Fase 1 består af en fælles akutmodtagelse, et familiehus, en sterilcentral, et modtagekøkken og en varemodtagelse. Fase 1 er under opførelse.

Transkript

1

2 Rapportering for 4. kvartal 2012 Udbygning af Aabenraa Sygehus 1. Indledning Om- og udbygningsprojektet i Aabenraa er inddelt i to faser. Fase 1 består af en fælles akutmodtagelse, et familiehus, en sterilcentral, et modtagekøkken og en varemodtagelse. Fase 1 er under opførelse. Fase 2 består af en sengebygning inkl. ambulatorier, apotek, laboratorium og billeddiagnostik. Fase 2 er på vej til at blive sendt ud i en projektkonkurrence. Formålet med kvalitetsfondsprojektet er at samle akutte funktioner i Aabenraa og dermed lukke sygehuset i Haderslev i 2014 og lukke dele af sygehuset i Sønderborg, som fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 opfører Region Syddanmark for egne midler et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. 2. Kortfattet status Fase 1: Byggeriet er i fremdrift med tidsforskydninger og træk på de uforudsete omkostninger som de store udfordringer. På nuværende tidspunkt er der anvendt 130,5 mio. kr. og disponeret 374,8 mio. kr. af det samlede forventede forbrug for fase 1 på 528,9 mio. kr. Der resterer således 23,6 mio. kr., som ikke er disponeret. Regionsrådets risikopulje til fase 1 på 11,5 mio. kr. er ikke disponeret og dermed fortsat bundet. Forbruget holder sig indenfor de afsatte midler. De midler der i forhold til budgettet ikke blev brugt i 2012, er overført til Fokusområdet vejrlig var en afgørende faktor såvel økonomisk som tidsmæssigt i 4. kvartal 2012, men også fremadrettet de kommende måneder. Der er blevet valgt kunstner til udsmykning af de kommende indgange til Psykiatrien og Sygehus Sønderjylland. Arbejdet med realiseringen af forslaget er igangsat. Ibrugtagningsterminen har rykket sig fra 25. april 2014 til 7. maj 2014, men er fortsat indenfor afsat risikotid, dog er der øget fokus herpå. De største risici på byggeriet omhandler bla. tidsforskydninger, afklaring af behov for inventar, udstyr og medicoudstyr, hensyntagen til et sygehus i drift og projektændringer. Der er øget fokus på disse områder. Fase 2: Projektmaterialet blev godkendt af regionsrådet d

3 EU-annoncering af projektkonkurrence er sket d. 6. december På baggrund heraf prækvalificeres et antal rådgivere i januar 2013, hvorefter projektmaterialet udsendes til de prækvalificerede medio februar Figur 1: Samlet status Fase 1 Fase 2 Økonomi Tid Kvalitet Definition af farver: Grøn: Indenfor rammerne. Gul: Inden for rammerne men under observation Rød: Kritisk Fase 1: Der er øget fokus på tidsstyringen da ibrugtagningsterminen er rykket i forhold til det der var anført i den oprindelige tidsplan. Tidsforskydningen på fase 1 skyldes primært overraskelser i sammenbygningen mellem eksisterende bygning samt den nye. Endvidere har jordbundsforholdene medført ekstraarbejder. En våd sommer og kold vinter har givet de vejrligsmæssige tidsforskydninger. Status på økonomien er forværret primært på grund af et større træk på uforudsete udgifter end forventet/budgetteret, i forbindelse med entreprise 1.3 Råhus og lukning. Der har endnu ikke været behov for at søge om frigivelse af midler fra risikopuljen. 2

4 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Byggeriets fremdrift - hele projektet Forbrug i mio. kr Revideret Investeringsprofil Oprindelig investeringsprofil Forbrug Fase 1 Selve byggeriet af Fase 1 er påbegyndt i maj På nuværende tidspunkt pågår arbejdet med råhus, hvor der hovedsageligt bliver udført støbearbejder samt betonelementmontage. Arbejdet har generelt været generet af vejret, i efteråret med store regnmængder og efterfølgende med sne og frost. Vedr. de af sygehuset godkendte forsinkelser, nævnt i kvartalsrapporteringen for 3. kvartal 2012, på varemodtagelsen og familiehuset, er der med virkning fra d. 20. november 2012 indgået en aftale med NCC. Med denne aftale er usikkerheden til udgifter i forbindelse med blandt andet jordarbejde fjernet, og der er opnået enighed omkring omfanget af forsinkelser. NCC s krav til tid og økonomi, har inden forhandling været gennemgået juridisk. 3

5 Forsinkelsen skyldes at der har været behov for en yderligere detaljering af projektmaterialet omkring opspænding og jordankre. De godkendte forsinkelser kan fortsat optages i den afsatte risikotid hvor slutdatoen er 22. juli Men det er et område der er stor fokus på, og det vurderes at status på tid er ændret til forværret, da ibrugtagningstidspunktet er forskubbet siden sidste rapportering, samt at vi fortsat er i vinterperioden, samt at der fortsat udestår arbejdet med etablering af overbygningen af skadestuen og OP, som er en byggeteknisk vanskelig opgave. Byggeriets fremdrift - Fase Forbrug i mio. kr Oprindelig investeringsprofil Revideret investeringsprofil Forbrug Som S-kurverne viser følger den økonomiske fremdrift ikke budgettet. Dette skyldes følgende: Første budgetoverslag var baseret på tilgængelig viden på tidspunktet for overslaget, kort efter kendskabet til licitationsresultatet. Forsinkelser på byggeriet. Der er udelukkende tale om en likviditetsforskydning, som forventes at holde sig indenfor den oprindelige investeringsprofil. I samarbejde med Statens Kunstfonds Udvalg for Kunst i det Offentlige Rum blev der i 2012 gennemført en skitsekonkurrence blandt 3 kunstnere, om stedspecifik udsmykning af de kommende indgange til Sygehus Sønderjylland og Psykiatrien. 4

6 Skitsekonkurrencen afsluttedes den 14. december 2012 med, at et bedømmelsesudvalg, bestående af regionsrådspolitikere, valgte et værk af Ane Mette Ruge. Der er igangsat et arbejde med realisering af hendes skitseforslag. Projektrelaterede tidsforskydninger og vejrligsdage Af nedenstående figur fremgår antal vejrligsdage samt godkendte projektrelaterede dage, den nye termin for ibrugtagning samt hvorvidt status er uændret, ændret eller forværret i forhold til hovedtidsplanen. Som det fremgår, er det hovedsagligt familiehuset der med sin forskydning af ibrugtagningsterminen er fokus på. Figur 3 Emne entreprise 1.3 (råhus) Vejrligs dage ialt Godkendte projektrelaterede dage ialt Termin på ibrugtagning Uændret/ændret/forvær ret i forhold til hovedtidsplanen Kølegård 11 Juni 2013 Forværret (afleveringstermin) Familiehuset 25, Forværret Fælles Akut 21, Uændret Modtagelse Varemodtagelsen 9, Forværret Farvedefinitioner: Grøn: Stadet er uændret i forhold til tidsplanen og sidste rapportering Gul: Stadet er forværret i forhold til tidsplanen og sidste rapportering Rød: Stadet er kritisk i forhold til tidsplanen og sidste rapportering Risikotid Der er afsat risikotid fra 28. februar 2014 til 22. juli 2014 begge dage inkl. Med de nye ibrugtagningsterminer, , overholder byggeriet stadig den afsatte risikotid, men der er øget fokus på området for at forhindre yderligere forskydning. Byggepladsen holdes i drift ved hjælp af vejrligsforanstaltninger, men samlet set er det en proces der er svær at styre. Fase 2: Tidsplanen følges. Der udarbejdes pt. endelige bilag til projektkonkurrence. Annoncering af projektkonkurrence pågår. 3.2 Projektets økonomi Med hensyn til økonomi er der specielt fokus på entreprise 1.3, råhus og lukning. Her har der været et større træk end forventet på de uforudsete omkostninger, dette både pga. de vejrmæssige udfordringer der har været, men også pga. projektmæssige forhold, hvor der har været 5

7 mangler i materialet over det eksisterende sygehus, men hvor der også har været mangler i det nye tegningsmateriale. Projektet har lavet en gennemgang af reserver til uforudsete udgifter, og har vurderet, at der fortsat er en tilstrækkelig reserve til at gennemføre projektet. Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade)** Delprojektoversigt Oprindeligt budget Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 527,1 528,9 130,5 374,8 23,6 528,9 0,0 24,0% 22,0% Fase 2 690,6 690,6 0,0 0,0 690,6 690,6 0,0 0,0% 0,0% Projektafdeling 41,4 41,4 9,4 0,0 32,0 41,4 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 11,5 0,0 0,0 11,5 11,5 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 35,9 0,0 0,0 35,9 35,9 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Procent I alt investeringsramme 1.306, ,3 139,9 374,8 793, ,3 0,0 * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. ** Byggeriets fremdrift er vurderet alene ud fra stadet på byggepladsen, se endvidere tekst under færdiggørelsesgrad Der er fra projektafdelingen stor opmærksomhed på, at der skal være fokus på uforudsete udgifter, dette sker i dialog med totalrådgiver og drøftes løbende og ekstraordinært i januar Der har endnu ikke været behov for at søge om frigivelse af midler fra risikopuljen. Forbruget holder sig indenfor den afsatte bevilling. Fase 1 Forbruget holder sig indenfor den afsatte bevilling. Fase 2 Arbejdet er i opstartsfasen, der er ikke foretaget udbetalinger. Der arbejdes på en fastlæggelse af kontoplan i prisme, den bliver i store træk fastlagt som strukturen i fase 1. Færdiggørelsesgrad Fase 1: Der er balance mellem de udbetalinger der er foretaget og stadet på byggeriet. Det anviste beløb ligger på 24 %, mens det udførte stade er på 22 %. Forskellen heri ligger i forudbetaling af betonelementer. Der foreligger en garanti for forudbetalingen af betonelementer. Omkring færdiggørelsesgraden i skema 1, gælder dette alene byggestadet. Der er i de 22 % ikke inkluderet b.la. forundersøgelser (som arkæologi), tilslutningsafgifter og rådgiverhonorar, derfor kan denne procentdel ikke sammenholdes med det korrigerede budget og forbruget. 6

8 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Årets priser I alt I alt Andel Status 09-pl af total, pct. Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 103,23 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 374,1 24,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 528,9 506,7 40,5% Udførelse Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 2,7 42,1 19,8 55,2 207,1 147,9 207,1 8,6 690,6 658,4 52,7% Ideoplæg Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,6 6,5 4,5 4,5 4,5 4,3 3,6 3,0 1,2 41,4 39,7 3,2% I gang Reserve til reigionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 11,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 11,5 11,0 0,9% Reserve til reigionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4,5 14,3 6,3 4,5 6,3 0,0 35,9 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,4 394,9 70,9 28,9 74,0 217,7 156,0 216,3 9, , ,0 100,0% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 13,7 22,3 11,6 7,6 18,2 14,0 10,0 14,0 0,0 111,4 106,4 8,5% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,0 0,0 63,0 7,0 3,2 10,0 46,0 32,9 46,0 1,6 209,7 200,0 16,0% De midler, der ikke er forbrugt i 2012, som ellers var afsat i budgettet, er overført til Risikovurdering Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase 1 1 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen forværret forværret uændret 2 Mediciteknisk, IT og øvrigt inventar kan ikke holdes indenfor budgettet forværret uændret uændret 3 Der er ikke afsat tilstrækkeligt midler til uforudsete udgifter forværret forværret uændret 4 Projektet ændrer sig undervej uændret uændret uændret 5 Regn og vinter skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen forværret forværret uændret 6 Der er ikke plads til installationer til medioteknisk indretning uændret uændret uændret 7 Byggeriet går i stå eller bliver forsinket pga. uafklaretheder i projektmaterialer uændret uændret uændret 8 Overgravning af forsyningsledninger uændret uændret uændret 9 Fare ved at bygge hen over en afdeling i drift uændret uændret uændret Fase 2 10 Økonomistyring/planlægning af økonomi uændret uændret uændret Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering Fokus ligger på de 9 risici med største netto risici i risikoregisteret på fase 1 inden for det kommende år. På fase 2 bliver der indtil rådgiverne er valgt i december 2013, kun rapporteret om den højest placerede sammenvægtede netto risiko, ud fra økonomi, tid og kvalitet. Der vil i den næste periode blive arbejdet med en yderligere kvantificering af de største risici i projektet. Fase 1 1. Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Årsag: Den oprindelige udbudstidsplan er stramt planlagt, og derfor vil mindre justeringer have store konsekvenser for bl.a. afleveringsdatoen for byggeriet. 7

9 Konsekvens: Forskydninger i tidsplanen, samt medfølgende økonomisk konsekvens. Hvad gør vi: Tæt styring, koordinering mellem fag og "look ahead" møder. Hovedtidsplanen dyrkes, og der følges grundigt op på milepæle og kritisk vej. 2. Medikoteknik, IT og øvrigt inventar kan ikke holdes inden for budgettet Årsag: Optælling af ønskerne til udstyr har vist at budgettet er under pres. Konsekvens: Risiko for at rum ikke kan indrettes med det ønskede apparatur og inventar. Dette vil gøre at prioriteringsændringer er en nødvendighed. Hvad gør vi: Der er iværksat en strategi for indkøb og genanvendelse, samt prioritering, således at indkøb kan holdes indenfor rammen og sygehuset vil have det nødvendige udstyr. 3. Der er ikke afsat tilstrækkelige midler til uforudsete udgifter Årsag: Der har været et markant og større omfang af uforudseelige udgifter og vejrligsomkostninger i forhold til forventet. Konsekvens: Fortsætter denne tendens, vil det forøgede forbrug af de afsatte midler til uforudsete udgifter ved projektændringer og vejrlig betyde risiko for kvalitetsmæssige forringelser som følge af nødvendige prioriteringsændringer. Hvad gør vi: Der er nøje og løbende overvågning af budget og byggeregnskab. Der vil endvidere kunne ansøges om overførelse af midler fra risikopuljen. 4. Projektet ændrer sig undervejs Årsag: Erfaringsmæssigt vil der opstå projektændringer i en byggeperiode. Konsekvens: Projektændringer vil have stor konsekvens for fremdrift og økonomi. Hvad gør vi: Brugergrupperne informeres om konsekvenserne af sene projektændringer. Der er udarbejdet procedurer for håndtering af projektændringer. 5. Regn og vinter skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen Årsag: Koldt og vådt vejr vil forsinke og fordyre projektet. Endvidere vil det skabe en masse ekstraarbejder for entreprenørerne i form af vejrligsforanstaltninger. Konsekvens: Beskadigelse på de bygninger som ikke er tæt/lukket med tag pga. fugt/frost samt tidsmæssige forskydninger pga. stilstand. Økonomisk er konsekvensen at vinterforanstaltninger kan blive en stor post på budgettet 8

10 Hvad gør vi: Afsat beløb skal stemme overens med det der er afsat på lignende projekter. Der tages højde for udsædvanelige vejrforhold i budgetlægningen. Udførselsmæssigt skal beredskabet være klar, og tiltag skal drøftes i god tid. Der koordineres på tværs af byggepladsen for at forsøge at undgå stilstand. Status: Det forventes, at denne risiko vil falde til næste rapportering pga. varmere vejr og flere bygninger der vil blive lukket og dermed ikke afhængig af vejret. 6. Der er ikke plads og installationer til medikoteknisk indretning Årsag: Det er normalt, at beslutningen om forudsætningerne for hvad der er behov for ligger sent i processen, og at behovet derfor ændrer sig - også hvad angår indretning og pladsmæssige forhold. Konsekvens: Der er opmærksomhed på problemet, da man erfaringsmæssigt ved at dette har skabt problemer på lignende byggesager. Hvad gør vi: Løbende dialog og møder med Medicoteknik. 7. Byggeriet går i stå eller bliver forsinket pga. uklarheder i projektmateriale. Årsag: Mangelfuldt projektmateriale som følge af manglende gennemarbejdning fra totalrådgivers side, samt entreprenørers konstante pres på at udfordre projektmaterialet. Dette skaber en tidsforceret proces, da man vil skulle finde en hurtig løsning for at undgå stilstand på byggepladsen. Kvaliteten af slutresultatet vil herved kunne fremstå dårligere. Konsekvens: Forlænget byggetid og dermed senere ibrugtagning, samt belastning af økonomi og forringet kvalitet. Hvad gør vi: Fejl og mangler belyses i god tid ved hjælp af koordinering og kvalitetssikring. Løbende møder med rådgiver og entreprenør for afdækning og koordinering. Tekniske forespørgsler behandles løbende. 8. Overgravning af forsyningsledninger Årsag: At eksisterende forsyninger ikke med 100 % sikkerhed er placeret korrekt på det eksisterende tegningsmateriale Dette vil kunne give driftsforstyrrelse. Konsekvens: Overgravning af ledninger kan forårsage nedbrud af sygehusets drift, derudover vil det også kunne forårsage stilstand i byggeriet. Manglende komprimering over ledninger, eksempelvis en regnvandsledning kan give tidsmæssige gener og ydermere give fordyrende tiltag der ikke er medkalkuleret. Hvad gør vi: Det er et krav at kende placering af hovedforsyninger inden opstart på udførelse. Og at man "går frem" med forsigtighed under gravearbejder. Status: Jordarbejdet er snart færdigt, og derfor vil risikoen fremadrettet ikke være at finde i 9

11 fremtidige kvartalsrapporter. 9. Fare ved at bygge hen over afdeling i drift. Årsag: Byggeriet af Fælles Akut Modtagelse skal foretages ind over OP og skadestuen, mens disse er i drift. Det er derfor meget sandsynligt, at der vil komme eksempelvis lydgener for brugerne. Konsekvens: Forsinkelser i tidsplan og fordyrende økonomi, da der skal tages hensyn til et sygehus i drift. Dette vil kunne have konsekvenser for byggeprocessen ved eventuelle standsning i arbejdet. Hvad gør vi: Tæt styring og koordinering mellem fag og "look ahead" møder. De kliniske afdelinger involveres i planlægninger. Der udarbejdes paradigmemateriale for entreprenører og afdelingerne til afdækning af grænseflader. Fase Økonomistyring/planlægning af økonomi Årsag: Manglende kvalitetssikring eller vidensdeling fra lign. projekter giver risiko for fejlvurderinger af arbejdets omfang og enhedspriser. Konsekvens: Der vil skulle indløses besparelser i projektet i form af change request for at undgå budgetoverskridelser, indløsning af change reques medføre forringelser i kvaliteten. Der kommer hele tiden nye krav og nye teknikker der skal overvejes og indlemmes i projektet, og derfor vil økonomi være et punkt der vil være fokus på hele forløbet igennem. Hvad gør vi: Vi indhenter oplysninger fra andre projekter samt udfører successiv kalkulation. Budgettet forelægges styregruppen til gennemgang og godkendelse. Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret primo 2012 og godkendt af regionsrådet den 26. marts Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres. Der er ingen justeringer som vil have konsekvenser for den nye sygehusstruktur, og derfor ingen ændringer jf. årlige rapporteringer af stamdata, samt ændringer der har indflydelse på trafiklysrapporteringen. Der er endnu ikke forbrugt penge fra den afsatte risikopulje. 10

12 Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat Status J F MA MJ J A S O N D J F MA MJ J A S O N D J F M A MJ J A S O N D Kontraktindgåelse Udførelse Risikotid Fase 2 Udbudsproces Projektkonkurrence Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid 11

13 Bilag 2. Kvartalsvis forbrug af deponerede midler Fkt Renter af hensatte 901 Hensættelser 902 Overført til Beløb vedr. Kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Fkt Tilskud vedr. 904 Lån vedr. 905 Egenfinansiering 906 Frigivelse vedr. 907 Renter af kvalitetsfonds- kvalitetsfonds- vedr. kvalitetsfonds- kvalitetsfonds- deponerede beløb investeringer investeringer investeringer investeringer vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Total Ovennævnte beløb inde- Fkt Frigivelse vedr. 903 Tilskud vedr. holder egenfinansiering kvalitetsfonds- kvalitetsfonds- for 2013 på kr. investeringer investeringer Total i mio 44,062 Forventet frigivelse 1. kvartal kvartal kvartal kvartal 2013 Total i mio. kr. 98,713 98,713 98,713 98,713 12

14 Bilag 3. Økonomisk færdiggørelse (observationer) År Oprindelig Oprindelig Akk. investeringsp Investeringsp rofil(mio. kr.) rofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Revideret Akk. Investeringsp Investeringsp rofil (mio. kr.) rofil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,0% 0 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% ,0% 1 0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,3 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,4 0,0% 1 0,0% 1 0,0% 0,6 0,0% ,3% 15,4 4 0,3% 4,4 0,3% 8 0,6% 8 0,6% 8,3 0,6% 12 0,9% 12 0,9% 12,1 0,9% 16 1,2% 16 1,2% 16,0 1,2% ,8% ,8% 23,6 1,8% 31 2,4% 31 2,4% 31,2 2,4% 39 3,0% 39 3,0% 38,9 3,0% 46 3,6% 46 3,6% 46,5 3,6% ,6% ,3% 57,0 4,4% ,6% 93 7,1% 80,7 6,2% ,7% 117 8,9% 104,6 8,0% ,7% ,7% 139,9 10,7% ,0% ,2% ,2% ,8% ,5% ,3% ,8% ,9% ,1% ,2% ,5% ,6% ,9% ,9% ,2% ,3% ,8% ,8% ,3% ,4% ,9% ,9% ,4% ,5% ,8% ,9% ,3% ,3% ,7% ,7% ,1% ,2% ,3% ,3% ,4% ,5% ,6% ,6% ,8% ,8% ,7% ,8% ,7% ,8% ,7% ,7% ,7% ,7% ,8% ,8% ,0% ,0% ,1% ,1% ,3% ,3% ,4% ,4% ,6% ,6% ,8% ,8% ,0% ,0% 13

15 Bilag 3.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 1 År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Investeringsprofil Pct. af total Akkumuleret forbrug Pct. af total ,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% ,0% 0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,1% 0 0,1% 0,3 0,1% 0 0,1% 0 0,1% 0,4 0,1% 1 0,1% 1 0,1% 0,6 0,1% ,7% 4 0,7% 3,9 0,7% 7 1,4% 7 1,4% 7,2 1,4% 10 2,0% 10 2,0% 10,5 2,0% 14 2,6% 14 2,6% 13,8 2,6% ,8% 20 3,8% 20,3 3,8% 27 5,1% 27 5,1% 26,7 5,1% 33 6,3% 33 6,3% 33,2 6,3% 40 7,5% 40 7,5% 39,7 7,5% ,8% 62 11,8% 49,4 9,3% ,1% 85 16,1% 72,4 13,7% ,4% ,4% 96,3 18,2% ,7% ,7% 130,5 24,7% ,3% ,4% ,9% ,0% ,5% ,7% ,1% ,4% ,2% ,6% ,4% ,7% ,5% ,9% ,7% ,0% 14

16 Generelle principper Regnskabsmæssige principper Generelt er udgifterne vedrørende kvalitetsfondsprojekterne bogført i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystemet for regioner, ligesom anvendt regnskabspraksis er i overensstemmelse regionsrådets beslutning herom (senest optrykt i forbindelse med årsregnskabet for 2011). Desuden er udbetalingsanmodningen udarbejdet i overensstemmelse med ministeriets regnskabsinstruks. Herudover er der anvendt følgende regnskabspraksis. Omkostningsbaseret opgørelse Der er tale om en omkostningsbaseret opgørelsesmetode, hvor skyldige forpligtigelser til feriepenge og eventuelle tjenestemandspensioner indgår i det opgjorte forbrug. Udgifter i forbindelse med revision og controlling Regnskabsinstruksen åbner mulighed for, at revisionshonorarer i forbindelse med kvalitetsfondsfinansierede byggerier kan finansieres udenfor projektet af regionen. Dette er valgt i Region Syddanmark, hvorfor disse ikke indgår i det opgjorte forbrug. Ligeledes indgår udgifter til regionens centrale afdeling, Projektorganisation for Sygehusbyggeri, ikke i det opgjorte forbrug. Følgeudgifter I ekspertpanelets screeningsrapport II er angivet, at følgeudgifter, der ligger uden for totalrammen, forudsættes finansieret af regionen. Det nærmere indhold og omfang af følgeudgifter er p.t. ikke fastlagt. Periodisering I udbetalingsanmodningen indgår fakturaer, der er bogført/modtaget efter rapporteringsperiodens udløb. Disse fakturaer er indregnet, såfremt følgende kriterier er opfyldt: - vedrører arbejde udført i rapporteringsperioden - er modtaget men ikke bogført i rapporteringsperioden - skal betales - overstiger kr. ekskl. Moms Hvis det med sikkerhed kan fastslås at der vil blive fremsendt fakturaer fra leverandører, som ikke er modtaget endnu, er disse også periodiseret i henhold til ovenstående kriterier. Der foretages desuden en samlet vurdering af de fakturaer, der ligger under kr., således at det samlede beløb, der ikke periodiseres maksimalt udgør 2 mio. kr. Løn til personale Såfremt der er tale om medarbejdere der arbejder deltid på kvalitetsfondsprojektet udarbejdes timesedler. For øvrige medarbejdere udgøres dokumentationen af ansættelsesaftale med efterfølgende tillæg til ansættelsesaftalen. 15

17 It, udstyr apparatur mv. Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., herunder f. eks. Udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen indregnes i den samlede totalramme. Ligeledes indregnes udgifter til rådgivning i forbindelse med anskaffelse af it, udstyr og apparatur. Flytning: udgifter til flytning Udgifter til flytning af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå i totalrammen. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt dette vælges finansieret udenfor totalrammen i Region Syddanmark. Indirekte udgifter Indirekte udgifter kan vælges finansieret indenfor totalrammen ud fra de givne kriterier. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt disse vælges finansieret indenfor totalrammen i Region Syddanmark. Andet Vedligeholdelsesudgifter til nyopførte bygninger før disse indgår i driften kan vælges finansieret udenfor totalrammen. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt dette vælges finansieret udenfor totalrammen i Region Syddanmark. Opgørelse af færdiggørelsesgrad I skema 1 opgøres en planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad. Denne vurdering foretages af projektledelsen. Ved opgørelse af en samlet færdiggørelsesgrad for hele projektet vægtes de enkelte delprojekter ud fra deres budget. Forudsætninger for risikooversigter, trafiklysrapportering og fremdrift Der benyttes trafiklysrapportering i kortfattet status. Farvemarkeringen fastsættes ud fra en overordnet betragtning. Inden for rammerne Inden for rammerne men under observation Kritisk Farvemarkeringen vurderes af projektledelsen. Der arbejdes med en operationalisering af grænseværdierne i trafiklyset. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Risikovurdering Projekterne klassificerer risici ud fra økonomi, tid og kvalitet. Af disse rapporteres de 5-15 største risici afhængig af projekt og stade der kan indtræde indenfor det kommende år. Der rapporteres på bruttorisici såfremt der ikke er igangsat proces for risikominimerende tiltag og ellers rapporteres der 16

18 på nettorisici. De største risici angives med en farvemarkering og for risici der også optrådte i seneste kvartalsrapportering angives en udviklingsmarkering. Sandsynligheden for risikoen opgøres på en skala fra 0-4, hvor 0 svarer til lav sandsynlighed og 4 til høj sandsynlighed. Konsekvensen, hvis risikoen indtræffer, opgøres for økonomi, tid og kvalitet også på en skala fra 0-4, hvor de enkelte kategorier er nærmere defineret i projekternes risikohåndbog. Trafiklysrapporteringen operationaliseres derefter med udgangspunkt i nedenstående matrix der viser den sammenvejede effekt. En ændring i risikoens farvemarkering vil fremgå af skemaet som en henholdsvis forbedring eller forværring. Ændringer i risikoscore indenfor en farve vil fremstå som uændret. Konsekvens Sandsynlighed Byggeriets fremdrift Trafiklysrapporteringen fremgår af figur 3 der opdeler delprojekterne på faseniveau og er operationaliseret på følgende måde: - Grøn = Ingen forsinkelser - Gul = Forsinkelser der ikke har indflydelse på den kritiske vej - Rød = Forsinkelser på kritisk vej Trafiklyset for fremdrift opgøres ud fra, om en forsinkelse er på den kritiske vej eller ej i forhold til kritiske afleveringsfrister. Vurderingen foretages af projektledelsen. Der angives farvestatus for hver fase og eventuelle forsinkelser såvel som hvornår disse kan indhentes fremgår af stiplet markering og anden baggrundsfarve. Pile angiver om der er tale om forsinkelser eller indhentelse af forsinkelser. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Definitioner af tabelindhold Generelle definitioner på tværs af projekterne er: Skema 1 Kolonnen Oprindeligt budget er budgettet benyttet i forbindelse med udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Kolonnen er blank indtil godkendelse af 17

19 udbetalingsanmodningen. Kolonnen Korrigeret budget er senest godkendte budget fra Regionsrådet. Kolonnen Disponeret forbrug dækker over et nettobeløb over juridisk bindende indgåede aftaler. Det vil sige, at beløbet i kolonnen reduceres i takt med forbruget på de indgåede aftaler. Ansættelsesaftaler for projektmedarbejdere og lignende disponeres dog ikke. Skema 2 Linjen heraf change request dækker over bruttobeløb. Beløbet er en summering af de enkelte besparelseselementer. Da disse i nogle tilfælde vil være gensidigt udelukkende er der tale om et bruttobeløb og altså ikke et beløb der til fulde kan realiseres. Fordelingen på år sker ud fra, hvornår besparelsen kan realiseres, mens deadline for beslutningen om en given realisering fremgår af det aktuelle besparelsesemne i besparelseskataloget der rapporteres årligt. Figur 2 I figuren for byggeriets økonomiske fremdrift, fremgår 3 kurver, henholdsvis: - Kurve for projektets realiserede forbrug fordelt på kvartaler - Investeringsprofilen der ligger til grund for udbetalingsanmodningen - Den senest reviderede og godkendte investeringsprofil såfremt en sådanne findes Figuren suppleres med figurer for hver enkelt opstartet fase i det pågældende projekt, dog ikke projektafdelinger og lignende. Et projekt påregnes som opstartet når der indgås kontrakt med rådgiver. Afsluttede faser vises ikke. Fordelingsprincipper for fordeling af udgifter Samtidig med det kvalitetsfondsfinansierede somatiske byggeri opføres på nogle matrikler andre anlægsprojekter. Dette betyder flere snitflader imellem projekterne og kræver en klar opsplitning af projekterne. Costdriveren er som udgangspunkt antal kvadratmetre medmindre andet giver et mere retvisende billede. Aabenraa Der er udarbejdet et notat af , der specificerer, hvorledes denne fordeling foretages. Fordelingsprincipperne er godkendt af regionens revisor, Deloitte, og Ministeriet for Forebyggelse og Sundhed jævnfør Regnskabsinstruksen af 2. juli Principper for afsætning af reserver, herunder prioriteringsreserve (Change request) Der henvises til styringsmanualen for principperne for afsættelse af reserver på de enkelte projekter. Ligeledes henvises til den årlige rapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse for projekternes prioriterede besparelseskatalog. Der afsættes ikke specifikt reserver til imødegåelse af udsving i prisreguleringen. Udgangspunktet er, at udviklingen i det regionale anlægs P/L vil være parallelt med udviklingen i byggeomkostningsindekset og at eventuelle udsving imellem de to vil udligne sig på sigt. Eventuelle udsving dækkes derfor af de øvrige afsatte reserver i tråd med regionens styring på øvrige anlægsprojekter. 18

20 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr Weidekampsgade 6 Postboks København C Telefon Telefax g Revisionserklæring til brug for kvartalsrapportering til Regionsrådet Vi har efterprøvet, om kvartalsrapporten for perioden 1. oktober 2012 til 31. december 2012 for det kvalitetsfondsfinansierede anlægsprojekt (Projektet), udvisende et forbrug på 139,9 mio. kr. er udarbejdet i overensstemmelse med Regionens principper for økonomistyring og registreringspraksis og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks herom. Ledelsens ansvar for kvartalsrapporteringen Ledelsen (Regionsråd og direktion) har ansvaret for udarbejdelsen af kvartalsrapporteringen i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter, Regionens eget styringsgrundlag for Projektet, herunder Styringsmanual, Budget- og Regnskabssystem for regioner samt Regionens principper for økonomistyring og registreringspraksis og sædvanlige regnskabspraksis. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødvendig for at udarbejde kvartalsrapporteringen uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Det er ledelsens ansvar at foretage vurdering af projektets fremdrift, forventede resterende forbrug (budget) og risici i tilknytning til projektets færdiggørelse. Ledelsen indhenter en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Det er endvidere ledelsens ansvar, at regionens deponeringsgrundlag vedrørende projekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse fastsatte regler. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af kvartalsrapporteringen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgående aftaler og sædvanlig praksis, samt at projektet administreres under iagttagelse af skyldige økonomiske hensyn. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

21 Deloitte 2 Revisors ansvar Vores ansvar er på grundlag af vores arbejde at udtrykke en konklusion med høj grad af sikkerhed om projektets økonomiske forbrug og deponeringsgrundlaget. Det er endvidere vores ansvar, på grundlag af vores arbejde, at udtrykke en konklusion med begrænset sikkerhed om regionens beskrivelse af byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, samt risici knyttet hertil. Udført arbejde Vi har tilrettelagt og udført vores arbejde i overensstemmelse med den internationale standard om andre erklæringsopgaver med sikkerhed end revision eller review af historiske finansielle oplysninger og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning, samt God Offentlig Revisionsskik, samt revisionsinstruks om revision af kvalitetsfondsfinansierede projekter. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører vores arbejde for at opnå en høj grad af sikkerhed for, om opgørelsen af projektets økonomiske forbrug er uden væsentlig fejlinformation samt en begrænset sikkerhed for om beskrivelsen af byggeriets fremdrift er uden væsentlig fejlinformation. Vi har udført vores arbejde med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for: at kvartalsrapporten giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug, opgjort pr. 31. december 2012 at kvartalsrapportens opgørelse af deponeringsgrundlaget vedrørende anlægsprojekter med kvalitetsfondsfinansiering er opgjort i overensstemmelse med de af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses fastsatte regler herom Projektets økonomiske forbrug Vi har udført handlinger for at opnå bevis for beløb og oplysninger i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risici for væsentlig fejlinformation i opgørelsen af projektets økonomiske forbrug, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for udarbejdelsen af en opgørelse af projektets økonomiske forbrug uden væsentlig fejlinformation. Formålet hermed er at udforme handlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksomhedens interne kontrol. Vi har endvidere vurderet, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt den samlede præsentation af opgørelse af projektets økonomiske forbrug.

22 Deloitte 3 Vi har som led i vores arbejde efterprøvet, at de ifølge opgørelsen af projektets økonomiske forbrug afholdte omkostninger er tilskudsberettiget, herunder at de er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. Herudover har vi gennemgået regionens dokumentation for opgørelsen af deponeringsgrundlaget, påset deponering samt præsentation i kvartalsrapporten. Projektets fremdrift og risici Vi har udført vort arbejde med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at den økonomiske fremdrift, herunder de risici, der er knyttet til opgørelsen af det forventede resterende forbrug, er i overensstemmelse med underliggende dokumentation og i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Vi har påset, at der er designet og implementeret et hensigtsmæssigt styringsgrundlag, herunder en af Regionsrådet vedtaget styringsmanual, der understøtter en tilstrækkelig løbende forvaltning af projektet. Vi har påset, at Regionens vurderinger af forventet resterende forbrug (budget) og Regionens risikovurdering i tilknytning til projektets færdiggørelse er i overensstemmelse med underliggende dokumentation. For så vidt angår risikovurderingen har vi endvidere påset, at Regionens vurderinger blandt andet har inddraget en af projektet uafhængig vurdering af de risici, der er knyttet til projektets fremdrift og forventede resterende forbrug. Det er endvidere påset, at Regionens vurderinger i al væsentlighed er afspejlet i kvartalsrapporteringen. Det er vores opfattelse, at de udførte undersøgelser giver et tilstrækkeligt grundlag for vores konklusioner. Konklusion Projektets økonomiske forbrug Det er vores opfattelse, at opgørelsen af projektets økonomiske forbrug for perioden 1. oktober 2012 til 31. december 2012 giver et retvisende billede af det økonomiske forbrug samt deponeringsgrundlaget pr. 31. december 2012, opgjort i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystem for Regioner, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter samt Regionens principper for økonomistyring og registreringspraksis og sædvanlige regnskabspraksis. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af opgørelsen af projektets forbrug, er i overensstemmelse

23 Deloitte 4 med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, indgåede aftaler og sædvanlig praksis, samt at der er udvist skyldige økonomiske hensyn. Projektets fremdrift og risici Det er endvidere vores opfattelse, at vi ikke er blevet opmærksomme på forhold, der giver anledning til at konkludere, at beskrivelsen af projektets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug samt risici knyttet til projektets fremdrift og færdiggørelse, ikke er i overensstemmelse med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses regnskabsinstruks vedrørende regnskabsmæssig behandling af kvalitetsfondsfinansierede projekter. For så vidt angår oplysninger om forventet resterende forbrug og risici knyttet til færdiggørelsen af projektet, så vil de faktiske resultater sandsynligvis afvige fra de angivne forventninger, idet forudsatte begivenheder ofte ikke indtræder som forventet. Disse afvigelser kan være væsentlige. Supplerende oplysning vedrørende begrænsning i anvendelse Erklæringen er alene udarbejdet til brug for Regionsrådets vurdering af dels anlægsprojektets økonomiske forbrug og byggeriets fremdrift, herunder forventede resterende forbrug, dels risici knyttet hertil. København, den 28. februar 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Morten Egelund statsautoriseret revisor Lynge Skovgaard statsautoriseret revisor na/as R:\Afd1180\Region Syddanmark\Kvalitetsfondsprojekt\Revisors erklæring 4 kvartal feb.docx