Januar a IKT-specifikationer aftale og kommunikation. del 5 digitalt udbud og tilbud

Transkript

1 Januar 2016 a IKT-specifikationer aftale og kommunikation del 5 digitalt udbud og tilbud

2 Kolofon << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr. 5 2 bips Lyskær Herlev Telefon Fax bips@bips.dk bips.dk IKT specifikation Digitalt udbud og tilbud Denne publikation er udarbejdet i bips regi, og bips har enhver ret herunder ophavsretten til publikationen såvel i papirudgave som i digital form. Publikationen forudsættes anvendt af personer, der er teknisk sagkyndige på de enkelte områder, og anvendelsen fritager ikke brugerne af publikationen for deres sædvanlige ansvar. Anvendelsen sker altså helt på brugerens eget ansvar på samme måde som individuelt udarbejdede løsninger. Hverken bips eller de fagfolk, der har deltaget i udarbejdelse af bips publikationen, kan gøres ansvarlige for anvendelse af publikationen i praksis. Udgivelse Udgivelse og distribution i digital udgave bips Høringsudgave Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne publikation eller dele deraf er ikke tilladt ifølge dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug i anmeldelser.

3 Indhold << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr. 5 3 Indhold Indhold Indledning Formål Definitioner Anvendelse Generelt Modeller for leverancen Processen Ansvar Leverancer Tilvejebringelse af udbudsportal Administration af udbudsportal Udbudsmateriale Filformater Modeller for IKT-specifikationen Foruddefinerede og projekttilpassede modeller Model A Model B Model P Digitalt udbud og tilbud Model A Digital kommunikation Model B Digital kommunikation Model P... 12

4 1 Indledning << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Indledning 1.1 Formål Denne IKT-specifikation har til formål at uddybe og præcisere de ydelser, der er beskrevet under pkt. 8.5 Digitalt udbud og tilbud i FRI og DANSKE ARKs Ydelsesbeskrivelser for Byggeri og Planlægning 2012 (i det følgende benævnt YB2012). Ydelsesomfang IKT-specifikationerne tager udgangspunkt i strukturen i YB2012, men kan anvendes i alle aftaler uanset metode eller aftaleforhold, og uanset entrepriseform. Nærværende IKT-specifikation er én af syv IKT-specifikationer, som hver især uddyber hhv. pkt i YB2012. Alle IKT-specifikationer kan rekvireres på IKT-specifikationerne definerer, hvilke leverancer der er indeholdt i IKT ydelserne. Herefter angives metode til at specificere det konkrete indhold i hver leverance. Til specificeringen er der udarbejdet en række foruddefinerede modeller for ydelsen, som kan findes som bilag til hver IKTspecifikation. IKT-specifikationerne, med tilhørende bilag, anvendes enten som bilag til rådgiveraftale i forbindelse med ABR89 ved indgåelse af aftale mellem klient og rådgiver, eller der kan blot henvises til IKT-specifikationen i rådgiveraftalen. Sammenhæng Standard Aftalegrundlag

5 1 Indledning << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Definitioner For specificering af ydelsen Digitalt udbud og tilbud benyttes følgende begreber: Bydende Er i nærværende specifikation defineret som værende entreprenøren som byder på entreprisen. Digitale bygningsmodeller Er i nærværende specifikation defineret som værende bygningsinformationsmodeller (BIM-modeller) på et givent informationsniveau. Udbuds-/tilbudsportal En online webtjeneste hvorpå udbuds- og tilbudsmateriale kan formidles mellem udbyder og tilbudsgiver. Udbyder Person, organisation eller virksomhed som offentliggør udbudsmateriale på hvilken baggrund tilbudsgiver kan afgive tilbud i konkurrence med andre tilbudsgivere. For yderligere definitioner af begreber henvises til bips begrebskatalog. Tilbudsliste Nummereret oplistning af bygningsdele og ydelser som de bydende skal prissætte for tilbudsgivning på byggeriets udførelse. Udbudsmateriale Samlet materiale på hvilket grundlag den bydende afgiver sit tilbud. Herunder eksempelvis tilbudslister, tegninger, digitale bygningsmodeller, beskrivelser, kontraktoplæg, tidplan mm. Udbud Handling hvorved udbudsmaterialet overdrages fra udbyder til de bydende for tilbudsgivning. Tilbudsmateriale Udbudsmaterialet i udfyldt og underskrevet stand fra de bydende. Herunder særligt tilbudslister.

6 2 Anvendelse << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Anvendelse 2.1 Generelt IKT-specifikationen præciserer indhold og specificerer leverancer i ydelsen Digitalt udbud og tilbud. IKTspecifikationen definerer de konkrete leverancer som er indeholdt i ydelsen, samt indeholder foruddefineret skema til specifikation af de enkelte leverancer. IKT-specifikationen for Digitalt udbud og tilbud indeholder tre modeller: to foruddefinerede modeller, samt én projekttilpasset model. Alle modeller tager udgangspunkt i det foruddefinerede skema for leverancerne. Klienten skal tage stilling til de enkelte leverancer, og alle leverancer skal være specificeret ved aftaletidspunktet. Der vælges model til specifikation ud fra klientens krav til Digitalt udbud og tilbud. 2.2 Modeller for leverancen Model A og B er foruddefinerede modeller, hvor hver leverance er specificeret på forhånd. Teksten i model A og B er fastlåst så modellerne ikke kan ændres fra projekt til projekt - og ved henvisning til én af disse modeller i aftalen, vil teksten i nærværende bilag altid være gældende. Model P er en projektspecifik model, som skal tilpasses før aftaleindgåelse. Ved udfyldelse af model P kan man med fordel anvende tekst fra model A og B hvor denne opfylder de ønskede behov og supplere med sin egen tekst. Anvendes denne metode anbefales det, at teksten fra model A eller B markeres og/eller angives med oprindelse, for at gøre specifikationen mere overskuelig. Såfremt anvendelsen af IKT-specifikationen er tilvalgt i aftalegrundlaget, men den anvendte model ikke er præciseret, vil model A altid gælde som den valgte model. Modellerne fremgår i deres helhed af kapitel 4 Modeller for IKT-specifikationen.

7 2 Anvendelse << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Processen Processen omkring digitalt udbud ser typisk ud som følger: 1. Udbyder giver adgang til de bydende, enten ved indkaldelsen til udbuddet eller ved bydendes tilkendegivelse af deltagelse i udbuddet 2. Udbyder lægger revisioner på udbudsportalen, når disse er aktuelle, og sikrer at de bydende adviseres herom. 3. De bydende gennemser materialet og har mulighed for via udbudsportal, eller lignende system at fremsende spørgsmål jf. spørgefristen. 4. Udbyder lægger svar på spørgsmål på udbudsportalen jf. fristen i udbuddet. 5. Bydende lægger tilbudsmateriale på udbudsportalen jf. fristen i udbuddet. 6. Licitationen, tildeling mv. foregår jf. den gældende lovgivning på området. 2.4 Ansvar Udbyder har ansvar for: at tilbudsportalen overholder den givne lovgivning på området. at de bydende har adgang til tilbudsportalen i hele udbudsprocessen. at materialet på tilbudsportalen er fyldestgørende og til en hver tid opdateret ift. revisioner, spørgsmål og svar mv. At bydendes eventuelle ansvar og roller ifm det digitale udbud fremgår af udbudsmaterialet. Bydende har typisk ansvar for: at det afleverede materiale er i overensstemmelse med det i udbuddet beskrevne, både ift. omfang og indhold. At tilbudsmateriale, herunder materiale i redigerbare formater udleveret af udbyder, er udfyldt korrekt. Herunder også automatiske opsummeringer på tilbudslister o. lign. Det skal noteres at såfremt bydende skal stå til ansvar for enkelte af eller alle af de ovenstående punkter, skal dette tydeligt fremgå af udbudsmaterialet.

8 3 Leverancer << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Leverancer Nedenfor oplistes de leverancer, der er indeholdt i ydelsen, samt en kort beskrivelse af hvad hver af leverancerne omhandler. 3.1 Tilvejebringelse af udbudsportal Her specificeres hvilken part der tilvejebringer udbudsportalen. 3.4 Filformater Her specificeres hvilke filformater der anvendes til hvilke dele af projektmaterialet. 3.2 Administration af udbudsportal Her specificeres hvilken part der står for administrationen af udbudsportalen gennem hele udbudsprocessen. Administrationen omfatter: at lægge udbudsmaterialet samt opdateringer heraf på udbudsportalen at administrere adgang og rettigheder, herunder fordeling af udbudsmaterialet at sikre, at relevante personer har adgang til og anvender systemet korrekt, fx i forhold til besvarelse af forespørgsler og adgang til tilbud at kontrollerer om de bydende overholder de IKTtekniske krav og procedurer, der er gjort gældende i udbuddet. 3.3 Udbudsmateriale Her specificeres udbudsmaterialets indhold og form.

9 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Modeller for IKTspecifikationen 4.1 Foruddefinerede og projekttilpassede modeller På de følgende sider angives de tre modeller for specificering af IKT-ydelsens leverancer. Hver model forholder sig til de i kapital 3 definerede leverancer, som specificeres ved brug af samme skema. Numrene i skemaerne, ud for hver leverance, henviser til IKTspecifikationens nummer (første ciffer), samt det kapitel i specifikationen, leverancen er beskrevet i (sidste to cifre). Eksempelvis angiver leverancenummer til at leverancen findes i IKT-specifikation nr. 1 (Klassifikation), kapitel Model A Rådgiveren fastlægger indhold og form på det digitale udbud. Model A er en foruddefineret model, der bygger på kendte og gennemprøvede IKT de facto standarder og på almindelig praksis i branchen. Model A kan anvendes, hvor klienten ikke har specielle krav til systemer og metoder. Ved valg af model A overholdes IKT-bekendtgørelsernes punkter ang. digitalt udbud og tilbud. Der gives samtidig metodefrihed til rådgiver Model B Klienten fastlægger formen for udbud og tilbud jf. bips værktøjer for området. Indhold fastlægges af rådgiver. Model B er en foruddefineret model, der bygger på standarder og værktøjer fra bips. Der benyttes flest mulige foruddefinerede metoder i forhold til IKT. Ved valg af model B overholdes IKTbekendtgørelsernes punkter ang. digitalt udbud og tilbud. Model B kan påvirke rådgivers normale arbejdsprocesser og dermed omkostningerne for ydelsen Model P Den projekttilpassede model, hvor klienten specificerer sine specifikke krav. Model P er en projektspecifik tilpasset model, som anvendes hvis klienten har specifikke krav og ønsker til IKT-ydelsen. Klienten skal selv indarbejde krav til IKT-ydelsen i aftalegrundlaget. Det er nødvendigt for ydelsens gennemførsel, at klienten tilvejebringer tekniske forudsætninger og specifikationer for de projektspecifikke krav og ønsker.

10 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Digitalt udbud og tilbud Model A Leverance Tilvejebringelse af udbudsportal Administration af udbudsportal Specifikation Udbudsportalen tilvejebringes af rådgiver. Udbudsportalen skal indeholde funktioner som sikrer at den givne lovgivning på området overholdes. Administrationen af udbudsportalen varetages af rådgiver Udbudsmateriale Udbudsmaterialets indhold og form fastlægges af rådgiver. Udbuddet skal struktureres efter den struktur, der i øvrigt anvendes i byggesagen. Såfremt ydelsen Digital projektering er tilvalgt, skal digitale bygningsmodeller indgå som en del af udbudsmaterialet Filformater Følgende filformater anvendes til de forskellige kategorier af udbudsmaterialet: Bygningsmodel leveres i IFC-formatet Udbudsmateriale, som skal udfyldes af tilbudsgiver, udleveres i et redigerbart, åbent format Øvrigt udbudsmateriale leveres i PDF-formatet

11 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Digital kommunikation Model B Leverance Tilvejebringelse af udbudsportal Administration af udbudsportal Specifikation Udbudsportalen tilvejebringes af rådgiver. Udbudsportalen skal indeholde funktioner som sikrer at den givne lovgivning på området overholdes. Administrationen af udbudsportalen varetages af rådgiver Udbudsmateriale Udbudsmaterialets indhold fastlægges af rådgiver. For udbudsmaterialets form gælder følgende: Tilbudslister skal tilpasses CCS tilbudslister Mappestruktur på udbudsportalen skal tilpasses: BIPS A104 Dokumenthåndtering Øvrigt udbudsmateriales form fastlægges af rådgiver Udbuddet skal struktureres efter den struktur, der i øvrigt anvendes i byggesagen. Såfremt ydelsen Digital projektering er tilvalgt, skal digitale bygningsmodeller indgå som en del af udbudsmaterialet Filformater Følgende filformater anvendes til de forskellige kategorier af udbudsmaterialet: Bygningsmodel skal leveres i IFC-formatet Tilbudslister leveres i formaterne CCS tilbudsliste XML samt PDF Udbudsmateriale, som skal udfyldes af tilbudsgiver, udleveres i et redigerbart, åbent format. Øvrigt udbudsmateriale skal leveres i PDF-formatet

12 4 Modeller for IKT-specifikationen << Indhold Digitalt udbud og tilbud IKT specifikation nr Digital kommunikation Model P Leverance Tilvejebringelse af udbudsportal Specifikation Administration af udbudsportal Udbudsmateriale Filformater