HOLSTEBRO VESTRE INNER WHEEL DREJEBOG. for klubbens bestyrelse

Transkript

1 HOLSTEBRO VESTRE INNER WHEEL DISTRIKT 45 DANSK KLUB NR. 105 DREJEBOG for klubbens bestyrelse Nedenstående retningslinjer skal vedtages på en generalforsamling og kan derefter kun ændres på en efterfølgende generalforsamling. Bestyrelsen Bestyrelsens funktionsperiode går fra den 1. juli til den 30. juni. Valg til ny bestyrelse sker på februar mødet og skal iflg. loven ske før den 1. marts. Ligeledes skal indberetning om medlemmer af den nye bestyrelse til IW DK s medlemsregistrator ske før den 1. marts. Medlemmer, som ikke ønsker at blive opstillet, skal senest 4 uger før valget meddele dette til klubsekretæren. Præsidenten orienterer medlemmerne om dette på december mødet. Et medlem kan fungere i klubbestyrelsen i maksimum 6 fortløbende år. Generalforsamling afholdes hvert år inden den 30. juni. Forslag til emner, der skal behandles på generalforsamlingen, indkaldes 1 måned før mødet. Dagsorden til generalforsamling udsendes sammen med indkomne forslag 1 uge før generalforsamlingen. Hvert år udleveres KLUBBERNES HUSKELISTE, som er udarbejdet af Distriktsbestyrelsen for D- 45. Huskelisten og denne drejebog skal ses som et supplement til gældende lovgivning for Inner Wheel klubber. Klublove kan hentes på Klubbestyrelsen (højst 10 medlemmer) består af: Præsident Vicepræsident Pastpræsident Sekretær Kasserer International Service Organiser (ISO) Klubmester (evt. andre medlemmer f. eks. 2. sekretær) Klubbestyrelsen er beslutningsdygtig, når 50 % af bestyrelsen er til stede dog skal præsidenten eller vicepræsidenten være til stede. Bestyrelsen planlægger og udarbejder program for alle klubmøder og udflugter. Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsudvalg til løsning af specielle opgaver. Bestyrelsen og webmaster er fritaget for 3 min., månedsbrev gennemgang og dagens digt. Bestyrelsesmøder afholdes efter behov, men bør holdes regelmæssigt. Præsidenten udarbejder dagsorden i samarbejde med sekretæren og leder alle bestyrelsesmøder. Drejebog for klubbens bestyrelse godkendt på generalforsamlingen

2 Bestyrelsesmedlemmerne indsender evt. forslag til punkter på dagsorden senest 6 dage før mødet. Dagorden fremsendes til bestyrelsesmedlemmerne ca. 4 dage før mødet. Præsidenten skal sikre at alle forslag, der vedrører klubben, behandles både på et klubmøde og et bestyrelsesmøde. Sekretæren tager referat, der sendes til alle bestyrelsesmedlemmer senest en uge efter mødet. Regler for bestyrelsens deltagelse i Distrikts- og Landsmøder: Deltagerbetaling betales af klubben: Bestyrelsespost/ IW titel Efterårsdistriktsog Landsmøde Forårsdistriktsmøde og instruktionsmøder Kædeoverrækkelse Nuværende: Præsident Sekretær Kasserer ISO Webmaster Kommende: Præsident Sekretær Kasserer ISO Webmaster Alle øvrige medlemmer af Holstebro Vestre IW har også mulighed for at deltage i Distrikts- og Landsmøderne, dog for egen regning. Præsidentens opgaver For at kunne blive valgt til præsident, skal vedkommende have været vicepræsident. Præsidenten skal medvirke til, at Inner Wheel s formål efterleves og lovene overholdes. Præsidenten skal lede klub- og bestyrelsesmøder og er ansvarlig for, at forslag og ønsker, der vedrører klubben, behandles begge steder. Præsidenten kan nedsætte ad hoc udvalg til specielle opgaver. Præsidenten bør ved 2. bestyrelsesmøde gennemgå den af distriktsbestyrelsen reviderede udgave af KLUBBERNES HUSKELISTE med bestyrelsesmedlemmerne. Præsidenten leder klubbens arbejde og aktiviteter. Præsidenten tilrettelægger og udsender dagsorden til alle bestyrelsesmøder i samarbejde med sekretæren. Præsidenten orienterer klubbens medlemmer om nyt fra eget distrikt og Dansk Inner Wheel Råd. Præsidenten skal ligeledes sørge for, at der gives referat af Distrikts- og Landsmøder, og skal forud Drejebog for klubbens bestyrelse godkendt på generalforsamlingen

3 for møderne orientere klubmedlemmerne om dagsordener, så klubben kan tilkendegive sin mening om, hvordan den ønsker, at der skal stemmes til møderne. Præsidenten sikrer, at webmasteren tilsendes relevant information til klubbens hjemmeside. Præsidenten er sammen med sekretæren delegerede til Distrikts- og Landsmøder. Vicepræsidentens opgaver Vicepræsidenten sætter sig i løbet af året godt ind i klubarbejdet og lovene. Vicepræsidenten træder i præsidentens sted ved dennes varige fravær, hvilket ikke vil forhindre, at hun også bliver præsident for det kommende år. Pastpræsidentens opgaver Pastpræsidenten repræsenterer kontinuiteten i bestyrelsesarbejdet. Pastpræsidenten støtter og hjælper med sin erfaring. Pastpræsidenten er stedfortræder for præsidenten ved dennes kortvarige fravær. Sekretærens opgaver Funktionsperiode: Max. 3 fortløbende år, men skal vælges årligt. Præsidenterne i Holstebro Vestre Inner Wheel udpeger selv, hvem de ønsker som sekretær. Sekretæren tager referat af bestyrelsesmøder og udsender dette til bestyrelsesmedlemmerne snarest muligt og senest en uge efter mødet. Sekretæren videregiver alle relevante oplysninger til webmasteren, så disse kan blive lagt ind på klubbens hjemmeside. Sekretæren kan have en 2. sekretær til hjælp i sit arbejde. 2. sekretæren er ikke medlem af bestyrelsen, men kan deltage i bestyrelsesmøderne dog uden stemmeret. Når det nye Inner Wheel år starter udsender sekretæren medlemsdata (medlemsliste med adr. og tlf. nr., fødselsdags liste m.v.) til de af medlemmerne, der ikke modtager månedsbreve pr. e- mail. Øvrige medlemmer kan finde alle data på klubbens hjemmeside: Sekretæren indberetter optagelse, overflytning og udmeldelse af klubmedlemmer på IW DK s hjemmeside under formularer. Der henvises til KLUBBERNES HUSKELISTE under vejledning for sekretærer. Sekretæren får udbetalt et årligt beløb til dækning af kontorartikler mm. IT-funktioner: Sekretæren skal kunne anvende mailprogram og Microsoft Word. Månedsbreve: Sekretæren udarbejder udkast til referat fra klubmøderne. Når præsidenten har godkendt referatet, fremsendes det inden 8 dage til klubmedlemmerne via mail. - Til de af medlemmerne der ikke har computer, sker det via Post Danmark. Drejebog for klubbens bestyrelse godkendt på generalforsamlingen

4 Vær opmærksom på at der er copyright på materiale, der er skrevet af andre, og at brevene ikke må indeholde personoplysninger vedr. valg m.m. Der henvises til særskilt vejledning i skrivning af månedsbreve på distriktets hjemmeside. Sekretæren uploader månedsbrevene på Inner Wheel Danmarks hjemmeside. Systemet er designet således, at det kun er de enkelte klubbers sekretærer og webmastere, der via deres login har adgang til at opdatere månedsbrevene og kun til egen klub. Alle medlemmer af IW kan læse alle månedsbreve fra hele landet. Valg af klubbestyrelse: Valg af ny klubbestyrelse skal som tidl. omtalt finde sted før den 1. marts. Sekretæren udarbejder valgliste i samarbejde med præsidenten. Sekretæren indberetter valget af ny bestyrelse før den 1. marts på IW DK s hjemmeside under formularer. Der henvises til KLUBBERNES HUSKELISTE under vejledning for sekretærer. Sekretæren er sammen med præsidenten delegeret til Distrikts- og Landsmøder. Kassererens opgaver Kassereren varetager klubbens økonomi og aflægger revideret regnskab for klubbens medlemmer ved generalforsamlingen i juni måned. Kassereren holder præsidenten og bestyrelsen underrettet om klubbens finansielle status på bestyrelsesmøderne. Årskontingentet til distriktet forfalder den 1. juli og betales efter opkrævning fra distriktskassereren senest den 31. august. Kassereren videregiver alle relevante oplysninger til webmasteren, så disse kan blive lagt ind på klubbens hjemmeside. IT-funktioner: Kassereren skal kunne anvende homebanking i klubbens pengeinstitut. Årsindsamlingen: Beløbet indbetales senest 1. april hvert år. Der henvises til KLUBBERNES HUSKELISTE under vejledning for kasserer. ISO s opgaver ISO varetager klubbens internationale korrespondance. ISO varetager kontakt med venskabsklubber og fadderskaber. ISO orienterer om sit arbejde på klubmøderne. ISO videregiver alle relevante oplysninger til webmasteren, så disse kan blive lagt ind på klubbens hjemmeside. Vedr. rapporter, klubrelaterede opgaver, internationalt relaterede opgaver, ISO-træf og indsamlinger af brugte ting henvises der til KLUBBERNES HUSKELISTE under vejledning for ISO. Drejebog for klubbens bestyrelse godkendt på generalforsamlingen

5 Klubmesterens opgaver Klubmesteren varetager alt det praktiske omkring møderne. Klubmesteren møder i god tid før mødernes start, så alt f.eks. bordnummer mm. er klart, når medlemmerne kommer. Klubmesteren modtager afbud fra medlemmer og tilmelding af gæster via mødekalenderen på hjemmesiden, pr. mail og pr. telefon. Klubmesteren indkøber alle roser, blomster og vingaver mv., der skal udleveres på møderne. Holstebro Vestre Inner Wheels hjemmeside og webmaster Hjemmesidens domænenavn er Hjemmesidens formål er: At bringe relevant information til klubbens medlemmer At fremme kommunikationen mellem klubbens egne medlemmer At synliggøre klubben At fremme kommunikationen til andre klubber Webmasterens opgaver Foretager al vedligeholdelse af hjemmesiden Foretager opdateringer efter behov Deltager i kurser afholdt af D-45 s IT-Konsulent og Landswebmasteren Kan deltage i bestyrelsens møder - dog uden stemmeret Vedligeholder G-mail-konto til brug for kommunikation med IIW Tjekker korrespondance fra IIW Ændrer Alias adresser ved skift af bestyrelse hvert år den 1. juli Webmasteren får udbetalt et årligt beløb til dækning af kontorartikler mm. Drejebog for klubbens bestyrelse godkendt på generalforsamlingen