Informationsmøde: Udbud af lægevagtskørsel i Region Syddanmark

Transkript

1 Informationsmøde: Udbud af lægevagtskørsel i Region Syddanmark

2 Velkomst og praktiske detaljer Der laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet. Efterfølgende vil der være mulighed for at stille spørgsmål Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Karsten Kirkegaard, Indkøbsområdeansvarlig 2 Brugergruppe; bestående af repræsentanter fra Praksisafdelingen, Lægevagtssekrateriatet samt læger, der er brugere af den ydelse Kontaktoplysninger [email protected]

3 Udbudsbetingelser Pkt. 1.2: Ordregiver - Der er tale om udbud for Region Syddanmark. Pkt. 1.3: Kontakt Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktperson og være skriftligt på dansk; brug meget gerne e- mail 3 Pkt. 1.7: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist 01/11 og tilbudsfrist 15/11 kl

4 Udbudsbetingelser Pkt. 1.9: Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form. Husk spørgefrist den Hold øje med hjemmesiden (regionsyddanmark.dk/leverandorportal) for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar 4 Pkt. 1.10: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Ved sammenslutninger af virksomheder (flere virksomheder byder sammen) skal de i pkt anførte oplysninger, gives for hver enkelt virksomhed

5 Udbudsbetingelser Pkt :Personlige forhold Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Oplysningerne kan vedlægges som Udbudsbilag 2 i udfyldt og underskrevet stand. Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra e og f) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som Udbudsbilag 3 i udfyldt og underskrevet stand. 5 Ordregiver forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, max. 6 mdr. gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f..

6 Udbudsbetingelser Pkt : Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har økonomisk og finansiel kapacitet til at udføre opgaven: Seneste 2 års godkendte årsrapporter. Såfremt virksomheden er yngre, skal der som minimum foreligge én godkendt årsrapport eller andet relevant regnskabsmateriale. Er virksomheden forpligtet til at lade sin årsrapport revidere efter årsregnskabsloven skal de fremsendte årsrapporter endvidere være reviderede. 6 Oplysning om samlet årsomsætning ekskl. moms af de omfattede og tilsvarende tjenesteydelser fra de seneste tre år. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om samlet årsomsætning ekskl. moms for den periode, hvor der er mulighed herfor. Oplysninger om produkt- og erhvervansvarsforsikring Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 9 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges ovennævnte efterspurgte oplysninger/dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet for den anden virksomhed.

7 Udbudsbetingelser Pkt : Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har teknisk kapacitet til at udføre opgaven: Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden, leveringssted og kontaktperson. Oplysning om tilbudsgiverens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede gennem de seneste 3 år. Oplysning om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos medarbejderne vedrørende udførelse af de udbudte tjenesteydelser 7 Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer. Oplysning om evt. brug af underleverandører Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 9 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges ovennævnte efterspurgte oplysninger/dokumentation vedrørende teknisk kapacitet for den anden virksomhed.

8 Udbudsbetingelser Pkt : Dokumentation for bevilling/tilladelse iht. taxilovgivningen Dokumentation for, at tilbudsgiveren har de fornødne bevillinger/tilladelser til at udføre kørsel med vagtlæger skal vedlægges ved anvendelse af Udbudsbilag 4. Tilbudsgivere, der ikke har en taxibevilling eller limousinetilladelse og ikke kan få udstedt en taxibevilling eller en limousinetilladelse inden tilbudsafgivelsen, skal i stedet sammen med tilbudet indsende en erklæring, hvori tilbudsgiveren erklærer, at tilbudsgiveren på tilbudsafgivelsestidspunktet opfylder kravene for at få tildelt en taxibevilling eller en limousinetilladelse. Erklæringen skal afgives ved at underskrive Udbudsbilag 4. Det er kommunalbestyrelsen, der meddeler både taxibevilling og limousinetilladelse. 8 Konkurrencestyrelsen og Færdselsstyrelsen har, jf. Konkurrencestyrelsens udtalelse af 27. juli 2009, i en klage over Region Midtjyllands udbud af lægevagtskørsel vurderet, at tilbudsgivere med en taxibevilling har ret til at udføre opgaven før en tilbudsgiver med en limousinetilladelse. Dvs., at selv om en tilbudsgiver med en limousinetilladelse kan udføre opgaven billigere end en tilbudsgiver med en taxibevilling, skal ordregiver tildele kontrakten til tilbudsgivere med taxitilladelse. Kontrakten/et distrikt vil kan derfor kun tildeles tilbudsgivere med limousinetilladelse i det omfang, der for det pågældende distrikt ikke er konditionsmæssige tilbudsgivere med taxibevilling.

9 Udbudsbetingelser Pkt. 1.11: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal være på dansk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Udbudsbilag og Kontraktbilag Pkt. 1.12: Aflevering af tilbud Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud 9 Pkt. 1.15: Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Pkt. 1.16: Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 1.

10 Udbudsbetingelser Pkt. 1.18: Sideordnede bud Tilbudsgiverne skal afgive sideordnede tilbud på to forskellige service-niveauer for lægevagtskørslen Serviceniveau A og Serviceniveau B. Pkt. 1.19: Aftalens karakter Aftalerne, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er tjenesteydelseskontrakter, der agtes indgået med én leverandør pr. delaftale (besøgsdistrikt). Samme leverandør kan tildeles kontrakter for én delaftale, flere delaftaler eller alle delaftaler. 10 Pkt. 1.20: Tildelingskriterium Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet laveste pris Pkt. 1.22: Orientering om resultatet Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt(er) underskrives først efter udløb af standstill perioden

11 Tilbud skal indeholde Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Udbudsbilag 4 Bevilling/tilladelse iht. taxilovgivningen 11 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Kontraktbilag 6 Arbejdspladsindretning og øvrige relevante bilag Kontraktbilag 9 Indeståelseserklæring Kontraktbilag 10 Erklæring om fælles hæftelse ved konsortium

12 Tilbud skal indeholde Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at anvende ovenstående bilag, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. 12 Alle bilag ligger på udbyders hjemmeside i word/excel-format til direkte udfyldning

13 Kontrakten Baseret på regionernes fællesskabelon Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår 13

14 Kontraktbilag 1: Kravspecifikation Består af mindstekrav og oplysninger: Mindstekrav Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke-konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. 14 Oplysninger Oplysninger indgår ikke i evalueringen

15 Kontraktbilag 2: Tilbudsliste Der udbydes i alt 4 delaftaler (besøgsdistrikter) Der kan afgives tilbud på en eller flere delaftaler Priser afgives ved at udfylde tilbudslisten i excel-versionen af Kontraktbilag 2. Alle priser oplyses ekskl. moms i danske kroner, men inkl. evt. øvrige afgifter (told mv.). For hver besøgsdistrikt, der afgives tilbud på, skal der afgives følgende timepriser og rabatprocent: En timepris på Serviceniveau A, hvor vagtlægerne afhentes og afleveres på vagtlægernes adresser En timepris på Serviceniveau B, hvor vagtlægerne afhentes og afleveres på 5 8 faste adresser i Region Syddanmark En rabatprocent på begge timepriser ved en evt. kontraktforlængelse. 15 Tilbudslisten vedlægges tilbudet som kopi af excel-filen Kontraktbilag 2.

16 En enkel fejl kan betyde, at vi er tvunget til at udelukke tilbudsgiver HUSK kvalitetskontrol.

17 Eksempler på fatale fejl Levering af tilbud og vareprøver ved fragtmand, som mener kl. 15 er i orden, selvom der står levering inden kl. 12 eller 14. Underskrifter, afkrydsning og besvarelse af alle krav. Virksomhedsopkøb/fusion det er den, som afgiver tilbuddet, som der indgås aftale med, og kontrakten følger ikke med over i det nye selskab. Afgiv priser og rabat i de efterspurgte enheder 17

18 Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet: alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form 18

19