UDBUDSSTRATEGI SVENDBORG KOMMUNE

Transkript

1 UDBUDSSTRATEGI SVENDBORG KOMMUNE UDKAST December 2010 Sagsnr. 10/9903

2 2 Udbudsstrategi I henhold til Styrelsesloven skal Byrådet inden udgang af funktionsperiodens første år i en udbudsstrategi vurdere, på hvilke kommunale driftsområder kommunalbestyrelsen påtænker at anvende udbud og hvordan anvendelsen af udbud kan øges. Styrelsesloven fastlægger, at udbudsstrategien skal offentliggøres og er knyttet til Kommunalbestyrelsens funktionsperiode, men til enhver tid kan revideres. Kommunalbestyrelsens opgave vedr. udbudsstrategien kan ikke delegeres til udvalg eller forvaltning. Der skal inden udgangen af det år, hvor der er valg til Byrådet, godkendes en opfølgningsredegørelse for udbudsstrategien, som også skal offentliggøres. Udbudsstrategien skal indeholde: - Oversigt over de driftsopgaver som Kommunalbestyrelsen påtænker at udbyde. Driftsopgaver skal forstås bredt, således at også opgaver, som kommunen er forpligtet til at sende i udbud, samt offentlig-private-partnerskaber eller servicepartnerskaber, kan indgå. - Konkrete mål for konkurrenceudsættelse af driftsopgaver. - En beskrivelse af de initiativer Kommunalbestyrelsen vil anvende for at nå de fastsatte mål. Regeringen har fastlagt mål for udbud og prisafprøvning ved at angivet et niveau for IKU 1 - Indikator for Konkurrenceudsættelse. IKU var for landets kommuner under ét i 2009 på 25% og regeringens målsætning er, at dette tal når op på 31,5% i 2015, svarende til en stigning på 26%. Byrådet har for Svendborg Kommunes fastlagt et mål om, at kommunens IKU tilsvarende stiger med 26%, hvilket betyder en forøgelse fra 19,6% i 2009 til 24,7% inden udgangen af Ved prisafprøvning af nedenstående opgaver når Svendborgs IKU op på 22,1%. For at nå målsætningen forventes det, at de opgaver som er beskrevet i bilag 2 bliver sendt i udbud i 2. halvdel af byrådsperioden. Oversigt over opgaver der skal i udbud: Direktørområde Opgaver Tidsplan (igangsætning) Kommunaldirektøren It- lønsystem Lønadministration Miljø og Teknik Entreprenørafdeling Vejområdet Børn og Unge Transport for special institutioner 1 Indikator for konkurrenceudsættelse måler summen af de faktisk konkurrenceudsatte udgifter i kommunerne som andel af summen af udgifter, som det er muligt at konkurrenceudsætte..

3 3 Handlingsplan i forbindelse med udbud af kommunale driftsopgaver De kommunale driftsopgaver, som fremgår af ovenstående tabel, er vurderet i forhold til følgende 3 faktorer. Opgavernes kompleksitet Idet opgavekompleksiteten er et udtryk for, i hvor høj grad det er muligt at specificere og måle betingelserne for en given opgave/ydelse, er opgaver med en høj grad af kompleksitet mindre egnet til gennemførelse af udbud. Graden af konkurrence Idet opgaver med en ringe grad af konkurrence er mindre egnet for gennemførelse af udbud. Aktivernes specificitet Såfremt aktiver, som specifikt anvendes ved udførelse af en given opgave, ikke eller kun i meget begrænset omfang kan anvendes til løsning af andre opgaver, vil opgaven være mindre egnet til udbud. Udbud af kommunale driftsopgaver I forlængelse af beslutning om gennemførelse af udbud af kommunale driftsopgaver, foretages udbuddet i overensstemmelse med de relevante EU-udbudsregler, såfremt den forventede kontraktværdi overstiger den til enhver tid gældende tærskelværdi. Hvis kontraktværdien er mindre end tærskelværdien følges skabelonen for EU-udbud. Udbud af kommunale driftsopgaver foregår altid under iagttagelse af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse - Lov nr. 710 af 20. august De relevante fagudvalg beslutter i forhold til hvert konkrete udbud af kommunale driftsopgaver, om der i kravspecifikation og kontrakt skal indarbejdes sociale klausuler under iagttagelse af følgende krav jf. dansk ret og EU-ret: Målgruppen skal afgrænses objektivt Opgaven må kun kunne udføres i Danmark De sociale krav skal stå mål med opgavens omfang Virksomhedens medarbejdere skal beskyttes Virksomhedens ledelsesret skal beskyttes Sociale klausuler må ikke bruges som kriterier for udvælgelse eller tildeling Krav om offentliggørelse ved udbud over tærskelværdien Inden udbudsprocessen for kommunale driftsopgaver igangsættes, behandles og godkendes det samlede udbudsmateriale af det relevante fagudvalg. Kravspecifikationer og valg af leverandør generelt Det samlede udbudsmateriale opbygges efter nedenstående skabelon. 1 Generel beskrivelse af opgaven 2 Udbudsbetingelser 3 Kontraktudkast

4 4 4 Bilag a Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige b Erklæring om arbejdsmiljølovgivning c Tidsplan d Kravspecifikation e Tilbudsliste f Eventuelle forbehold g Valg og vægtning af tildelingskriterier h Udbydernes aftaleperioder og evt. optioner i Adresseliste j Kvittering for rettidig modtagelse På baggrund af en redegørelse af den nuværende opgaveløsning beskrives kravene til fremtidens opgaveløsning, således at tilbudsgiverne gives mulighed for at komme med hver deres bud på, hvordan de bedst kan udføre opgaven. Ligeledes specificeres kommunens krav svarende til den ønskede kvalitet i opgaveløsningen. Endvidere specificeres miljø-, sociale og etiske krav i overensstemmelse med de i Svendborg Kommune vedtagne miljø- og indkøbspolitikker, herunder vurderes om der skal stilles krav om etablering af lærlinge/praktikpladser i forbindelse med udbuddet. Se endvidere bilag 1. Valget af leverandør foretages som udgangspunkt altid på baggrund af hovedkriteriet: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvorved der inddrages andre tildelingskriterier end pris. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet fastlægges de specificerede tildelingskriterier. Kontrolbud ved udbud af kommunale driftsopgaver Ved udbud af driftsopgaver, som løses i kommunalt regi, udarbejder Svendborg Kommune så vidt muligt altid eget bud/kontrolbud. Dette skal ske i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. Det skal ligeledes fremgå af udbudsannoncen og udbudsmaterialet, når der udarbejdes et kontrolbud. Kvalitetsopfølgning I udbudsmaterialet beskrives faste procedurer for kvalitetssikring og -opfølgning i forhold til den efterspurgte ydelse. Dette gælder såvel kontrol og incitamenter som sanktioner ved misligholdelse af kontrakten. Så vidt muligt skal kvalitetskontrollen tage udgangspunkt i leverandørens egenkontrol. Resultat af udbud af kommunale driftsopgaver Det relevante fagudvalg foretager indstilling til byrådet om valg af leverandør eller accept af kontrolbud på baggrund af en gennemgang af de indkomne tilbud og vurdering af det udarbejdede kontrolbud. Denne vurdering foretages i forhold til de specificerede tildelingskriterier under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet.

5 5 Bilag 1 Miljø-, sociale og etiske krav: The Global Compact, som indeholder 10 principper vedrørende menneskerettigheder, arbejdsmarked, miljø og anti-korruption. ( ). Ligeledes indgår udvalgte kriterier fra den internationale standard Social Accountability 8000 SA 8000 som grundlag for specifikationen. Disse kriterier er standardens nr. 3, sikring af et sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konventionens art. 155), kriterium nr. 7, sikring af rimelige arbejdstider (ILO-konventionens art. 1) og kriterium nr. 8, sikring af en rimelig aflønning (ILO-konventionens art. 26 og 131). ( ) og ( ). Bilag 2 I forlængelse af processen med eksterne konsulenter på indkøbsområdet, jf. forliget om budget 2011, forventes der - ud over ovenstående - at der kan igangsættes udbud på følgende serviceområder: - Servicering af brandslutningsudstyr - Miljø- og forureningsundersøgelser - Serviceaftale dørautomatik - Serviceaftale elevator - Serviceaftale gas og oliefyr - Serviceaftale ventilationsanlæg - Vagt og alarmservice