Referat Asminderød, 27. september 2010

Transkript

1 Danmarks Bridgeforbund Asminderødgade 53 DK 3480 Fredensborg Telefon Referat Asminderød, 27. september 2010 HB-møde onsdag den 22. september 2010 kl. 13:30 17:30 på Best Western Nyborg Strand, Østerøvej 2, 5800 Nyborg Mødedeltagere: Per Egelund (PE) Henrik Friis (HF) Kurt Als (KA) Ole Vøgg Veje (OVV) Jeppe Golsche Knappe (JGK) Henrik Caspersen (HC) Stephan Magnusson (SM) Flemming Bøgh-Sørensen (FBS) Referent: Flemming Bøgh-Sørensen (FBS) Dagsorden: 1. Ansøgning om optagelse af Ree Golf Bridgeklub 2. Salg af Asminderød Kro 3. Handleplaner Økonomi 5. Nordisk Standard 6. Copenhagen Bridge Invitational 7. WBF Congress 8. oktober Klage fra Vingsted 9. Klage over valg af spillested for divisionsturneringen 10. Æresmedlemmer 11. Referater fra FU-møder 12. Referater fra udvalgsmøder 13. Dansk Tankesports-Forbund 14. Distriktsseminar 15. Eventuelt Side 1/9

2 HF bød velkommen og gjorde opmærksom på, at der var tale om en lang dagsorden, som skulle klares på 4 timer. Der var enkelte spørgsmål til det godkendte referat fra sidste møde. Der blev efterlyst deltidsfrister på opgavelisten, og det blev bemærket, at nogle af bilagene til dette møde var udkommet for sent i forhold til den aftalte frist på en uge. 1. Ansøgning om optagelse af Ree Golf Bridgeklub HB godkendte optagelsen af Ree Golf Bridgeklub. 2. Salg af Asminderød Kro Sagen blev drøftet uden for referat. 3. Handleplaner HB har vedtaget 8 fokusområder for arbejdet i Tovholderne for hvert fokusområde har udarbejdet handleplaner, som blev præsenteret og behandlet på det overordnede plan. OVV gjorde opmærksom på, at handleplanerne generelt ikke havde tilknyttet et budget. Konkrete budgetter skal derfor godkendes af HB. Fokusområde 1: Økonomistyring (FBS) FBS skitserede den lagte plan på økonomiområdet, hvor vi nu er i fase 3, som handler om at få etableret en brugbar budgetopfølgning. Næste fase handler om forretningsgange og procedurer. Handleplanen mangler måske en omtale af budgetlægningsprocessen, men den er ikke glemt. HF efterlyste en kontoplan, der afspejler dispositionsbemyndigelserne, og en periodisering af budgettet, som kan bruges i forbindelse med budgetopfølgning. Fokusområde 2 Rekruttering af nye medlemmer (HF) HF præsenterede handleplanen, hvis hovedpunkter er udarbejdelse af et fordelskatalog, afholdelse af et distriktsseminar, mobilisering af klubkonsulenterne til regionale aktiviteter, god historie i Dansk Bridge og kontakt til hhv. Dansk Golf Union og Ældre Sagen. Der var ingen bemærkninger til handleplanen. Fokusområde 3 Sponsorer (HC) Oplæget indeholder et forslag til opgaver i Sponsorudvalget og udkast til sponsorkategorier (hovedsponsorat, juniorsponsorat, elitesponsorat). Side 2/9

3 Oplæget blev rost. Der var forslag om at supplere sponsorkategorierne med eventsponsorater og partnerskaber. Beslutning: Det føres på opgavelisten, at retningslinjer for sponsorater skal behandles af HB. Fokusområde 4 It (PE) Handleplanen beskriver de aktiviteter, der skal til for at fremskaffe et beslutningsgrundlag for at kunne tage stille til, om vi skal have et nyt klubvendt it-system med turnerings- og medlemsadministration. Det nuværende system BridgeCentral er på mange måder utidssvarende. Der fremkom forslag om at bytte om på to konkrete aktiviteter, så økonomien i de forskellige alternativer beregnes før de to eller tre bedste alternativer udvælges til nærmere behandling. Fokusområde 5 Elitearbejdet (HC) Handleplanen sigter på at styrke samspillet mellem Eliteforum, HB og sekretariatet, give Eliteforum større opmærksomhed og anerkendelse og promovere Eliteforum over for bredden og sponsorer. Der var ingen konkrete kommentarer til handleplanen. Fokusområde 6 Intern kommunikation (JGK) JGK havde fortsat opgaver i TUK og havde derfor ikke haft tid til at udarbejde en handleplan. Beslutning: FBS overtager formandsposten i Kommunikationsudvalget, som desuden består af PE og Henrik Kruse Petersen. Fokusområde 7 Kontingentets størrelse (HF) Handleplanen indeholder debataktiviteter om sammenhængen mellem DBf s aktivitets- og serviceniveau og finansieringen heraf. Planen indebærer, at der laves et debatoplæg, som kan drøftes på distriktsseminaret den 30. oktober 2010 og midtvejsmødet den 5. februar Endvidere oprettes der et debatforum på bridge.dk, og der skrives en artikel i Dansk Bridge om det. Et debatoplæg sendes i høring i klubberne, og der fokuseres på emnet på distriktsgeneralforsamlingerne i Til sidst sendes et oplæg til repræsentantskabet. Der var ingen konkrete bemærkninger til handleplanen. Fokusområde 8 Juniorarbejdet (HF) Side 3/9

4 Handleplanen indeholder et koordineringsmøde, hvor målsætninger og udmøntning heraf kan drøftes. Målsætninger kunne være større inddragelse af juniorerne selv, f.eks. ved at have et særskilt budget, opstramning af juniorturneringerne, styrkelse af det sociale element i juniorturneringerne og afholdelse af juniorcamp og Junior NM i påsken Der var ingen konkrete bemærkninger til handleplanen. 4. Økonomi FBS præsenterede en budgetopfølgning for ultimo august FBS beklagede, at materialet ikke var lagt frem en uge inden mødet, hvilket gjorde det vanskeligt for HBmedlemmerne at nå at sætte sig tilstrækkeligt ind i det og havde givet urimelige vilkår for KA, der på trods heraf havde været i stand til at levere kvalificeret input ad to omgange. Budgetopfølgningen er første udgave under den nye regnskabsmodel. FBS foreslog derfor, at behandlingen af budgetopfølgningen blev delt i to dele. Først en generel behandling (opfylder en budgetopfølgning i denne form HB s behov for at være informeret om DBf s økonomi), og dernæst kommentarer og spørgsmål til de fremlagte tal og afvigelsesforklaringer. Særligt bad FBS om HB s stillingtagen til, om budgetopfølgningen rent metodisk skal vise et estimat på det mest sandsynlige resultat, eller om estimatet skal indarbejde usikkerheder, så der fremkommer en slags worst-case-estimat. Det har både betydning for, hvordan estimatet udarbejdes, og hvordan det kommunikeres. HB fandt, at den fremlagte budgetopfølgning gav et godt overblik. Beslutning: HB ønsker et periodiseret budget, så det realiserede År-til-dato-regnskab kan sammenholdes med et År-til-dato budget. Budgetopfølgningen skal indeholde et estimat på det mest sandsynlige resultat, men det skal ledsages af en beskrivelse af risici. FBS bekræftede, at det fremlagte estimat i et vist omfang er udtryk for en forsigtig worst case-tilgang. Af hensyn til den pressede dagsorden og som følge af den sene færdiggørelse af budgetopfølgningen blev den konkrete gennemgang af budgetopfølgningen henlagt til efterfølgende -kommunikation mellem HB-medlemmerne og sekretariatet. Behandlingen af årshjulet blev udsat til næste HB-møde. 5. Nordisk Standard OVV fremlagde et beslutningsoplæg om BBO Nordic, som er planlagt at begynde den 14. november Ifølge beslutningsoplæget kan der bruges op til NOK på Side 4/9

5 turneringsdelen frem til juli 2011, mens der kan bruges op til NOK på også at få en undervisningsdel op at køre. DBf tegner sig for 45% af de samlede omkostninger. HF fandt, at der er nogle uklare punkter, der mangler at blive fastlagt. Kan man f.eks. være netmedlem i DBf? HF var skeptisk mht det brugbare i BBO Nordic og fandt, at aftalerne i hvert fald skulle skrives meget firkantet. KA fandt, at udviklingen af BBO Nordic skulle betragtes som it-omkostninger, der ikke skal aktiveres og afskrives, men tages direkte ind på driften. Beslutning: HB tiltrådte beslutningsoplæget som beskrevet ovenfor. 6. Copenhagen Bridge Invitational PE henviste til referat fra FU-mødet den 23. august 2010 og tilsluttede sig, at HB skulle have været bedre informeret om turneringen. Referatet fra FU-mødet indeholder følgende om Copenhagen Bridge Invitational: PE informerede om forløbet og situationen efter Bridge4Peoples betalingsstandsning. PE var blevet kontaktet omkring juletid og har siden været til nogle møder i en styregruppe. Ideen var at lave en pendant til de tidligere Politiken-turneringer på Hotel Phønix. Det faldt sammen med, at Arp-Hansen Hotel Group åbner Tivoli Congress Center i efteråret og derfor godt ville være med til et arrangement, der kan markere åbningen. Bridge4People kunne bruge turneringen til at teste og promovere deres BridgeSpinner, og Dagbladet Børsen var interesseret i at være mediesponsor. Sidstnævnte har en vinkel om den teknologiske udvikling, og det er endnu ikke afklaret, om de vil være med nu, hvor bridgespinner ikke er en del af turneringen. PE mente, at DBf må have en naturlig interesse i at være med, når et sådant arrangement holdes i Danmark, og vi kan bruge det til at skabe opmærksomhed, bl.a. fordi vores protektor, Prins Henrik, har indvilget i at spille med i pro-amturneringen torsdag aften. PE har oprindeligt forpligtet DBf til at stille med turneringsledere, bulletinfunktion og deltagelse i planlægningen. Jeppe Golsche Knappe og Jens Ulrik Fougt har indvilget i at stille op som turneringsledere uden honorar mod at få overnatning og forplejning. Henrik Kruse Petersen og Ib Lundby har indvilget i Side 5/9

6 at lave bulletinen under samme betingelser, og PE har deltaget i planlægningen, hvor eneste omkostning for DBf har været kørsel. Desuden har PE forplgtet DBf til at stille annonceplads til rådighed i Dansk Bridge. Annoncerne er værdisat rigeligt højt som en del af DBf s bidrag til projektet, men koster os reelt ikke alverden, idet de ikke har skubbet andre annoncer ud. Nu, hvor Bridge4People er ude, har PE og FBS sammen opgjort behovet for ekstra indsats fra DBf s side til kr. Det dækker levering af kort, klargøring af Bridgemate og en tilkaldevagt under turneringen. Der vil endvidere blive brug for et eller to planlægningsmøder, hvor der skal godtgøres transportudgifter, og formentlig en fælles middag lørdag aften, som ikke er med i programmet. De øvrige deltagere har accepteret, at DBf ikke kan dække et eventuelt underskud på arrangementet. Niels Foss A/S går ind i stedet for Bridge4People, og alle projektets betalinger foregår til og fra denne virksomhed. Dermed er der et sted at henføre momsen til. DBf vil ikke skulle have penge op af lommen udover de nævnte omkostninger. Der mangler en afklaring af, om Dagbladet Børsen fortsat vil være med nu, hvor en del af deres teknologivinkel er faldet til jorden. Hvis ikke, mangler projektet kr. Spillerne stiller op uden at få noget for det. De er alle blevet informeret om, at der alligevel ikke kommer nogen Bridgespinner, men det har ikke betydet noget for interessen. Det er udsigten til at spille mod gode spillere, der har været trækplastret (og måske også præmierne? /FBS) Der er heller ikke behov for at betale for BBO-indtasterne. HF og KA havde gerne set, at HB var blevet informeret om projektet noget tidligere, bl.a. fordi der hurtigt kan blive rejst kritik af, at DBf er økonomisk involveret i private arrangementer. PE var enig heri, og vil råde bod på det ved at informere om projektet på næste HB-møde. FBS sørger for, at der oprettes en særskilt konto, så vi til enhver tid kan besvare spørgsmål om DBf s økonomiske engagement i turneringen. HB tog orienteringen til efterretning. Side 6/9

7 7. WBF Congress 8. oktober 2010 Der har været en ret indædt meningsudveksling pr. mellem EBL s nyvalgt formand, Yves Aubry, og WBF s formand, José Damiani, om International Mind Sports Associations (IMSA) beslutning om at optage the International Federation of Poker som medlem og IMSA s bestræbelser på at opnå anerkendelse i den Internationale Olympiske Komite (IOC). Yves Aubry har på EBL s vegne advaret kraftigt mod begge dele. Det norske bridgeforbund har sendt et brev med støtte til Yves Aubrys synspunkter. FBS fremlagde udkast til brev fra DBf med tilsvarende støtte. Beslutning: HB vedtog at sende brevet til EBL. OVV fremlagde en indstilling om at lade Morten Bilde repræsentere DBf på WBF s kongres den 8. oktober i Philadelphia. Morten Bilde er i Phildelphia i de dage for at spille VM. DBf har ikke stemmeret på kongressen, men dog taleret. En eventuelt tale vil Morten Bilde kunne koordinere med Jens Auken, som i forvejen deltager i kongressen. Beslutning: HB tiltrådte, at Morten Bilde repræsenterer DBf som delegeret ved WBF s kongres den 8. oktober Klage fra Vingsted Personsag, som blev behandlet uden for referat. 9. Klage over valg af spillested for divisionsturneringen Lars Blakset har klaget over valget af spillested for divisionsturneringen, som i den kommende sæson har østligt spillested i Køge. Lars Blakset opfordrer HB til at finde et spillested i Storkøbenhavn og til ikke at delegere beslutningskompetence om spillested til et udvalg. Beslutning: HB medgiver, at det kunne have været på sin plads at informere Lars Blakset tidligere om, at divisionsturneringen ikke i lighed med den foregående sæson ville komme til at spille i Blaksets Bridgecenter. Beslutningskompetencen om valg af spillested er delegeret til Turneringskomiteen i overensstemmelse med det delegeringsprincip, DBf hviler på. FBS og PE formulerer svar til Lars Blakset. 10. Æresmedlemmer Peter Møller Nielsen har henvendt sig til HB i anledning af, at der ikke var et HB-medlem til stede ved æresmedlem Svend C. Nielsens bisættelse. Peter Møller Nielsen foreslår, at DBf afskaffer begrebet æresmedlem eller udarbejder en politik for, hvordan der i fremtiden ageres, når et æresmedlem afgår ved døden. Side 7/9

8 FBS præsenterede et svarudkast. Indholdet er, at HB ønsker at bevare begrebet æresmedlem og ikke finder grund til at indføre en politik for, hvordan der skal ageres, når et æresmedlem afgår ved døden. Endvidere finder HB, at DBf har udvist respekt for æresmedlem Svend C. Nielsens minde ved at annoncere bisættelsen på DBf s hjemmeside, sende en stor krans til bisættelsen og bringe en nekrolog i Dansk Bridge som en undtagelse fra en vedtagen regel om ikke at bringe nekrologer i bladet. Beslutning: Det fremlagte svarudkast blev tiltrådt. 11. Referater fra FU-møder Det fremlagte interne referat blev taget til efterretning. FBS fremlagde et ønske fra FU om, at FU-referater skal betragtes som interne arbejdsredskaber for HB, idet FU ikke er et beslutningsorgan. Beslutninger tages af HB og kommunikeres via HB-referater. Beslutning: HB vedtog, at FU-referater skal betragtes som interne arbejdsredskaber, der ikke offentliggøres. 12. Referater fra udvalgsmøder Referat fra møde i Breddeudvalget den 9. juli 2010 blev taget til efterretning. Referat fra møde i It-udvalget den 20. august 2010 blev taget til efterretning. Referat fra møde i Eliteforum den 24. august 2010 blev taget til efterretning. 13. Dansk Tankesports-Forbund Referat fra DTF årsmøde den 31. maj 2010 blev taget til efterretning. 14. Distriktsseminar Invitation til distriktsseminar den 30. oktober 2010 blev taget til efterretning. 15. Eventuelt Der var intet til punktet Eventuelt. OPGAVELISTE (Omfatter ikke aktiviteter fra de 8 handleplaner) Opgave Tidsfrist Ansvarlig Konkretisering af handleplan Intern 1/ FBS Side 8/9

9 kommunikation Implementering af anbefalinger i 1/ FBS revisionsprotokollater Fritagelse for ejendomsskat Snarest er FBS igangsat Årlig leasingydelse og udløbsdato skal kunne Skal fremgå FBS ses i fremtidige årsrapporter af udkast til årsrapport Det skal fremgå tydeligere i fremtidige Skal fremgå FBS årsrapporter, at it straksafskrives af udkast til årsrapport Retningslinjer for sponsorater forelægges HB Forår 2011 HC Sende brev til EBL om poker 29/ FBS/PE Besvare klage fra Vingsted 29/ FBS/PE Besvare klage over spillested i 29/ FBS/PE divisionsturneringen Besvare brev om æresmedlemmer 29/ FBS/PE Referat godkendt den 4. oktober Side 9/9