UDBUDSPOLITIK SVENDBORG KOMMUNE

Transkript

1 UDBUDSPOLITIK SVENDBORG KOMMUNE

2 2 Udbudspolitik Med henvisning til Bekendtgørelse om servicestrategi og opfølgningsredegørelse jf. lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2006 om kommunernes styrelse har Svendborg Kommune vedtaget nærværende udbudspolitik. Udbudspolitikken er udarbejdet som en del af kommunalbestyrelsens servicestrategi med henblik på udvikling af kvalitet og effektivitet i kommunens opgavevaretagelse. Målsætning Foretagelse af udbud af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver skal sikre, at Svendborg Kommune generelt opnår de bedste og billigste leverancer og opgavevaretagelse Driftsopgaver skal løses kvalitativt bedst muligt og økonomisk mest fordelagtigt for kommunen Der foretages kun udbud af kommunale driftsopgaver, hvor det forventes, at flere eksterne leverandører vil byde Ved førstegangs udbud af driftsopgaver udarbejder kommunen så vidt muligt altid kontrolbud Udbud skal indeholde miljøkrav i overensstemmelse med Svendborg Kommunes vedtagne miljø- og indkøbspolitikker. Disse må dog ikke kunne opfattes som en teknisk handelshindring og/eller virke konkurrencebegrænsende Svendborg Kommune ønsker at fremme fastholdelsen af medarbejdere samt aktivt at arbejde for introduktion af nye medarbejdere på arbejdsmarkedet. Derfor lægges der ved eventuelt udbud af driftsopgaver vægt på anvendelse af sociale klausuler. Afgrænsning af opgaver Kommunen er ikke forpligtet til at udbyde opgaver, der varetages af kommunalt personale. Såfremt opgaven udføres af eksterne leverandører eller vedrører et indkøb af varer eller et bygge- og anlægsarbejde gælder følgende: 1. Udbudsdirektivet: Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter. 2. Forsyningsvirksomhedsdirektivet: Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/17EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter indenfor vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester. 3. Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren Lov nr. 338 af 18. maj Lov om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder og kommuners og regioners deltagelse i selskaber Lov nr. 548 af 8. juni Udbudsdirektivet og forsyningsvirksomhedsdirektivet finder anvendelse, såfremt værdien af ydelsen eller leverancen er lig med eller større end gældende tærskelværdier. Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren finder anvendelse, såfremt opgavens værdi er lavere end den gældende tærskelværdi, hvorefter tilbud på udførelse eller projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder indhentes ved offentlig eller

3 3 begrænset licitation på bygge- og anlægsarbejder med en samlet kontraktsum på 3 mio. kr. eller derover. Andrager kontraktsummen min kr., skal der indhentes mindst 2 underhåndsbud. Lov om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder og kommuners og regioners deltagelse i selskaber finder anvendelse, såfremt kommunen ønsker at udføre opgaver for andre offentlige myndigheder eller ønsker at overdrage en given opgaveløsning til en anden offentlig myndighed. Dette forudsætter i begge tilfælde, at opgaven har været udbudt, såfremt værdien overstiger kr.. Forbuddet mod nationalitetsdiskrimination i henhold til EU-Traktatbestemmelser gælder, selv om udbuddet ikke er omfattet af udbudsdirektiverne. Handlingsplan Fagudvalgene vurderer i første år af kommunalbestyrelsens valgperiode på hvilke områder, der påtænkes anvendt udbud med henblik på udvikling af kvalitet og effektivitet i kommunens opgavevaretagelse. Vurderingen af kommunens driftsopgaver foretages i forhold til følgende tre faktorer: Opgavernes kompleksitet Idet opgavekompleksiteten er et udtryk for, i hvor høj grad det er muligt at specificere og måle betingelserne for en given opgave/ydelse, er opgaver med en høj grad af kompleksitet mindre egnet til gennemførelse af udbud. Graden af konkurrence Idet opgaver med en ringe grad af konkurrence er mindre egnet for gennemførelse af udbud. Aktivernes specificitet Såfremt aktiver, som specifikt anvendes ved udførelse af en given opgave, ikke eller kun i meget begrænset omfang kan anvendes til løsning af andre opgaver, vil opgaven være mindre egnet til udbud. Fagudvalgene indstiller til Økonomiudvalget på baggrund af denne vurdering, hvilke opgaveområder der skal gøres til genstand for en detaljeret analyse indeholdende følgende: 1 Beskrivelse af det nuværende serviceniveau og organisation 2 Opgørelse af de med driftsopgaven forbundne omkostninger incl. indirekte omkostninger 3 Beskrivelse af politiske krav til det fremtidige serviceniveau 4 Den nuværende organisations forslag til, hvordan det fremtidige ønskede serviceniveau kan sikres gennem effektivisering og kvalitetsudvikling 5 Den nuværende organisations beskrivelse af forventede konsekvenser ved gennemførelse af udbud Ovenstående punkter 4 og 5 sikrer de nuværende medarbejderes inddragelse og medvirken ved udbud og udlicitering. Processen skal iøvrigt gennemføres i overensstemmelse med Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering af 24. februar 1999 indgået af Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte (KTO) og Kommunernes Landsforening (KL).

4 4 På baggrund af fagudvalgenes indstilling og den detaljerede analyse tager kommunalbestyrelsen stilling til, om de enkelte opgaver skal udbydes. Udbud Såfremt Byrådet træffer beslutning om gennemførelse af udbud, foretages dette i overensstemmelse med det relevante EU-udbudsdirektiv, såfremt den forventede kontraktværdi overstiger den til enhver tid gældende tærskelværdi. Hvis kontraktværdien er mindre end tærskelværdien følges skabelonen for EU-udbud. Indenfor det relevante udbudsdirektivs rammer vælges udbudsformen på baggrund af en konkret vurdering i forhold til opgavens karakter. Udbud af driftsopgaver foregår altid under iagttagelse af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse - Lov nr. 710 af 20. august Byrådet beslutter i forhold til hvert konkret udbud, om der i kravsspecifikation og kontrakt skal indarbejdes sociale klausuler under iagttagelse af følgende krav jf. dansk ret og EU-ret: Målgruppen skal afgrænses objektivt Opgaven må kun kunne udføres i Danmark De sociale krav skal stå mål med opgavens omfang Virksomhedens medarbejdere skal beskyttes Virksomhedens ledelsesret skal beskyttes Sociale klausuler må ikke bruges som kriterier for udvælgelse eller tildeling Krav om offentliggørelse ved udbud over tærskelværdien Inden udbudsprocessen igangsættes behandles og godkendes det samlede udbudsmateriale af det relevante fagudvalg. Kravsspecifikationer og valg af leverandør Det samlede udbudsmateriale opbygges efter følgende skabelon: 1 Generel beskrivelse af opgaven 2 Udbudsbetingelser 3 Kontraktudkast 4 Bilag a Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige b Erklæring om arbejdsmiljølovgivning c Tidsplan d Kravsspecifikation e Tilbudsliste f Eventuelle forbehold g Vægtningsskema for tildeling h Udbydernes aftaleperioder og evt. optioner i Adresseliste j Kvittering for rettidig modtagelse På baggrund af en redegørelse for den nuværende opgaveløsning beskrives kravene til fremtidens, således at tilbudsgiverne gives mulighed for at komme med hver deres bud

5 5 på, hvordan de bedst kan udføre opgaven. Ligeledes specificeres kommunens krav svarende til den ønskede kvalitet i opgaveløsningen. Endvidere specificeres miljø-, sociale og etiske krav i overensstemmelse med de i Svendborg Kommune vedtagne miljø- og indkøbspolitikker. Denne specifikation foretages på grundlag af det internationale FN-initiativ The Global Compact, som indeholder 10 principper vedrørende meneskerettigheder, arbejdsmarked, miljø og antikorruption. ( ). Ligeledes indgår udvalgte kriterier fra den internationale standard Social Accountability 8000 SA 8000 som grundlag for specifikationen. Disse kriterier er standardens nr. 3, sikring af et sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konventionens art. 155), kriterium nr. 7, sikring af rimelige arbejdstider (ILO-konventionens art. 1) og kriterium nr. 8, sikring af en rimelig aflønning (ILO-konventionens art. 26 og 131). ( ) og ( ). Valget af leverandør foretages som udgangspunkt altid på baggrund af hovedkriteriet: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvorved der inddrages andre tildelingskriterier end pris. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet fastlægges de specificerede tildelingskriterier. Kontrolbud Ved udbud af driftsopgaver, som løses i kommunalt regi, udarbejder Svendborg Kommune så vidt muligt altid eget bud/kontrolbud. Dette skal ske i overensstemmelse med Svendborg Kommunes retningslinier for omkostningskalkulation. Kvalitetsopfølgning I udbudsmaterialet beskrives faste procedurer for kvalitetssikring og -opfølgning i forhold til den efterspurgte ydelse. Dette gælder såvel kontrol og incitamenter som sanktioner ved misligholdelse af kontrakten. Så vidt muligt skal kvalitetskontrollen tage udgangspunkt i leverandørens egenkontrol. Resultat af udbud Det relevante fagudvalg foretager indstilling til kommunalbestyrelsen om valg af leverandør eller accept af kontrolbud på baggrund af en gennemgang af de indkomne tilbud og vurdering af det udarbejdede kontrolbud. Denne vurdering foretages i forhold til de specificerede tildelingskriterier under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet.