidst har trykket på en tast. Godkend dine ændringer ved at trykke på Send (b). 19

20 Kontaktpersoner Din telefon indeholder en telefonbog. Du kan bruge denne til at gemme numre, du tit ringer til. Hvis du vil se, hvordan man anvender telefonbogen på telefonen, skal du kigge i brugermanualen til opsætning på telefonen. Find den på Personalenet eller PRI. Vær opmærksom på at telefonens telefonbog ikke automatisk opdateres. Du skal altså selv, manuelt, holde den ved lige. Du finder alle funktionerne for telefonbogen ved at vælge Telefonbog (1) i hovedmenuen. (1) (b) Ny kontaktperson Hvis du vil tilføje en ny kontakt, skal du vælge Ny kontaktperson (b) i hovedmenuen. Du skal nu indtaste de informationer, du vil gemme på kontakten. Husk at taste 0 foran 8-cifrede telefonnumre. Tryk på Send (d) for at gemme kontakten. 20 (d)

21 Se og rediger kontakter Hvis du vil se eller ændre i dine nuværende kontakter i telefonbogen, skal du vælge Liste over kontaktpersoner i hovedmenuen. Du vil nu se skærmbilledet her under. (f) (e) Du kan se de kontakter, du allerede har indtastet. Hvis du vil redigere i en kontakt, skal du klikke på redigeringsikonet (e). Hvis du vil slette en kontakt, skal du klikke på sletteikonet (f). Slet alle kontakter Hvis du vil slette hele telefonbogen, skal du vælge Slet alle kontaktpersoner i hovedmenuen og trykke Bekræft sletning (g). (g) 21

22 Sprog Alle telefoner i Region Nordjylland bliver sat op til dansk sprog. Det vil sige, at alle menuer på selve telefonen er danske, og det samme gælder telefonens hjemmeside. Det kan i nogle tilfælde give mening at ændre sproget på en telefon, hvis den f.eks. skal udlånes til en udenlandsk samarbejdspartner. Dette kan du gøre ved at vælge Lokalitet (1) i hovedmenuen. (1) Du vil nu se skærmbilledet her under. (b) Vælg det ønskede sprog i rullemenuen Sprog. Du skal ikke ændre noget i rullemenuen Land. Godkend dine ændringer ved at trykke på Send (b). Din telefons skærm skifter sproget med det samme. Du skal dog genindlæse telefonens hjemmeside, før sproget skifter på denne. 22

23 Adgangskode Din telefon har en 6-cifret adgangskode, du har valgt, første gang du loggede ind på telefonens hjemmeside. Du kan ændre denne, hvis du har lyst. Vælg først Sikkerhed (1) og så Adgangskode (2) i hovedmenuen. Koncern IT anbefaler, at du bruger som kode og at dine kollegaer gør det samme. (1) (2) Du vil nu se skærmbilledet her under. (b) (b) Indtast din nuværende 6-cifrede kode og den kode du ønsker at skifte til to gange (b). Godkend ændringen ved at trykke på Send. Hvis du glemmer din adgangskode, kan du skrive til itsupport@rn.dk for at få den nulstillet. 23

24 Valgmuligheder for fritvalgstaster Valgmulighed Betydning 1. Ikke tildelt Tasten er ikke programmeret og har ikke nogen funktion. 2. Valgt opkald Indkod det nummer, du ønsker skal tilknyttes den valgte knap. 3. Gentag opkald Ring til senest kaldte nummer. 4. Viderestil alle opkald Alle opkald viderestilles. 5. Viderestil v/ ej svar Besvares opkaldet ikke, viderestilles det. 6. Viderestil v/ optaget Er nummeret optaget viderestilles kaldet. 7. Ringetone slået fra Slå ringelyd fra/til på telefonen. Du kan også holde *-tasten nede på telefonen. 8. Hold Sætter igangværende kald på hold. Du kan også anvende mute-knappen på telefonen. 9. Skift Skift mellem to igangværende samtaler. 10. Blind transport Omstil opkald direkte. 11. Overfør opkald Omstil kald til andet nummer. 12. Omdiriger Omstil opkald uden selv at besvare det. 13. Skift Skift mellem 2 lag på taster. 14. Konference Start konferencekald. 15. Headset Anvend headset-knappen på telefonen. 16. Forstyr ikke Funktionen er ikke tilgængelig. 17. Indtrækning Besvar kald til indtrækningsgruppe. 18. Gentag opkald Funktionen er ikke tilgængelig. 24

25 19. Skift funktion Skift mellem to stadier. Kan f.eks. bruges til at logge ind og ud af en søgegruppe. 20. Vis telefonskærm Tilbage til startskærm med Region Nordjylland Logo. 21. Specifik indtrækning Træk samtale uden for indtrækningsgruppe. 22. Notering Genvej til notering. Er nummeret optaget eller bliver der ikke svaret, kan du trykke notering og du vil blive ringet op, når det nummer du forsøgte at kontakt igen er aktiv eller ledigt. 23. Annullere notering Genvej til annullering af aktive noteringer. 24. Omstilling Omstil til andet nummer. 25. Vent. Opk. Ventende opkald. 26. Direkte opkald Funktionen er ikke tilgængelig. 27. Eksempel Funktionen er ikke tilgængelig. 28. Optager opk. Optager samtalen. Kræver at funktionen er indstillet. 29. Vids. Indb. Funktionen er ikke tilgængelig. 30. Start tekefonbog Funktionen er ikke tilgængelig. 31. Pause notering Pauser noteringer. 32. Genoptag notering Genoptager notering. 25

26 Personlige notater 26

27 27

28 Koncern IT IT Support