UDKAST Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger

Transkript

1 Område: Human Resources Afdeling: HR Jura Journal nr.: 11/6130 Dato: 31. januar 2013 Udarbejdet af: Susanne Wind E mail: Susanne.Wind@regionsyddanmark.dk Telefon: UDKAST Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger Forord Region Syddanmark har et personalepolitisk værdigrundlag, der gælder for alle ansattes varetagelse af kerneopgaverne. Ordentlighed i det vi gør og siger Vækst i fagligheden Rum til fornyelse og begejstring Når der skal gennemføres organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, skal der være klare og gennemskuelige vilkår, som er i overensstemmelse med værdierne. Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger sætter rammerne for den lokale tilrettelæggelse af processerne ud fra forholdene på den enkelte ansættelsesenhed, og sikrer MEDudvalgets medindflydelse. Dialog, åbenhed og forudsigelighed er væsentligt, så de negative konsekvenser for medarbejderne og organisationen begrænses mest muligt. Region Syddanmark vil forsøge at fastholde medarbejdere, som bliver berørt af organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, så de i videst muligt omfang kan bevare en ansættelse i regionen.

2 Ét sæt vilkår Disse vilkår gælder for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger i Region Syddanmark. Medarbejdere, ledere, faglige organisationer og alle andre vil hermed have et samlet overblik over, hvilke vilkår der gælder for disse processer. Vilkårene gælder som udgangspunkt også ved flytning af opgaver og funktioner, hvor flytningen betyder en udvælgelse af de medarbejdere, der skal flytte med opgaven og funktionerne. Sygehusene På sygehusledelsesområderne OUH, Odense Universitetshospital Svendborg Sygehus, Psykiatrisygehuset, Sydvestjysk Sygehus, Sygehus Lillebælt og Sygehus Sønderjylland suppleres vilkårene af ordningen med en garanti om et jobtilbud. Ordningen forudsætter dog, at der er budgetoverholdelse inden for det enkelte sygehusledelsesområde i det konkrete budgetår. For medarbejdere på sygehusene, der vælger at indgå i ordningen med en garanti om et jobtilbud, gælder således særlige regler ved omplacering, da disse medarbejdere har ret til at få et tilbud om en anden stilling, se side XX. Selvejende institutioner Selvejende institutioner, som Region Syddanmark har driftsoverenskomst med, er ikke umiddelbart omfattet af disse vilkår. Den selvejende institution kan vælge at følge vilkårene i forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger. Side 2 af 10

3 Inddragelse af MED udvalg Organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, skal altid behandles i MED udvalget, der har medindflydelse i sådanne situationer. Oplæg til MED udvalget Ledelsen afgrænser, hvilke afdelinger, områder, opgaver, funktioner, stillingskategorier mv. der berøres af ændringen, og forelægger et oplæg herom til drøftelse i MED udvalget. Oplægget skal indeholde oplysninger om baggrunden for organisationsændringen og de økonomiske forhold. Herudover skal materialet indeholde en beskrivelse af de personalemæssige konsekvenser, samt et oplæg til kriterier og tids og procesplan. Oplægget skal samtidig indeholde en klar beskrivelse af den fremtidige organisering og opgaveløsning, samt den fysiske placering af stillingerne. Beskrivelsen danner grundlag for den videre udvælgelsesproces. Fastsættelse af kriterier Ud fra lederens oplæg til afgrænsning af hvilke områder/stillingskategorier, der er omfattet af organisationsændringen, skal der i samarbejde med MED udvalget fastsættes kriterier, som skal anvendes til at fastlægge, hvilke medarbejdere, der konkret bliver en del af processen. Kriterierne skal sikre mod tilfældighed. De fastsættes ud fra den konkrete situation og ud fra hvilke faglige kvalifikationer og personlige kompetencer, der skal være til stede for at løse opgaven fremadrettet. Et kriterium vil altid være en kvalifikationsvurdering for at sikre, at det tilbageværende personale er det personale, som er bedst kvalificeret til at varetage opgaverne fremadrettet. Hvis der udelukkende er tale om nedlæggelse af en hel afdeling eller funktion, eller hvis ændringen alene vedrører en klart afgrænset opgave, er det ikke relevant at fastsætte kriterier, med mindre der samtidig er afledte organisatoriske ændringer. Denne vurdering foretages af ledelsen i udarbejdelsen af oplægget til MED udvalget. Ønsker fra medarbejdere om frivillige ændringer i ansættelsen indgår også i lederens overvejelser. Lokal tilrettelæggelse af MED processen Hvordan den enkelte MED proces tilrettelægges i forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, følger lokal praksis i henhold til Lokalaftalen om MED i Region Syddanmark, og processen aftales i MED udvalget. Side 3 af 10

4 Den tidsmæssige udstrækning af en MED proces afgøres konkret i hvert enkelt tilfælde, og afhænger af organisationsændringens omfang og kompleksitet. Som minimum skal der være rimelig tid til, at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indhentes og inddrages i beslutningsgrundlaget. Der henvises til Lokalaftale om medindflydelse, medbestemmelse og arbejdsmiljø i Region Syddanmark. Efter åbne og grundige drøftelser af lederens oplæg (se ovenfor) i MED udvalget, træffer lederen sine beslutninger om organisationsændringen og processen. Herefter skal lederen oplyse medarbejderne om organisationsændringen, om tids og procesplanen, og om hvilke kriterier, der vil blive anvendt i forbindelse med udvælgelsen af medarbejdere. Side 4 af 10

5 Individuelle samtaler mellem medarbejder og leder Lederen skal afholde individuelle samtaler med de medarbejdere, der bliver omfattet af processen. Medarbejderen skal orienteres om baggrunden, om hvorfor vedkommendes stilling/opgaver bliver en del af processen, og hvilke rettigheder og pligter medarbejderne har i forbindelse med processen. Samtalen skal som minimum indeholde: Information til medarbejderen om den konkrete ændring Information til medarbejderen om regionens forpligtelse til at forsøge omplacering og om medarbejderens rettigheder i forbindelse med omplacering. Drøftelse af medarbejderens kompetencer og ønsker, og eventuelle omplaceringsmuligheder. Drøftelse af medarbejderens eventuelle ønsker til ændringer i ansættelsen, herunder at gå ned i tid, indgå en fratrædelsesaftale eller andet. Information til medarbejderen om processens videre forløb. Information til medarbejderen om rettigheder i en eventuel opsigelsesperiode. Information til medarbejderen om lokale støttemuligheder MED udvalget har drøftet tids og procesplanen for afholdelsen af de individuelle samtaler, og samtalerne tilrettelægges efter de lokale forhold. Der kan være behov for en eller flere samtaler, og samtalerne kan placeres på forskellige tidspunkter i processen. Det anbefales, at den enkelte ansættelsesenhed udleverer målrettet informationsmateriale om processen og medarbejderens rettigheder, og at der udarbejdes et skema til brug ved drøftelsen af medarbejderens kompetencer og kvalifikationer. Side 5 af 10

6 Omplacering Afsøgning af omplacering Når Region Syddanmark gennemfører organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, skal det forsøges at omplacere den berørte medarbejder til en anden relevant stilling som medarbejderen er kvalificerede til. Afsøgningen af omplacering sker både inden for den enkelte ansættelsesenhed og på øvrige ansættelsesenheder i Region Syddanmark. Omplaceringsperioden starter, når medarbejderen er udvalgt til omplacering og ved en samtale er blevet informeret herom, og slutter, når medarbejderen får sin endelige opsigelse. Der skal i videst muligt omfang i hele omplaceringsperioden arbejdes for, at der sker omplacering. Hvis medarbejderen afslår et tilbud om omplacering stopper afsøgningen. Medarbejderen vil herefter modtage sin opsigelse, og må søge ledige stillinger i regionen på lige fod med andre ansøgere, dog med ret til at komme til samtale, jf. side XX. Medarbejderen har ikke ret til at få mere end ét tilbud om omplacering. Sygehusene For medarbejdere på sygehusene gælder særlige omplaceringsregler. Medarbejdere på sygehusene kan vælge at indgå i en ordning med en garanti om et jobtilbud, se herom nedenfor. Afsøgning af omplacering på egen ansættelsesenhed Afsøgningen af omplacering starter inden for den enkelte ansættelsesenhed. Afsøgningen omfatter alle ledige stillinger, også dem der endnu ikke er slået op. For ansatte i centrene på det sociale område er området for denne afsøgning af omplacering alle de øvrige centre inden for Socialområdet. I Regionshuset med tilhørende satellitter/enheder er området for denne afsøgning af omplacering Regionshuset og tilhørende satellitter/enheder. Ved organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger på et sygehusledelsesområde, hvor garantien om et jobtilbud midlertidigt er ophævet, er området for denne afsøgning af omplacering det pågældende sygehusledelsesområde. Hvis der er en relevant stilling, tilbydes medarbejderen en afklarende samtale hos lederen med den ledige stilling. Medarbejdere i omplacering skal vurderes forud for andre ansøgere, og skal ikke søge stillingen. Der sker kun omplacering, hvis både medarbejder og modtagende leder ønsker det. Lederen med den ledige stilling vurderer, om medarbejderen i omplacering har de rette kvalifikationer, eller om der vil Side 6 af 10

7 kunne ske opkvalificering med rimelige ressourcer og inden for rimelig tid. Opnås der ikke enighed om en omplacering, kan sagen forelægges for den øverste leder for det pågældende område. Det vil ikke altid være muligt, at tilbyde omplacering til en helt tilsvarende stilling. Hvis medarbejderen er indstillet på, at alternative muligheder undersøges (tidsbegrænsede stillinger, stillinger med helt andre opgaver osv.) og på at foretage et geografisk eller fagligt skifte, vil mulighederne for omplacering blive større. I forbindelse med omplacering til en væsentligt anderledes stilling vil medarbejderen bevare sine hidtidige ansættelsesvilkår i en periode, svarende til den enkelte medarbejders opsigelsesvarsel. Ved omplacering skal de fremtidige løn og ansættelsesvilkår forhandles og aftales med den forhandlingsberettigede organisation. Afsøgning af omplacering i hele Region Syddanmarks område Afsøgning af omplacering på alle øvrige ansættelsesenheder i Region Syddanmark sker blandt de opslåede stillinger. Proces for denne afsøgning i hele Region Syddanmark: Under samtalerne i personaleprocessen vejledes medarbejderen i omplacering om selv at se efter ledige stillinger på jobportalen. Hvis medarbejderen er interesseret i en opslået stilling, kontakter medarbejderen HR. HR formidler kontakten til lederen med en ledig stilling og foranlediger, at medarbejderen bliver indkaldt til samtale hos lederen med den ledige stilling. Hvis medarbejderen i omplacering er en blandt flere kvalificerede, ansættes denne og der sker en omplacering til stillingen. Hvis medarbejderen ikke tilbydes omplacering til stillingen, skal medarbejderen tilbydes en skriftlig begrundelse herfor. Afsøgningen af muligheden for omplacering fortsætter i den resterende omplaceringsperiode. Afsøgning af omplacering i Region Syddanmark sker med afsæt i regionens værdier og med respekt for kerneopgaven. Det skal medarbejderen gøre På Region Syddanmarks jobportal job.regionsyddanmark.dk er ledige stillinger i regionen opslået. Der er mulighed for at oprette en Jobagent på Region Syddanmarks jobportal, og på denne måde vil medarbejderen automatisk få oplysninger om relevante ledige stillinger i regionen. Side 7 af 10

8 Sygehusene garanti om et jobtilbud I forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger på sygehusene kan medarbejderen vælge at indgå i en ordning med en garanti om et jobtilbud, såfremt medarbejderen ønsker det. Der er tale om en ændret garanti set i forhold til den hidtidige jobgaranti. Fra at være en ansættelsesgaranti i samme type stilling, er der nu tale om, at medarbejderen kan vælge at få en garanti for et tilbud om en anden stilling. Tilbuddet om en anden stilling vil kunne indebære en geografisk flytning af ansættelsesstedet og/eller en ændring af stillingstypen og overenskomsten. I forbindelse med garantien om et jobtilbud gælder følgende: Medarbejderen bevarer sin nuværende løn frem til det tidspunkt, hvor der kan gives et tilbud om en anden stilling, og medarbejderen vil som minimum være sikret sin hidtidige løn i en periode svarende til det individuelle opsigelsesvarsel. Tilbuddet om en anden stilling skal ligge så tæt som muligt på den hidtidige stilling. Dette gælder både i forhold til stillingstype og geografisk placering. Hvis der ikke gives et tilbud om en anden stilling inden for perioden svarende til det individuelle opsigelsesvarsel, forlænges denne periode og lønnen bevares. I den forlængede periode vil medarbejderen få et tilbud om en anden stilling, og vil herefter være forpligtet til at overgå til denne stilling med et varsel på 1 måned. Det samme varsel vil gælde for en fratræden, såfremt medarbejderen ikke tager i mod tilbuddet om den anden stilling. I forbindelse med tilbuddet om en anden stilling er der ikke en løngaranti. Løn og ansættelsesvilkårene for den tilbudte stilling forhandles og aftales med den forhandlingsberettigede organisation. Der gives højst ét tilbud om en anden stilling, hvorved garantien er opfyldt. Ønsker medarbejderen ikke at tage i mod tilbuddet, er medarbejderen ikke længere omfattet af ordningen, og kan herefter opsiges. Tilbud om at indgå i ordningen med garanti om jobtilbud Medarbejderen vil efter en rimelig betænkningstid skulle tilkendegive om vedkommende ønsker at indgå i ordningen, eller om vedkommende ønsker at fratræde efter udløbet af opsigelsesperioden. * Medarbejdere i fleksjob mv. Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger gælder også faste stillinger oprettet inden for lovgivningen om det rummelige arbejdsmarked, eksempelvis fleksjob mv. Medarbejdere i disse stillinger indgår derfor på lige fod med øvrige ansatte, både i forhold til processen og i forhold til vurderingerne af hvilke medarbejdere, der bliver udvalgt til omplacering. Side 8 af 10

9 Da fleksjob mv., er stillinger oprettet i en særlig situation, og da der er tale om specielt udvalgte funktioner, tilpasset denne medarbejder, vil disse medarbejdere på sygehusene i denne type stillinger ikke være omfattet af ordningen med en garanti for et tilbud om en anden stilling. Region Syddanmark har et særligt ansvar efter Rammeaftalen om Det Sociale Kapitel i forhold til medarbejdere i disse stillinger. Der skal foretages grundige undersøgelser af, om medarbejderen vil kunne omplaceres til et andet fleksjob mv. inden for ansættelsesenheden, forinden en eventuel afskedigelse. Side 9 af 10

10 Opsagte medarbejderes rettigheder i opsigelsesperioden Medarbejdere, der bliver opsagt i forbindelse med organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, har ret til at komme til samtale på opslåede stillinger i Region Syddanmark. Denne ret gælder i hele opsigelsesperioden og på alle ansættelsesenheder i regionen. Er en ansøger med ret til at komme til samtale en blandt flere kvalificerede, ansættes denne. Hvis lederen vælger ikke at ansætte medarbejderen, skal lederen tilbyde medarbejderen en skriftlig begrundelse for afslaget. Det skal medarbejderen gøre På Region Syddanmarks jobportal job.regionsyddanmark.dk er ledige stillinger i regionen opslået. Hvis medarbejderen er interesseret i en stilling, skal der sendes en ansøgning. Det er vigtigt, at skrive i sin ansøgning, at man er omfattet af retten til at komme til samtale, hvis man ønsker at gøre brug af retten. Der er mulighed for at oprette en Jobagent på Region Syddanmarks jobportal, og på denne måde vil medarbejderen automatisk få oplysninger om relevante ledige stillinger i regionen. Bagsiden: Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger erstatter Rammer for håndtering af organisationsændringer, der medfører bortfald eller flytning af stillinger og er udarbejdet af en arbejdsgruppe under Hovedudvalget ud fra erfaringerne fra de hidtil gennemførte processer. Reglerne om den hidtidige jobgaranti for medarbejderne på sygehusene fra Garantipapiret gælder ikke længere. Garantien om et jobtilbud er skrevet ind i Vilkår for organisationsændringer, der medfører reduktion af stillinger, og fremover gælder ét sæt vilkår i Region Syddanmark, når der skal ske reduktion af stillinger som følge af organisationsændringer. Side 10 af 10