Brønderslev-Dronninglund Kommune

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Dato: 18. marts 2005 B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. Projektnr. 23 Projekttitel Borgerservicecentre/-butik Deltagere i projektgruppen Else Larsen Claus Nielsen Connie Hansen Søren Vraa (projektleder) Overordnet opgavebeskrivelse, herunder resultatmål Regeringen har i Forslag til lov om kommunale borgerservicecentre opfordret kommunerne til at etablere borgerservicecentre, som kan fungere som borgernes indgang til den offentlige sektor. Samtidig gives der mulighed for, at kommunerne kan varetage borgerbetjeningsopgaver på tværs af stat, regioner og kommuner. Ifølge lovforslaget træder loven i kraft den 1/7-2005, det er dog ikke et krav, at der etableres borgerservicecentre fra denne dato. Det er projektgruppens mål at udarbejde en rapport inden udgangen af 2005 om etablering af et nyt borgerservicecenter på Rådhuset i Dronninglund. Samtidig tages de nuværende opgaver i Servicecenteret i Brønderslev op til overvejelse, således at de to centre fra den 1. januar 2007 er i stand til at varetage de samme opgaver. Desuden indarbejdes i rapporten de opgaver, som ved opgaveoverførsel fra amtet og staten tillægges de kommunale servicecentre. Tidsplanen for de enkelte delområder vil blive taget op til vurdering kvartalsvis. Projektgruppen har inddelt opgaverne i følgende temaer: A. Opgaver B. Fysisk placering C. Serviceniveau Fejl! Ukendt argument for parameter. Side 1/5

2 D. Personaleressourcer E. Snitflader i forhold til andre grupper F. Beskrivelse af digitale løsninger på området Under hvert tema beskrives opgaven, resultatmål og tidsplan inkl. milepæle. Projektgruppen vil gå i dialog med de enkelte fagforvaltninger for at belyse de nævnte temaer. A. Opgaver Opgavebeskrivelse De nuværende opgaver i Brønderslev Kommunes servicecenter: Ejendomsskat/skødepåtegning/forbrugsafgifter mv. Økonomisk friplads i daginstitutioner/henvendelser vedr. ventelister Børnefamilieydelser/børnetilskud/børnebidrag Folkeregister Pension/boligstøtte/sygesikring/helbredstillæg Barselsdagpenge/sygedagpenge/orlovsydelse/påtegning af feriekort Information/visitering/vejledning Telefonomstilling Helhedsorienteret sagsbehandling. Nye opgaver, som allerede lovmæssigt er foreslået overført/bevaret i kommunerne: Skat/moms/told/afgifter/vurdering (fra 1/10-05) Inkasso (rykkerbreve/betalingsaftaler/oversendelse af restancer/opkrævning af egne krav m.v.) (fra 1/10-05) Udstedelse af pas og kørekort (fra 1/1-07) Projektgruppen foreslår følgende arbejdsopgaver overvejet til varetagelse i de nye servicecentre: Pladsanvisning daginstitutioner Kontanthjælp Vielser (udlevering af ægteskabserklæringer m.v.) BBR (modtagelse af anmodning om udskrifter m.v) Forbrugsafgifter (forklaring og gennemgang af afregninger) Byggesager (modtagelse af ansøgninger og vejledninger om selvbetjeningsløsninger) Vejledning af borgerne om brug af digitale løsninger Turistinformation (udlevering af brochurer og kort m.v.) Ekstra Borgerservicefunktion på bibliotekerne (blanketudlevering) butik.doc Side 2/5

3 Projektgruppen foreslår følgende arbejdsopgaver overvejet til fjernelse fra de nye servicecentre: Telefonomstilling Helhedsorienteret sagsbehandling. Ad Telefonomstilling: Gruppen foreslår, at telefonomstillingen samles ét sted af hensyn til bemanding/arbejdstilrettelæggelse/afløsning i ferier m.v. Desuden er telefonbetjening ikke en direkte borgerrelateret opgave og kan i mange tilfælde direkte forstyrre den personlige borgerbetjening. Telefonbetjening er ikke en frontopgave. Opgaven skat/moms/told/afgifter/vurdering og inkasso skal være køreklar den 1/ Der skal allerede nu iværksættes drøftelser med skat og inkasso om overførsel af opgaverne og eventuel midlertidig fysisk placering. Inden 1/10-05 forventer projektgruppen at have kontaktet faggrupperne og udarbejdet et mere detaljeret forslag til opgaveløsning i servicebutikkerne, inkl. mere detaljeret tidsplan for flytning af opgaver. B. Fysisk placering Opgavebeskrivelse Etablering af to servicecentre ét på hver af de eksisterende rådhuse. Den fysiske placering skal være afklaret i god tid inden 1. januar C. Serviceniveau Opgavebeskrivelse Målsætningen er at begge centre skal have samme serviceniveau. Afventer godkendelse af opgaverne, der forventes at foreligge senest 1. januar D. Personaleressourcer Opgavebeskrivelse Afhænger af de opgaver, der besluttes varetaget i servicecentrene. Målet er at sikre, at overførsel af medarbejdere sker på en værdig og ordentlig måde med inddragelse af den enkelte medarbejder. Medarbejdernes behov og synspunkter skal indgå i beslutningsprocessen og gruppen finder det yderst vigtigt, at medarbejdere er motiverede for at arbejde i en servicebutik. butik.doc Side 3/5

4 Personale til varetagelse af skat/inkasso skal være afklaret i god tid inden 1/ Det samlede personale skal af hensyn til oplæring være ansat senest 4 måneder før 1. januar E. Snitflader i forhold til andre grupper Opgavebeskrivelse Beskrivelse af snitfladerne til baglandet for de enkelte faggrupper. Hvad skal løses i servicecentrene og hvad skal løses af faggruppen? De relevante fagforvaltninger inddrages i organiseringen af opgaveløsningen. Der skal tages stilling, om opgaverne skal placeres som Fuld opgave, hvor hele opgaven og ansvaret placeres i servicecenteret Delt opgave, hvor dele af opgaven placeres i servicenteret - resten og det faglige ansvar placeres i fagforvaltningen eller ved ansvarlige myndighed Følger tidsplan for opgaver. F. Beskrivelse af digitale løsninger på området Opgavebeskrivelse Der skal udarbejdes forslag til digitale løsninger afhængig af opgaveløsningen. Gruppen kontakter flere leverandører af IT-løsninger til servicebutikker, når opgaveløsningen er fastlagt. IT-løsninger skal omfatte brug af Medarbejderrelaterede fagsystemer Borgerrelaterede digitale selvbetjeningsløsninger IT-gruppen inddrages i opgavebeskrivelsen. Igangsætning ca. 1. januar Organisering af projektet Projektgruppen har delt opgaverne ligeligt imellem sig. Der er ikke aftalt nogen fast mødefrekvens, men vi mødes, når der er behov for det. Møderne foregår skiftevis i Dronninglund og Brønderslev. butik.doc Side 4/5

5 Ny lovgivning på området, herunder opgaveflytning til kommunen. Forslag til lov om kommunale borgerservicecentre Forslag til lov om ændring af færdselsloven og pasloven Opgaveoverførsel på Skatteområdet Opgaveoverførsel på Inkassoområdet Projektgruppens ressourcebehov (Økonomi og personale) Personale De 4 faste medlemmer Inddragelse af ad hoc grupper. Økonomi Der må påregnes udgifter til: Nye IT-løsninger til servicebutikker Uddannelse af personale Annonceudgifter markedsføring butik.doc Side 5/5