Rapportering for 2. kvartal Udbygning af Sygehus Sønderjylland Aabenraa

Transkript

1 Rapportering for 2. kvartal 2013 Udbygning af Sygehus Sønderjylland Aabenraa Juni

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Kortfattet konklusion Rapportering Byggeriets fremdrift Styringen af fase Projektrelaterede tidsforskydninger og vejrligsdage Projektets økonomi Færdiggørelsesgrad Risikovurdering Diverse Bilag

3 1. Indledning Denne rapport omhandler om- og udbygningsprojektet af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Det er et projekt inddelt i to faser, hvoraf udførelsen af Fase 1 pågår. Fase 2 er i pt. i rådgiverudbud, og deadline for aflevering er 5. august Fase 1 består bl.a. af en fælles akutmodtagelse, et familiehus, en kardiologisk afdeling, en sterilcentral, et modtagekøkken og en varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, apotek, laboratorier, undervisnings- og læringsområde. Kvalitetsfondsprojektet er del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, en nedlukning af sygehuset i Haderslev i 2014, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, der skal fortsætte som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 opfører Region Syddanmark for egne midler et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke del af nærværende rapport, da det styres og udføres i selvstændig projektorganisation. Der er dog samarbejdsflader til kvalitetsfondsbyggeriet, relateret til de tekniske sammenbygninger, samt de fremtidige kontaktflader i driften. Udsigt fra kran d. 13. juni 2013, forrest ser man familiehuset, foyer og køkken. Mod højre ser man sterilcentral og OP, bageste ses varemodtagelsen. 3

4 2. Kortfattet konklusion Samlet status Nedenstående figur illustrerer status på kvalitetsfondsbyggeriets to faser i forhold til de 3 afgørende parametre: økonomi, tid og kvalitet. Figuren gør brug af tre kendte signalfarver for at skabe et hurtigt overblik over den aktuelle status. Grøn farve viser, at projektet er indenfor rammerne. Den gule farve illustrerer, at projektet er inden for rammerne, men at der er øget opmærksomhed på risikoen for overskridelser. Den røde farve viser at projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig risiko for at det vil ske. Figur 1: status pr. 30. juni 2013 Samlet status Økonomi Tid Kvalitet Fase 1 Fase 2 Som det fremgår, er den aktuelle samlede status overordnet set grøn, der er dog øget opmærksomhed på økonomi og tid i relation til Fase 1 (den gule farve). Fase 1 Konklusionen er p.t., at projektet samlet set følger rammen, men der er stor fokus på tids- og økonomistyring af byggepladsen. Afleveringsterminerne er rykket siden sidste afrapportering pga. vejrlig. Risikotiden er for sektionerne varemodtagelse og familiehus overskredet, men den samlede risikotid er fortsat ikke overskredet. Sygehus Sønderjylland vurderer, at der er en risiko for, at Fase 1 vil komme til at overskride den afsatte risikotid. Totalrådgiver er blevet bedt om at lave en nærmere vurdering af det forhold. Totalrådgiverne er aktuelt underlagt anseelige udfordringer i forhold til deres dialog med entreprenørerne og i forhold til koordineringen mellem disse. Der pågår et stort arbejde med, fra totalrådgivers side, at få styr på en tidsplan, som entreprenørerne vil tilslutte sig. Det aktuelle stade på byggeriet lægger pres på den afsatte risikotid, og der er derfor sat ekstra ressourcer ind på at udarbejde en ny og endelig tidsplan. Det økonomiske perspektiv på Fase 1 er påvirket af ovenstående problemer med tidsstyringen, og er følgelig også angivet med gul farve. Det er et forhold, der er uændret siden sidste rapportering, da der forsat opleves et stort pres på de 4

5 uforudsete udgifter. De tidligere årstidsbetingede udgifter er p.t. kraftigt reducerede, idet projektet er gået ind i en sommerperiode, men de tidsmæssige udfordringer, afstedkommet af den hårde vinter, presser fortsat projektets samlede økonomi. Siden sidste rapportering har entreprenørerne øget deres bemanding på byggepladsen, dog ikke så meget som forventet. Dette har medført, at det planlagte forbrug ikke er opnået i det seneste kvartal. I øjeblikket arbejdes med tidsplanlægningen, og i den forbindelse afsøges mulighederne for at overholde tidsprofilen for projektets økonomi. Region Syddanmark har besluttet, at der på nuværende tidspunkt ikke flyttes midler fra 2013 til På nuværende tidspunkt er der i alt anvendt 216,7 mio. kr. Heraf vedrører 11,5 mio. kr. projektafdelingen og 205,2 mio. kr. fase 1. Nedenstående tabel viser økonomien pr for Fase 1. Det bemærkes, at siden sidste rapportering er beløbene indekseret, hvorfor beløbene ikke direkte kan sammenholdes med sidste rapportering. Økonomi Fase 1 pr Årets priser Mio. kr. Forbrug 205,2 Disponeret 201,7 Rest (ikke disponeret) 136,5 I alt 543,4 Risikopulje 7,9 I alt 551,3 Der er frigivet 3,8 mio. kr. af regionsrådets risikopulje, og der resterer dermed 7,9 mio. kr. af risikopuljen. Sygehusets planer for omlægninger af driften er tæt forbundet med færdiggørelsen af Fase 1. Også på den led er der derfor fra bygherres side betragtelige økonomiske konsekvenser forbundet med en eventuel forsinket færdiggørelse. I forhold til risikostyringen er følgende to risici i fokus: a) Udtørring af bygninger sker ikke planmæssigt b) Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Begge risici vedrører den endelige aflevering til sygehuset og spiller en stor rolle for såvel tid, økonomi og kvalitet. Fase 2 Fase 2 er i rådgiverudbud i øjeblikket, og har været det siden 18. februar Der var oprindeligt 5 rådgiverteams udtaget, hvoraf to dog trak sig i maj Det har betydet en besparelse på kr. på konkurrencen. De sidste tre rådgiverteams 5

6 fortsætter i konkurrencen, og afleverer deres forslag den 5. august Afleveringsfristen er forlænget en måned fra den 5. juli 2013, grundet en uklarhed i konkurrencematerialet omkring det samledes antal senge i akutsygehuset Aabenraa. 3. Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Figur 2 (årets priser) Byggeriets fremdrift - hele projektet Forbrug i mio. kr Revideret Investeringsprofil Oprindelig investeringsprofil Forbrug Afvigelsen på den reviderede investeringsprofil i såvel figur 2 som 2.1, er ikke et udtryk for en forventet budgetoverskrivelse, men et udtryk for, at indekseringen er ændret. 6

7 Figur 2.1 (årets priser) Byggeriets fremdrift - Fase Forbrug i mio. kr Oprindelig investeringsprofil Revideret investeringsprofil Forbrug Fase 1 Byggeriet af Fase 1 er påbegyndt i maj Byggeriet er forløbet indenfor tidsrammen inkl. risikotid indtil nu, men med forsinkelser grundet bl.a. vejrlig. Forsinkelserne har reduceret i den afsatte risikotid i projektet. Generelt er stadet på Fase 1 byggeriet pt., at el-, VVS og kompletteringsentrepriserne har øget bemandingen på pladsen siden sidste kvartalsrapportering. Da entreprenørerne ikke mener, at de hidtil har kunnet få sammenhængende forløb i deres arbejder, pågår der en dialog med dem og totalrådgiver om, hvornår opstart har fundet sted eller planlægges. Det er en dialog, der pågår mellem entreprenørerne og totalrådgiver/byggeledelsen, og som følges tæt af projektafdelingen. Fremdriften på byggepladsen er, at entreprise 1.3 råhus følger tidsplanen, og at entrepriserne 1.4 Komplettering, 1.5 VVS og Ventilation og 1.6 EL er i gang flere steder. Sidstnævnte tre entrepriser mener pt. ikke, at de kan følge tidsplanen, hvorfor en dialog om revision af tidsplaner er iværksat. Fremdriften for byggeriet er i forhold til den planlagte fremdrift i kvartalsrapporten for 1. kvartal 2013 ikke opnået. Dette beskrives nærmere under punkt. 3.4, men begrundes hovedsageligt med det manglende flow i byggeriet samt de tidsmæssige forskydninger, der fortsat er. 7

8 Status i overskrifter: Kølegården afventer klarmelding fra relevante sektioner/bygninger. Denne sektion er ikke kritisk, da de andre sektioner ikke er afhængige af kølegården. Elementmontagen og membranen på taget er færdiggjort på familiehuset, derudover pågår arbejde indenfor komplettering og installationsfagene. På kardiologi, OP og sterilcentral pågår elementmontage, og installationsfagene er i gang. Byggeriet af udredningsetagen er igangsat primo juni med elementmontage. Ombygningen af skadestuen er i gang, og den del der skal ske før sommerferien af afsluttet. Der er aftalt en pause i ombygningerne hen over sommeren 2013, af hensyn til den kliniske drift, da skadestuen traditionelt har øget travlhed i sommerperioden. Kommende opholds- og legeområde i gårdrummet ved familiehuset, juni Styringen af fase 1 De af bygherre aktuelt godkendte forsinkelser på de samlede aktiviteter kan fortsat optages i den afsatte risikotid med slutdato den 22. juli Dog er tidsplanen under pres. Derfor er der aktuelt fokus på processen omkring opdatering af tidsplaner i form af kommunikation mellem bygherre og totalrådgiver i forhold til økonomi og tid. Det har indtil videre medført følgende tiltag: - Totalrådgiver har løbende styrket sin organisation, og pr. 1. juli 2013 ansættes en byggeleder på sagen med erfaringer fra lignende sager i størrelse og kompleksitet. Forventningen er, at der derved sker en optimering af specielt tidsstyring og økonomiplanlægning. 8

9 - Totalrådgiver er i gang med et større arbejde i fht. opdatering af arbejdsplan og udbudstidsplan, med det udgangspunkt at få planerne til at tilgodese såvel bygherres som entreprenørers interesse. Der arbejdes frem mod, at byggeriet afsluttes inden for den afsatte risikotid i et arbejdsflow, der er realistisk muligt. - Projektafdelingen vurderer, at der er risiko for overskridelse af den samlede risikotid i forbindelse med byggeriet af Fælles Akut Modtagelse (FAM). Denne vurdering skal ses i lyset af, at kompleksiteten af de konstruktionsmæssige løsninger, installationstunge behov samt, at der bl.a. bygges hen over den eksisterende skadestue. Dette sammenholdt med, at udbudstidsplanen netop for FAM er meget stram betyder, at det er et område der granskes nøje i forbindelse med udførelsen af de nye tidsplaner. Da presset på de uforudsete udgifter er stort, er totalrådgiver blevet bedt om at fremkomme med en fornyet vurdering af det fremtidige forbrug. Vurderingerne vil fremadrettet fremkomme til bygherre i forbindelse med den løbende afrapporteringer fra rådgiver med ca. 6 ugers interval. De vil derpå indgå i bygherres kvartalsrapport, hvor de medtages første gang i rapporten for 3. kvartal Projektafdelingen forsøger konstant at øge styringen af byggeriet både med hensyn til tid og økonomi i et forsøg på at holde rammerne for tid og økonomi. Sideløbende processer til byggeriet i fase 1 Projektafdelingens arbejde med at udvikle en inventardatabase, hvori der registreres alt inventar i Sønderborg og Haderslev, som kan genbruges i Aabenraa, er afsluttet. Der er nu indledt et samarbejde med Servicecenteret i forhold til den praktiske flytning af eksisterende afdelinger, og de udtræk som de i den forbindelse kan gøre brug af fra inventardatabasen. Endvidere forventes der udført prioritering af inventar og udstyr med direktionen efter sommerferien Direktionen har i juni 2013 besluttet at allokere resterende midler til kunst og design i forbindelse med byggeri til lokal anvendelse i de centre, som der etableres i de nye rammer. Der planlægges i den forbindelse brugerprocesser i løbet af efteråret Der blev d. 11. juni afholdt rejsegilde på fase 1. Sygehusets driftsorganisation har igangsat planlægningen af de personaleprocesser, der skal ske i forbindelse med flytninger. 3.3 Projektrelaterede tidsforskydninger og vejrligsdage Nedenstående figur 3 opsummerer antallet af vejrligsdage, godkendte 9

10 projektrelaterede dage, den nye afleveringstermin, samt status i forhold til sidste rapportering, for så vidt angår Fase 1 byggeriet. Som det fremgår af oversigten, er afleveringsterminerne på alle entrepriser forlænget, hvilket primært skyldes de tidligere omtalte vejrligsmæssige årsager. I forbindelse med revision af figur 3, er der fundet tastefejl i sidste afrapportering. Disse er nu rettet, hvilket har bevirket, at terminer er rykket forholdsmæssigt mere end de forsinkelser, der har været på vejrligs- og projektrelaterede dage. Som man kan se i nedenstående skema, har familiehuset og varemodtagelsen overskredet den afsatte risikotid. Dog er der stadig ikke sket overskridelse af den samlede afsatte risikotid, som løber frem til d. 22. juli Figur 3 Sektion Vejrligs dage Godkendte projektrelaterede dage Gældende afleverings Termin * Oprindelig afleverings termin ** Ændringer i forhold til sidste kvartalsrappo rt 21 (20) Ibrugtagning er afhængig af de andre sektioner Forværret Kølegård (afleveringstermin) Familiehus 56,5 (45,5) Udredning 52,5 FAM (41,5) Kardiologi 52,5 (41,5) OP og 52,5 sterilcentral (41,5) Skadestue 16 (5) Varemodtagelse (27) 38 (XX) viser vejrligsdage fra afrapporteringen for 1. kvartal * Jf. opdateringen af afleveringsterminer til de ugentligt byggemøder. ** Jf. Udbudstidsplanen Forværret Forværret Forværret Fastlægges Fastlægges pt. pt Forværret 10

11 Tidsplaner Entreprise 1.3 Råhus og lukning følger tidsplanen. Der pågår drøftelser, som skal definere opstart på entrepriserne 1.4 komplettering, 1.5 VVS og Ventilation og 1.6 EL, da der mellem totalrådgiver og entreprenørerne er uenighed omkring disse. Mens disse drøftelser pågår fortsættes arbejderne af alle entreprenører. Som styringsredskab benyttes bilag 1. Risikotid Fase 1 Projektets afsatte risikotid for fase 1 har oprindeligt været afsat i perioden 28. februar 2014 til 22. juli 2014 (begge dage inkl.). Som følge af de nye afleveringsterminer, hvor den seneste er d. 16. juni 2014 (jf. figur 3), holder byggeriet sig samlet set stadig indenfor den afsatte risikotid. Men der er øget fokus på tiden ud fra ønsket om at forhindre yderligere forskydninger. Ikke mindst set i lyset af, at den overskydende risikotid er reduceret betragteligt i takt med, at udførelsestiden er forlænget. Fra projektets side vurderes det, at den afsatte risikotid er under pres, hvorfor rådgiverne er anmodet om et opdateret risikobillede for tidsforløbet baseret på den oprindelige hovedtidsplan af d. 30. november Tidsmæssig fremdrift JFMAMJ JASO NDJFMAMJJASOND Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) Status Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse Risikotid Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid 11

12 Fase 2: Konkurrenceperioden for Fase 2 er forlænget med en måned fra 5. juli til 5. august Forlængelsen er afstedkommet af, at der i konkurrenceprogrammet har været en uklar beskrivelse af det fremtidige sengebehov i Aabenraa. Denne uklarhed har betydet, at de 29 senge, som sygehuset ønsker bevaret i sengebygning C, er blevet opfattet som inkluderet i det samlede antal 122 nye senge. I realiteten skal der dog i Fase 2 bygges nye faciliteter til 122 senge, og ske en basal renovering af faciliteter i sengebygning C til 29 senge herudover. Umiddelbart efter sommerferien igangsættes brugerinddragelse af relevante aktører i sygehuset, i forhold til en kommenteringsproces af de indkomne forslag. Udfaldet af kommenteringsprocessen vil indgå i den videre behandling og vurdering af forslagene. Den forlængende konkurrenceperiode får ikke indflydelse på den efterfølgende bedømmelsesproces, og Fase 2 følger derfor fortsat ovenstående tidsplan. 3.4 Projektets økonomi Fase 1 Projektøkonomien for fase 1 holder sig indenfor den afsatte bevilling, men der er fokus på flere forhold i relation hertil. Særligt skal fremhæves: Der er fremkommet krav fra YIT (el-entreprise) omkring aftalesedler og tid. Der pågår derfor en dialog mellem totalrådgiver/byggeledelse og YIT. Totalrådgiver arbejder på at fremskaffe bilag/materiale, der kan skabe retvisende dokumentation for indholdet i denne dialog. Der er fortsat fokus på entreprise 1.3 råhus og lukning. Som nævnt i tidligere rapporter har forbruget på de uforudsete omkostninger været stor, og entreprisen er fortsat ikke afsluttet. På øvrige entrepriser er der fokus på tidsforskydninger, og dermed afledte krav om erstatning. Der blev d. 15. april 2013 godkendt frigivelse af risikomidler hos sundhedsdirektøren, det drejede sig om kr., fordelt på kr. til vagtværelser i familiehuset, og kr. til vinterforanstaltninger. Med de frigivne risikomidler, kunne projektet opskrive midlerne til uforudsete udgifter, og derved reducere risikoen for overskridelser af den post. Medikoteknik kører planmæssigt uden problemer på nuværende tidspunkt. Der er i Medikoteknik ansat flere nye medarbejdere, som har gjort en stor 12

13 indsats for at skabe overblik og optimering af data. Resultat af det arbejde er pt., at der viser sig et reduceret behov for nyanskaffelser. I forbindelse med sidste rapportering vurderedes, at forbruget i 2. kvartal 2013 ville være væsentlig større, end det nu viser sig at være. Dette skyldes delvist efterdønningerne af de problemer, der har været omkring de tidsmæssige forskydninger, der er pga. vejrligsdage samt godkendte projektrelaterede dage. Derudover gør processerne, der er i gang med hensyn til accept af tidsplaner, at flowet endnu ikke er optimalt. I løbet af august måned vil der blive udfærdiget en betalingsplan ud fra den nye tidsplan, hvorfor man vil få et billede af udbetalinger til resten af Fase 1. I den sammenhæng afsøges mulighederne for at overholde tidsprofilen. Det er derfor besluttet ikke på nuværende tidspunkt at flytte økonomi fra 2013 til En evt. flytning af midler fra 2013 til 2014 vil ske senere på året. Vurderingen fra 30. juni 2013 af reserverne på Fase 1, viser et samlet beløb på 15,2 mio. kr. Der er taget højde for at beløbet inkluderer 3,5 mio. kr. til apparaturrammen, samt 6,5 mio. kr. for risikovurderingen. Det vurderes at dette beløb sammenholdt med afsatte prædisponerede midler er tilstrækkelige. Fase 2 Fase 2 er i rådgiverudbud, og der er endnu ikke foretaget udbetalinger. For fase 2 arbejdes der på en fastlæggelse af kontoplan i prisme, som i store træk fastlægges som strukturen i fase 1. Den sene præcisering af sengeantallet har medført et ekstra arbejde for konkurrencens deltagere, og det er besluttet at godtgøre det arbejde med kroner pr. konkurrencedeltager, i alt kr., oveni forlængelsen på en måned. Beløbet gives tillige af hensyn til ulemperne ved at forlængelsesperioden er en sommerferieperiode. Forlængelsen af afleveringsfristen får ingen indflydelse på den efterfølgende bedømmelsesproces, og der er derfor ingen forskydninger eller bekymringer p.t. i forhold til hverken tid, økonomi eller kvalitet på fase Færdiggørelsesgrad Fase 1 Der er balance mellem de udbetalinger, der er foretaget, og stadet på byggeriet. Der sker en løbende opdatering på stade i forhold til tilbudslister for at forhindre, at der er disharmoni. Derudover har byggeledelsen, i forbindelse med opdatering af arbejdsplanen, været på byggepladsen for grundigt at registrere stadet i forhold til tidsplanen. Der er derigennem udført en grundig kvalitetssikring af staderne. 13

14 Stadet på byggeriet er udførelsesmæssigt 39 %, og den planlagt færdiggørelsesgrad var for 2. kvartal 47 %. Forskellen skyldes et lavere forbrug i 2. kvalitet end forventet. Ydereligere beskrivelse er anført under punktet: Projektets økonomi Derudover er der i byggeregnskabet en forskydning på det anslåede stade og det anviste beløb. Dette skyldes den forskydning, der er pga. de præfabrikerede byggematerialer, som er forudbetalt, da de har en lang leveringstid. Eksempelvis vil betonelementer stå færdigstøbte på fabrikken, før de bestilles til levering af entreprenørerne. Derudover er der en tørkøler, som endnu ikke er monteret, men som er leveret, og derfor ikke indgår i stadet. Færdiggørelsesgraden fremgår af nedenstående skema 1. Den planlagte færdiggørelsesgrad udregnes ved at anvende tal fra forrige rapportering. Her findes det samlede forbrug plus estimatet for næste kvartal, dette holdes op i mod budgettet og giver den planlagte færdiggørelsesgrad. Den realiserede færdiggørelsesgrad er et skøn foretaget af projektledelsen. Ovenstående fremgangsmåde for det planlagte stade er ny i forhold til sidste rapportering. Fase 2 Fasen er endnu ikke påbegyndt i forhold til en udførelse, og der er derfor ikke registreret en færdiggørelsesgrad. 14

15 Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Oprindeligt budget Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Anslået planlagt Realiseret færdiggørelsesgrad færdiggørelsesgrad Delprojektoversigt Fase 1 527,1 539,6 205,2 197,9 136,5 539,6 0,0 47,1% 39,0% Fase 2 690,6 714,2 0,0 0,0 714,2 714,2 0,0 0,0% 0,0% Projektafdeling inkl. feriepenge 41,4 42,4 11,5 0,0 31,0 42,4 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 11,7 0,0 3,8 7,9 11,7 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 37,1 0,0 0,0 37,1 37,1 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Evt. andre relevante reserveposter 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Mio. kr. (stade)** Procent I alt investeringsramme 1.306, ,0 216,7 201,7 926, ,0 0,0 * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. ** Vurderingsmåden for anslået planlagt og realisteret færdiggørelsesgrad er ændret i forhold til sidste afrapportering, læs mere i generelle principper 15

16 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Nyt indeks juni 2013 Årets priser I alt I alt Andel Status hvis relevant: 09-pl af total, Projektforslag pct. Kalkulationsfase Licitation Udførelse Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,76 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 108,47 Delprojektoversigt Fase 1 0,557 13,219 25,935 90,8 305,5 103,6 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 539,6 506,6 40,5% Udførelse Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 2,8 43,6 20,5 57,1 214,2 153,0 214,2 8,9 714,2 658,4 52,7% Ideoplæg Projektafdeling 0,0 2,210 4,563 2,6 4,8 4,9 4,9 4,9 4,9 4,1 3,3 1,3 42,4 39,66 3,2% I gang 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 11,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 11,7 11,0 0,9% Reserve til reigionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 4,6 14,8 6,5 4,6 6,5 0,0 37,1 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% 0,0 I alt investeringsramme 0,557 15,429 30,498 93,4 324,8 152,0 30,0 76,8 225,5 161,8 224,0 10, , ,0 100,0% 0,0 - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 13,7 22,7 12,0 7,9 18,8 14,5 10,4 14,5 0,0 114,6 106,3 8,5% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,0 0,0 64,2 7,3 3,3 10,4 47,6 34,0 47,6 1,6 215,9 200,0 16,0% 16

17 3.6 Risikovurdering Nedenstående risikooversigt oplister de 11 forhold med største nettorisiko i risikoregisteret på Fase 1 inden for det kommende år. På Fase 2 bliver der, indtil rådgiverne er valgt i december 2013, kun rapporteret om den højest placerede sammenvægtede nettorisiko ud fra økonomi, tid og kvalitet. Skema 3 Nr. Id. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase Udtørring af bygninger sker ikke planmæssigt ny ny ny 2 4 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen uændret uændret uændret 3 59 Fare ved at bygge hen over afdeling i drift forværret uændret uændret 4 5 Projektet ændret sig undervejs uændret uændret uændret 5 74 Vandindtrængning ved gennembrydning af tag forværret uændret uændret 6 10 Udstyr leveres ikke til tiden uændret uændret uændret 7 16 Vejrlig skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen forbedret forbedret uændret 8 20 Byggeriet går i stå eller bliver forsinket pga. uafklaretheder i projektmaterialet uændret uændret uændret 9 78 Udstyr går i stykker pga. bla. støv- og vandgener under byggeri uændret uændret uændret Overgravning af hovedforsyninger i forhold til ledningsføring fra kølegården uændret forbedret uændret Medikoteknik, IT og øvrigt inventar kan ikke holdes indenfor budgettet uændret forbedret uændret Fase 2 12 Økonomistyring/planlægning af økonomi uændret uændret uændret Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Fase 1 Konklusion: Risici i fase 1 I forhold til kvartalsrapporten for 1. kvartal 2013 er der i det overordnede risikobillede sket nogle ændringer. Den primære ændring er, at der er identificeret en ny risici, udtørring af bygninger sker ikke planmæssigt, derudover er : Udstyr leveres ikke til tiden, ny i top 11. I forbindelse med de andre risici er sket en nedjustering i vurderinger på bl.a. vejrlig skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen. Dette er sket pga. årstiden, og at vi forventeligt inden vinteren igen sætter ind, vil have et lukket hus, der ikke er så påvirket af vejrlig. Derudover er risicien Medikoteknik, IT og øvrigt inventar kan ikke holdes indenfor budgettet også forbedret i og med, at der er fundet besparelsesmuligheder på området. 17

18 Fase 2 Omkring fase 2 er der ikke sket ændringer siden sidste rapportering. Her afventer vi valg af rådgivere. Uddybning og økonomiske konsekvenser af risici Siden afrapporteringen for 1. kvartal 2013, er kvantificeringen af hver enkelt risiko blevet opdateret. Det er som sidst sket ud fra vurderingsarket i risikoregisteret. Da det vurderes som usandsynligt, at alle risici vil indtræffe, er vi ud fra sandsynligheden på risiciene, samt middeltallene for den højeste og laveste vurdering, kommet frem til en samlet risiko på kr. Det skal bemærkes, at der i forhold til sidste rapportering, er 12 risici med i denne økonomiske vurdering i forhold til 10 risici for 1. kvartal. De 12 risici i skema 3 uddybes nedenfor. 1. Udtørring af bygninger sker ikke planmæssigt Vinteren har været lang og hård, efterfølgende er der kommet store regnmængder hvilket skaber fugtproblemer i bygningerne/sektionerne. Råhus-entreprisen nærmer sig sin afslutning, og de kommende entrepriser er afhængige af tørt råhus for at kunne udføre deres arbejder. Der er udlagt membran over øverste dæklag på de forskellige sektioner for at forhindre vandgennemtrængning. Fremafrettet skal entreprenørerne og byggeledelsen sikre sig at huller (trapper, installationsskakter osv.) er afdækkede så vand ikke kan trænge ind, og de skal sikre sig at evt. afledning af tagvand ledes væk fra bygningen. Konsekvensen ved vandindtrængning vil være en forlængelse af byggeperioden, og dermed vil man også kunne forvente krav fra entreprenørerne pga. tidsfristforlængelserne. Derudover vil det rent kvalitetsmæssigt gå ud over brugere og personale på sygehuset, da faciliteterne ikke vil kunne tages i brug som planlagt. Såfremt risikoen indtræffer vurderes det at koste mellem kr. og kr. 2. Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen. Udbudstidsplanen (A) er særdeles stram, og der er ikke mulighed for at lave de store tidsmæssige korrektioner, uden at det vil have betydning for afleveringsterminen. I forhold til den nye udbudstidsplan (B), er der stadig stor usikkerhed i forhold til terminer. Konsekvenserne vil kvalitetsmæssigt påvirke brugerne, da de i værste fald ikke vil kunne tage faciliteterne i brug som planlagt. Økonomisk er konsekvenserne bl.a. at der skal opretholdes drift af byggepladsen i en længere periode end oprindeligt forudsat. For sygehuset er der derudover en økonomisk konsekvens ved, at den forventede besparelse på en omlagt drift udskydes. 18

19 Fastholdes kravet om den stramme tidsplan kan det give problemer med kvaliteten af udførelsen. Dette kræver konstant fokus fra alle aktører. Status er p.t. at FAM-udredning er den kritiske vej i forhold til at flytte aktivitet fra Haderslev sygehus. Alle sygehusets organisatoriske omrokeringer i forbindelse med Haderslev starter med flytning af personale og aktivitet til FAM. Sygehuset er aktuelt i gang med at planlægge personaleprocesser og rokader i forhold til disse flytninger. Totalrådgiver er blevet bedt om at komme med et realistisk bud for indflytning, inkl. risikovurderinger, for at forebygge overraskelser i form af udsættelser. Da der den seneste tid ikke har været godkendte projektrelaterede dage, konkluderes det, at projektmaterialet er kvalitetsmæssigt forbedret. Herudover vil årstiden få en positiv betydning for vejrligsdagene, som primært har forårsaget tidsmæssige forskydninger pga. vintervejr. Såvel udbudstidsplan som arbejdsplan er under revision. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem kr. og kr. 3. Fare ved at bygge hen over afdeling i drift Den fælles akutmodtagelse skal bygges ind over operationsstuer, og over den nuværende skadestue. I den forbindelse skal der påregnes støjgener i byggeperioden. Risikoen for støjgener ud over det acceptable for den kliniske drift, er til stede. Derfor vil vi kunne komme i en situation, hvor periodevise udsættelser af byggearbejdet bliver en nødvendighed. Sådanne udsættelser vil resultere i forsinkelser og følgelig have en økonomisk konsekvens. Ud over de lydmæssige gener skal der også tages hensyn til farerne ved løft af tunge byggematerialer hen over en bygning i drift. Der er udarbejdet en APV for netop den aktivitet som tilsiger, at bl.a. betonelementer skal sikres mere end normalt. Hensigten er at minimere risikoen for at løftene falder ud af elementerne, og elementerne derved falder ned i bygningen. Der vil i forbindelse med stilladsarbejder skulle tages hensyn til ambulancekørsel i området. Der er tæt kommunikation mellem såvel entreprenører, projektafdeling, kliniske personale og byggeledelse for, så vidt muligt, at forhindre gener. Vejledninger bliver løbende opdateret, såfremt det findes nødvendigt. Såfremt risikoen indtræffer vurderes det at koste mellem kr. og kr. 4. Projektet ændrer sig undervejs Der kan i byggeperioden opstå ændrede krav eller ønsker til bygninger og installationer i forhold til det projekterede. Konsekvensen af sådanne ændringer vil 19

20 afhænge meget af de enkelte ønsker eller krav. Brugergrupperne i projektet er informeret om vanskelighederne ved sådanne sene ændringer, og at sådanne kun gennemføres på Direktionens foranledning. Fremadrettet vil mulighederne for ændringer, der påvirker konstruktionerne, blive tiltagende sværere at få indarbejdet. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes det at koste mellem kr. og kr. 5. Vandindtrængning ved gennembrydning af tag Den eksisterende tagkonstruktion skal gennembrydes, bl.a. for tagafvanding og sammenkobling med nye bygninger/konstruktioner. Hældningen på taget er afgørende for afvanding, og med nye konstruktioner kan man ikke gå ud fra at eksisterende afvanding kan bibeholdes. Konsekvenserne ved vandindtrængning kan være beskadigelse af konstruktioner, beskadigelse af sygehusets inventar/apparatur og/eller stilstand i byggeriet. For at undgå ovenstående er der igangsat et arbejde med opmåling og etablering af ny tagafvanding og en sikker lukning af de eksisterende. Konsekvensen ved dette forhold vil påvirke både tid, kvalitet og økonomi. Økonomisk er konsekvensen afhængig af, hvilken skade der er sket. Ofte vil det være mindre skader, der hurtigt kan udbedres. Men det kan også være en skade, der berører apparatur, hvilket i så fald vil have store konsekvenser for såvel entreprenører som for sygehusets drift. Såfremt risikoen indtræffer vurderes det at koste mellem kr. og kr. Kvantificeringen er øget en smule pga. de tidsmæssige gener (derved også økonomiske), som vandindtrængningen kan give. Sammenlignes med risiko nr. 9, er det en risiko der med stor sandsynlighed berører et mindre område. Derfor er kvantificeringen mindre i risiko nr Udstyr leveres ikke til tiden Der er igangsat et større arbejde omkring sygehusets interne rokader i forhold til Haderslev og Sønderborg. Processerne vedrørende personaleflytninger er et område med ringe fleksibilitet, når først datoerne er lagt fast. Derfor er det også af stor vigtighed at udstyr og indretninger er på plads ved indflytning. Konsekvensen kan i modsat fald være, at ibrugtagning af afdelinger må udskydes, hvilket har stor konsekvens for patienter, personale og sygehusets økonomi. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem kr. 7. Vejrlig skaber byggemæssige vanskeligheder på byggepladsen Der har henover byggeperioden være usædvanligt dårligt vejr. Det har bevirket at de afsatte midler til vejrlig er under pres. Rammes projektet derfor af yderligere perioder med dårligt vejr, vil det resultere i udgifter ud over det budgetterede. Konsekvensen 20

21 vil være, at der skal findes midler i budgettet til at dække udgiften, samt at den resterende risikotid i projektet vil komme under pres. Der arbejdes løbende i projektet med at finde de nødvendige midler til afværgeforanstaltninger. Det er bl.a. sket ved at søge midler fra risikopuljen. Derudover vurderes det at årstiden bringer mildere vejr, og gør problemet mindre. Tidsmæssigt har vejrlig store konsekvenser. Vi har i de mest udsatte perioder fulgt risikotiden, som dog er blevet reduceret mere og mere. Det påvirker naturligvis også kvaliteten for brugerne, pga. den senere ibrugtagning. I skrivende stund er risikoen i forhold til vejrlig faldet. Såfremt risikoen indtræffer vurderes den at koste mellem kr. Kvantificeringen er i forhold til sidste rapportering faldet, da den gældende tidsplan viser at der er lukket råhus næste vinter. Derfor er der i risikoen mest taget hensyn til regn og vind. 8. Byggeriet går i stå eller bliver forsinket pga. uklarheder i projektmateriale Der har i udførselsperioden været en række uklarheder i projektet, som entreprenørerne har anmodet om at få specificeret. Såfremt det ikke er muligt at give disse svar rettidigt, vil det betyde forsinkelser af projekt med dertilhørende omkostninger og evt. kvalitetsforringelser. Endvidere er der risiko for, at der til stadighed vil opstå nye uklarheder. Der afholdes løbende møder mellem rådgiver og entreprenører for at identificere uklarheder i god tid. Derudover er der af totalrådgiver igangsat en skærpet gennemgang af kvaliteten af projektet. Den gennemgang skal så vidt muligt sikre imod tvivlsspørgsmål fra entreprenørerne, som kan have såvel tidsmæssige som økonomiske konsekvenser. Såfremt risikoen indtræffer vurderes den at koste mellem kr. og kr. 9. Udstyr går i stykker pga. bl.a. støvgener under byggeri I forbindelse med skære- og slibearbejder dannes der støv. En del af sygehusets udstyr er følsomt, og der er risiko for at udstyret vil gå i stykker ved påvirkninger fra byggeriet. Såfremt der sker skader på udstyr, vil det typisk resultere i en tvist med entreprenøren, hvilket kan resultere i et økonomisk tab eller forsinkelse. Klinisk vil det kunne betyde aflyste behandlinger af patienter, hvilket er til skade for kvaliteten. Kvaliteten er i den forbindelse forstået som, at personalet ikke kan levere en komplet undersøgelse, og at patienter tvinges at opsøge andre sygehuse for evt. at blive scannet. Under alle omstændigheder medfører det ventetider for patienterne. Der er fokus på at afskærmning af udstyr skal foretages ordentligt, og der løbende skal tages stikprøver af, hvorvidt afskærmning og lignende er tilstrækkelig i dets udførelse. 21

22 Efter at der har været skader på en CT scanner i skadestuen pga. støvforurening, er der øget fokus på dette punkt. Det er ikke muligt at sætte en økonomisk ramme på risikoen, da hændelsernes omfang kan være meget forskelligt. Såfremt risikoen indtræffer vurderes den at koste mellem kr. og kr. Risikoen er reduceret da det vurderes at forsikringer muligvis vil hjælpe økonomisk ved evt. skader på apparatur. Økonomien vedrører alene det tidsmæssige aspekt ved stilstand i byggeriet. 10. Overgravning af hovedforsyning i forhold til ledningsføringer fra kølegården Der er risiko for, at eksisterende forsyninger til sygehus og byggeplads ikke er placeret korrekt i forhold til tegningsmaterialet. Der skal graves forsyningsledninger ned fra kølegården til de nye bygninger. Disse vil blive gravet ned i en 60 m. lang rende, som endvidere vil blive ret bred pga. rørenes store dimensioner. Konsekvensen ved at grave en forsyningsledning over kan blive driftsstop på byggeplads og sygehus, med dertil hørende forsinkelser og økonomitab. For at undgå dette kvalitetssikres tegninger i videst muligt omfang, og entreprenørerne instrueres i at grave med stor forsigtighed. Udover farerne ved gravearbejderne er der også brandmæssigt hensyn der skal afvejes. Brandvejen vil i perioden været delvist gravet op. I den forbindelse skal der være åben kommunikation med de lokale brandmyndigheder for at sikre, at der er den nødvendige adgang for brandslukningskøretøjer. Såfremt risikoen indtræffer vurderes den at koste mellem kr. og kr. 11. Medikoteknik, IT og øvrigt inventar kan ikke holdes indenfor budgettet De foreløbige optællinger af behovet for udstyr har vist et større behov, end det er muligt at finansiere indenfor det budgetterede beløb. For at undgå budgetoverskridelse er der derfor igangsat et arbejde, i hvilket ønskerne til apparatur kvalificeres, og det vurderes i hvor stort omfang udstyr fra bl.a. Haderslev Sygehus kan genanvendes. Arbejdet med at skabe dette overblik indenfor udstyr pågår i øjeblikket. Det er derfor muligt, at denne risiko fremadrettet vil blive reduceret. Konsekvensen er, at kvaliteten for patienter og personale reduceres. Såfremt risikoen indtræffer vurderes det at koste mellem kr. Kvantificeringen er ændret da der siden sidste rapportering er sket en reduktion i behovet for ny indkøb. Fase Økonomistyring/planlægning af økonomi Manglende kvalitetssikring eller vidensdeling fra lignende projekter giver risiko for fejlvurderinger af arbejdets omfang og enhedspriser. Der komme hele tiden nye krav 22

23 og nye teknikker, der skal overvejes og muligvis indarbejdes i projektet, og derfor vil der gennem alle byggeriets faser være fokus på dette område. For at forberede sig på prisstigninger eller øgede krav udføres der en change request liste. Ved anvendelse af change request listen, vil det sandsynligvis give forringelser i kvaliteten. Vi er i forbindelse med Fase 1 blevet klogere, og vil længere fremme i processen tage en del erfaringer med over i Fase 2. Derudover er de andre sygehusbyggerier i Danmark længere fremme i processen nu, og der forventes at være brugbar viden fra disse byggerier, som kan bruges konstruktivt. Så snart rådgivergruppen er valgt til Fase 2, vil der pågå et større arbejde med at registrere risici ud fra den erfaring sygehuset har fået fra Fase 1, men også med de erfaringer rådgiverne vil kunne bidrage med. 3.7 Diverse Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret primo 2012 og godkendt af regionsrådet den 26. marts Arbejde pågår med opdatering af styringsmanualen. Dette arbejde udføres af Projektorganisationen for Sygehusbyggeri. Kvalitet og indhold Byggeprojektet gennemføres på en måde, så de gevinster og funktionskrav, der stilles i forbindelse med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden realiseres. Der er ikke foretaget justeringer, som har konsekvenser for den nye sygehusstruktur, og derfor ingen ændringer jf. faserapporteringer af stamdata, samt ændringer der har indflydelse på trafiklysrapporteringen vedrørende kvalitet. Som nævnt tidligere, har regionens sundhedsdirektør godkendt frigivelse af 3,8 mio. kr. fra risikopuljen. 23

24 4. Bilag 24

25 Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. 902 Overført til 900 Renter af hensatte 901 Hensættelser vedr. projektspecifik Fkt beløb kvalitetsfonden egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles Fkt Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfonds investeringer 1673 Sygehus Sønderjylland Total Fkt Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 1673 Sygehus Sønderjylland Total Forventet frigivelse mio. kr 3. kvartal kvartal kvartal kvartal 2014 Kolding Forbrug til og med 2 kva 181,0 Sygehus Lillebælt, Kolding 40,4 40,4 73,9 73,9 Sygehus Sønderjylland, Aabenra 124,0 124,0 51,8 51,8 Total 345,4 164,4 125,7 125,7 Vejledning til bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Jf. tilsagnsbetingelserne er udbetaling af midler fra kvalitetsfonden betinget af korrekt deponering. Formålet med bilag 2 er at give overblik over regionens deponering samt den forventede investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Skemaet udfyldes med opdaterede statusoplysninger fra de relevante autoriserede funktioner, grupperinger og omkostningssteder for den enkelte region. Nederst udfyldes forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler for de enkelte kvalitetsfondsstøttede projekter til brug for fastlæggelse af udbetaling samt låneadgang. Skemaet indgår i den kvartalsvise rapportering. 25

26 Bilag 3. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig investering sprofil(mio. kr.) Oprindelig Akk. Investering sprofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret Revideret Akk. Investeringsp Investeringsp rofil (mio. kr.) rofil (mio. kr.) Pct. af total Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,0% 0 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% ,0% 1 0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,3 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,4 0,0% 1 0,0% 1 0,0% 0,6 0,0% ,3% 15,4 4 0,3% 4,4 0,3% 8 0,6% 8 0,6% 8,3 0,6% 12 0,9% 12 0,9% 12,1 0,9% 16 1,2% 16 1,2% 16,0 1,2% ,8% ,8% 23,6 1,8% 31 2,4% 31 2,3% 31,2 2,3% 39 3,0% 39 2,9% 38,9 2,9% 46 3,6% 46 3,5% 46,5 3,5% ,6% ,2% 57,0 4,2% ,6% 93 6,9% 80,7 6,0% ,7% 117 8,7% 104,6 7,8% ,7% ,4% 139,9 10,4% ,0% ,1% 189,7 14,1% ,2% ,1% 216,7 16,1% ,5% ,4% ,8% ,5% ,2% ,4% ,5% ,2% ,9% ,0% ,2% ,9% ,8% ,4% ,3% ,0% ,9% ,5% ,4% ,1% ,9% ,5% ,3% ,9% ,7% ,4% ,1% ,8% ,3% ,0% ,4% ,2% ,6% ,4% ,8% ,6% ,8% ,6% ,7% ,6% ,7% ,6% ,7% ,6% ,9% ,7% ,0% ,9% ,1% ,1% ,3% ,2% ,5% ,4% ,7% ,6% ,8% ,8% ,0% ,0% 26

27 Bilag 3.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - Fase 1 År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.) Pct. af total Revideret investeringsp rofil Revideret Investeringsprofil Pct. af total Akkumuleret forbrug Pct. af total ,0% 0 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% 0 0,0% 0 0,0% 0,0 0,0% ,0% 1 0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,1% 0 0,1% 0,3 0,1% 0 0,1% 0 0,1% 0,4 0,1% 1 0,1% 1 0,1% 0,6 0,1% ,7% ,7% 3,9 0,7% 7 1,3% 7 1,3% 7,2 1,3% 10 1,9% 10 1,9% 10,5 1,9% 14 2,6% 14 2,6% 13,8 2,6% ,8% ,8% 20,3 3,8% 27 5,0% 27 5,0% 26,7 5,0% 33 6,2% 33 6,2% 33,2 6,2% 40 7,4% 40 7,4% 39,7 7,4% ,5% ,6% 49,4 9,2% ,6% 85 15,8% 72,4 13,4% ,7% ,0% 96,3 17,8% ,8% ,2% 130,5 24,2% ,1% ,2% 179,2 33,2% ,5% ,0% 205,2 38,0% ,8% ,4% ,2% ,8% ,3% ,6% ,5% ,4% ,6% ,2% ,7% ,0% 27

28 Generelle principper Regnskabsmæssige principper Generelt er udgifterne vedrørende kvalitetsfondsprojekterne bogført i overensstemmelse med Budget og Regnskabssystemet for regioner, ligesom anvendt regnskabspraksis er i overensstemmelse regionsrådets beslutning herom (senest optrykt i forbindelse med årsregnskabet for 2011). Rapporteringen er lavet efter seneste regnskabsinstruks pr. 24. maj Herudover er der anvendt følgende regnskabspraksis. Omkostningsbaseret opgørelse Der er tale om en omkostningsbaseret opgørelsesmetode, hvor skyldige forpligtigelser til feriepenge og eventuelle tjenestemandspensioner indgår i det opgjorte forbrug. Udgifter i forbindelse med revision og controlling Regnskabsinstruksen åbner mulighed for, at revisionshonorarer i forbindelse med kvalitetsfondsfinansierede byggerier kan finansieres udenfor projektet af regionen. Dette er valgt i Region Syddanmark, hvorfor disse ikke indgår i det opgjorte forbrug. Ligeledes indgår udgifter til regionens centrale afdeling, Projektorganisation for Sygehusbyggeri, ikke i det opgjorte forbrug. Følgeudgifter I ekspertpanelets screeningsrapport II er angivet, at følgeudgifter, der ligger uden for totalrammen, forudsættes finansieret af regionen. Det nærmere indhold og omfang af følgeudgifter er p.t. ikke fastlagt. Periodisering I udbetalingsanmodningen indgår fakturaer, der er bogført/modtaget efter rapporteringsperiodens udløb. Disse fakturaer er indregnet, såfremt følgende kriterier er opfyldt: - vedrører arbejde udført i rapporteringsperioden - er modtaget men ikke bogført i rapporteringsperioden - skal betales - overstiger kr. ekskl. Moms Hvis det med sikkerhed kan fastslås, at der vil blive fremsendt fakturaer fra leverandører, som ikke er modtaget endnu, er disse også periodiseret i henhold til ovenstående kriterier. Der foretages desuden en samlet vurdering af de fakturaer, der ligger under kr., således at det samlede beløb, der ikke periodiseres maksimalt udgør 2 mio. kr. Løn til personale Såfremt der er tale om medarbejdere der arbejder deltid på kvalitetsfondsprojektet udarbejdes timesedler. For øvrige medarbejdere udgøres dokumentationen af ansættelsesaftale med efterfølgende tillæg til ansættelsesaftalen. 28

29 It, udstyr apparatur mv. Udgifter til samlede leverancer fra leverandører af it, udstyr og apparatur mv., herunder f. eks. Udgifter til specifik kabling og ledningsføring til leverancen indregnes i den samlede totalramme. Ligeledes indregnes udgifter til rådgivning i forbindelse med anskaffelse af it, udstyr og apparatur. Flytning: udgifter til flytning Udgifter til flytning af genanvendt it, udstyr og apparatur mv. kan indgå i totalrammen. I Region Syddanmark er det besluttet, at flytteudgifter vedr. projektet i Aabenraa afholdes uden for totalrammen. Indirekte udgifter Indirekte udgifter kan vælges finansieret indenfor totalrammen ud fra de givne kriterier. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt disse vælges finansieret indenfor totalrammen i Region Syddanmark. Andet Vedligeholdelsesudgifter til nyopførte bygninger før disse indgår i driften kan vælges finansieret udenfor totalrammen. Der er på nuværende tidspunkt ikke taget beslutning omkring, hvorvidt dette vælges finansieret udenfor totalrammen i Region Syddanmark. Opgørelse af færdiggørelsesgrad I skema 1 opgøres en planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad. Realiseret færdiggørelsesgrad er udtryk for en vurdering foretaget af projektledelsen. Den planlagte færdiggørelsesgrad udregnes ved at anvende tal fra forrige rapportering. Her findes det samlede forbrug plus estimatet for næste kvartal, dette holdes op i mod budgettet og giver den planlagte færdiggørelsesgrad. Forudsætninger for risikooversigter, trafiklysrapportering og fremdrift Der benyttes trafiklysrapportering i afsnit 2, kortfattet status. Farvemarkeringen fastsættes ud fra en overordnet betragtning. Inden for rammerne Inden for rammerne men under observation Kritisk Farvemarkeringen vurderes af projektledelsen. Der arbejdes med en operationalisering af grænseværdierne i trafiklyset. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Risikovurdering Projekterne klassificerer risici ud fra økonomi, tid og kvalitet. Af disse rapporteres de 5 15 største risici afhængig af projekt og stade, der kan indtræde indenfor det kommende år. Der rapporteres på bruttorisici, såfremt der ikke er igangsat proces for risikominimerende tiltag, og ellers rapporteres der på nettorisici. De største risici angives med en farvemarkering og for risici, der også optrådte i seneste kvartalsrapportering, angives en udviklingsmarkering. 29

30 Sandsynligheden for risikoen opgøres på en skala fra 0 4, hvor 0 svarer til lav sandsynlighed og 4 til høj sandsynlighed. Konsekvensen, hvis risikoen indtræffer, opgøres for økonomi, tid og kvalitet også på en skala fra 0 4, hvor de enkelte kategorier er nærmere defineret i projekternes risikohåndbog. Trafiklysrapporteringen operationaliseres derefter med udgangspunkt i nedenstående matrix, der viser den sammenvejede effekt. En ændring i risikoens farvemarkering vil fremgå af skemaet som en henholdsvis forbedring eller forværring. Ændringer i risikoscore indenfor en farve vil fremstå som uændret. Konsekvens Sandsynlighed Byggeriets fremdrift Trafiklysrapporteringen fremgår af bilag 1 i rapporteringen for Kolding og figur 4 i rapporten for Aabenraa. Figuren, der opdeler delprojekterne på faseniveau, er operationaliseret på følgende måde: - Grøn = Ingen forsinkelser - Gul = Forsinkelser der ikke har indflydelse på den kritiske vej - Rød = Forsinkelser på kritisk vej Trafiklyset for fremdrift opgøres ud fra, om en forsinkelse er på den kritiske vej eller ej i forhold til kritiske afleveringsfrister. Vurderingen foretages af projektledelsen. Der angives farvestatus for hver fase og eventuelle forsinkelser såvel som hvornår disse kan indhentes fremgår af stiplet markering og anden baggrundsfarve. Pile angiver, om der er tale om forsinkelser eller indhentelse af forsinkelser. Det er regionsrådets seneste beslutning, der er afgørende for udgangspunktet. Definitioner af tabelindhold Generelle definitioner på tværs af projekterne er: Skema 1 Kolonnen Oprindeligt budget er budgettet benyttet i forbindelse med udbetalingsanmodningen til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Kolonnen er blank indtil godkendelse af udbetalingsanmodningen. Kolonnen Korrigeret budget er seneste budget. Kolonnen Disponeret forbrug dækker over et nettobeløb over juridisk bindende indgåede aftaler. Det vil sige, at beløbet i kolonnen reduceres i takt med forbruget på de indgåede aftaler. Ansættelsesaftaler for projektmedarbejdere og lign. disponeres dog ikke. 30