Brønderslev-Dronninglund Kommune

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Dato: 1. september 2005 C. Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering. Projektnr Projekttitel Fremtidig organisering af inkasso-området Deltagere i projektgruppe Beskrivelse af den fremtidige opgaveløsning og forslag til organisering Henrik Aarup, Brønderslev, formand Birgit Tipsmark, Brønderslev Hans Ove Christensen, Dronninglund Jonna Hermansen, Dronninglund Arbejdsgruppen har følgende anbefalinger: At der bevares 2 årsværk fordelt med 1 årsværk i henholdsvis Brønderslev og Dronninglund til varetagelse af den tilbageværende opkrævningsopgave At de relevante DUT-konsekvenser af statens overtagelse af skatte- og inddrivelsesopgaven indarbejdes i budget 2006 At der fordeles opgaver til øvrige funktioner på Rådhusene, således at de 2 årsværk helt overvejende behandler opkrævningsopgaver At der som hovedregel vælges den skrabede model (dvs. kun udsendelse af 1 rykker) for behandling af rykkere inden oversendelse til Inddrivelsesmyndigheden At de to medarbejdere placeres i hvert sit Servicecenter pr. 1. januar At medarbejderen i Brønderslev med virkning fra 1. november 2005 placeres i Servicecentret At medarbejderen i Dronninglund bevarer sin placering i Økonomiafdelingen indtil Servicecentret i Dronninglund er etableret At de to medarbejdere i perioden fra 1. november 2005 til 31. december 2006 sikrer, at der foretages en ensartet sagsbehandlingspraksis og IT-mæssig håndtering på området, således at det bliver muligt at betjene borgerne ens uanset hvilket Rådhus de møder op på. Økonomi ved statens overtagelse af inddrivelsesfunktionen De nuværende Betalingskontorer i de to kommuner skal overdrage en række opgaver til staten. I Brønderslev Kommune viser en løbende Side 1/6

2 tidsregistrering i perioden 1. januar til medio maj 2005, at ca. 2¼ årsværk er beskæftiget med inddrivelsesopgaven, mens ca. 1¾ årsværk er beskæftiget med opkrævnings- og øvrige opgaver. Opgørelsen er vedlagt som bilag 3. Da den samlede DUT-opgørelse fjerner flere midler fra Brønderslev og Dronninglund kommuner end de to kommuner totalt anvender på denne opgave foreslås det, at der alene bevares 1 årsværk i hver af de to kommuner til varetagelse af den fremtidige opkrævningsopgave. Øvrige opgaver, der i dag varetages på Betalingskontorerne, forudsættes overført til andre afdelinger. Ses DUT-opgørelsen for inddrivelsesområdet sammen med DUTopgørelsen på skatteområdet, er der samlet set et overskud, såfremt der bevares 1 årsværk i hver af de to kommuner. Det henvises i øvrigt til vedlagte bilag 1. Organisatorisk placering af opkrævningsfunktionen Delprojektgruppen kan pege på følgende mulige placeringer af opkrævningsfunktionen efter 1. november 2005: a. Placering i servicecentrene b. Placering i Økonomiafdelingen/Økonomisk Forvaltning c. Placering i samlet Betalingskontor for de 2 kommuner Placering i Servicecenter Fordele En placering i servicecentret giver mulighed for at placere medarbejderne i en borgernær funktion, hvor der er mulighed for samarbejde med de øvrige borgerrelaterede funktioner ligesom der vil være en person med viden om betalingsområdet på hver af de to Rådhuse. Der vil ikke være transportmæssige ulemper for medarbejderne, men behov for en vis løbende mødeaktivitet. Ulemper I Brønderslev kan medarbejderen umiddelbart integreres i Servicecentret pr. 1. november En tilsvarende placering kan ikke lade sig gøre i Dronninglund, idet der ikke er etableret et Servicecenter endnu. Den pågældende medarbejder må i perioden frem til etablering af et Servicecenter i Dronninglund bevare sin nuværende placering i Økonomiafdelingen. Det vil alt andet lige betyde, at der går længere tid inden der eksisterer en fælles praksis for håndtering af de daglige opgaver. Dette er udfordring, som vil eksisterer på hele Servicecenter-området fra 1. januar Side 2/6

3 2007, men på betalingsområdet skal denne udfordring tages op 1. november Placering i Økonomiafdeling/Økonomisk Forvaltning Fordele En placering i Økonomiafdelingen/Økonomisk Forvaltning vil placere de pågældende medarbejdere i et fagligt fællesskab med kolleger, som også har penge som primæropgave. Der vil ikke være transportmæssige ulemper for medarbejderne, men behov for en vis løbende mødeaktivitet. Ulemper Medarbejderen er i Rådhuset, og kan tilkaldes, hvis der er spørgsmål fra en borger. Alternativt må borgeren komme til medarbejderen i stedet for det, der er det bærende princip i Servicecentret, at borgeren skal kunne betjenes umiddelbart indenfor Rådhusets dør. Det vil alt andet lige betyde, at der går længere tid inden der eksisterer en fælles praksis for håndtering af de daglige opgaver. Placering i samlet Betalingskontor for de 2 kommuner (variant af ovenstående forslag) Fordele En samlet placering giver mulighed for at de to medarbejdere får et tæt samarbejde og en ens metode til håndtering af opgaverne. Det vil være meget let at lære af hinanden og finde en ens metode til løsning af de daglige opgaver, idet man let kan spørge og diskutere med hinanden. Ulemper Det ene af de to Rådhuse vil ikke have en person, som kan tage sig af denne opgave. Dermed mangler der en person til at tage mod indbetalinger og svare på spørgsmål fra borgere vedrørende kommunale krav. Borgerne vil være henvist til telefonisk betjening eller til at møde op på det Rådhus, hvor de to medarbejdere er placeret. For den ene medarbejder vil det medføre øget transport i forhold til i dag. Samlet vurdering og anbefaling De tre skitserede placeringer indeholder alle fordele som ulemper. I og med opgaven er meget borgerrettet synes en placering i Servicecentret mest naturligt i forbindelse med etablering af den nye kommune pr. 1. januar Det foreslås derfor, at de to medarbejdere placeres i hvert sit Servicecenter pr. 1. januar Side 3/6

4 Det foreslås videre, at medarbejderen i Brønderslev med virkning fra 1. november 2005 placeres i Servicecentret, mens medarbejderen i Dronninglund bevarer sin placering i Økonomiafdelingen indtil etablering af et Servicecenter i Dronninglund.. I samme periode bør de to medarbejdere sikre, at der foretages en ensartet sagsbehandlingspraksis og IT-mæssige håndtering på området, således at det bliver muligt at betjene borgerne ens uanset hvilket Rådhus de møder op på. Denne harmonisering skal være gennemført senest 31. december Det foreslåede løsningsforslag bør forelægges lederen af Servicecentret inden delprojektgruppen afslutter sit arbejde. Beskrivelse af forskelligheder, placering af arbejdsopgaver samt forslag til fremtidig procedure ved oversendelse af krav til Inddrivelsesmyndigheden Delprojektgruppen har foretaget en undersøgelse af, i hvilket omfang der p.t. foretages en ensartet håndtering af sager på de to Betalingskontorer. Opgørelsen viser, at der er en vis forskel i brugen af Debitorsystemet samt at der er mindre forskelle i, hvilke opgaver der er placeret på Betalingskontorerne ud over inddrivelses- og opkrævningsopgaverne. Det er derfor foreslået, at en række opgaver overføres til andre afdelinger, således at det bliver muligt at varetage opkrævningsopgaven med den tilbageværende bemanding. Endelig er det foreslået, at de to medarbejdere i perioden 1. november 2005 til 31. december 2006 foretager en harmonisering af praksis, således at opkrævningsopgaven er ensartet senest den 1. januar Der henvises i øvrigt til bilag 2. Økonomi / personale: Der henvises til vedlagte bilag 1: Økonomiske konsekvenser af statens overtagelse af skatte- og incassoområdet. Rationale ved sammenlægningen af de 2 organisationer: A. Konsekvenser ved harmonisering af serviceniveau: Side 4/6

5 Projektgruppens eget forslag a: Projektgruppens eget forslag b: Projektgruppens eget forslag c: B. Konsekvens ved valg af højeste serviceniveau: - Bemærkninger: C. Konsekvens ved valg af middel serviceniveau: - Bemærkninger: D. Konsekvens ved valg af laveste serviceniveau: - Bemærkninger: Høring Leder af Servicecentret i Brønderslev er orienteret om forslaget om den fremtidige placering af opkrævningsfunktionen, og har erklæret sig enig i delprojektgruppens forslag. De afdelinger, der skal modtage opgaver af hensyn til at kunne løse opkrævningsopgaven med 1 årsværk i henholdsvis Brønderslev og Dronninglund er orienteret på chefmøde i Brønderslev den 30. august og i Dronninglund på ledermøde den 20. september. Øvrige forhold Bilag 1: Økonomiske konsekvenser af statens overtagelse af skatte- og Side 5/6

6 incassoområdet Bilag 2: Beskrivelse af forskelligheder, placering af arbejdsopgaver samt forslag til fremtidig procedure ved oversendelse af krav til Inddrivelsesmyndigheden Bilag 3: Opgørelse af tidsregistrering til brug i projekt Inkasso Side 6/6