PROJEKTBESKRIVELSE DIGITALE TILBUDSLISTER

Transkript

1 PROJEKTBESKRIVELSE DIGITALE TILBUDSLISTER cuneco en del af bips Dato 20. marts 2012 Projektnr Sign. SSP 1 Indledning cuneco gennemfører et projekt, der skal udvikle en standardiseret struktur og et standardiseret digitalt format for tilbudslister, der kan udveksles mellem itsystemer. Specielt de udførende har i mange år peget på, at et standardiseret digitalt format til anvendelse i udbuds-/tilbudssituationen er et af de mest oplagte forbedringspotentialer, da den nuværende proces, hvor tilbudslister ofte afleveres i uredigerbart pdf-format, er stærkt uhensigtsmæssigt for specielt de bydende. 2 Formål Formålet med dette projekt er at tilgodese bygherrens behov for at kunne overskue de tilbud, han modtager, de projekterendes behov for at strukturere udbudsmaterialet og de udførendes behov for at gennemføre tilbudsgivningen med et minimum af besvær. Succeskriterierne for dette projekt er: Der er specificeret et digital format for en tilbudsliste, der kan indlæses i branchens gængse kalkulationssystemer. Den digitale tilbudsliste kan indlæses i Microsoft Excel. Den digitale tilbudsliste kan anvendes i forbindelse med både funktionsudbud og udbud for udførelse/projektering i hovedentrepriser, fagentrepriser etc. Det digitale format kan anvendes ved aflevering af digitale tilbud til de bydende. 3 Resultater og potentialer Det konkrete output fra dette projekt vil være en beskrivelse af et digitalt format for en tilbudsliste samt en skabelon for tilbudslisten i et digitalt format. derudover vil projektet indeholde en projektrapport, der redegør for struktur, opbygning og indhold af den digitale tilbudsliste. Det umiddelbare forretningsmæssige potentiale for branchen bunder i, at et stort antal tilbudsgivere bruger en anseelig mængde tid på at oprette tilbudslister i deres respektive kalkulationssystemer. Ved at definere et fælles digitalt cuneco står for fællesskab. Vi udvikler det fælles grundlag for digitaliseret samarbejde i byggeri, anlæg og drift. Målet er øget effektivitet og produktivitet gennem bedre udveksling af informationer. Side 1 af 6

2 tilbudslisteformat vil denne omkostning i forbindelse med projekterne kunne reduceres kraftigt. Derudover vil et afledt potentiale være, at man med et digitalt tilbudslisteformat vil have mulighed for dels at stille supplerende egenskabsdata til rådighed for tilbudsgiverne samt at man kan lave digitale links mellem tilbudslisten, beskrivelserne og bygningsmodellen med deraf følgende større effektivitet og præcision i tilbudsgivningen. 4 Målgruppe Målgruppen for projektet er bygherrer, projekterende, udførende og producenter, der hver især skal have tilgodeset deres respektive interesser i forbindelse med projektets løsning. Derudover er udbyderne af de kalkulationssystemer, som de udførende i branchen anvender, en væsentlig målgruppe, da det forudsættes at de vil implementere import af de digitale tilbudslister i deres systemer. Endelig vil der ligge et potentielt forretningsområde i form af udvikling af itværktøjer, der dels kan generere digitale tilbudslister i henhold til det specificerede format og dels kan importere udfyldte tilbudslister og sammenligne tilbud. Derfor vil en relevant målgruppe også være it-leverandører, der kunne tænke sig at ville levere sådanne løsninger. 5 Grundlag Følgende materiale vil danne grundlag for opgavens gennemførsel: bips opmålingsregler specielt F111b Tilbudslistens XML-Struktur buildingsmart-projekt: PM-4 Quantity take-off from the IFC model EDIBuild Europe XML-Schema GAEB DA XML EU-supply 6 Opgaveindhold og projektforløb Projektets gennemførsel vil bestå af de nedenfor listede aktiviteter: 6.1 Opstart Denne delaktivitet vil omfatte, at der udarbejdes en løsningsbeskrivelse på baggrund af projektbeskrivelsen samt at der udarbejdes endeligt budget og tidsplan for opgavens løsning. 6.2 Afdækning af udbudssituationer for anvendelse af digitale tilbudslister Dette vil bestå af en kvalitativ analyse, der både skal beskrive anvendelsen i forhold til forskellige udbudsformer og i forbindelse med de gentagne udbud i et projektforløb: projekterende-hovedentreprenør, hovedentreprenørfagentreprenør, fagentreprenør-leverandør etc. Side 2 af 6

3 6.3 Afdækning af krav til tilbudslister fra bygherrer, projekterende udførende og producenter Dette vil omfatte en kvalitativ analyse, der inddrager repræsentanter for de enkelte aktører samt deres organisationer. Formålet er at etablere et grundlag for opgavens løsning, som der er konsensus om i branchen. 6.4 Udarbejdelse af anvendelsesscenarier for digitale tilbudslister Med udgangspunkt i konklusionerne fra ovenstående punkter udarbejdes en række scenarier, der repræsenterer forskellige former for udveksling af udbudsmateriale og tilbud. Disse scenarier verificeres i forhold til de aktører, der var repræsenteret i punkt Beskrivelse af struktur, opbygning og indhold af tilbudsliste Denne aktivitet vil indeholde en analog beskrivelse af tilbudslistens indhold og anvendelse. Denne beskrivelse skal tjene til at afstemme forventningerne til indholdet og funktionen for løsningen blandt de involverede parter i branchen. 6.6 Analyse af digitalt udbud i buildingsmart regi samt i Tyskland og England Der er i buildingsmart regi gennemført et projekt vedr. mængdeudtræk fra bygningsmodeller, hvorfra konklusionerne skal uddrages. Derudover skal der kigges på formaterne for digitale tilbudslister, der anvendes i hhv. Tyskland og England med særlig fokus på disse formaters implementering i branchen og den deraf følgende eventuelle værdiskabelse. 6.7 Udarbejdelse af forudsætningsnotat for opgavens løsning På baggrund af de indledende analyser udarbejdes et notat, der beskriver de forudsætninger, der vil ligge til grund for opgavens løsning. Dette notat skal godkendes af cunecos styregruppe inden opgaveløsningen fortsættes. 6.8 Udarbejdelse af forslag til struktur for digital tilbudsliste samt rapport, der redegør for det udarbejdede resultat Der udarbejdes et forslag til en struktur for den digitale tilbudsliste. Hvis denne fx defineres i XML-format vil dette omfatte, at der udarbejdes et XSD-schema for tilbudslisten. I forbindelse med udarbejdelsen af formatet skal erfaringerne fra ovenstående punkt 6.5 inddrages. Det udarbejdede format beskrives i form af en rapport, der både skal kunne tjene som introduktion til de aktører, der skal anvende de digitale tilbudslister og de it-leverandører, der skal implementere dem i deres systemer. Der skal redegøres for, hvordan det udarbejdede format kan anvendes i forbindelse med Microsoft Excel og evt. andre regnearksformater. 6.9 Verifikation af resultatets resultat i forhold til de udarbejdede anvendelsesscenarier samt ekstern høring Med udgangspunkt i de udarbejdede scenarier beskrives det hvordan det udarbejdede format kan leve op til de krav, der er defineret i projektet. Denne verifikation skal ske med inddragelse af de aktører, der var repræsenterede i gennemførelsen af ovenstående punkt 6.3 og 6.4. Side 3 af 6

4 7 Kvalitetssikring Undervejs i projektets gennemførsel vil kvalitetssikringen i væsentlig grad være baseret på de udarbejdede scenarier dels ved at det sikres, at disse bliver anset for valide af repræsentanter for aktører i branchen ligesom det verificeres, at den udarbejdede løsning kan opfylde de krav, der stilles i scenarierne. Derudover vil kvalitetssikringen bestå af interne og eksterne høring. Den interne høring vil foregå i forhold til cunecos styregruppe samt udvalgte repræsentanter fra branchen mens den eksterne høring vil have et åbent høringsmøde som omdrejningspunkt. 8 Organisation Projektet vil blive organiseret omkring en faglig projektleder, der samarbejde med cunecos sekretariat om opgavens løsning. Projektet vil blive tilknyttet en følgegruppe med repræsentanter for bygherrer, projekterende og udførende, der får til rolle at bistå projektlederen med faglig sparring og review af de udarbejdede resultater. Denne gruppe vil bestå af følgende profiler: Bygherre Projekterende arkitekt Konstruktionsingeniør Installationsingeniør Råhusentreprenør Teknikentreprenør Leverandør af kalkulationsværktøjer Leverandør af beskrivelsesværktøjer Hvad angår bygherre-, arkitekt- og ingeniørrepræsentanterne er det vigtigt, at de er forankrede i deres respektive faglige organisationer, da de udvekslede resultater skal have den fornødne faglige opbakning. 9 Tidsplan Projektet vil blive gennemført i perioden fra den 1. maj 2012 til den 30. november 2012 efter nedenstående tidsplan: 9.1 Opstart Periode: 1. maj 2012 til 15. maj 2012 Aktiviteter: Afstemning af projektbeskrivelse Udarbejde tidsplan Udarbejde budget Output: En projektbeskrivelse, der er afstemt mellem projekt- og styregruppe samt et budget og en tidsplan for løsning af opgaven. Side 4 af 6

5 9.2 Afdækning af udbudssituationer for anvendelse af digitale tilbudslister Periode: 15. maj 2012 til 30. maj 2012 Aktiviteter: Analyse af udbudssituationer m.h.t. udbudsform og -parter Output: En oversigt over relevante udbudssituationer m.h.t. udbudsformer og -parter 9.3 Afdækning af krav til tilbudslister fra bygherrer, projekterende og udførende Periode: 15. maj 2012 til 15. juni 2012 Aktiviteter: Kvalitativ brugerundersøgelse vedr. krav til format og indhold for digitale tilbudslister Output: En oversigt der redegør for hvilke krav de enkelte parter har til den digitale tilbudsliste 9.4 Udarbejdelse af anvendelsesscenarier for digitale tilbudslister Periode: 15. maj 2012 til 1. juli 2012 Aktiviteter: Udarbejdelse af scenarier Verifikation af scenarier blandt relevante aktører Output: En række scenarier der beskriver anvendelsen af digitale tilbudslister med tydelig redegørelse for, hvilke udbudssituationer og aktører scenarierne vedrører. 9.5 Beskrivelse af struktur, opbygning og indhold af tilbudsliste Periode: 1. juni 2012 til 15. august 2012 Aktiviteter: Udarbejdelse af beskrivelse Output: Et notat der redegør for struktur, indhold og opbygning af den digitale tilbudsliste. Denne beskrivelse skal godkendes af cunecos styregruppe, som grundlag for det videre arbejde. 9.6 Analyse af digitalt udbud i buildingsmart regi samt i Tyskland og England Periode: 1. juli 2012 til 15. september 2012 Aktiviteter: Analyse af teknisk indhold af de enkelte formater Analyse af omfang af implementering af formaterne Beskrivelse af værdiskabelse ved anvendelse af de enkelte formater Output: En rapport der redegør for de tekniske og forretningsmæssige aspekter ved de enkelte formater suppleret med en anbefaling af, hvilke positive elementer, der skal viderebringes til cunecos projekt. 9.7 Udarbejdelse af forudsætningsnotat for opgavens løsning Periode: 15. september 2012 til 1. oktober 2012 Aktiviteter: Udarbejdelse af forudsætningsnotat Intern høring med styregruppe Output: Et notat der beskriver de forudsætninger, der ligger til grund for den udarbejdede løsning. Dette notat vil danne grundlag for styregruppens godkendelse af løsningsforslaget. Side 5 af 6

6 9.8 Udarbejdelse af forslag til struktur for digital tilbudsliste samt rapport, der redegør for det udarbejdede resultat Periode: 1. oktober 2012 til 1. december 2012 Aktiviteter: Udarbejdelse og beskrivelse af format for tilbudsliste Udarbejdelse af teknisk og brugermæssig dokumentation for tilbudslisten Output: Et digitalt format inkl. evt. skemafiler samt en rapport, der dels vil være målrettet it-leverandører og dels vil være målrettet brugere af de digitale tilbudslister. 9.9 Verifikation af resultatets resultat i forhold til de udarbejdede anvendelsesscenarier samt høring Periode: 1. december 2012 til 1. januar 2013 Aktiviteter: Beskrivelse af hvordan scenarier opfyldes Validering af beskrivelser Ekstern høring Output: En rapport der for de enkelte scenarier beskriver, hvordan disse opfyldes med det udarbejdede resultat. Side 6 af 6