Udkast til kommissorium for formulering af Ejendomsstrategi i Syddjurs Kommune 2. halvår 2018

Transkript

1 Udkast til kommissorium for formulering af Ejendomsstrategi i Syddjurs Kommune 2. halvår 2018 Indledning og baggrund Der er politisk truffet beslutning om et nyt fælles ejendomscenter i Syddjurs Kommune med ikrafttrædelse 1. januar Siden byrådets beslutning har der været arbejdet med at forberede og implementere den nye organisering på ejendomsområdet, idet der i projektorganisationen bl.a. har været fokus på opgaver, økonomi og personale knyttet til ejendomsdriften. Det har været et væsentligt opmærksomhedspunkt i implementeringsarbejdet at fokusere på sikker drift af kommunens ejendomme, således at der ikke er usikkerhed omkring løsningen af de daglige og akutte ejendomsopgaver. Af den grund har der i implementeringsarbejdet naturligt været fokus på at sikre en god overførsel af opgaver, personale og økonomi til den nye organisation, ligesom der er arbejdet målrettet på at skabe overblik over ydelser, arbejdsprocesser, ressourcer m.v. i den nye organisation. I løbet af efteråret 2018 vil arbejdet med at implementere den nye organisation og den nye samarbejdsmodel på ejendomsområdet fortsætte, således at både ejendomsfunktionen og de decentrale enheder er klar til opstarten den 1. januar I løbet af efteråret skal der således udarbejdes konkrete samarbejdsaftaler med alle kommunens institutioner, som skal betjenes af den nye fælles ejendomsfunktion. Syddjurs Kommune ønsker nu at få udarbejdet og vedtaget en politisk vedtaget ejendomsstrategi i 2. halvår Ejendomsstrategien indbefatter også Syddjurs Kommunes bygnings-, energi- og klimapolitik og dennes tætte kobling til drift og vedligehold af ejendomsporteføljen. Dermed samles kommunens fokus i en samlet strategi for det samlede ejendomsområde. Ejendomsstrategien er tænkt som kommunens fælles arbejdsplan for, hvordan man i de kommende år strategisk kan arbejde med kommunens ejendomsportefølje, herunder sikre en optimal udnyttelse af ejendommene, og sikre gode og bæredygtige løsninger, hvor de politisk afsatte ressourcer anvendes effektivt. Mere konkret skal ejendomsstrategien give Syddjurs Kommune nogle synlige pejlemærker for blandt andet: Ønsker og ambitioner for optimal arealudnyttelse og løbende drift af kommunens ejendomme 1

2 Ønsker og ambitioner for prioriterede ejendomme i Syddjurs Kommune defineret som de mest centrale ejendomme set i lyset af de kommunale kerneaktiviteter som ejendommene huser Ønsker og ambitioner for kommunes ny- og ombygninger af ejendomme og arealer, således som de bl.a. kommer til udtryk i Den gode anlægsproces. Ønsker og ambitioner for kommunens energi- og klimapolitik I tillæg til ejendomsstrategien er det - ligesom det har været tilfældet for driftsopgaverne - imidlertid også relevant at få fastlagt og beskrevet den fremadrettede ansvars- og opgavefordeling for en række af de mere strategiske ejendomsopgaver mere konkret. Det gælder opgaver vedrørende køb og salg af ejendomme, indgåelse af eksterne lejemål, nybyggeri, planlægning af kapacitetsudvidelser mv. Det er således væsentligt at få tydeliggjort fagområdernes og ejendomsfunktionens roller og konkrete opgaver knyttet til dispositioner om disse opgaveområder i samspil med det politiske niveau, men også opgaver knyttet til mere overordnede vurderinger af nuværende og fremtidige kapacitetsbehov sammenholdt med den eksisterende ejendomsmasse. Styrelsesvedtægten i Syddjurs Kommune er retningsgivende for en række af disse beslutninger og indebærer et samspil mellem Byrådet, Økonomiudvalget samt fagudvalgene. I den seneste revidering af styrelsesvedtægten er der i Syddjurs Kommune besluttet, at der skal formuleres en Bygnings- og Energipolitik, som naturligt vil have væsentlige sammenhænge til den kommende ejendomsstrategi. De fremadrettede centrale styringsdokumenter på ejendomsområdet i Syddjurs Kommune Den fremadrettede ansvars- og opgavefordeling på ejendomsområdet skal således politisk og administrativt udmøntes med afsæt i Den kommende Ejendomsstrategi Kommunens vedtagne styrelsesvedtægt I forlængelse heraf skal ansvars- og opgavefordelingen ses i sammenhæng med principperne i Den gode anlægsproces, der på et mere operationelt niveau også ligger til grund for styringen af ejendomsområdet. Heri beskrives en proces, hvis formål er at sikre en ensartet og smidig behandling af alle anlægsopgaver, og hvor der sikres en ensartet og gennemsigtig prioritering af projekter på tværs af alle afdelinger og geografiske områder, med det formål, at bidrage til det strategiske arbejde med optimal udnyttelse og udvikling af kommunens ejendomme. 2

3 Det skal således sikres, at nye eller ændrede ejendoms-/lokalebehov for kommunens sektorer og institutioner afdækkes og håndteres i et strategisk og operationelt samarbejde, hvor der både er fokus på sektorernes konkrete ønsker og behov, men som samtidig er optimal for kommunens samlede håndtering af ejendomsporteføljen. Sektorplanlægningen og den overordnede vurdering af kapacitetsbehovet på de forskellige områder vil også fremadrettet i væsentligt omfang være placeret i de respektive fagområder. I forhold til de ejendomsstrategiske målsætninger er det imidlertid vigtigt, at den konkrete udmøntning sker i tæt koordinering med den centrale ejendomsfunktion, således at overblikket over den samlede ejendomsportefølje udnyttes strategisk. Proces for udarbejdelse af Ejendomsstrategi Hvis ejendomsstrategien skal have for ønskede styringsværdi til indfrielse af kommunens planer og ambitioner for ejendomsporteføljen, er det vigtigt med et politisk ejerskab til strategien. Den foreslåede proces tager derfor afsæt i en bred politisk involvering i formuleringen af ejendomsstrategien. Det foreslås, at arbejdet med formulering af ejendomsstrategien ansvarsmæssigt placeres i kommunens Natur, Teknik og Miljøudvalg (NTM) med afsæt i nedenstående procesforslag for 2. halvår 2018: Det administrative spor i udarbejdelse af ejendomsstrategien Det foreslås, at arbejdet med udarbejdelse af ejendomsstrategien overordnet forankres under den allerede etablerede administrative styregruppe for implementering af det nye ejendomscenter. Chef for Teknik & Miljø Rune Asmussen er formand for styregruppen, der ligeledes har ledelsesrepræsentation fra økonomi og de forskellige sektorområder. 3

4 Derudover nedsættes en specifik arbejdsgruppe med repræsentation af relevante ledere fra ejendomsområdet. Arbejdsgruppen koordinerer udviklingsarbejdet og har ansvaret for - med materialer, temaoplæg etc. - at inddrage såvel styregruppen som det politiske niveau på passende vis omkring formulering og prioritering af indholdstemaer i ejendomsstrategien. Det foreslås, at arbejds- og styregruppen mødes 4 gange med følgende temaoverskrifter: Møde 1 medio august: Godkendelse af kommissorium samt endelig planlægning af inddragelse af aktører, der skal bidrage til strategiens indhold Møde 2 primo oktober: Præsentration af tilbagemeldinger fra inddragelsen samt prioritering/konvertering af budskaber til temaer i ejendomsstrategien Møde 3 primo november: Præsentation og diskussion af udkast til ejendomsstrategien Møde 4 primo december: Planlægning af det videre arbejde med implementering af ejendomsstrategien i forlængelse af den politiske godkendelse Det politiske spor i udarbejdelse af ejendomsstrategien Det foreslås, at der sker en bred politisk involvering i formuleringen af ejendomsstrategien med afsæt i NTM-udvalget som projektejere for formulering af strategien. Der foreslås følgende inddragelse af det politiske niveau i formuleringen: 14. august: Indledende orientering til NTM omkring rammer, proces og indhold omkring formuleringen af ejendomsstrategien 25. september - 3. oktober: Dialogmøder med Økonomiudvalget og de øvrige stående udvalg omkring vigtige temaer og pejlemærker til inddragelse i ejendomsstrategien 21. november: Fremlæggelse og indstilling til beslutning af den kommende ejendomsstrategi for byrådet Den færdige ejendomsstrategi Den færdige ejendomsstrategi forventes at være et dokument på 8-10 sider, der i sit sprog og sit formidlingsmæssige layout tydeligt og præcist viser Syddjurs Kommunes politiske ambition med udvikling - og centrale driftsmæssige aspekter af kommunens ejendomsportefølje. Målgruppen for ejendomsstrategien er bredt rettet mod borgere, brugere og ansatte i Syddjurs Kommune som på forskellig vis har tilknytning til kommunens ejendomme. Ejendomsstrategien kan med fordel have et flerårigt perspektiv i sine mål og ambitioner og dermed et overordnet sigte. Det indebærer, at strategien med fordel kan understøttes og konkret udmøntes i étårige handleplaner der beskriver de konkrete handlinger der forventes i 4

5 det respektive år og som kan tilgå den politiske ledelse som led i en løbende opfølgning på ejendomsstrategien. 5