Rapportering for 1. kvartal 2013 Udbygning af Aabenraa Sygehus

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2013 Udbygning af Aabenraa Sygehus 1. Indledning Om- og udbygningsprojektet i Aabenraa er inddelt i to faser. Fase 1 består bl.a. af en fælles akutmodtagelse, et familiehus, en kardiologisk afdeling, en sterilcentral, et modtagekøkken og en varemodtagelse. Fase 2 består af en sengebygning inkl. ambulatorier, apotek, laboratorium og undervisningsog læringsområde. Formålet med kvalitetsfondsprojektet er at samle akutte funktioner i Aabenraa og dermed lukke sygehuset i Haderslev i 2014 og lukke dele af sygehuset i Sønderborg, som derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 opfører Region Syddanmark for egne midler et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. 2. Kortfattet konklusion Fase 1: Byggeriet af fase 1 er indenfor rammerne mht. tid, økonomi og kvalitet, men både tid og økonomi er under observation. På nuværende tidspunkt er der i alt anvendt 189,7 mio. kr. Heraf vedrører 10,5 mio. kr. udgifter til projektafdelingen og 179,2 mio. kr. udgifter til fase 1. Vedrørende fase 1 er der ud over forbruget på 179,2 mio. kr. disponeret ca. 224,9 mio. kr. af det samlede budget for fase 1 på 528,9 mio. kr. Der resterer således ca. 124,8 mio. kr. af fase 1, som endnu ikke er disponeret. Hertil kommer regionsrådets risikopulje på 11,5 mio. kr., hvoraf Sygehus Sønderjylland siden forrige rapportering har ansøgt sundhedsdirektøren om at få frigivet 3,825 mio. kr. En frigivelse af midlerne vil lette presset på de uforudsete udgifter i byggeregnskabet. Herudover har totalrådgiver vurderet et behov for yderligere tilførsel af midler til de uforudsete udgifter. Sygehus Sønderjylland forventer, at denne tilførsel vil kunne ske inden for det samlede budget til fase 1 på 528,9 mio. kr. For fase 1 er investeringsprofilen på niveau med den reviderede investeringsprofil. Afleveringsterminen for fase 1 er forrykket yderligere siden forrige rapportering, hvilket betyder, at den afsatte risikotid frem til den 22. juli 2014 er yderligere reduceret. Afleveringsterminen er nu fastsat til den 13. april 2014 (ekskl. risikotid) og den 16. juni 2014 (inkl. risikotid), se også figur 4. Sygehus Sønderjylland vurderer, at der er risiko for, at fase 1 vil komme til at overskride den afsatte risikotid. 1

2 Styringsredskabet risikoregisteret har Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen som største risiko. Årsagen hertil er vejrlig og projektrelaterede tidsforskydninger. Årstidsmæssigt er vi nu gået ind i en fase, hvor der forventeligt vil ske et væsentligt fald i vejrligsdage. Vi har i en længere periode kunne se et stop i projektrelaterede dage. Derfor vurderer vi på nuværende tidspunkt, at denne risiko vil være reduceret til næste rapportering. Byggeriet af FAM, som sker hen over eksisterende skadestue, vil dog fortsat være en tidsmæssig og økonomisk risiko. Udover ovennævnte risiko er de største risici Regn og vinter skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen og Medicoteknik, IT og øvrigt inventar kan ikke holdes indenfor budgettet. Her er der ligeledes tale om 2 risikoer, som sandsynligvis vil være reduceret til næste afrapportering pga. årstid og vished omkring priser på medico, apparatur mv. Sygehus Sønderjylland har iværksat tiltag for at imødegå risiciene. Tiltagene er beskrevet i rapporten. Fase 2: Projektmateriale er udsendt til de 5 prækvalificerede rådgivere medio februar 2013, og der har efterfølgende været afholdt spørgerunde/spørgemøde for rådgiverne fredag d. 8. marts Forslag til konkurrencen modtages d. 5. juli Samlet status: Figur 1: status pr. 31. marts 2013 Samlet status Fase 1 Fase 2 Økonomi Tid Kvalitet Definition af farver: Grøn: Projektet er indenfor rammerne. Gul: Projektet er inden for rammerne, men der er øget opmærksomhed på at der ikke sker overskridelser. Rød: Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig risiko for at det vil ske. Konklusion: Samlet følger projektet rammen. Forklaring til figur 1 Fase 1: Der er øget fokus på styringen af byggepladsen, da rådgiverne konstant er udfordret af entreprenørerne og koordineringen mellem disse Økonomi er angivet som gul og uændret siden sidste rapportering. Dette er vurderet, da der har været et stort pres på trækket på de uforudsete udgifter, og vi 2

3 skal først se, at der kommer en forbedring i forholdet, inden vi ændrer den til grøn. Tid er ligeledes angivet som gul, dog anses den for at være forværret siden sidste rapportering. Dette skyldes den observation, der er på risikotiden. 3

4 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Figur 2 Byggeriets fremdrift - hele projektet Forbrug i mio. kr Revideret Investeringsprofil Oprindelig investeringsprofil Forbrug Figur 2.1 Byggeriets fremdrift - Fase Forbrug i mio. kr Oprindelig investeringsprofil Revideret investeringsprofil Forbrug

5 Byggeriet af Fase 1 er påbegyndt i maj Problemstillingerne omkring økonomi, tid og kvalitet er drøftet med byggeledelsen, og vi kom frem til følgende på mødet d : - Der sker en styrkelse af organisationen så bl.a. tidsplanlægning, økonomiplanlægning samt den øvrige projektstyring bliver optimeret. - Arbejdstidsplanen for byggeriet bliver færdiggjort. - Totalrådgiver skal komme med en vurdering af det fremtidige forbrug af uforudsete midler, herunder også kommende udgifter til vejrligsforanstaltninger og forsinkelser. Den godkendte forsinkelse af den samlede aktivitet, kan fortsat optages i den afsatte risikotid, hvor slutdatoen er 22. juli Projektafdelingen vurderer, at der er en risiko for at den samlede risikotid vil blive overskredet, dette skyldes byggeriet af Fælles Akut Modtagelsen. Muligheden for yderligere tidsforskydninger i byggeriet af Fælles Akut Modtagelsen, skal ses i lyset af byggeriets kompleksitet. Byggeriet skal ske hen over den eksisterende skadestue. Erfaringsmæssigt er der risiko for at konstruktioner i det eksisterende byggeri der ikke vil være som forudsat i projektet. Vejrlig vil også kunne spille en stor rolle. Konstruktionerne i det eksisterende byggeri skal åbnes, med de risici det giver for gennemtrængning af fugt, regn eller sne. Desuden er Fælles Akut Modtagelsen meget installationstung. Stadet på byggeriet er pt., at entreprise 1.3, råhus-entreprisen nu er så langt, at installationsfagene kan få et hensigtsmæssigt flow i deres arbejder. Arbejdet er i starten af april fortsat generet af vejret pga. sne, frost og vind. Ombygningen af skadestuen er i gang. De første afleveringer af bl.a. vagtværelser er sket med forsinkelser, og der er påtalt visse mangler. Når de 2 første områder i skadestuen er afleveret, er der et ophold i ombygningerne sommeren over, og der startes derfor først op igen til august. Opholdet sker pga. perioden maj til august, som typisk er en travl periode i skadestueregi. Samarbejdet med det kliniske personale har været forbilledligt, idet de udviser stor fleksibilitet. Overholdelse af udbudstidsplan (B), følges der i projektafdelingen op på, bl.a. ved deltagelse på de ugentlige byggemøder samt opfølgningsmøder med byggeledelsen om fredagen. I forbindelse med skadestuen generelt, er der en række uoverensstemmelser med entreprenørerne vedrørende økonomi. Rådgiver arbejder med at skaffe baggrundsmateriale for eventuelle sager, hvorefter der udarbejdes en juridisk vurdering inden endelig stillingtagen til en evt. syns- og skønssag. Administrerende sygehusdirektør Finn Jensen skal involveres, såfremt der påtænkes at opstarte en syns- og skønssag. 5

6 Der har været afholdt en studietur til Holland med deltagelse fra sygehusets serviceorganisation, projektafdelingen samt kunstneren Ane Mette Ruge. Besøgene var planlagt med udgangspunkt i anvendelse i hovedindgangene, hvor LED og linoleum er hovedbestanddelene af det kunstneriske udtryk. Philips Lighting Application Center og Forbos Linoleumsfabrik blev besøgt for bl.a. at sikre, at man ikke skal gå på kompromis med sygehusets standarder indenfor hygiejne og rengøring. Projektrelaterede tidsforskydninger og vejrligsdage Af nedenstående figur 4 fremgår antal vejrligsdage samt godkendte projektrelaterede dage, den nye termin for ibrugtagning, samt hvorvidt status er uændret, ændret eller forværret i forhold til sidste rapportering. Som det fremgår, er ibrugtagningsdatoerne for dem alle skubbet, dette som tidligere beskrevet af primært vejrligsmæssige årsager. Opmærksomheden henledes på, at flere sektioner er afhængige af hinanden. Derfor vil det samlede billede vise en generel tidsmæssig forskydning, ved mindre justeringer på en enkelt sektion. Specielt kan der nævnes at udredning FAM er kritisk, dette sker da den ikke kan igangsættes, før familiehus og varemodtagelsen er konstruktivt klar. Tidsplan Der er d. 10. april 2013 uploaded en gældende udbudstidsplan rev. B, redigeret ud fra den oprindelige udbudstidsplan. Her er tidsforskydningerne indarbejdet, og vi har derfor et mere opdateret styringsredskab. Der udføres fra rådgivergruppen ud over udbudstidsplanen en arbejdstidsplan. Denne tidsplan viser i sit foreløbige stade, at der stadig er visse udfordringer. Arbejdstidsplanen udarbejdes ud fra entreprenørernes arbejdstidsplaner. Den bliver et styringsværktøj internt for rådgiverne, for at konstatere hvor man er i forhold til udbudstidsplanen. 6

7 Figur 3 Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) Status J F MA MJ J A S O N D J F MA M J J A S O N D Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse Risikotid Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid Kommentar til figur 3, tidsplan I forhold til sidste afrapportering er tiden for udførelsen blevet øget, så risikotiden derfor reduceret, hvilket også uddybes i rapporten Risikotid Der er afsat risikotid fra 28. februar 2014 til 22. juli 2014 begge dage inkl. Med de nye afleveringsterminer, aflæst i figur 4 til d. 16. juni 2014, overholder byggeriet stadig den afsatte risikotid, men der er øget fokus på området for at forhindre yderligere forskydning. Dette specielt taget i betragtning, at risikotiden p.t. reduceres for hver afrapportering. FAM udredning er vores kritiske vej i forhold til at flytte sygehusfunktionerne fra Haderslev til Aabenraa, idet indflytningen i FAM giver mulighed for de interne rokader på sygehuset i Aabenraa. Der er igangsat et større arbejde med at planlægge personaleprocessen i forhold til flytninger, og derfor er det vigtigt at vide mere om, hvornår aflevering kan finde sted. Omkring vejrlig holdes byggepladsen fortsat i drift ved hjælp af vejrligsforanstaltninger, men samlet set er det en proces, der er svær at styre. Fremadrettet må man formode, at vi nu ser de sidste krampetræk fra vinteren, og at foråret snart tager over. 7

8 Figur 4 Emne entreprise 1.3 (råhus) Kølegård (afleveringstermi nen) Vejrligs dage i alt Godkendte projektrelaterede dage i alt Aflevering *** Aflevering ** Uændret/ændret/for værret i forhold til sidste kvartalsrapport Ibrugtagning er afhængig af de andre sektioner. Familiehuset 45, Forværret Udredning FAM 41, Forværret Kardiologi 41, Forværret OP og 41, Forværret sterilcentral Skadestuen 5 32 Fastlægges Fastlægges Forværret pt. pt. Varemodtagelsen Forværret Farvedefinitioner: Grøn: Stadet er uændret i forhold til tidsplanen og sidste rapportering Gul: Stadet er forværret i forhold til tidsplanen og sidste rapportering Rød: Stadet er kritisk i forhold til tidsplanen og sidste rapportering ** Aflevering inkl. afsat risikotid jf. udbudstidsplan rev. A *** Aflevering ekskl. Afsat risikotid jf. Byggemøderef. Bilag 1 Fase 2: Tidsplanen følges, dateret d Projektets økonomi Fase 1 Med hensyn til økonomi er der specielt fokus på entreprise 1.3, råhus og lukning. Her har der været et større forbrug end forventet på de uforudsete omkostninger pga. de vejrmæssige udfordringer, der har været, men også pga. projektmæssige forhold, hvor der har været mangler i materialet over det eksisterende sygehus, men hvor der også har været mangler i det nye tegningsmateriale. Men også entrepriserne 1.4 Komplettering, 1.5 VVS og Ventilation og 1.6 EL, er der begyndende fokus på. Forsinkelserne der har været på entreprise 1.3, får konsekvenser for opstarten af de andre entrepriser, hvilken kan og vil få følgevirkninger såsom krav omkring tidsfristforlængelse. En nærmere definering af konsekvenserne kan vi ikke på nuværende tidspunkt komme med, men 8

9 der er opstartet dialog med de pågældende entreprenører. Der er fra projektafdelingen stor opmærksomhed på, at der skal være fokus på uforudsete udgifter, dette sker i dialog med totalrådgiver. Totalrådgiver er ved at få et samlet overblik over kommende mulige uforudsete udgifter ved hjælp af successiv kalkulation. Der budgetteres med dokumenterede krav i byggeregnskabet under prædisponeret. På styregruppemøde d. 19. marts 2013 blev besparelsesmuligheder drøftet. Vurderingen blev, at der ikke pt. skal foretages reduktioner i projektet, men at situationen følges tæt. Der er d. 20. marts 2013 søgt om frigivelse af risikomidler hos sundhedsdirektøren. Specifikt er der søgt om frigivelse til indretning af 9 vagtværelser i familiehuset på kr. samt til vinterforanstaltninger på kr., jævnfør det merforbrug, der har været på midlerne til uforudsete udgifter pga. vinterens karakter og varighed. Såfremt denne frigivelse sker, så midlerne til uforudsete udgifter kan opskrives, vil risikoen for overskridelse af de uforudsete udgifter blive reduceret. Indretning af vagtværelserne var oprindeligt ikke medtaget i fase 1. Men pga. det pres der er på de nuværende faciliteter og udsigten til, at det vil blive større ved tilflytning af nye døgnbemandede afdelinger, anbefales det at færdiggøre vagtværelserne nu. Der er desuden en besparelse at hente, i forhold til at henlægge aktiviteten til fase 2. Det forudses, at udgiften til færdiggørelse af værelserne ville stige, såfremt de skulle i ny licitation. Der har været afholdt licitation vedrørende en række bygherreleverancer: - Sengestuepaneler - Fast inventar - CTS - Sterilcentral udstyr Samtlige tilbud holder sig inden for rammerne. Licitationen på storkøkken vurderes som værende ikke konditionsmæssige, og der indledes derfor udbud efter forhandling. Forbruget holder sig indenfor den afsatte bevilling. 9

10 Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade)*** Delprojektoversigt Oprindeligt budget Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Anslået planlagt Realiseret færdiggørelsesgrad **** færdiggørelsesgrad Fase 1 527,1 528,9 179,2 224,9 124,8 528,9 0,0 48,0% 34,0% Fase 2 690,6 690,6 0,0 0,0 690,6 690,6 0,0 0,0% 0,0% Projektafdeling inkl. feriepenge 41,4 41,4 10,5 0,0 30,9 41,4 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 11,5 0,0 0,0 11,5 11,5 0,0 Mio. kr. Procent Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 35,9 0,0 0,0 35,9 35,9 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 I alt investeringsramme 1.306, ,3 189,7 224,9 893, ,3 0,0 * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. *** Byggeriets fremdrift er vurderet alene ud fra stadet på byggepladsen, se endvidere tekst under færdiggørelsesgrad **** Vurderingsmåden for anslået planlagt færdiggørelsesgrad er ændret i forhold til sidste afrapportering Kommentarer til skema 1 Der anvendes en ny måde at beregne disponeret forbrug på, i overensstemmelse med de generelle principper i kvartalsrapportering, og kan derfor ikke sammenholdes med oplysningerne givet i sidste rapportering. Note til: Anslået planlagt færdiggørelsesgrad - Oplysningen i sidste afrapportering, for 4. kvartal 2012, var angivet for lille, derfor er der sket en større procentvis stigning her, end i den realiserede færdiggørelsesgrad. Til at finde den planlagte færdiggørelsegrad er anvendt udbudstidsplan, B. Fase 2 Arbejdet er i opstartsfasen, der er ikke foretaget udbetalinger. Der arbejdes på en fastlæggelse af kontoplan i prisme, den bliver i store træk fastlagt som strukturen i fase 1. Færdiggørelsesgrad Fase 1 Der er balance mellem de udbetalinger, der er foretaget og stadet på byggeriet. Der sker en løbende opdatering på stade i forhold til tilbudslister for at forhindre, at der er disharmoni. Stadet på byggeriet er udførelsesmæssigt 34 %, og der er anvist/disponeret 31,5 %. Oprindeligt planlagt stade er angivet til 48 %, denne forskydning er sket pga. de vejrligs- og projektmæssige forskydninger der har været, og er givet ud fra et skøn i forhold til tidsplan. Dette skøn er udført af byggeledelsen. Fremadrettet er strategien med tidsstyring, opfølgning og rapportering: Hver tirsdag vil der blive afholdt tidsplan opfølgning- og koordineringsmøde med 10

11 entreprenørerne. På dette møde vil tidsplanen blive opdateret med % færdig (stades rapportering) og evt. forhindringer og problemer vil bliver rapporteret. Efterfølgende indføres opdateringerne i en rapport som sendes ud inden byggemødet om onsdagen. Disse vurderinger vil af projektafdelingen bliver brugt til at revidere budgettet, så man får et retvisende billede af likviditetstrækket resten af forløbet omkring fase 1. Omkring færdiggørelsesgraden i skema 1 gælder dette alene byggestadet. Der er i de 34 % ikke inkluderet bl.a. forundersøgelser (som arkæologi), tilslutningsafgifter og rådgiverhonorar, derfor kan denne procentdel ikke sammenholdes med det korrigerede budget og forbruget. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Årets priser I alt I alt Andel Status 09-pl af total, pct. Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 103,23 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 104,88 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 300,1 98,2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 528,9 506,6 40,5% Udførelse Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 2,7 42,1 19,8 55,2 207,1 147,9 207,1 8,6 690,6 658,4 52,7% Ideoplæg Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,6 4,7 4,7 4,7 4,7 4,7 4,0 3,2 1,3 41,4 39,7 3,2% I gang Reserve til regionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 11,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 11,5 11,0 0,9% Reserve til regionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 9,0 9,0 9,0 9,0 35,9 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,4 319,1 145,1 24,5 59,9 220,8 160,9 219,3 18, , ,0 100,0% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 13,7 22,3 11,6 7,6 18,2 14,0 10,0 14,0 0,0 111,4 106,4 8,5% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,0 0,0 63,0 7,0 3,2 10,0 46,0 32,9 46,0 1,6 209,8 200,0 16,0% Med hensyn til Figur 2, Skema 1 og Skema 2: Som S-kurverne viser følger udbetalingerne ikke budgettet. Dette skyldes følgende: Første budgetoverslag var baseret på tilgængelig viden på tidspunktet for overslaget, kort efter kendskabet til licitationsresultatet. Forsinkelser på byggeriet. Der er udelukkende tale om en likviditetsforskydning. 11

12 3.3 Risikovurdering Skema 3 Nr. Id. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen forværret forværret uændret 2 16 Regn og vinter skaber udførelsesmæssige vanskeligheder på byggepladsen uændret uændret uændret 3 12 Medikoteknik, IT og inventar holdes ikke indenfor budgettet forbedret forbedret forbedret 4 78 Udstyr og apparatur går i stykker pga. bla. støvgener under byggeri ny ny ny 5 5 Projektet ændrer sig undervejs uændret uændret uændret 6 59 Fare ved at bygge hen over afdeling i drift uændret forværret uændret 7 20 Byggeriet går i stå eller bliver forsinket pga. uafklaretheder i projektmaterialet uændret uændret uændret 8 47 Overgravning af hovedforsyninger i forhold til ledningsføring fra kølegården ny ny ny 9 74 Vandindtrængning ved gennembrydning af tag ny ny ny Fase 2 10 Økonomistyring/planlægning af økonomi uændret uændret uændret Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Fokus ligger på de 9 risici med største netto risici i risikoregisteret på fase 1 inden for det kommende år. På fase 2 bliver der indtil rådgiverne er valgt i december 2013, kun rapporteret om den højest placerede sammenvægtede netto risiko ud fra økonomi, tid og kvalitet. Fase 1 Konklusion af risici i fase 1 I forhold til kvartalsrapporten for 4. kvartal 2012 er der sket ændringer i de beskrevne risici: - Der er ikke afsat tilstrækkelige midler til uforudsete udgifter. Årsag: Det vurderedes at denne risici var en konsekvens, og derfor indgår denne i flere af de nye risici. - Der er ikke plads og installationer til medikoteknisk indretning. Årsag: Vi er nu så langt, at overvejelser omkring dette er sket, og derfor er vurderingerne af denne risici faldet. - Overgravning af forsyningsledninger. Denne risiko er omformuleret til: Overgravning af hovedforsyning i forhold til ledningsføringer fra kølegården. Årsag: Dette er sket da vi stort set er færdige med gravearbejder i forbindelse med støbning af fundamenter, men der er fortsat en problemstilling omkring gravearbejder ved kølegård. Siden afrapportering for 4. kvartal 2012, er der udført en kvantificering af hver enkelt risici, dette er sket ud fra vurderingsarket i risikoregisteret. Da det vurderes som usandsynligt at alle risici vil indtræffe, er vi ud fra sandsynligheden på risiciene samt middeltal for den højeste og laveste vurdering kommet frem til en samlet risiko på kr. 12

13 1. Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen. Udbudstidsplanen (A) er udført meget stram, og der er ikke mulighed for at lave de store tidsmæssige korrektioner, uden at det vil have betydning for afleveringsterminen. I forhold til den nye udbudstidsplan (B), er der stadig stor sårbarhed. Projektændringer og vejrlig vil have konsekvenser på afleveringsterminen, og fremadrettet på den afsatte risikotid som afgør ibrugtagningen af de nye faciliteter. Konsekvenserne vil kvalitetsmæssigt påvirke brugerne, da de muligvis ikke vil kunne tage faciliteterne i brug som planlagt. Økonomisk er konsekvenserne bl.a. at vi skal køre byggepladsen i en længere periode end oprindeligt forudsat, og derudover er der naturligvis konsekvenser ved, at skulle holde sygehuset, som ellers skal lukkes ned, i drift. Status er at FAM udredning er vores kritiske vej i forhold til at flytte fra Haderslev. De første flytninger skal være ind i FAM, hvorefter de andre flytninger kan finde sted. Sygehuset er i gang med at planlægge personaleprocessen, og rokader i forhold til flytninger. Totalrådgiver er blevet bedt om at komme med et realistisk bud for indflytning inkl. risikovurderinger, så der ikke kommer overraskelser i form af udsættelser. Vi kan se at der i den seneste tid ikke har været godkendte projektrelaterede dage, hvorfor man må kunne konkludere at projektmaterialet er kvalitetsmæssigt forbedret. Endvidere vil vejret også forbedre situationen, da de store tidsmæssige forskydninger, der har været på det sidste, er sket pga. vintervejr. Der er udarbejdet en ny udbudstidsplan (B), af d. 10. april I denne er de nuværende forsinkelser indarbejdet. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 2. Regn og vinter skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen Der har i byggeperioden være usædvanligt dårligt vejr. Dette har betydet at de afsatte midler til vejrlig er under pres, og dermed vil yderligere dårligt vejr resultere i udgifter ud over det budgetterede. Konsekvensen vil derfor være, at der skal findes midler i budgettet, til at dække udgiften, samt at den resterende risikotid, der er afsat i projektet, vil komme under pres. Der arbejdes løbende i projektet med at finde de nødvendige midler til afværgeforanstaltninger. Dette er bl.a. sket ved at søge midler fra risikopuljen. Derudover bør det mildere vejr gøre problemet mindre. Tidsmæssigt har vejrlig store konsekvenser. Vi har i de mest udsatte perioder fulgt risikotiden, som er blevet reduceret mere og mere. Dette påvirker naturligvis også kvaliteten for brugerne pga. den senere ibrugtagning. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 13

14 3. Medikoteknik, IT og øvrigt inventar kan ikke holdes indenfor budgettet De foreløbige optællinger af behov for udstyr har vist et større ønske, end det er muligt at finansiere med det budgetterede beløb. For at undgå budgetoverskridelse er der igangsat et arbejde, hvor ønskerne kvalificeres, og der vurderes i hvor stort et omfang udstyr fra bl.a. Haderslev Sygehus kan genanvendes. Arbejdet for at skabe overblik over behovet indenfor udstyr pågår i øjeblikket, derfor er det muligt, at denne risiko fremadrettet vil blive reduceret. Konsekvensen ved denne risiko er at kvaliteten for brugerne og personale vil reduceres. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 4. Udstyr går i stykker pga. bl.a. støvgener under byggeri I forbindelse med skære og slibearbejder dannes der støv. En del af sygehusets udstyr er følsomt, og der er risiko for at udstyret vil gå i stykker ved påvirkninger fra byggeriet. Såfremt der sker skader på udstyr, vil det typisk resultere i en tvist med entreprenøren, hvilket kan resultere i et økonomisk tab eller forsinkelse. Klinisk vil det kunne betyde aflyste behandlinger af patienter til skade for kvaliteten. Kvaliteten heri består af, at personalet ikke vil kunne levere en komplet undersøgelse, og at patienter vil være tvunget til at skulle til andre sygehuse for evt. at blive scannet, eller må påregne mere ventetid. Der er fokus på at afdækninger af udstyr skal foretages ordentligt, og der skal løbende foretages stikprøver af, hvorvidt afdækningen og lignende er tilstrækkelig i dets udførelse. Efter at der har været skader på CT scanneren pga. støvgener, er der ophøjet fokus på dette punkt. Det er ikke muligt at sætte en økonomisk ramme på denne risiko, da hændelsernes omfang kan være meget forskellige, men det er en risiko, der kan have store konsekvenser for sygehusets drift under byggeriet. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 5. Projektet ændrer sig undervejs Der kan i byggeperioden opstå ændrede krav eller ønsker til bygninger og installationer i forhold til det projekterede. Konsekvensen af sådanne ændringer vil afhænge meget af de enkelte ønsker eller krav. Brugergrupperne i projektet er informeret om konsekvenserne af sådanne sene ændringer, og at disse vil være svære at få gennemført. Fremadrettet vil mulighederne for ændringer, der påvirker konstruktionerne blive sværere og sværere at få indarbejdet. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 14

15 6. Fare ved at bygge hen over afdeling i drift Den fælles akutmodtagelse skal bygges ind over operationsstuer og den nuværende skadestue. I denne forbindelse vil der skulle påregnes støjgener i byggeperioden. Risikoen omkring støjgener, som er ud over det acceptable for den kliniske drift, er til stede. Derfor vil vi kunne komme i en situation, hvor udsættelse af noget af byggearbejdet er en nødvendighed. Disse udsættelser vil resultere i forsinkelser og en økonomisk konsekvens. Ud over de mere lydmæssige gener skal der også tages hensyn til fare ved løft af tunge byggematerialer hen over en bygning i drift. Dette sker ved en APV for netop dette område, bla. skal betonelementer sikres mere end normalt for at forhindre, at løftene falder ud af elementerne, hvorved elementerne vil falde ned i bygningen. Der er tæt kommunikation mellem såvel entreprenører, projektafdelingen, det kliniske personale og byggeledelsen for så vidt muligt at forhindre gener. Vejledninger bliver løbende opdateres, såfremt det findes nødvendigt. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 7. Byggeriet går i stå eller bliver forsinket pga. uafklaretheder i projektmateriale Der har i udførselsperioden været en række uafklaretheder i projektet, som entreprenørerne har ønsket specificeret. Såfremt det ikke er muligt at give disse svar rettidigt, vil det betyde forsinkelser af projekt med dertilhørende omkostninger og evt. kvalitetsforringelser. Endvidere er der risiko for, at der til stadighed vil opstå uklarheder. Der afholdes løbende møder mellem rådgiver og entreprenører for at identificere uklarheder i god tid. Der er af totalrådgiver igangsat en skærpet gennemgang af kvaliteten af projektet. Denne gennemgang skal så vidt muligt sikre os imod tvivlsspørgsmål fra entreprenørerne, som kan have såvel tidsmæssige som økonomiske konsekvenser. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 8. Overgravning af hovedforsyning i forhold til ledningsføringer fra kølegården Der er risiko for at eksisterende forsyninger til sygehus og byggeplads ikke er placeret korrekt i forhold til tegningsmaterialet. Der skal graves forsyningsledninger ned fra kølegården til de nye bygninger, der vil i alt blive gravet en 60 m. lang rende, som endvidere vil blive ret bred pga. rørenes store dimensioner. Konsekvensen ved at grave en forsyningsledning over, kan blive stop på byggeplads og sygehus, med dertil hørende forsinkelser og økonomitab. For at undgå dette, kvalitetssikres tegninger i videst muligt omfang, og entreprenørerne instrueres i at grave med stor forsigtighed. Udover farerne ved gravearbejderne er der også brandmæssigt hensyn, der skal overvejes. Brandvejen vil i perioden været delvist gravet op. I denne forbindelse skal der være åben kommunikation med de lokale brandmyndigheder for at sikre, at der er den nødvendige 15

16 adgang for brandslukningskøretøjer. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. 9. Vandindtrængning ved gennembrydning af tag Den eksisterende tagkonstruktion skal gennembrydes, bl.a. for tagafvanding og sammenkobling med nye bygninger/konstruktioner. Hældningen på taget er altafgørende for afvanding, og med nye konstruktioner kan man ikke gå ud fra at eksisterende afvanding kan bibeholdes. Konsekvenserne ved vandindtrængning kan være beskadigelse af konstruktioner, sygehusets inventar/apparatur og naturligvis stilstand i byggeriet. For at undgå ovenstående er der i gang sat et arbejde med opmåling og etablering af ny tagafvanding og sikker lukning af de eksisterende. Konsekvensen er, at både tid, kvalitet og økonomi kan blive berørt ved dette. Økonomisk er konsekvensen afhængig af, hvilken skade der er sket. Ofte vil det være mindre skader, der hurtigt kan udbedres. Det kan selvfølgelig også være en skade, der berører apparatur, og så vil den have store konsekvenser for såvel entreprenører som for sygehusets drift. Såfremt risikoen indtræffer vurderes risikoen at koste mellem kr. og kr. Fase Økonomistyring/planlægning af økonomi Manglende kvalitetssikring eller vidensdeling fra lignende projekter giver risiko for fejlvurderinger af arbejdets omfang og enhedspriser. Der komme hele tiden nye krav og nye teknikker, der skal overvejes og muligvis indarbejdes i projektet, og derfor vil der gennem alle byggeriets faser være fokus på dette område. For at forberede sig på prisstigninger eller øgede krav udføres der en change request liste. Ved anvendelse af change request listen vil det sandsynligvis give forringelser i kvaliteten. Vi er i forbindelse med fase 1 blevet klogere, og vil længere fremme i processen tage en del erfaringer med over i fase 2. Derudover er de andre sygehus-byggerier længere fremme i processen, og der vil naturligvis være brugbar viden, som kan indhentes fra de andre projektafdelinger. 3.4 Diverse Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret primo 2012 og godkendt af regionsrådet den 26. marts Arbejde pågår med opdatering af styringsmanualen. Dette arbejde udføres af 16

17 Projektorganisationen for Sygehusbyggeri. Kvalitet og indhold Der er endnu ikke forbrugt penge fra den afsatte risikopulje, men der er anmodet om frigivelse som nævnt tidligere i rapporten. 17

18 Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. 902 Overført til Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Total Fkt Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Total Forventet frigivelse kvartal kvartal kvartal kvartal Total (mio. kr.) 89,76 89,76 89,76 36 Vejledning til skema E: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering. Formålet med skema E er at give overblik over regionens deponering samt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysninger fra de relevante autoriserede funktioner, grupperinger og omkostningssteder for den enkelte region. Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetaling samt låneadgang. 18

19 Bilag 3. Økonomisk færdiggørelse (observationer) År Oprindelig Oprindelig Akk. investeringsp Investeringsp rofil(mio. kr.) rofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Investeringsp rofil (mio. kr.) Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,0% 0 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% ,0% 1 0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,3 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,4 0,0% 1 0,0% 1 0,0% 0,6 0,0% ,3% 15,4 4 0,3% 4,4 0,3% 8 0,6% 8 0,6% 8,3 0,6% 12 0,9% 12 0,9% 12,1 0,9% 16 1,2% 16 1,2% 16,0 1,2% ,8% ,8% 23,6 1,8% 31 2,4% 31 2,4% 31,2 2,4% 39 3,0% 39 3,0% 38,9 3,0% 46 3,6% 46 3,6% 46,5 3,6% ,6% ,3% 57,0 4,4% ,6% 93 7,1% 80,7 6,2% ,7% 117 8,9% 104,6 8,0% ,7% ,7% 139,9 10,7% ,0% ,8% 189,7 14,5% ,2% ,9% ,5% ,0% ,8% ,1% ,1% ,9% ,5% ,6% ,9% ,4% ,2% ,2% ,8% ,6% ,3% ,1% ,9% ,6% ,4% ,0% ,8% ,2% ,3% ,3% ,7% ,5% ,1% ,6% ,3% ,8% ,4% ,1% ,6% ,3% ,8% ,5% ,7% ,6% ,7% ,6% ,7% ,7% ,7% ,8% ,8% ,0% ,0% ,2% ,1% ,4% ,3% ,6% ,4% ,9% ,6% ,3% ,8% ,6% ,0% ,0% 19

20 Bilag 3.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 1 År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Investeringsprofil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% ,0% 0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,1% 0 0,1% 0,3 0,1% 0 0,1% 0 0,1% 0,4 0,1% 1 0,1% 1 0,1% 0,6 0,1% ,7% 4 0,7% 3,9 0,7% 7 1,4% 7 1,4% 7,2 1,4% 10 2,0% 10 2,0% 10,5 2,0% 14 2,6% 14 2,6% 13,8 2,6% ,8% 20 3,8% 20,3 3,8% 27 5,1% 27 5,1% 26,7 5,1% 33 6,3% 33 6,3% 33,2 6,3% 40 7,5% 40 7,5% 39,7 7,5% ,8% 62 11,8% 49,4 9,3% ,1% 85 16,1% 72,4 13,7% ,4% ,4% 96,3 18,2% ,7% ,7% 130,5 24,7% ,3% ,9% 179,2 33,9% ,9% ,1% ,5% ,2% ,1% ,4% ,2% ,1% ,4% ,7% ,5% ,4% ,7% ,0% 20

21 Generelle principper Regnskabsmæssige principper Generelt er udgifterne vedrørende kvalitetsfondsprojekterne bogført i overensstemmelse med Budget- og Regnskabssystemet for regioner, ligesom anvendt regnskabspraksis er i overensstemmelse regionsrådets beslutning herom (senest optrykt i forbindelse med årsregnskabet for 2011). Desuden er udbetalingsanmodningen udarbejdet i overensstemmelse med ministeriets regnskabsinstruks. Herudover er der anvendt følgende regnskabspraksis. Omkostningsbaseret opgørelse Der er tale om en omkostningsbaseret opgørelsesmetode, hvor skyldige forpligtigelser til feriepenge og eventuelle tjenestemandspensioner indgår i det opgjorte forbrug. Udgifter i forbindelse med revision og controlling Regnskabsinstruksen åbner mulighed for, at revisionshonorarer i forbindelse med kvalitetsfondsfinansierede byggerier kan finansieres udenfor projektet af regionen. Dette er valgt i Region Syddanmark, hvorfor disse ikke indgår i det opgjorte forbrug. Ligeledes indgår udgifter til regionens centrale afdeling, Projektorganisation for Sygehusbyggeri, ikke i det opgjorte forbrug. Følgeudgifter I ekspertpanelets screeningsrapport II er angivet, at følgeudgifter, der ligger uden for totalrammen, forudsættes finansieret af regionen. Det nærmere indhold og omfang af følgeudgifter er p.t. ikke fastlagt. Periodisering I udbetalingsanmodningen indgår fakturaer, der er bogført/modtaget efter rapporteringsperiodens udløb. Disse fakturaer er indregnet, såfremt følgende kriterier er opfyldt: - vedrører arbejde udført i rapporteringsperioden - er modtaget men ikke bogført i rapporteringsperioden - skal betales - overstiger kr. ekskl. Moms Hvis det med sikkerhed kan fastslås at der vil blive fremsendt fakturaer fra leverandører, som ikke er modtaget endnu, er disse også periodiseret i henhold til ovenstående kriterier. Der foretages desuden en samlet vurdering af de fakturaer, der ligger under kr., således at det samlede beløb, der ikke periodiseres maksimalt udgør 2 mio. kr. 21

22 Løn til personale Såfremt der er tale om medarbejdere der arbejder deltid på kvalitetsfondsprojektet udarbejdes timesedler. For øvrige medarbejdere udgøres dokumentationen af ansættelsesaftale med efterfølgende tillæg til ansættelsesaftalen. It, udstyr apparatur mv. Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., herunder f. eks. Udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen indregnes i den samlede totalramme. Ligeledes indregnes udgifter til rådgivning i forbindelse med anskaffelse af it, udstyr og apparatur. Flytning: udgifter til flytning Udgifter til flytning af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå i totalrammen. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt dette vælges finansieret udenfor totalrammen i Region Syddanmark. Indirekte udgifter Indirekte udgifter kan vælges finansieret indenfor totalrammen ud fra de givne kriterier. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt disse vælges finansieret indenfor totalrammen i Region Syddanmark. Andet Vedligeholdelsesudgifter til nyopførte bygninger før disse indgår i driften kan vælges finansieret udenfor totalrammen. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt dette vælges finansieret udenfor totalrammen i Region Syddanmark. Opgørelse af færdiggørelsesgrad I skema 1 opgøres en planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad. Denne vurdering foretages af projektledelsen. Ved opgørelse af en samlet færdiggørelsesgrad for hele projektet vægtes de enkelte delprojekter ud fra deres budget. Forudsætninger for risikooversigter, trafiklysrapportering og fremdrift Der benyttes trafiklysrapportering i afsnit 2, kortfattet status. Farvemarkeringen fastsættes ud fra en overordnet betragtning. Inden for rammerne Inden for rammerne men under observation Kritisk Farvemarkeringen vurderes af projektledelsen. Der arbejdes med en operationalisering af grænseværdierne i trafiklyset. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. 22

23 Risikovurdering Projekterne klassificerer risici ud fra økonomi, tid og kvalitet. Af disse rapporteres de 5-15 største risici afhængig af projekt og stade der kan indtræde indenfor det kommende år. Der rapporteres på bruttorisici såfremt der ikke er igangsat proces for risikominimerende tiltag og ellers rapporteres der på nettorisici. De største risici angives med en farvemarkering og for risici der også optrådte i seneste kvartalsrapportering angives en udviklingsmarkering. Sandsynligheden for risikoen opgøres på en skala fra 0-4, hvor 0 svarer til lav sandsynlighed og 4 til høj sandsynlighed. Konsekvensen, hvis risikoen indtræffer, opgøres for økonomi, tid og kvalitet også på en skala fra 0-4, hvor de enkelte kategorier er nærmere defineret i projekternes risikohåndbog. Trafiklysrapporteringen operationaliseres derefter med udgangspunkt i nedenstående matrix der viser den sammenvejede effekt. En ændring i risikoens farvemarkering vil fremgå af skemaet som en henholdsvis forbedring eller forværring. Ændringer i risikoscore indenfor en farve vil fremstå som uændret. Konsekvens Sandsynlighed Byggeriets fremdrift Trafiklysrapporteringen fremgår af figur 3 der opdeler delprojekterne på faseniveau og er operationaliseret på følgende måde: - Grøn = Ingen forsinkelser - Gul = Forsinkelser der ikke har indflydelse på den kritiske vej - Rød = Forsinkelser på kritisk vej Trafiklyset for fremdrift opgøres ud fra, om en forsinkelse er på den kritiske vej eller ej i forhold til kritiske afleveringsfrister. Vurderingen foretages af projektledelsen. Der angives farvestatus for hver fase og eventuelle forsinkelser såvel som hvornår disse kan indhentes fremgår af stiplet markering og anden baggrundsfarve. Pile angiver om der er tale om forsinkelser eller indhentelse af forsinkelser. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. 23

24 Definitioner af tabelindhold Generelle definitioner på tværs af projekterne er: Skema 1 Kolonnen Oprindeligt budget er budgettet benyttet i forbindelse med udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Kolonnen er blank indtil godkendelse af udbetalingsanmodningen. Kolonnen Korrigeret budget er senest godkendte budget fra Regionsrådet. Kolonnen Disponeret forbrug dækker over et nettobeløb over juridisk bindende indgåede aftaler. Det vil sige, at beløbet i kolonnen reduceres i takt med forbruget på de indgåede aftaler. Ansættelsesaftaler for projektmedarbejdere og lignende disponeres dog ikke. Skema 2 Linjen heraf change request dækker over bruttobeløb. Beløbet er en summering af de enkelte besparelseselementer. Da disse i nogle tilfælde vil være gensidigt udelukkende er der tale om et bruttobeløb og altså ikke et beløb der til fulde kan realiseres. Fordelingen på år sker ud fra, hvornår besparelsen kan realiseres, mens deadline for beslutningen om en given realisering fremgår af det aktuelle besparelsesemne i besparelseskataloget der rapporteres årligt. Figur 2 I figuren for byggeriets økonomiske fremdrift, fremgår 3 kurver, henholdsvis: findes - Kurve for projektets realiserede forbrug fordelt på kvartaler - Investeringsprofilen der ligger til grund for udbetalingsanmodningen - Den senest reviderede og godkendte investeringsprofil såfremt en sådanne Figuren suppleres med figurer for hver enkelt opstartet fase i det pågældende projekt, dog ikke projektafdelinger og lignende. Et projekt påregnes som opstartet når der indgås kontrakt med rådgiver. Afsluttede faser vises ikke. Fordelingsprincipper for fordeling af udgifter Samtidig med det kvalitetsfondsfinansierede somatiske byggeri opføres på nogle matrikler andre anlægsprojekter. Dette betyder flere snitflader imellem projekterne og kræver en klar opsplitning af projekterne. Costdriveren er som udgangspunkt antal kvadratmetre medmindre andet giver et mere retvisende billede. Aabenraa Der er udarbejdet et notat af , der specificerer, hvorledes denne fordeling foretages. Fordelingsprincipperne er godkendt af regionens revisor, Deloitte, og Ministeriet for Forebyggelse og Sundhed jævnfør Regnskabsinstruksen af 2. juli Af praktiske årsager følges fordelingsprincippet dog ikke som beskrevet, idet fordelingen kun sker på regningerne til familiehuset. Der er anvendt en fordelingsprocent på familihuset på 18,1 %. Denne er 24

25 fremkommet ved at tage det af ministeriet accepterede psykiatriandel og sammenstille med udgiften til familiehuset ud fra entreprisekontrakterne. Familiehuset er valgt, da det er vurderet at være repræsentativt for byggeriet. Dette vil blive beskrevet nærmere, og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse vil blive kontaktet senere mhp. fornyet godkendelse af fordelingsmetoden. Nyt OUH Der er udarbejdet et notat af , der specificerer, hvorledes denne fordeling foretages. Fordelingsprincipperne er godkendt af regionens revisor, Deloitte og fremsendt til Ministeriet for Forebyggelse og Sundhed for endelig godkendelse jævnfør Regnskabsinstruksen af 2. juli Principper for afsætning af reserver, herunder prioriteringsreserve (Change request) Der henvises til styringsmanualen for principperne for afsættelse af reserver på de enkelte projekter. Ligeledes henvises til den årlige rapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse for projekternes prioriterede besparelseskatalog. Der afsættes ikke specifikt reserver til imødegåelse af udsving i prisreguleringen. Udgangspunktet er, at udviklingen i det regionale anlægs P/L vil være parallelt med udviklingen i byggeomkostningsindekset og at eventuelle udsving imellem de to vil udligne sig på sigt. Eventuelle udsving dækkes derfor af de øvrige afsatte reserver i tråd med regionens styring på øvrige anlægsprojekter 25