Udbudspolitik for Slagelse Kommune

Transkript

1 for Slagelse Kommune Gyldighedsområde ken er gældende for Slagelse Kommunes udbud af egne driftsopgaver. ken er ikke gældende for ordinære indkøb udbud og licitation af bygge- og anlægsopgaver og andre bindende aftaler idet denne type udbud er nærmere reguleret i kommunens indkøbspolitik (der er under udarbejdelse) og Byrådets retningslinjer for Udbud og udlicitering af kommunale håndværkeropgaver. (Der er under udarbejdelse). ken omfatter heller ikke opgaver, som er nærmere reguleret via anden lovgivning, herunder frit valg ordning på ældreområdet samt evt. andre områder, som via lovgivning er undtaget fra kommunens udbudspolitik. I forbindelse med denne udbudspolitik er der udarbejdet en manual, der kan hjælpe i forløbet med et udbud. Formål Det overordnede formål med udbudspolitikken er, at give kommunens borgere, medarbejdere og potentielle leverandører et overblik over Byrådets holdninger til og beslutninger om, hvordan kommunens evt. udbud skal gribes an. Herudover skal politikken være med til at sikre, at beslutninger om udbud træffes på et kvalificeret grundlag, at kvaliteten af selve udbudsmaterialet er i orden, og at kommunens medarbejdere inddrages i processen. Endelig skal udbudspolitikken sikre, at kommunens overordnede politikker og strategier omkring driftsoptimering, kvalitet i opgaveløsningen og det rummelige arbejdsmarked hensyntages ved udbud af kommunale driftsopgaver. Lov- og regelgrundlag for udbudspolitikken Slagelse Kommunes er udarbejdet med baggrund i gældende lovgivning/regelsæt, herunder Styrelseslovens 62, 62a, 62b og 62c med tilhørende vejledninger, samt bekendtgørelse nr af 17. december 2001 om pligter efter lov om arbejdsmiljø i forbindelse med udbud af tjenesteydelser. Side 1

2 I henhold til Lovbekendtgørelsens 2, stk. 2 skal kommunens udbudspolitik som minimum indeholde en beskrivelse af Byrådets overordnede retningslinjer for: 1. Kravspecifikationer, betingelser ved udbud og valg af leverandører 2. Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer 3. Kvalitetsopfølgning 4. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud 5. Inddragelse af personalet 6. Anvendelse af sociale klausuler Overordnede målsætninger Slagelse Kommune ønsker ikke generelt, at bringe samtlige, mulige kommunale opgaver i udbud, men vil, på baggrund af konkrete forslag samt evt. tilbud iht. privates udfordringsret, tage stilling til, hvor opgaveløsningen skal placeres. Slagelse Kommune ønsker at anvende udbud/udlicitering som et redskab til fremme af effektivitet, kvalitet og omkostningsbevidsthed i den kommunale opgaveløsning samt til at måle, hvorvidt kommunens løsning af egne opgaver er den bedste og den billigste. Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud Det er Slagelse Kommunes mål at sikre en gennemskuelig beslutningsprocedure i forbindelse med udbud af driftsopgaver. Førstegangsudbud skal altid være politisk godkendt forud for igangsætning af udbudsprocessen. Ligeledes skal hjemtagelse af tidligere udbudte opgaver politisk godkendes. Ved genudbud orienteres direktion, fagudvalg og Byråd i god tid forinden genudbud. Når udbud er gennemført forelægges sagen til efterretning for samme. Beslutningsproceduren i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale, kvalitetskrav, tildelingskriterier mv. følger kommunens kompetenceplan. Udbudsmaterialet Kravspecifikationer, betingelser ved udbud og valg af leverandører Det er Slagelse Kommunes mål, at udbudsmaterialet skal være gennemskueligt og velbeskrevet. For at sikre kvalitet i udbudet, skal der principielt altid foreligge minimum 2 (eksterne) bud. Kravspecifikationer Ethvert udbudsmateriale, der udarbejdes i Slagelse Kommune skal indeholde så klare kravspecifikationer for udbuddet som muligt. Der kan i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmateriale - herunder kravspecifikationer - anvendes såvel intern som ekstern rådgivning. Side 2

3 I forbindelse med overvejelser om anvendelse af ekstern rådgiver bør der tages hensyn såvel juridiske som økonomiske forhold, det vil sige, at udgiften til udarbejdelsen af udbudsmateriale bør matche opgavens kompleksitet/omfang og kontraktens værdi. Der skal i udbudsmaterialet være redegjort for tildelingskriterier for valg af leverandør, herunder vægtning af de enkelte kriterier, såfremt en sådan måtte være relevant i forbindelse med vurdering af indkomne tilbud. Kravspecifikation og tildelingskriterier udfærdiges af den afdeling i kommunen, der udarbejder udbudsmaterialet. Evt. særlige miljømæssige krav skal fremgå af kravspecifikationen. Betingelser ved udbud Bestilleren vælger udbudsform ud fra en konkret vurdering af opgavens art og omfang samt rammer fastsat i EU s udbudsdirektiver. Bestilleren kan være de kommunale virksomheder, direktionen, fagudvalget eller Byrådet afhængig af hvilken opgave der udbydes (jf. kompetenceplanen). Bestilleren gennemfører både udbudet og valg af leverandør, således at der er overensstemmelse mellem kriterierne i udbudsmaterialet og i selve valget af leverandør. Af udbudsmaterialet skal det fremgå, om det er et åbent udbud, hvor alle kan byde eller om nogle få virksomheder er prækvalificerede og dermed indbudt til at byde. Derudover skal det fremgå, hvilke virksomheder der eventuelt er indbudt. Som et bilag til udbudsmaterialet skal der som hovedregel udarbejdes et forslag til aftale/kontrakt. Kontraktperiodens længde afpasses efter opgavens karakter, herunder investeringsbehov, den aktuelle konkurrencesituation samt den generelle udvikling indenfor området. Valg af leverandører Leverandøren vælges på baggrund af de i udbudsmaterialet opstillede tildelingskriterier. Tilbudsmateriale skal altid af konkurrencemæssige hensyn behandles fortroligt. Forinden endelig beslutning om valg af leverandør, skal der altid indhentes tro og love-erklæring omkring tilbudsgivers evt. forfaldne, ubetalte gæld til det offentlige. Bestilleren kan vælge at afvise en tilbudsgiver, hvis tilbuddet ikke lever op til de kravspecifikationer, der er stillet i udbudsmaterialet. tilbudsgiver ikke lovligt vil kunne udføre den opgave, som tilbuddet omfatter, tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne tekniske formåen, tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at denne har den fornødne finansielle og økonomiske formåen, tilbudsgiver ikke kan sandsynliggøre, at der ikke er forhold af mere personlig karakter, som gør denne uegnet til at udføre opgaven, Jf. endvidere regler i tilknytning til privates udfordringsret, SL 62 b, stk.1. Ved EU-udbud (jfr. ovenfor) udarbejdes altid, efterfølgende en kort udbudsrapport. Rapporten skal kunne fremvises på EU-kommissionens forlangende og skal som minimum indeholde: Navn og adresse på bestilleren Aftalens genstand og værdi Navn og adresse på forkastede tilbudsgivere samt begrundelse for afslag Navn og adresse på de(n) valgte tilbudsgiver(e) samt begrundelse for valget I muligt omfang størrelsen på underentrepriser Side 3

4 Begrundelsen for eventuelle udbud efter forhandling Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer De kommunale virksomheder kan ikke byde på egne eller andre af kommunes virksomheders opgaver, idet den samlede kommunale organisation udgør én juridisk person (Slagelse Kommune) som ikke kan afgive forpligtende tilbud til sig selv. Ved beslutning om udbud, skal der altid tages konkret stilling til, om en fremtidig opgaveløsning i eget (kommunalt) regi skal bevares som en mulighed. Såfremt dette ønskes, skal der udarbejdes kontrolbud og dette skal meddeles de øvrige bydende. Et kontrolbud er en intern beregning som har til formål at belyse, hvorvidt kommunen kan udføre opgaven billigere selv et kontrolbud er således ikke et juridisk forpligtende tilbud som indgår i licitationen, men som kan have den konsekvens, at udbuddet annulleres. Besluttes det derimod, at kommunen ikke fremover, selv ønsker at varetage opgaveløsningen og, at der i konsekvens heraf ikke er pligt til at udarbejde egentligt kontrolbud, skal der tillige træffes beslutning om, hvorvidt der alligevel ønskes udarbejdet kontrolbud eller blot (som minimum) udarbejdes et overordnet økonomisk skøn vedr. den udbudte opgave. Omkostningskalkulation i forbindelse med kontrolbud skal følge de centralt fastsatte regler, jvf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets rammer (kap. 9 i Budget og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner) og kontrolbud afgives på så lige vilkår som muligt i forhold til tilbudsgivere - herunder afgives senest samtidigt med fristen for modtagelse af bud. Udarbejdelse af udbudsmateriale og vurdering af indkomne bud forestås af samme afdeling (bestilleren Kvalitetsopfølgning Det er Slagelse Kommunes mål, at kvalitetsopfølgning skal bygge på egenkontrol kombineret med tillid og dialog mellem kommune og leverandør. Kvaliteten i opgaveløsningen skal sikres gennem et entydigt og præcist kontraktgrundlag, løbende kontrol og vurdering af opgavens udførelse baseret på egenkontrol evt. suppleret med leverandørens regelmæssig afrapportering og afholdelse af status/evalueringsmøder mellem bestiller og leverandør. Opfølgningen kan desuden suppleres med bestillers gennemførelse af brugerundersøgelser og lignende. Inddragelse af personalet Det er Slagelse Kommunes mål at inddrage medarbejderne i alle forhold, der berører dem, når kommunen udbyder opgaver. Inden der træffes endelig beslutning om udbud og udlicitering af en opgave, der vedrører kommunens personale, skal de relevante MED-udvalg i god tid informeres om og have mulighed for drøfte Side 4

5 de overordnede arbejds- og personalemæssige konsekvenser, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i beslutningsgrundlaget. Direkte berørte og involverede medarbejdere skal løbende orienteres om udbuddets gang. Når beslutning om udbud foreligger, informeres det relevante MED-udvalg. Medarbejderne får herefter muligheden for at drøfte de konkrete arbejds- og personalemæssige konsekvenser. Herigennem får medarbejderne i henhold til gældende overenskomst og personalepolitiske regler mulighed for medindflydelse på udbudsmaterialet. Efter valg af tilbudsgiver informeres det relevante MED-udvalg herom, således at udvalget i det fornødne omfang kan drøfte konsekvenserne. Bestiller af opgaven er ansvarlig for overholdelse af ovenstående procedure. Sikring af medarbejderes rettigheder Ved udlicitering af en opgave, hvor medarbejdere overgår til en ny arbejdsgiver gælder som udgangspunkt lov om virksomhedsoverdragelse (L 111 af 21. marts 1979), samt protokollat af 24. maj 2005, om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering. Herunder skal det sikres, at der tages stilling til: Medarbejderes løn og pensionsniveau i kontraktperioden, herunder evt. lokalaftaler Evt. efteruddannelse af medarbejdere i kontraktperioden Anvendelse af sociale klausuler Det er Slagelse Kommunes mål at sikre og udbygge det rummelige arbejdsmarked. For at understøtte kommunens mål om sikring og udbygning af et rummeligt arbejdsmarked, vil Slagelse Kommune ved udbud af driftsopgaver normalt stille en række særlige krav (sociale klausuler) som pålægger leverandøren en nærmere angivet social forpligtelse. De sociale klausuler der påtænkes anvendt i forbindelse med udbud af opgaver for kommunen skal således ses som et klart signal til private virksomheder om, at der skal udvises et socialt ansvar, hvis der skal samarbejdes med Slagelse Kommune. Private virksomheder kan derfor forvente, at der i tilknytning til udbud af driftsopgaver medfølger en forpligtigelse til at aktivere ledige i samme omfang, som kommunen ville gøre ved kommunal udførelse af samme opgave. Dette gælder også for anvendelse af revalidenter, flex- og skånejobs, krav om integration af flygtninge og etniske minoriteter, fastholdelse af medarbejdere på arbejdsmarkedet, ligestilling samt forebyggelse af nedslidning. Alle disse sociale områder skal vurderes og inddrages i muligt omfang ved udarbejdelse af udbudsmateriale. Borgerinformation/offentliggørelse Side 5

6 Som et led i redegørelsen om Slagelse Kommunes Servicestrategi, som udfærdiges i begyndelsen af en ny byrådsperiode (For Slagelse Kommunes vedkommende - som ny sammenlagt kommune - gælder det, at Servicestrategien med tilhørende bilag, herunder udbudspolitik skal udfærdiges inden udgangen af 2007), udarbejdes endvidere en udbudsoversigt, hvoraf det fremgår, hvilke opgaver der påtænkes udbudt indenfor den aktuelle byrådsperiode. Såvel udbudspolitik som udbudsoversigt er tilgængelige på kommunens hjemmeside. Ikrafttræden/ændringer ken træder i kraft straks efter Byrådets godkendelse og revurderes mindst én gang i hver byrådsperiode. Ledelsessekretariatet er ansvarlig for den løbende vedligeholdelse af udbudspolitikken, så den til enhver tid lever op til den gældende lovgivning. Redaktionelle ajourføringer godkendes af direktionen, mens egentlige indholdsmæssige ændringer godkendes af Byrådet. Godkendt i Slagelse Byråd den 17. december 2007 Lis Tribler borgmester / Egon Bo kommunaldirektør Side 6