Menighedsrådsmøde Dagsorden / Referat

Transkript

1 Menighedsrådsmøde Dagsorden / Referat Dato og tid: Onsdag den 12. august 2015 kl. 19:00 ca. 21:30 Sted: Deltagere: Sognehuset, lille sal Hugo Uhrskov Larsen HUL, Pauline Rasmussen PAR, Victor Greve VIG, Bjarne Larsen BJL, Torben mangelsen TOM, Anne Sigaard Andersen ASA og Jan Eiring JAE. Afbud: DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden REFERAT 2. Bemærkninger til referat af menighedsrådsmøde den 18. juni og 30. juli 2015 (Lukket) 3. Stillingsopslag for Kirkesanger og Kirketjener Der er ved tidsfristens udløb modtaget: 3 ansøgninger til Kirkesanger/korleder og 11 ansøgninger til Kirketjener Det videre forløb behandles på lukkede møder 4. Kvartalsrapport 2. ( ) Kvartalsrapport 1. udviste et mindreforbrug for de første 3 måneder på ca. kr Efter de første 6 måneder af 2015 er der et mindreforbrug på kr Sidste år (efter 6 måneder) var mindreforbruget kr Nedgangen skyldes primært graversagen. Da Jørlunde-modellen først starter per 1. oktober 2015 må vi påregne yderligere udgifter i 2015 (skønnet til mellem kr.) Indstilling: Kvartalsrapport 2. tages til efterretning, underskrives af formand/kasserer, sendes til PU. Bilag: Kvartalsrapport 2. (udsendt den 28/7-2015). Bilag: ØgedeAktiviteter (udsendt den 28/7-2015) Sommerhøjskolen Regnskab Regnskabsopgørelse over Sommerhøjskolen. Indstilling: Regnskabet tages til efterretning Kasseren anmoder om anvisning af finansiering i 2016 på ca. kr Bilag: Sommerhøjskolens regnskab 2015 udsendt af kasseren den 3. juli budget Grundlovsdag 2015 Regnskab Regnskabsopgørelse over Grundlovsdag. Indstilling: Regnskabet tages til efterretning. Kasseren anmoder om anvisning af finansiering i 2016 på ca. kr Bilag: Grundlovsdag regnskab 2015 udsendt af kasseren den 7. juli budget Jørlunde-modellen Pasning og vedligeholdel- Side 1 af 5

2 se af kirkegård, præstegårdshaven og udenomsarealerne ved Sognehuset Der er forslag til en aftale mellem Stenløse Menighedsråd og Jørlunde menighedsråd med en prøvetid på 1 år og med start per 1. oktober Indstilling: Til godkendelse og underskrift i JMR. (Den 19. august 2015 i Stenløse menighedsråd.) Bilag: Jørlunde-modellen + 5 bilag udsendt den 8/ af kasseren. 7. Projekt Nyt Sognehus fortsat: Jvf.referatet vedr. Projekt Nyt Sognehus fra den 20. maj 2015 er forudsætningerne blevet ændret i forhold til, hvad JMR tidligere har vedtaget iht. referatet fra den 15. januar Forudsætningerne vedtaget af JMR den 15. januar 2015 bør tages op til revurdering og ny beslutning. Ændringerne ift. tidligere beslutning: 1. Ud over grunden, hvor det eksisterende sognehus ligger, kan grunden hvor graverbygningen og hvor den gamle avlsbygning ligger nu inddrages i Projekt Nyt Sognehus. 2. Stillingtagen til at inddrage 2-3 andre arkitekter, ud over Sørensens Tegnestue. 3. På baggrund af ovenævnte beslutninger tager JMR stilling til det videre forløb, under forudsætning af, at det kan indeholdes indenfor det resterende beløb, stillet til rådighed af PU. Det resterende beløb er ca kr. Bilag: Beslutning iht. referat af den 15.januar 2015 (Er udsendt tidligere bør medtages til mødet). Derudover henvises til referatet fra den 20. maj 2015 Projekt Nyt Sognehus. 8. Arkitekt tilbud Victor har modtaget følgende tilbud fra arkitekt Kaare Sølvsten i forbindelse med sognehuset. Punkt 1- møde hos jer med JMR og gennemgang af MRs behov og ønsker - inkl, rejse ca. 4,000 kr. inkl. moms. Punkt 2- skitser ud fra mødet udføres som håndtegninger ca. 6,250 kr. inkl. moms. Punkt 3- tilretning af skitser ud fra jeres gennemgang udføres 2 gange ca. 4,500 kr. inkl. moms Punkt 4- opsamlingsmøde hvor skitserne gennemgås med udvalget fra MR rejse og møde ca. 4,000 kr. inkl. moms. Samlet pris på ca ,000 kr. inkl. moms. Tilbud skal drøftes og det skal tages stilling til om vi vil tage imod. 9. Kapellet ved Jørlunde Kirke - anlægsarbejder PU har besluttet, at kapellet ved Jørlunde Kirke Side 2 af 5

3 fremover skal have installeret køleanlæg for 2 kister. Omkostningerne betales af PU efter regning fra Jørlunde menighedsråd: Maling/kalk-ning af kapellet indvendig, maling af dør, 220Vstikkontakt, mekanisk udluftning, asfaltrampe udvendig og gelænder. Arbejdet er lovet færdig ultimo juli 2015 af Bjarne Larsen, der af JMR den 15/ er blevet bemyndiget at videresende og forestå opgaverne på rådets vegne overfor PU. Menighedsrådet stoppede arbejdet den 23. juni overfor Morten Sørensen bl.a. mht. asfaltrampen. Menighedsrådet har den 18. juni 2015 under eventuelt truffet beslutning om, at de er imod at fjerne trapperne. Bjarne Larsen gør opmærksom på, at der ikke kan træffes beslutninger under eventuelt. Derudover kan rådet ikke ændre på beslutninger, som nu er overdraget til / underlagt PU. 10. Revisionsprotokollat 2014 (udsat fra d. 18/6-15) Revisionsprotokollat af vedrørende Årsregnskab for (Udsat fra sidste møde). Indstilling: Til efterretning og underskrift. Bilag: Revisionsprotokollat 2014 (Er tidligere udsendt til rådets møde den 18/6-2015) 11. Koncerten med Gunnar Idenstam Koncert i Jørlunde Kirke søndag den kl. 16. Status på arrangementet; bl.a. salg af billetter, selve det fysiske arrangement, kontrakt mv. Musikudvalget giver opdateret status på mødet. 12. Kirkesanger og Kirketjener mv. vikarliste Det anbefales, at der udarbejdes en vikarliste på 3 4 personer per funktion ved afbud fra: Kirkesanger Kirketjener Bilag: Forslag til vikarliste udsendt d. 23/ Bankforbindelse evt. skifte bank Kasseren ønsker en drøftelse af, at Jørlunde Menighedsråd skifter bank fra Nordea i Stenløse til Handelsbanken i Slangerup. Indstilling: Til drøftelse. 14. Orientering fra formanden 15. Orientering fra sognepræsten Konfirmandindskrivning den 30. august. Hvem laver kaffe/te/saft samt boller til børn og forældre? Høstgudstjeneste den 6. september. Hvem laver kaffe/te/saft og sandwich? Kort orientering omkring efterårets og Julens Side 3 af 5

4 arrangementer Evt. kort orientering om minikonfirmander 16. Orientering fra daglig leder og kontaktperson Forventelig mus-samtale med de ansatte i august måned. 17. Orientering fra kasserer Kopimaskine fra Egedal Kommune. PU s udmelding for budgetår 2016 og overslagsår 2017, 2018 og 2019 (Er tidligere udsendt den ) Bemærk, at PU-likviditet stillet til rådighed af PU er nedskrevet med kr , - fra kr til nu kr Orientering fra kirkeværge Anlægsarbejder ved kirken Anlægsarbejder ved præstegården Svarskrivelse fra PU på JMR s skrivelse af den 18. maj (Kalkning, nyt tag på tårnet og dræn omkring våbenhuset). Bilag: PU s svarskrivelse udsendt den 9/ til JMR, NK Løn og Regnskab samt Morten Sørensen, sørensens tegnestue. 19. Eventuelt På rådets næste møde den 23. september 2015 ønsker Bjarne Larsen en drøftelse/revision af følgende dokumenter og anlægssag: Forretningsorden (skal behandles på 2. møder) Vedtægt for kontaktperson og daglig leder Vedtægt for kasserer Vedtægt for regnskabsfører Vedtægt for kirkeværge Vedtægt for kirkeudvalg stående udvalg Vedtægt for præstegård stående udvalg Vedtægt for sekretær (kirketjener) Hvorledes kommer vi i gang med projektet: Renovering af kirkegården. PU har stillet 1,1 mio.kr. til rådighed til dette formål. Mødet slut: Kl. Referent: Næste ordinære møde: onsdag den 23. september 2015 kl. 19:00 i Sognehuset Hugo Uhrskov Larsen Formand Pauline Rasmussen Næstformand Side 4 af 5

5 Bjarne Larsen Kasserer & Kirkeværge Victor Greve Daglig leder & kontaktperson Sognepræst Torben Mangelsen Assisterende kirkeværge Anne Sigaard Andersen Jan Eiring Side 5 af 5