Ideoplæg til interne regler for. Advokatfirmaet xx. i medfør af hvidvasklovens 25, stk. 1

Transkript

1 Ideoplæg til interne regler for Advokatfirmaet xx i medfør af hvidvasklovens 25, stk Indledning Hvidvaskloven medfører en række pligter for advokater, når advokaten varetager de sagstyper, som er nævnt i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14. Pligterne kan sammenfattes som følger: Advokaten skal kende sin klients identitet og opbevare disse id-oplysninger. Hvis der opstår mistanke om, at klientens henvendelse har eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering, skal forholdet undersøges nærmere. Hvis mistanken ikke kan afkræftes, og sagen ikke er omfattet af hvidvasklovens 8, skal der ske indberetning til Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK). Advokaten har pligt til at fastsætte skriftlige interne retningslinjer og uddanne personalet heri. Med baggrund i ovenstående fastsættes følgende interne regler for Advokatfirmaet xx: 2. Sagstyper, hvor advokater er omfattet af hvidvaskloven Følgende fremgår af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14: Denne lov finder anvendelse på følgende virksomheder og personer:. 13) Advokater, når de deltager med bistand ved planlægning eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med a) køb og salg af fast ejendom eller virksomheder, b) forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver, c) åbning eller forvaltning af bank-, opsparings- eller værdipapirkonti, d) tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, eller e) oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder. 14) Advokater, når de på deres klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom... Det er ikke muligt at opstille en udtømmende positivliste over sager, som er omfattet af hvidvaskloven. Følgende sagstyper vil dog som udgangspunkt være omfattet:

2 Rådgivning, herunder koncipering af dokumenter, om: Køb/salg af fast ejendom/virksomheder Selskabsretlig rådgivning, der er knyttet til transaktioner, f.eks. stiftelse af selskaber, kapitalforhøjelse eller overdragelse af aktier/anparter m.v. Diskretionær forvaltning af konti m.v. Sager, hvor det er advokaten, der på klientens vegne foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom, jf. hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 14. Nedenfor følger en negativ afgrænsning af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14: Rådgivning af forbrugere: Ved rådgivning af forbrugere er advokater ikke omfattet af hvidvaskloven, medmindre sagen er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13, litra a-c, eller nr. 14. Retssager m.v.: Retssager, herunder straffesager og inkassosager, er ikke omfattet af hvidvaskloven. Ejendomsadministration: Sædvanlig ejendomsadministration er ikke omfattet af hvidvaskloven. Rådgivning erhverv: Juridisk rådgivning af erhvervsklienter er ikke omfattet af hvidvaskloven, medmindre der er tale om bistand i forbindelse med planlægning eller udførelse af en transaktion i forbindelse med de i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 litra a-e nævnte forhold, eller handlinger omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 14. Bobehandling m.v.: Skifte af dødsboer, behandling af konkursboer, rekonstruktion og værgemål er omfattet i det omfang, der foretages dispositioner nævnt i hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13 og 14. Udlægning af fast ejendom til en ægtefælle i forbindelse med bodeling eller til en arving ved et dødsboskifte er ikke køb eller salg af fast ejendom, hvorimod salg til tredjemand er omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 13, litra a. 3. Advokaters pligter i medfør af hvidvaskloven I forbindelse med klientforholdets etablering, skal advokaten indhente identitetsoplysninger på den, som søger bistand. Advokaten skal altid have identitetsoplysninger på klienten, dvs. navn, adresse, cpr.nr. eller CVR-nr. Identitetsoplysningerne skal verificeres, det vil sige at klienten skal legitimere sig ved det første møde med advokaten. Hvis der ikke afholdes et indledende møde, skal klienten fremsende kopi af f.eks. kørekort eller pas samt sygesikringsbevis (supplerende dokumentation), og klienten skal i så fald betragtes som en distancekunde, jf. nedenfor i pkt Personer Legitimationen skal omfatte navn, adresse og cpr-nr. Legitimationen skal ske ved, at personen foreviser pas eller kørekort. Der kan undtagelsesvis benyttes andre

3 tilsvarende id-papirer udstedt af en offentlig myndighed. Dokumentationen skal registreres og opbevares ved at [tage kopi af pas/kørekort, som indlægges på sagen] eller [scanne pas/kørekort, som gemmes på klientens stamkort i sagsbehandlingssystemet] eller [notere datoen for fremvisning af pas/kørekort, navn, adresse, cpr-nr. og evt. pasnr., samt hvilke id-papirer, der er fremvist]. Legitimationsproceduren kan foretages risikobaseret, når advokaten har f.eks. personligt kendskab eller et langvarigt og godt kendskab til klienten, jf. hvidvasklovens 12, stk. 7. Det betyder, at advokaten ikke behøver at indhente dokumentation for klientens identitet, når advokaten vurderer, at der ikke er nogen risiko for, at klienten oplyser forkert navn, adresse eller cpr-nr. I så fald skal der udarbejdes et kort notat, hvori der redegøres for advokatens vurdering. Dette notat opbevares på samme måde som id-oplysninger. Også når klienten er en af de i hvidvasklovens 21, stk. 1, nævnte virksomheder, kan legitimationen ud fra en risikovurdering undlades Virksomheder (selskaber og tilsvarende retlige enheder) Legitimationen skal omfatte navn, adresse og CVR-nr. Legitimationen sker typisk ved forevisning af eller udtræk af selskabsrapport fra CVR. Virksomhedens ejer- og kontrolstruktur skal fastlægges, og den reelle ejer, jf. hvidvasklovens 3, skal legitimeres. Dette indebærer, at såfremt en person i sidste ende ejer mere end 25 % af ejerandelene eller stemmerettighederne skal pågældende person legitimeres som personer jf. pkt Dette gælder dog ikke børsnoterede virksomheder og finansielle virksomheder. Ved fonde eller andre selvejende institutioner legitimeres om muligt den eller de, i hvis interesse fonden er stiftet, og/eller legatarer, som skal modtage mere end 25 % af uddelingsmidlerne. Hvis bestyrelsen består af færre end 4 medlemmer med lige stor indflydelse, skal bestyrelsesmedlemmerne legitimeres Offentlige beskikkelser Når advokaten fungerer som eksempelvis rekonstruktør, kurator, bobestyrer eller værge, er klienten skifteretten henholdsvis statsforvaltningen. I så faldkan legitimationsproceduren efter hvidvasklovens 12, stk. 1-4, og 15, ud fra en risikovurdering undlades, jf. hvidvasklovens 21, stk. 1, herunder nr. 3. Hvis privatskiftende arvinger anmoder om bistand til skiftet, og der f.eks. skal sælges fast ejendom, skal arvingerne legitimeres Fuldmagtsforhold Hvis en person eller en virksomhed handler på vegne af en anden, skal den reelle klient identificeres og legitimeres. Identiteten på den umiddelbare klient den person, der henvender sig til advokaten skal fastslås på baggrund af en risikovurdering. Hvis en person, f.eks. i henhold til stillingsfuldmagt handler på vegne af en virksomhed, kan identiteten ud fra en risikovurdering fastslås ved at tjekke virksomhedens hjemmeside eller gennem et visitkort. I alle tilfælde, hvor der handles på vegne af en anden, skal det sikres, at fuldmægtigen er beføjet hertil. Såfremt den, der søger bistand, bor i udlandet, skal det afklares, om personen er en politisk udsat person, jf. hvidvasklovens 19, stk. 4 og 5, jf. 3, stk. 1, nr. 6, og bkg. nr. 712 af 1. juli 2008, og jf. pkt. 3.5.

4 3.5. Skærpet legitimationsprocedure Hvis klienten ikke har været til stede for at legitimere sig (distancekunde), skal der på baggrund af en risikovurdering foretages yderligere foranstaltninger for at sikre identiteten. Dette kan, jf. hvidvasklovens 19, stk. 2, ske ved at træffe en eller flere af følgende foranstaltninger: 1) Sikre, at kundens identitet fastslås ved supplerende dokumentation. 2) Kontrollere eller verificere de udleverede dokumenter eller kræve en bekræftende attestering fra en af de i 1, stk. 1, nr. 1-11, nævnte virksomheder eller personer. 3) Kræve, at den første betaling i forbindelse med transaktionerne foretages via en konto åbnet i kundens navn i et pengeinstitut eller en tilsvarende virksomhed etableret i et land inden for Den Europæiske Union, et land, som Unionen har indgået aftale med på det finansielle område, eller et tredjeland, der er underlagt krav om bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, som svarer til kravene i denne lov, og der føres kontrol med overholdelsen af disse krav. Hvis den, der søger bistand, er en politisk udsat person bosiddende i udlandet, skal den sagsansvarlige advokat godkende, at pågældende klientforhold etableres, og der skal iværksættes foranstaltninger efter hvidvasklovens 19, stk Foranstaltninger i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger m.v Advokatfirmaet xx bistår ikke med betalingsformidling som selvstændig tjenesteydelse, og der fastsættes derfor ikke særlige procedurer for betalinger, jf. hvidvasklovens 25, stk. 1, jf. 16 om overholdelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger om oplysninger, der skal medsendes om betaler ved pengeoverførsler Advokatfirmaet skal medvirke til, at der sker indefrysning af midler tilhørende personer, grupper og lande, som er omfattet af internationale finansielle sanktioner (terrorbekæmpelse og sanktioner mod tredjelande). Advokatfirmaet skal således sikre, at der ikke sker overførsel af midler til og fra enheder, som er optaget på EU s lister over personer mv., som er omfattet af en finansiel sanktion. Når advokatfirmaet medvirker i en transaktion, skal advokatfirmaet ud fra en risikovurdering undersøge, om de involverede parter i transaktionen er optaget på listen, som findes her: ml Resultatet af søgningen opbevares på sagen i 5 år. Hvis personen mv. findes på listen, tages kontakt til SØK for nærmere afklaring af advokatfirmaets pligt til at indefryse midlerne Advokatfirmaet skal endvidere ved påtagelse af en sag tage stilling, om klientens henvendelse indebærer transaktioner til lande, som er medtaget i erklæringer fra FATF, jf. pt. bkg. nr af 3. december 2010, hvor der anses at være særlig risiko for hvidvask eller terrorfinansiering.

5 3.6.4 Advokatfirmaet har udpeget advokat xx som ansvarlig for området finansielle sanktioner Genbrug af legitimation Enten Advokatfirmaet xx genbruger ikke jf. hvidvasklovens 17, legitimation fra andre enheder, omfattet af hvidvaskloven. Eller Den omstændighed at eksempelvis en ejendomsmægler har indhentet legitimation af køber af en fast ejendom, fritager ikke advokaten for selvstændigt at gennemføre legitimationen af klienten (køberen af den faste ejendom). Hvidvasklovens 17 åbner imidlertid mulighed for, at allerede indhentet legitimation kan genbruges, hvis den, der har indhentet legitimationen tredjemanden - erklærer at ville stille legitimationen til rådighed. I så fald gælder følgende retningslinjer: Den, der har indhentet legitimationen skal være en virksomhed eller person omfattet af hvidvasklovens 1, stk. 1, nr. 1-8, 13 eller 15, dvs. finansielle institutioner, advokater eller statsaut. eller registrerede revisorer inden for EU, et land, som EU har indgået aftale med, eller et land, som er undergivet tilsvarende foranstaltninger mod hvidvask eller finansiering af terrorisme, som følger af hvidvaskloven. Det skal sikres, at den tredjemand, dvs. den virksomhed eller person, der stiller legitimationen til disposition, har indført foranstaltninger til bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terror, der svarer til kravene i hvidvaskloven. Oplysningerne skal af tredjemanden stilles til disposition efter påkrav. For advokatfirmaet [xx] gælder den fremgangsmåde, at der umiddelbart efter oprettelsen af sagen skal udbedes en kopi af legitimationen og eventulle kontroloplysninger, dvs. oplysninger om, hvilken legitimation, der har været forevist, hvis identitetsoplysningerne ikke ledsages af kopi af billedlegitimation. Identitetsoplysninger, kontroloplysningerne og eventuelt legitimationen skal opbevares på samme måde, som hvis denne var indhentet af advokaten selv, jf. nedenfor i pkt Der skal egenhændigt evt. ud fra en risikovurdering gennemføres kontrol af, om klienten er omfattet af forordninger indeholdende regler om finansielle sanktioner mod lande, personer, grupper, juridiske enheder eller organer, jf. ovenfor i pkt Såfremt advokatfirmaet [xx] stiller legitimation til rådighed for en bank m.v., anden advokat eller en statsaut. eller registreret revisor, skal det sikres, at klienten har meddelt samtykke til, at identitetsoplysningerne og legitimationen udleveres til førnævnte Opbevaring af identitets- og kontroloplysninger Identitets- og kontroloplysninger herunder oplysninger om søgninger foretaget i medfør pkt samt notater opbevares i mindst 5 år efter, at klientrelationen er ophørt. Legitimationsoplysningerne skal tilsvarende opbevares. I det omfang det

6 konkret besluttes, at legitimationen ikke skal opbevares i 5 år, skal det i kontroloplysningerne anføres, hvilken legitimation, der har været forevist. Nævnte dokumenter opbevares på den [fysiske sag] eller på [klientstamkortet]. 4. Mistanke 4.1. Klientforholdet Hvis advokaten eller andre medarbejdere ved klientens henvendelse får mistanke om, at klientens formål er at misbruge rådgivningen til strafbare handlinger, herunder hvidvask, må advokaten ikke påtage sig sagen. Hvis der ikke er etableret et klientforhold kan henvendelsen afvises uden yderligere tiltag. Hvis der er tale om et eksisterende klientforhold, skal der handles efter pkt Tiltag ved mistanke Såfremt der opstår mistanke om, at klientens transaktion eller henvendelse har tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering skal den sagsansvarlige advokat undersøge forholdet nærmere. Hvis mistanken ikke kan afkræftes, skal der tages stilling til, om forholdet er omfattet hvidvasklovens 8, stk. 1: Advokater er undtaget fra pligten i 7 til at indberette oplysninger, som disse modtager fra eller indhenter om en af deres klienter i forbindelse med, at de fastslår den pågældende klients retsstilling eller forsvarer eller repræsenterer denne under eller i forbindelse med en retssag, herunder rådgiver om at indlede eller undgå et sagsanlæg. Dette gælder uanset, om oplysningerne modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med, at den pågældende klients retsstilling fastslås. Også voldgiftssager og sager for Landsskatteretten er omfattet af undtagelsen i stk. 1. Stk. 1 gælder dog ikke, hvis der ydes bistand med henblik på hvidvask/terrorfinansiering, eller at der er viden om, at klienten søger bistand med henblik på hvidvask/terrorfinansiering. Med fastslår klientens retsstilling forstås stillingtagen til, hvad der er gældende ret på et givent område, dvs. juridisk rådgivning. Hvis advokatens arbejde alene har bestået i ekspeditioner, f.eks. selskabsstiftelse uden særskilt rådgivning, er der underretningspligt, hvis betingelserne i hvidvasklovens 7 er opfyldt, jf. nedenfor. Undtagelsen vedrører kun underretningspligten, og ikke pligten til at indhente idoplysninger. Hvis underretning er undtaget i medfør af hvidvasklovens 8, skal der tages stilling til fortsat klientrepræsentation. Hvis forholdet ikke er omfattet af hvidvasklovens 8, skal der - hvis den bagvedliggende lovovertrædelse kan straffes med fængsel i over 1 år, og mistanken ikke kan afkræftes - ske indberetning til Advokatsamfundet eller SØK. I tilfælde af mistanke om hvidvask skal transaktionen så vidt muligt stilles i bero til underretning har fundet sted.

7 I tilfælde af mistanke om terrorfinansiering, må transaktionen ikke gennemføres, før SØK har afklaret, om der skal ske beslaglæggelse. Klienten må ikke på noget tidspunkt få orientering om, at advokaten overvejer at indberette, eller at indberetning er sket. Advokaten kan fraråde klienten at udøve ulovlig virksomhed, men rådet må ikke inkludere oplysning om, at manglende efterlevelse vil medføre indberetning. Beslutning om eventuel udtræden af sagen efter indberetning, skal ske på en sådan måde, at advokaten holder oplysningen om indberetning hemmelig for klienten. 5. Instruktion af medarbejdere, uddannelse m.v. Disse regler med bilag udleveres til alle medarbejdere, der på nogen måde er involveret i klientrelationer, sagsoprettelse, varetagelse af advokatopdrag, arkivering m.v., uanset karakteren af medarbejderens arbejdsopgave og ansvarsområde. Medarbejderen er forpligtet til at efterleve nærværende interne regler. Disse regler skal senest ved tiltrædelsen udleveres til nye medarbejdere, og der skal senest xx uger efter tiltrædelsen holdes et møde mellem medarbejderen og advokat xx for en uddybende drøftelse af de pligter, der følger af nærværende regler og hvidvaskloven. Personale, der ikke på nogen måde er involveret i varetagelsen af sagen, jf. ovenfor, skal orienteres om, at advokater er underlagt særlige pligter om at kræve legitimation af personer, som søger bistand på kontoret og underretningspligt i tilfælde af mistanke om hvidvask/terrorfinansiering. De pågældende medarbejdere skal ved tiltrædelsen have en kopi af nærværende regler, og de skal til hver tid kunne søge yderligere information om reglerne hos advokat xx. Advokat xx fører løbende kontrol med overholdelsen af disse regler og hvidvaskloven i øvrigt. Mindst én gang [eller xx gange] om året skal ovenstående retningslinjer gennemgås på et personalemøde med heraf følgende mulighed for at stille spørgsmål til retningslinjerne og hvidvaskloven i øvrigt. xx-købing, den / 20xx