Brønderslev Inner Wheel

Transkript

1 Brønderslev Inner Wheel Vejledning til bestyrelse og medlemmer Brønderslev Inner Wheel klub blev chartret den 30. oktober Bestyrelse Bestyrelsen består af 7 personer: Præsident, pastpræsident, vicepræsident, kasserer, sekretær, klubmester og ISO. Til bestyrelsen er tilknyttet klubbens webmaster, der inviteres til at deltage i 1 2 bestyrelsesmøder i løbet af året, primært årets første i august, for fastlæggelse af indhold på klubbens hjemmeside m.v. Webmasteren sørger for at opdatere klubbens hjemmeside i samarbejde med præsidenten. Klubbens kommende vicepræsident udpeges af den siddende bestyrelse senest i november, og den kommende vicepræsident udpeger normalt selv sin sekretær. På valgmødet, der afholdes i februar, vælges medlemmer til posterne: kasserer, klubmester og ISO. Bestyrelsesposterne varetages for 1 år ad gangen, men den kommende præsident kan bede en sekretær eller en kasserer om at tage et år mere på posten. Bestyrelsen konstituerer sig på valgmødet i februar. Klubbens 2 delegerede er præsident og vicepræsident. Bestyrelsen fastsætter årskontingentet for klubbens medlemmer. Præsidenten og bestyrelsen tilrettelægger årets program og vælger de datoer, hvor de nedsatte udvalg (se pkt. 5) skal arrangere møderne. Pastpræsidentens opgaver omfatter bl.a. ajourføring af hjemmesiden, og hun er kontaktperson til klubbens webmaster, og det er også pastpræsidenten, der enten selv sørger for at tage fotos til brug for hjemmeside og/eller månedsbreve, eller får et andet medlem til at tage fotos. Inden kædeoverrækkelsen skal den afgående præsident sørge for at få sat sit navneskilt på præsidentkæden. 2. Bestyrelsens møder m.v. Bestyrelsen holder ca. 7 bestyrelsesmøder, og det forberedende bestyrelsesmøde for den nye bestyrelse indkaldes og holdes af præsidenten (i marts april). Derudover afholder kommende præsident også overdragelsesmødet i juni for gammel og ny bestyrelse. Herefter afholdes bestyrelsesmøder fordelt over året fra august til maj. Følgende er faste punkter på dagsordenen, men der kan tilføjes andre relevante punkter: 1. Referat af sidste bestyrelsesmøde 2. Info fra bestyrelsesmedlemmerne 3. Evaluering af sidste klubmøde(r) 4. De næste møder (indtil næste bestyrelsesmøde) 5. Kaminmøder /BHA 1

2 6. Fremtidige arrangementer 7. Nyt fra udvalgene 8. Egoforedrag 9. Økonomi 10. Huskelister, opfølgning 11. Udestående punkter fra tidligere 12. Eventuelt 13. Næste møde Præsident og vicepræsident deltager i Distrikts og Landsmøde i oktober (fra frokost lørdag til og med søndag eftermiddag) og i Forårsdistriktsmødet (heldagsmøde i marts). Klubben betaler udgifterne til disse møder undtagen kørsel, der betales af Distriktet. I tilfælde af forfald udpeges en anden deltager. I instruktionsmødet i forbindelse med distriktskædeoverrækkelsen (i juni) betaler klubben for de 4 personer, der indkaldes til instruktionsmødet: Præsident, sekretær, kasserer og ISO. Kørselsudgifter afholdes af deltagerne, da der ikke fra Distriktets side udbetales kørselsgodtgørelse. Til den årlige webmasterdag og kursus betales udgifter for klubbens webmaster. Klubben afholder ikke en egentlig generalforsamling, men bestyrelsen vil altid være i åben dialog med medlemmerne omkring ønsker, ændringer og nye tiltag inden for klubben. Præsidenten aflægger beretning på årets sidste klubmøde. Kassererens gennemgang af regnskabet for det foregående IW år, der sendes til alle medlemmer pr. mail, sker på august mødet, da regnskabsåret først slutter den 30. juni. Skulle præsidenten få forfald til et bestyrelsesmøde eller klubmøde, er det ifølge IW Danmarks klublove pastpræsidenten, der er stedfortræder ved kortvarige fravær. I tilfælde af længere tids fravær aftales det i bestyrelsen, om det er pastpræsidenten eller vicepræsidenten, der overtager. Sidste års kasserer er automatisk revisor i det næste IW år. 3. Medlemmer Som medlem kan optages kvinder, der er fyldt 18 år, og som kan gå ind for Inner Wheels idealer. Ved optagelsen udfyldes en optagelsesformular for det nye medlem, og ordlyden af denne læses op af præsidenten, samtidig med at der tændes et lys som symbol på optagelsen. Medlemmet får overrakt en rose og en nål samt en medlemsbog. Det nye medlem betaler selv for navneskilt. Det er medlemmet selv, der er ansvarlig for, at alle informationer på IW Danmarks hjemmeside, i medlemsregisteret, er korrekte. Disse data benyttes til medlemsbogen, der trykkes i juni hvert år. Såfremt et medlem optages mellem 1. juli og 31. december, betales fuldt kontingent. Sker optagelsen mellem 1. januar og 31. maj betales ½ kontingent. Medlemmer, der optages i juni, betaler kontingent fra næste IW år. Et medlem kan blive bevilget orlov mod betaling 50% af kontingentet. Det pågældende medlem undtages hermed fra udvalgsarbejde og deltagelse i møder og frameldes forlods til alle møder på mødekalenderen, men modtager månedsbreve og andre informationer pr. mail, ligesom medlemmet beholder sin adgang til IW s lukkede sider. Klubben har udpeget i alt 3 æresmedlemmer, nemlig de 3 medlemmer, der var med til at chartre klubben. Det er aftalt, at æresmedlemmer betaler kr. 300,00 i kontingent (inkl. kr. 200 kr. til jubilæumskontoen). Det er i 2012 besluttet, at der ikke skal udnævnes flere æresmedlemmer /BHA 2

3 Eventuel udmeldelse skal ske senest 1. juni, da der ellers skal betales kontingent for næste år (pga. af klubbens betaling af kontingent til Distriktet). 4. Mærkedage Bestyrelsen sender en rose til medlemmernes runde fødselsdage og andre mærkedage og begivenheder. Såfremt et medlem inviterer alle medlemmer til en mærkedag, er det kassereren eller sekretæren, der sørger for indkøb af gave. I tilfælde af invitation til naboklubbers jubilæer er bestyrelsen bemyndiget til at sende en gave. 5. Udvalg Klubben har en række udvalg, som kan have til opgave at arrangere et eller flere møder i løbet af IW året: Kunst og Kulturudvalget Fest og Arrangementsudvalget PR Udvalget Aktivitetsudvalget 2015 Udvalget Rejseudvalg Kaminmødeudvalget Derudover kan der nedsættes ad hoc udvalg, hvis dette er relevant. Præsidenten sammensætter i samarbejde med bestyrelsen medlemmerne i disse udvalg, idet der i hvert udvalg er et medlem af bestyrelsen for at sikre tilbagemelding hertil. Bestyrelsesmedlemmet er også formand for udvalget og står for at indkalde til det første møde. Formanden for udvalget sørger for, at der bliver sendt et kort beslutningsreferat til klubbens præsident og sekretær. Udvalgene skal allerede i foråret (før det aktuelle IW år) planlægge og træffe aftaler for det kommende møde af hensyn til klubbens mødeprogram, som udarbejdes i løbet af sommerferien. Præsidenten skal have tilbagemelding i juni. Det er op til udvalget, om man vil arrangere noget ud over det pågældende klubmøde. PR Udvalget tager sig også af medlemspleje, dvs. når der er potentielle medlemmer, eller når der er optaget et eller flere nye medlemmer, indkalder udvalget til møde (i samarbejde med præsidenten) for en nøje gennemgang af nyttige oplysninger inkl. brug af hjemmeside m.v. 6. Klubmøder Klubmøder afholdes normalt den første mandag hver måned. Selve mødet starter kl , men der er åbent i lokalet fra kl I juli afholdes ingen møder. I august og eventuelt i forbindelse med helligdage kan mødet flyttes til en anden dag. Alle møder er med spisning /BHA 3

4 En normal mødeaften forløber således: Velkomst v/klubbens præsident, præsentation af gæster, praktiske oplysninger. Sang 3 minutter. Et medlem fortæller om en oplevelse, et samfundsemne, en rejse eller andet, det pågældende medlem har lyst til at berøre. Dagens digt/ord. Et medlem oplæser et digt eller andet efter eget valg. Månedsbreve (referater af klubmøder). Et medlem gennemgår månedsbreve fra andre klubber i distriktet og det øvrige Danmark og fremhæver gode programmer. Andre klubbers 3 minutter kan anbefales til læsning, men læses ikke op. Nr. på referencer til klubbernes månedsbreve bedes oplyst ved gennemgangen! Nyt fra hjemmesiderne Nyt fra ISO (International Service Organiser). Nyt fra udvalgene Spisning og hyggeligt samvær Aftenens program: Foredragsholder, et virksomhedsbesøg eller en intern klubaften med debat om aktuelle emner En glad 20 er medlemmerne lægger 20 kr. i Grisen og fortæller KORT om en glad begivenhed. Eventuelt egoforedrag Afslutningssang Ovennævnte opgaver (3 minutter osv.) udføres på skift af medlemmerne. Præsidenten udarbejder en liste, som sendes pr. mail til medlemmerne og kan findes på klubbens hjemmeside. I tilfælde af forfald skal medlemmerne selv finde en afløser. Efter hvert møde udarbejdes der et månedsbrev med referat af mødet og med diverse nyttige oplysninger. Månedsbrevet udsendes pr. mail og kan derudover læses på klubbens og Inner Wheel Danmarks hjemmeside. Afbud til et hjemmemøde registreres via mødekalenderen (link dertil på på mødedagen senest kl I tilfælde af udemøder kan der være andre frister, men de fremgår af månedsbrevet og af mødekalenderen. I tilfælde af manglende afbud betales kuvertprisen, og medlemmet vil i givet fald blive kontaktet af kassereren. Til alle møder er gæster meget velkomne, og de registreres med navn på mødekalenderen af det medlem, der har inviteret gæsten. Dette medlem sørger også for, at gæsten får tilsendt månedsbrevet. I efteråret afholdes på skift et fællesmøde med Aabybro IW klub, hvor de to klubber får besøg af Distriktspræsidenten. Mødet aftales med præsidenten for den klub, hvor mødet skal holdes det pågældende år, og det er den afholdende klub, der sørger for en gave til Distriktspræsidenten. Når der er tale om møde i Brønderslev, skal Vicepræsidenten i løbet af foråret sende en invitation til Aabybro IW Klubs Vicepræsident, så de kan få datoen indført i deres mødeprogram. Ved alle møder går grisen rundt, og medlemmerne betaler 10 kr., som går til SOS Børnebyerne og Babushka Organisation. Kaminmøder Siden har der været afholdt 3 4 Kaminmøder i løbet af året. Disse møder er tænkt som en mulighed for, at medlemmerne kan være sammen på et mere uformelt plan, da der er mere tid til indbyrdes snak en sådan aften. Kaminmøder starter kl og kan holdes hos et af medlemmerne privat eller et andet sted. Prisen er fastsat til kr. 25,, og det er Kaminmødeudvalgets medlemmer, der sørger for kaffe/te m.v /BHA 4

5 7. Andet På klubbens hjemmeside, vil der kunne findes forskellige praktiske oplysninger om klubben og dens medlemmer. Alle medlemmer har modtaget et login til de lukkede sider, som bl.a. indeholder et fotogalleri over klubbens medlemmer. Litteraturklubberne holder møde hhv. mandag og onsdag, og der vælges en koordinator for hver af litteraturklubberne. Det tilstræbes, at de to klubbers medlemmer mødes i slutningen af et IW år for at planlægge og fordele medlemmerne i de 2 litteraturklubber til det næste år. Litteraturklubbernes medlemmer mødes ca. en gang om måneden privat for at diskutere de læste bøger. Butlerkorpset består af mange af klubbens medlemmer, der hjælper til ved andre medlemmers fester som f.eks. konfirmation, studentergilde/fest, sølvbryllup, runde fødselsdage, familietræf m.v. Der kan være tale om hjælp til at dække bord, servere, vaske op, rydde op m.v. Telefonstjernens medlemmer foretager hver morgen tryghedsopkald til ca. 30 af kommunens ældre borgere. Dette foregår i samarbejde med Ældre Sagen, der betaler udgifterne til telefon og Falck. Der er indgået aftale med Falck, som opbevarer nøgler til borgernes boliger og kører ud for at kontrollere årsagen, hvis opkaldet ikke bliver besvaret /BHA 5