Kære kollega. Denne folder er ment som en hjælp til dig i forbindelse med Advokatrådets tilsyn.

Transkript

1 GODT TILSYN

2 Kære kollega Denne folder er ment som en hjælp til dig i forbindelse med Advokatrådets tilsyn. Advokatrådet skal, efter hvidvaskloven og Folketingets ønske, føre et skærpet tilsyn med, at alle advokater overholder de særlige pligter og krav, der stilles til branchen. Derfor begyndte vi i 2009 at tage på besøg hos de enkelte advokater for at se, om reglerne bliver overholdt. Vi kommer ud til 10 procent af alle advokatvirksomheder om året. Det er altså ikke et spørgsmål, om du får besøg, men hvornår du får besøg. Folderen indeholder en række ultrakorte råd til, hvordan du kan forberede dig. Vi har lagt en række mere uddybende tekster på Du er også altid velkommen til at ringe til os. Godt tilsyn! Søren Jenstrup, formand for Advokatrådet 2

3 JEG FÅR BESØG Hvis du får besøg af Advokatsamfundets tilsyn, sker det med flere ugers varsel. Du har derfor mulighed for at forberede dig på vores besøg. Vi skriver til dig, fortæller hvilket materiale, du skal have klar, og hvordan tilsynet vil forløbe. Herefter aftaler vi et tidspunkt for mødet. Du er tilfældigt udvalgt i databasen over advokater. Så du skal ikke føle dig ramt eller under mistanke. Typisk vil to medarbejdere fra Advokatsamfundets sekretariat komme på besøg. Du har pligt til at medvirke. 3

4 HVAD MED TAVSHEDSPLIGTEN? Du bryder ikke din tavshedspligt, når du udleverer materiale eller oplysninger til de medarbejdere, der kommer på besøg. Tilsynet er lovpligtigt, og medarbejderne har tavshedspligt. 4

5 EFTERUDDANNELSE Der er krav om, at du over en tre-årig periode tager mindst 54 lektioners efteruddannelse. Under besøget vil du blive gjort opmærksom på reglerne. Den første tre-års periode udløber 31. december Herefter vil vi under besøget kontrollere, at den efteruddannelse, du har indberettet, opfylder kravene. Husk at obligatorisk efteruddannelse også omfatter advokatfuldmægtige, som ved siden af advokatuddannelsen skal deltage i mindst 54 lektioners efteruddannelse. Bekendtgørelse om løbende obligatorisk efteruddannelse for advokater og advokatfuldmægtige. 5

6 FORSIKRING OG GARANTI Vi vil under besøget sikre os, at du har den påkrævede ansvarsforsikring med en forsikringssum på mindst 2,5 millioner kroner, som alle advokater skal have, og at Advokatsamfundet har oplysningerne om forsikringen registreret. Samtidig kontrollerer vi, at du har sørget for den nødvendige garanti på mindst fem millioner kroner. Advokatsamfundets vedtægt 61 og 62. 6

7 ADVOKATSELSKABET Der gælder specielle regler for, hvem der må eje en advokatvirksomhed. Under besøget ser vi på, om alle selskabets ejere kan være ejer af et advokatselskab. Husk at det udover de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer kun er advokater og andre ejere, der må sidde i bestyrelsen. Vi ser også på, om selskabet holder sig inden for de rammer, der er for advokatselskaber. Et advokatselskab må kun drive advokatvirksomhed. Hvis du ejer et advokatselskab, skal du derfor være meget opmærksom på, hvordan du investerer dit advokatselskabs formue. Samtidig ser vi på, om advokatselskabet har afgivet alle de formelle oplysninger om f.eks. navn, ejerforhold og vedtægtsformål til Advokatsamfundet, som et advokatselskab skal afgive. Retsplejeloven g. 7

8 INTERESSEKONFLIKTER De advokatetiske regler indeholder et afsnit om interessekonflikter. Alle advokatvirksomheder skal have skriftlige retningslinjer for, hvordan man håndterer interessekonflikter. Kravet gælder dog ikke for enmandsejede advokatvirksomheder, med mindre virksomheden indgår i et kontorfællesskab. Der skal stå, hvordan I praktisk sikrer jer mod, at interessekonflikter opstår. Og hvad I gør, hvis der alligevel opstår en interessekonflikt. Der kan med fordel være en overvejelse om, hvordan I håndterer salærspørgsmålet, hvis I må sige farvel til en klient efter en interessekonflikt. Advokatetiske regler pkt

9 HVIDVASK Reglerne i hvidvaskloven gælder ikke, hvis du er ansat i en almindelig virksomhed eller i en organisation. Alle advokatfirmaer skal have retningslinjer for, hvordan der indhentes identitetsoplysninger om klienterne og hvordan de oplysninger opbevares. Retningslinjerne skal også beskrive, hvordan en mistanke om hvidvask håndteres. Samtidig skal personalet undervises i retningslinjerne. Vi kontrollerer, at du har egnede retningslinjer og sørger for undervisningen. Du kan hente en skabelon på vores hjemmeside, som kan hjælpe dig godt i gang med retningslinjerne. Men du kan ikke nøjes med skabelonen den skal indrettes, så den passer til din virksomhed. Hvis du arbejder som ansat advokat i en advokatvirksomhed, skal du sikre dig, at virksomheden har sådanne retningslinjer. Loven om hvidvask indebærer, at du i mange tilfælde skal sikre dig identitetsoplysninger på dine klienter. De oplysninger skal ligge på den enkelte sag, eller der skal være en henvisning på sagen til, hvor oplysningerne findes. Vi kigger et antal sager igennem for at kontrollere, at der findes identitetsoplysninger på klienterne. Hvidvaskloven, særligt 1, 12 og 25. 9

10 HUSKER DU PRISEN? Når du tager en sag for en forbruger, skal klienten have en prisoplysning/opdragsbekræftelse. Du skal skriftligt fortælle, hvordan prisen vil blive beregnet, hvis du ikke fra start kan give en fast pris eller et overslag. Du skal også kort beskrive det opdrag, du har aftalt med klienten. Det er en overtrædelse af god advokatskik, hvis du ikke giver de oplysninger. Hvis en erhvervskunde spørger til prisen, gælder de samme regler. Også her kigger vi et antal sager igennem for at se, at du husker at oplyse pris og beskrive opgaven. Der gælder desuden en række andre oplysningspligter for advokater. Reglerne vil fremgå af et kapitel i de advokatetiske regler. Advokatetiske regler. 10

11 ER DU ANSAT I VIRKSOMHED ELLER ORGANISATION? Hvis du ikke arbejder i en advokatvirksomhed eller som selvstændig advokat, må du kun benytte advokattitlen i meget begrænset omfang. Det taler vi om under besøget. Du skal samtidig have dokumentation for din forsikring og garanti klar til besøget. Vær opmærksom på, at reglerne om obligatorisk efteruddannelse også gælder dig. 11

12 KLAPPER FÆLDEN? Du behøver ikke at frygte en sag ved Advokatnævnet blot for en fodfejl. Hvis der er nogle steder, hvor du ikke helt lever op til reglerne, vil du som oftest få vejledning om, hvad du skal gøre for at rette op. Et mildere tilfælde kan f.eks. være, at du i en enkelt sag har undladt at oplyse klienten om prisen på en sag. Eller hvis kontorets regler for interessekonflikter ikke helt opfylder kravene. Så vil vi bede dig om efterfølgende at indsende dokumentation for, at du lever op til reglerne. I grovere tilfælde bliver sagen forelagt Advokatrådet. Grovere tilfælde er f.eks., hvis du konsekvent har undladt at indsamle identitetsoplysninger på klienterne. Og det kan ende med en sag ved Advokatnævnet. Udgiver: Advokatrådet Kronprinsessegade København K Telefon