Document Portal 1. Document Portal

Transkript

1 1 Lexmark gør det muligt at bruge formularer i virksomheden. Vælg dokumenterne på berøringsskærmen, og tryk på Start. er en softwareløsning, der indeholder funktioner til lagring og behandling af fortrykte formularer efter behov. Denne løsning erstatter kundernes behov for at have stakke med fortrykte formularer på lager. består af: Document Server-software -brugerværktøj -administratorværktøj

2 2 Hvad er en formular? Der er to typer formularer i : Standardformularer disse er standard-pdf-filer, som kan tilknyttes et script med henblik på behandling (udskrive, faxe, e eller arkivere). FormSets det er PDF-filer, der er i stand til at flette data fra en ekstern kilde (f.eks. en database, en flad fil osv.) Antag f.eks., at du arbejder for et advokatfirma, og at du har en formular, hvor du skal angive et sagsnummer (prompten kommer fra det tilknyttede script). Når du indtaster sagsnummeret, udfyldes formularen automatisk med klientens navn og cpr-nr. (som scriptet har hentet fra databasen). Denne funktion kaldes automatisk udfyldning.

3 3 Brug af består af to separate dele: En brugergrænseflade, hvor du kan vælge og behandle formularer, og et administrationsværktøj (administrative tool) til håndtering af formularer. Brugerværktøj (User tool) Brugergrænsefladen består af visse nøglekomponenter: Søgning efter en formular vha. kategorier Oplysninger om formular Behandling af en formular

4 4 Søgning efter en formular vha. kategorier Du kan finde en formular ved at søge på basis af kategorier. Kategorier er en måde at gruppere formularer, som har visse fælles kendetegn. Disse kategorier oprettes af administratoren. Kategorier, der indeholder formularer, vises med sort. Kategorier, som ikke har tilgængelige formularer, vises med gråt og kan ikke vælges. Der kan vises flere kategorier på én gang. Bemærk! Antallet af kategorier er ikke begrænset. Hvis en kategori kun indeholder én formular, vælges denne formular som standard. Hvis en kategori indeholder mere end én formular, vælges ingen formular. Oplysninger om formular Når du har valgt en bestemt formular, vises følgende oplysninger: Miniature et miniaturebillede af formularen Formulartitel titlen på formularen Formularnummer nummeret på formularen Revidering hvornår formularen sidst er revideret Oversigt en kort beskrivelse af formularen Antal sider antallet af sider i formularen

5 5 Bemærk! Hvis formularen ikke har været ændret, står der Oprindelig formular i feltet Revidering. Hvis formularen har været ændret, siden den blev føjet til systemet, er feltet Revidering udfyldt med #<revideringsnummer> (dato og klokkeslæt for revideringen). Hvis en formular f.eks. ikke er ændret, siden den blev føjet til systemet, vil feltet Revidering indeholde følgende: #1 (1/18/02 3:09 PM). Behandling af en formular Når du har valgt en formular, kan du få behandlet formularen, hvis du vælger antallet af kopier og evt. markerer afkrydsningsfeltet Automatisk udfyldning (hvis formularen kan udfyldes automatisk) og derefter trykker på Start.

6 6 Administrationsværktøj Administrationsværktøjet (Administrative tool) er den brugergrænseflade, du skal bruge til at håndtere kiosken. Værktøjet køres via en browser (Internet Explorer 5.0 eller højere). Administrationsværktøjet bruges til: Håndtering af formularer Håndtering af scripts Håndtering af kiosker Håndtering af kategorier Rapportering Indstillinger Logon Da administratoren er ansvarlig for håndteringen af -systemet, skal der bruges en logonkonto og en adgangskode, før du kan bruge værktøjet. Produktet leveres med standardkontoen admin og adgangskoden admin,, som bør ændres, når du har installeret produktet. Det kan du gøre under fanen Indstillinger.

7 7 Håndtering af formularer Når du vælger fanen Formularer, kan du tilføje, slette og redigere formularer. Tilføjelse af en formular Vælg fanen Formularer, når du vil føje en formular til en kiosk. I denne visning får du vist en liste over de formularer, der aktuelt findes i systemet. Klik på Tilføj, når du vil tilføje en formular. Der er tre ting af speciel interesse, når du skal tilføje en formular: Oplysninger om formular Kategorier Printerindstillinger Oplysninger om formular Angiv formulartype, formularfil, titel, nummer, nøgleord, script, AF-script (til formsets) og en oversigt for den bestemte formular. Det er kun formularfilen og formulartitlen, der skal angives. Kategorier Du kan gruppere et formularsæt i en kategori. En formular behøver dog ikke at være tilknyttet en kategori. En formular kan være tilknyttet mere end én kategori.

8 8 Printerindstillinger Angiv standardindstillinger for printeren, når du vælger at udskrive en bestemt formular. Redigering af en formular Klik på fanen Formularer. Hvis du vil redigere en bestemt formular, skal du vælge formularen på listen. I højre side vises så aktuelle oplysninger til formularen. Sletning af en formular Klik på fanen Formularer. Vælg den formular, du vil slette, og klik derefter på Slet.

9 9 Håndtering af scripts Scripts oprettes ved hjælp af Lexmark Workflow Composer-softwaren. Disse scripts bruges til at behandle formularer (udskrive, faxe, e osv.). Du kan tilføje, slette og knytte scripts til formularer i kiosken. Tilføjelse af et script Når der er oprettet et script vha. Workflow Composer, kan du føje scriptet til kiosken. Klik på fanen Scripts og derefter på Tilføj. Sletning af et script Du kan slette et script fra -serveren, når det ikke er tilknyttet en formular eller et formset. Tilknytning af et script til en formular Du kan knytte et script til en formular, mens formularen eller formset'et tilføjes under fanen Formularer. Yderligere oplysninger om tilknytning af scripts til formularer eller FormSets finder du i Administratorvejledning.

10 10 Håndtering af kiosker Du kan tilføje, redigere og slette kiosker fra netværket. Tilføjelse af en kiosk Sådan tilføjes en kiosk: 1 Klik på fanen Kiosker. I denne visning får du vist en liste over de kiosker, der aktuelt findes i systemet. 2 Klik på Tilføj, når du vil tilføje en kiosk. Titlen på kioskikonet er som standard Formularer. Denne standardværdi kan ændres under fanen Indstillinger. Redigering af en kiosk Klik på fanen Kiosker, når du vil redigere en kiosk. Hvis du vil redigere en bestemt kiosk, skal du vælge kiosken på listen. I højre side vises så aktuelle oplysninger til kiosken. Sletning af en kiosk Du kan slette en kiosk fra systemet ved at klikke på kiosken og derefter på Slet.

11 11 Tilføjelse af kiosklicenser Under fanen Kiosk kan du finde den løbende total for, hvor mange kiosklicenser der er til rådighed. Klik på Licenser, hvis du vil tilføje flere licenser.

12 12 Håndtering af kategorier En kategori er den måde, formularer grupperes på. Du kan f.eks. have alle dine 401Kformularer grupperet under kategorien Ydelser. Håndtering af kategorier består først og fremmest i muligheden for at tilføje, redigere og slette formularkategorier. Tilføjelse af en kategori Klik på fanen Kategorier, når du vil føje en kategori til kiosksystemet. I denne visning får du vist en liste over de kategorier, der aktuelt findes i systemet. Klik på Tilføj, når du vil tilføje en kategori. Når du tilføjer en kategori, skal du angive navnet på kategorien. Du kan også specificere de formularer, der findes i denne kategori, samt angive, hvilke kiosker der skal have adgang. Redigering af en kategori Klik på fanen Kategorier, når du vil redigere en kategori. Når du vælger kategorien på listen, vises i højre side de felter, der kan redigeres, sammen med aktuelle oplysninger om kategorien. Sletning af en kategori Du kan slette en kategori fra systemet ved at klikke på kategorien og derefter på Slet.

13 13 Rapportering Det er denne måde, du kan spore brugen af s på. Hver gang en formular sendes, indsamles flere oplysninger (f.eks. hvilken formular der oftest sendes, hvilken kiosk der oftest anvendes osv.). Du kan bruge disse oplysninger til at allokere ressourcer til det sted, hvor der er mest brug for dem. Når du vil have vist en rapport, skal du vælge rapporten og den relevante tidsramme. I nogle rapporter kan der angives flere oplysninger (f.eks. en bestemt formular eller kiosk, du er interesseret i). Du kan også eksportere rapportoplysningerne til en fil. Det gør du ved at klikke på Eksporter rapport.

14 14 Indstillinger Under denne fane kan administratoren: ændre kontooplysninger angive standardindstillinger for printeren angive standardscriptet definere visse fejlfindingsindstillinger angive standardtitlen for kiosken angive det antal dage, en formular anses for at være ny eller opdateret Administrationsværktøjet kan bruges til at definere det antal dage, en formular anses for at være ny eller opdateret, hvilket kan være mellem 1 og 31 dage.