Udbudsbetingelser. Udbud af aftaler om levering af Konsulentydelser til Væksthusene".

Transkript

1 Udbudsbetingelser Udbud af aftaler om levering af Konsulentydelser til Væksthusene".

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generelle forhold Udbudsmateriale De udbudte aftaler Udarbejdelse af tilbud Aflevering af tilbud Egnethedsvurdering (udvælgelse) Tilbudsevaluering /12

3 1. Indledning Væksthus Midtjylland indbyder herved til at afgive tilbud på aftaler om levering af konsulentydelser til Væksthusene. Udbudsbekendtgørelsen er fremsendt til offentliggørelse i supplement til Den Europæiske Unions Tidende den 18. marts Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter EU's udbudsdirektiv (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Udbuddet er opdelt i 3 delaftaler. Der kan bydes på en, flere eller alle delaftaler. Tilbud på delaftaler evalueres særskilt. 2. Generelle forhold 2.1 Ordregiver er: Væksthus Midtjylland Åbogade Aarhus N (i det følgende benævnt "Væksthuset") 2.2 Kontaktpersoner Væksthusets kontaktperson vedrørende dette udbud er: Direktør Erik Krarup Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftligt via til Erik Krarup på ek@vhmidtjylland.dk. Henvendelser skal mærkes: "Udbud af konsulentydelser til Væksthusene". Der henvises endvidere til pkt. 3.2 vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet. 2.3 Tidsplan 3/12

4 Udbudsproceduren kan forventes at følge følgende tidsplan: Tidspunkt Begivenhed 18. marts 2014 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse i EU-Tidende 22. april 2014, kl Sidste frist for indlevering af spørgsmål 23. april 2014, kl Sidste frist for udsendelse af rettelsesblade 30. april 2014 Indlevering af tilbud 6. maj 2914 Forventet orientering om tildeling af kontrakt 19. maj 2014 Forventet kontraktindgåelse 2.4 Antal parter på aftalerne Der vil blive indgået aftale med én tilbudsgiver på hver af de udbudte delaftaler. 3. Udbudsmateriale 3.1 Udbudsmaterialets omfang Udbudsmaterialet består ud over nærværende udbudsbetingelser af følgende dokumenter: Bilag A: Væksthusene 2.0 en ny vækstmodel Bilag B: Evaluering af Væksthusene Bilag C: Kontraktgrundlag. Bilag D: Tilbudsliste Bilag E: Ydelsesbeskrivelse 3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via til Erik Krarup på ek@vhmidtjylland.dk. Henvendelser skal mærkes: "Udbud af konsulentydelser til væksthusene". Mundtlige henvendelser vil af hensyn til Væksthusets forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne ligeligt blive afvist. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form på hjemmesiden Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet skal være Væksthuset i hænde senest den 22. april 2014, kl /12

5 Henvendelser, som modtages efter den 22. april 2014, kl , kan således ikke garanteres besvaret. 3.3 Rettelsesblade I tilfælde af, at Væksthuset finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive offentliggjort på hjemmesiden i form af rettelsesblade. Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Der vil som udgangspunkt ikke blive udsendt rettelsesblade efter den 23. april De udbudte aftaler 4.1 Aftaler Der udbydes tre delaftaler: Delaftale 1- Væksthusene som kompetenceudvikler Delaftale 2 - Brugerevaluering og effektmåling Delaftale 3 - Internationale aktiviteter Aftalerne indgås på baggrund af det aftaleudkast, der er vedlagt udbudsmaterialet For nærmere beskrivelse af opgaverne omfattet af de enkelte delaftaler henvises til ydelsesbeskrivelsen (Bilag E). 5. Udarbejdelse af tilbud 5.1 Sprog og tilbudspriser Tilbud skal afgives skriftligt på dansk. Bilag på engelsk accepteres. Beløbsangivelser skal være i danske kr. (DKK) ekskl. moms. 5.2 Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 3 måneder efter fristen for tilbudsafgivelse. Væksthuset anser ikke en aftale for indgået og udbudsforretningen for afsluttet, før aftaler på de enkelte delaftaler er underskrevet ubetinget af alle parter. 5.3 Tilbuddets udformning 5/12

6 Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for at vurdere tilbudsgiverens egnethed til at udføre opgaverne omfattet af aftalen, samt for at foretage en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet. Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed for vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), bør tilbuddet afleveres i en mappe og følge nedennævnte disposition. Ved afgivelse af tilbud på mere end én delaftale, kan tilbudsgiver nøjes med at vedlægge oplysningerne til brug for egnethedsvurdering (fane 1), jf. pkt , én gang pr. indleveret tilbudseksemplar. Oplysninger om forbehold (fane 2), jf. pkt , og oplysninger til brug for tilbudsvurderingen (fane 3), jf. pkt , skal vedlægges for hver enkelt delaftale, der afgives tilbud på. Det skal af tilbuddet tydeligt fremgå hvilken delaftale, oplysningerne vedrører Egnethedsvurdering (udvælgelse) (fane 1) Til brug for vurderingen af tilbudsgiverens egnethed til at udføre opgaven, skal vedlægges følgende oplysninger: A) Vedrørende tilbudsgiverens personlige forhold Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer, web-adresse, telefonnummer, adresse samt kontaktperson. Tro og love-erklæring vedrørende ubetalt gæld til det offentlige i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Tro og love-erklæringen kan afgives ved underskrift af tilbudslisten. Tro og love-erklæring om, at tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de af direktiv 2004/18/EF, artikel 45, anførte situationer. Tro og love-erklæringen kan afgives ved underskrift af tilbudslisten. B) Vedrørende tilbudsgiverens økonomiske og finansielle kapacitet Årsregnskab for de seneste tre regnskabsår eller ledelsesattesteret erklæring med oplysning om tilbudsgiverens økonomiske nøgletal for de seneste tre regnskabsår omfattende omsætning, resultat, balance og egenkapital. Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 3 år, skal tilbudsgiver alene sende årsregnskab/økonomiske nøgletal for afsluttede regnskabsår. Har tilbudsgiver endnu ikke afsluttet det første regnskabsår, vedlægges i stedet en revisorattesteret erklæring med oplysning om tilbudsgiverens aktuelle 6/12

7 økonomiske nøgletal omfattende omsætning, resultat, balance og egenkapital. C) Vedrørende tilbudsgiverens tekniske kapacitet Beskrivelse af tilbudsgivers væsentligste referencer fra tilsvarende eller lignende opgaver udført inden for de seneste 3 år. Referencerne bør angive kunde inkl. kontaktdata, opgavens størrelse (værdi), beskrivelse af tilbudsgivers egne ydelser samt udførelsesperiode (status). Væksthuset forbeholder sig ret til kontrol af oplysningerne og til at kontakte angivne referencer. I det omfang tilbuddet indleveres af et konsortium, skal ovennævnte oplysninger i henhold til punkt A, B og C afgives for samtlige deltagere i konsortiet. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal konsortiet inden evt. indgåelse af aftale afgive en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagere i konsortiet, samt en bemyndigelse til én deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige medlemmer af konsortiet ved sin underskrift. I det omfang tilbudsgiver støtter sine kompetencer på en anden virksomheds økonomiske og finansielle formåen, skal oplysningerne i henhold til punkt B også vedlægges for denne virksomhed sammen med en erklæring om, at virksomheden indestår for tilbudsgivers opfyldelse af aftalen. I det omfang tilbudsgiver støtter sine kompetencer på en anden virksomheds tekniske formåen, skal oplysningerne i henhold til punkt C også vedlægges for denne virksomhed sammen med en erklæring om, at virksomheden stiller sine ressourcer til rådighed for tilbudsgiveren i forbindelse med opfyldelse af aftalen Forbehold (fane 2) Forbehold over for udbudsmaterialet skal angives særskilt under overskriften "Forbehold". Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at Væksthuset vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Væksthuset er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. 7/12

8 Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes endvidere på, at tilbudsgiverens standardbetingelser og brancheforbehold typisk vil indeholde forbehold, der medfører, at Væksthuset er forpligtet til at se bort fra et tilbud som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge evt. uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. ovenfor under pkt. 3.2, således at forbehold i videst muligt omfang undgås Tilbudsvurdering (fane 3) Honorartilbud Honorartilbuddet skal afgives som timelønssats for de konsulenter, der skal udføre opgaver omfattet af aftalen. Den tilbudte timeløn skal indeholde konsulentens honorar pr. time og samtlige øvrige omkostninger forbundet med konsulentens udførelse af opgaven, herunder men ikke begrænset til omkostninger til afholdelser af møder/workshops, administrative omkostninger for kontorhold, sekretærbistand, udgifter til assistenter, mv. og udgifter til rejse, transport og ophold, mv. Timeprisen skal angives ved udfyldelse af tilbudslisten (Bilag D). Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at: Opgaverne under delaftale 1 skal kunne løses inden for et maksimalt honorar på kr ekskl. moms. Opgaverne under delaftale 2 skal kunne løses inden for et maksimalt honorar på kr ekskl. moms. Desuden kan der refunderes datakøb for op til kr ekskl. moms. Opgaverne under delaftale 3 skal kunne løses inden for et maksimalt honorar på kr ekskl. moms Kompetencer Tilbudsgiver skal beskrive tilbudsgivers faglige kompetencer i relation til opgaverne omfattet af aftalen, jf. ydelsesbeskrivelsen, i form af CV-er på alle væsentlige personer, der i givet fald vil skulle indgå i løsningen af en opgave omfattet af aftalen (maks. 4 personer). 8/12

9 CV et/cv-erne bør tydeligt angive medarbejderens fagområde/fagområder, erfaring fra lignende opgaver samt uddannelsesmæssige baggrund. Der opfordres til, at de enkle CV'er maksimalt udgør 1 A4-side i skriftstørrelse Metodebeskrivelse Metodebeskrivelse - delaftale 1-3 Tilbuddet skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af tilbudsgivers metoder ved udførelse af opgaver omfattet af aftalen. Beskrivelsen bør indeholde en beskrivelse af følgende elementer: Hvorledes planlægges opgaven gennemført Hvorledes håndteres kontakten til Væksthusene, herunder hvorledes koordinering og løbende inddragelse af Væksthusene i de nødvendige beslutninger forventes håndteret. 5.4 Fortrolighed og ejendomsret Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige Ejendomsret Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Væksthusets ejendom og skal behandles fortroligt, jf. ovenfor pkt Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsforretning uden Væksthusets forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. 6. Aflevering af tilbud 6.1 Aflevering 9/12

10 Væksthuset skal have modtaget tilbuddet senest den 30. april 2014, kl Tilbuddet skal afleveres som anbefalet post eller ved personlig aflevering mod kvittering til: Væksthus Midtjylland Att.: Erik Krarup Åbogade Aarhus N Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert i 3 eksemplarer (1 original og 2 kopier) samt i en digitaludgave på CD-rom eller usb-stik. Tilbuddet skal være mærket "Udbud af konsulentydelser til væksthusene". 7. Egnethedsvurdering (udvælgelse) 7.1 Egnethedsvurdering Forud for vurderingen af tilbuddene, foretages en vurdering af de enkelte tilbudsgiveres egnethed til at udføre opgaven. Til brug for vurderingen af tilbudsgiverens egnethed, skal tilbudsgiverens tilbud vedlægges de i pkt anførte oplysninger, der således danner grundlag for vurderingen af tilbudsgiverens egnethed. 8. Tilbudsevaluering 8.1 Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Honorar/tilbudspris 40 % Kompetencer 40 % Metodebeskrivelse 20 % Væksthuset vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende: Honorar/tilbudspris Ved vurderingen af "honorar/tilbudspris", vil Væksthuset lægge vægt på den tilbudte timelønssats. 10/12

11 Til brug for vurderingen af "honorar/tilbudspris", skal tilbudsgiverne derfor vedlægge udfyldt tilbudsliste for hver delaftale, der afgives tilbud på Kompetencer Ved vurderingen af "kompetencer", vil Væksthuset lægge vægt på kvaliteten af tilbudsgivers kompetencer på baggrund af de enkelte medarbejderes kvalifikationer. Til brug for vurderingen af "kompetencer", skal tilbudsgiver således vedlægge tilbuddet de i punkt anførte oplysninger for hver delaftale, der afgives tilbud på Metodebeskrivelse Metodebeskrivelse - delaftale 1-3 Ved vurderingen af "metodebeskrivelse", vil Væksthuset lægge vægt på tilbudsgivers beskrivelse af, hvorledes planlægges opgaven gennemført, samt hvorledes tilbudsgiver vil håndteres kontakten til Væksthuset, herunder hvorledes koordinering og løbende inddragelse af Væksthuset i de nødvendige beslutninger forventes håndteret. Til brug for vurderingen af "metodebeskrivelse", skal tilbudsgiveren derfor vedlægge tilbuddet de i punkt anførte oplysninger for hver delaftale, der afgives tilbud på. 8.2 Evaluering og behandling af tilbud Forinden selve tilbudsbedømmelsen, vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Det vil ligeledes på baggrund af oplysningerne afgivet i henhold til pkt blive vurderet, om den enkelte tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven. På grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", vurderet efter de i pkt. 8.1 anførte underkriterier, udarbejdes en evalueringsrapport med indstilling om hvilke tilbudsgivere, der skal tildeles de udbudte aftaler. Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidigt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgivernes tilbud er identificeret som de økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville 11/12

12 indgå aftale med tilbudsgiverne. Endelige og bindende aftaler anses således ikke for indgået, førend de endelige aftaler er underskrevet ubetinget af alle parter. Aftalerne vil tidligst blive indgået efter udløbet af en standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Væksthuset har afsendt elektronisk underretning til tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen. 12/12