Referat. Generalforsamling i Ejerlauget Bakkehusene

Transkript

1 Referat Generalforsamling i Ejerlauget Bakkehusene Den 17. marts 2015, med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Aflæggelse af årsberetning 3. Orientering fra udvalg 4. Status og plan for indretning af nordligt fællesareal ved bestyrelsen 5. Indkomne forslag 6. Fremlæggelse af regnskab og budget til godkendelse 7. Fastlæggelse af kontingent 8. Valg til bestyrelsen, herunder valg af kasserer (Magda og Annette er på valg, de ønsker ikke genvalg) + suppleanter 9. Valg til udvalg 10.Valg af revisor og suppleant 11.Eventuelt 44 huse/medlemmer repræsenteret med i alt 62 personer Ad 1 Til dirigent valgtes Dan, Stok 41, der konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtig. Fremover kommer regnskab og budget ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen, som vedtægterne foreskriver. Til referent valgtes Anni, Stok 29. Ad 2 Skriftlig beretning var udsendt til samtlige medlemmer sammen med indkaldelse til generalforsamlingen. Beretningen blev godkendt uden kommentarer. Ad 3 Festudvalg Normale arrangementer gennemført med god opbakning. De nuværende medlemmer ønsker udvalget udvidet i form af nye medlemmer. Vedligeholdelsesudvalg Uændret 2 årlige vedligeholdelsesdage, som har stor betydning for fællesarealerne og for at binde os sammen, som det ejerlaug, vi er. Mere og mere af vedligeholdelsesarbejdet bliver pga. art og omfang til gartnerarbejde, som vi må betale os fra. Vi bor i et ældre opvokset område. Iben træder ud af udvalget pga. fraflytning. John, som har været vores tekniske specialist, er ligeledes flyttet. Afløsere efterlyses.

2 Legepladsudvalg Er p.t. hvilende. Ad 4 Bente fremlagde fra bestyrelsens side status på nordligt fællesareal og fremlagde med udgangspunkt i Jens illustrative skitser planen for dette års etape. Projektet startede 2013 med idéen og med etapeinddelingen af projektet. Første etape gennemført efteråret 2013, fjernelse af voldene og såning af græs på det åbne areal. Forår 2014 fik græsset lov til at gro. I juni blev der gjort mockup forsøg af de idéer, der lå i skitserne med henblik på at få en diskussion af indretning af området. Mange deltog, diskussionen var livlig, og gav anledning til at bestyrelsen har fået udarbejdet revideringer af modellen. De reviderede skitser var udsendt til samtlige medlemmer sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. Der skal nu indrettes en festplads. Bestyrelsen lægger op til at ydre rammer, pladsen, bord-bænkesæt og beplantning gøres færdig i år. Der er indhentet to budpriser. Investering i pavillon er udskudt, dog lejes der telt til årets sommerfest. Der var ingen kommentarer til punktet fra generalforsamlingen. Ad 5 Til generalforsamlingen var indkommet 2 forslag, der forinden var udsendt til samtlige medlemmer. Forslag 1, indsendt af Ib, Sten 41, indeholder forslag til etablering af en facebook gruppe for ejerlaugets medlemmer. Kommentar: det skal i givet fald være klart, hvad der skal på hjemmesiden og hvad der skal på facebook gruppen. Konklusion: alt officielt skal på hjemmesiden eller på mail, ikke på facebook gruppen. Nina, Stok 39, meldte sig som tovholder på facebook gruppen. Såfremt I ønsker deltagelse, søg om mdlemskab af facebookgruppen Bakkehusene Beder. Hjemmesiden vedligeholdes via informationer til ajourføring til Magda, Stok 47. Forslag 2, indsendt af Børge, Sten 59, og Lars, Sten 75, er i to dele, hvor punkt a indeholder forslag til at bestyrelsen får udarbejdet flerårige budgetforslag og punkt b indeholder forslag til ændring af vedtægternes paragraffer 5, 7 og 20. Dirigenten indledte med at fastslå at forslaget i sin helhed ikke kan bringes til afstemning pga. vedtægtsbestemmelserne i paragraf 11, der bestemmer at forslag til vedtægtsændringer skal være angivet i indvarslingen til generalforsamling. Forslaget blev fremlagt af Børge, der, som baggrund for forslaget, angav bekymring over de store poster, der venter ejerlauget, eksempelvis: - Vejvedligeholdelse - Vedligeholdelse af fællesareal, hvor mere arbejde skal købes udefra

3 - Nye aktiviteter, eksempelvis nordarealet Lars gennemgik det vedlagte bilag med eksempel på flerårigt budget. Formanden fastslog, at bestyrelsen er positivt stemt for forslaget om det 3 årige budget. Bestyrelsen jonglerer i forvejen med budgetter henover flere år. Forslaget skal med til næste års generalforsamling, i I forhold til den vedlagte motivering for forslaget pointerede formanden, at det har været en generalforsamlingsbeslutning, at der ikke er henlagt til vejfonden de seneste to år. Der har i perioden været udført arbejde, som kunne høre hjemme under vejfondens anvendelsesområde. Formanden pointerede endvidere, at der har ikke i nyere tid været mere end én ekstraordinær kontingentopkrævning. Det skete i forbindelse med ejerlaugets 40 års jubilæum. Formanden efterlyste baggrunden for at hævde, at kontingentet ligger i den høje/dyre ende. Byagervænget og Regnbuen blev nævnt af forslagsstillere som eksempler på områder med lavere kontingenter. Kommentar fra generalforsamlingen: vi skal sammenligne os med nogen, det er relevant at sammenligne os med, i.e. nogle som også har privat vejvedligeholdelse, tilsvarende fællesareal etc.. Forslagsstillerne er ikke optaget af kontingentbeløbet, men ønsker fokus på de fremtidige aktiviteter Bestyrelsen forventer, at der skal henlægges mere til vejfonden pga. faldende renteindtægter. Kommentar fra generalforsamlingen: hvad skal vi henlægge fra nu af og indtil vejene skal vedligeholdes? Hvis vi har pengene, skal vi vel ikke henlægge mere? Hvor længe holder vejene, hvad vil det koste at istandsætte dem? Vi ved reelt ikke, hvad der er behov for om 10 år. Ifølge entreprenøren klarer vejene i hvert fald 10 år endnu. Selve asfalten vil ifølge entreprenøren beløbe sig til kr , men det involverer ikke brøndene. Formanden henviser til at vejfonden ikke kan ikke røres, før det er vedtaget på generalforsamlingen. Skal der således skiftes en brønd, kan man ikke betale det med vejfondens midler, før det har været på generelforsamlingen. Kommentar fra generalforsamling: der kan stemmes om punkt a i det fremsendte forslag. Forslaget om flerårigt budget vedtaget flerstemmigt. Ad 6 Revideret regnskab for 2014 og budget for 2015 var udsendt til samtlige medlemmer sammen med indkaldelse til generalforsamlingen. Regnskab 2014 Magda fremlagde regnskabet, og gjorde bl.a. opmærksom på at der først nu er kommet regning på beskæringen foretaget i vinteren. Regnskab 2014 godkendt.

4 Budget 2015 Omlægning af sti ved skur og beskæring af vesthegn > regning på kr Opgaven er ikke bestilt endnu, men overvejes gennemført til næste vinterbeskæring og derfor med i budgettet. Hele vesthegnet skal skæres ca. 2-3 m tilbage, da det går for langt ind over græsset. De fredede træer røres der ikke ved, de selvsåede træer bliver skåret ved jorden. Skel mellem kommunens del og vores del af vesthegnet går ca. midt i hegnet. Tilbud på beskæring af hegnet er der enslydende fra Skyum og Mulvad, hvorimod Mulvad pga. billigere pris overtager græsslåningen. Sådanne vedligeholdelsesopgaver er bekostelige. Formanden informerede om, at vi desværre har måttet sige nej til nabohenvisning om beskæring af mirabelletræ, da der ikke var penge til det. Budget for 2015 vedtaget. Ad 7 Forslag fra generalforsamlingen om at punktet vedr. kontingent kommer før budgetvedtagelse, da kontingentet er implicit fastlagt med vedtagelse af budgettet. Det vil være muligt at ændre, der står ikke noget i vedtægterne om rækkefølgen af punkterne på generalforsamlingens dagsorden. Forslag fra generalforsamlingen om at holde kontingentet på kr Men i og med at budget er vedtaget, er kontingent på kr også vedtaget. Bestyrelsens kontingentforslag er baseret på et behov for at have råderum til bl.a. beskæring og eventuel reparation af vejbrønde. Kommentar fra generalforsamlingen - budgettet viser ikke store udgifter til vejbrønde, men derimod beskæring af træer, græsslåning og nordarealet. Fra generalforsamlingen blev der spurgt: Hvorfor bruge så mange penge på nordarealet, hvis vi er økonomisk trængt? Kan det ikke udskydes? Formanden: vi har en god økonomi i ejerlauget, men bestyrelsen forsøger at fremtidssikre i forhold til fremtidige udgifter. Mht. nordarealet har bestyrelsen har taget udgangspunkt i den begejstring, der fra medlemmernes side har været for projektet. Derfor lagt vægt på gennemførelsen. Kommentar: kunne færdiggørelsen af nordarealet deles op aht. deling af udgiften? En opdeling vil ikke være hensigtsmæssig vedrørende entreprenørdelen. Indkøb af borde-bænke kan udskydes, om nødvendigt. Forslag om at kigge på vedtægtsændring næste år, så reparation af vejbrønde kan betales med midler fra vejfonden. Alternativt kunne man undlade at hensætte til vejfonden de år, hvor der er udgifter vedrørende vejbrønde, på samme vis som det er sket tidligere år. Afstemning om bestyrelsens forslag til kontingent. 39 stemmer for, kontingentforslaget dermed vedtaget. Ad 8 Bestyrelsen efterlyste bestyrelsesmedlemmer fra Stenrosevej.

5 Hardy Jensen, Stokrosevej 69, valgt til kasserer. Børge, Sten 59, valgt til bestyrelsen. Til suppleanter valgtes Mads, Sten 25, og Anni, Stok 29. Ad 9 Jane har siddet i festudvalg i 10 år, nye medlemmer efterlystes. Genvalg til nuværende medlemmer. Vedligeholdelsesudvalget efterlyste medlemmer, gerne en med teknisk snilde til bl.a. at vedligeholde og reparere trailer. Jens, Stok 93, valgt til denne opgave. Genvalg til nuværende medlemmer. Ad 10 Preben, Stok 87, valgt til revisor. Lars, Sten 75, valgt til revisorsuppleant. Ad 11 Alle vedtægterne trænger til en gennemgang og revidering. Forslag om at nedsætte et vedtægtsudvalg, som samtidigt kigger på lokalplan og deklaration. Bestyrelsen opfordres til at kontakte mulige kandidater til et sådant udvalg. Barberskum, der smøres på til nytår, er et problem. Ødelægger døre, lak på biler, eksempelvis. Hvis nogen hører om nogen, så prøv at stoppe det. Forslag om at sætte skilte op, der forbyder ridning på vores areal. Det er privat grund, så det burde kunne forbydes. Men næppe, hvis det forgår på de etablerede Spor i landskabet. De cykelløb, der kører hen over vores areal, er politigodkendt. Generalforsamlingen slut. Efterfulgt at lettere traktement. Beder, 18. marts, Anni Holst-Jensen, Stok 29 Dirigent