Politik for konkurrenceudsættelse. (Indkøbs- og Udbudspolitik)

Transkript

1 Politik for konkurrenceudsættelse (Indkøbs- og Udbudspolitik) Økonomisk Forvaltning April 2011

2 INDHOLDSFORTEGNELSE FORORD POLITIKKENS DÆKNINGSOMRÅDE Hvad dækker politikken Hvem er omfattet af politikken Lovgivning EU s Udbudsdirektiv Tilbudsloven MÅLSÆTNING Det lokale erhvervsliv PRINCIPPER OG PROCEDURER FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE Kompetenceplan vedr. konkurrenceudsættelse Procedure ved konkurrenceudsættelse Udbudsmateriale Kravspecifikation Miljø- og energihensyn Sociale klausuler Kontrolbud Organisatorisk placering af opgaver vedrørende udbud og udlicitering Medarbejderindflydelse... 9 Bilag 1 Kompetenceplan vedr. konkurrenceudsættelse Indkøbs- og udbudspolitik

3 Forord danner rammen for de samlede udbud og indkøb i Vesthimmerlands Kommune og er således gældende for alle centrale og decentrale indkøbsfunktioner. Politikken gælder for samtlige udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser herunder også konkurrenceudsættelse af egne driftsopgaver og anskaffelse gennem leje- og leasingaaftaler. Politikken for konkurrenceudsættelse skal medvirke til, at Vesthimmerlands Kommune ved indgåelse af indkøbsaftaler optræder som én kunde overfor leverandørerne. Politikken skal sikre, at kommunen får størst mulig service og kvalitet til lavest mulig pris. Centralt koordinerede indkøb skal sikre en administrativ forenkling af arbejdsgange lige fra leverandørkontakt til fakturabetaling. Til at understøtte implementering af politikken for konkurrenceudsættelse er der udarbejdet: Udbudsstrategi Indkøbsstrategi Udbudsstrategien er politisk godkendt og tilgængelig på kommunens hjemmeside. Indkøbsstrategien er et internt udviklingsværktøj, der er tilgængeligt på kommunens intranet. 2

4 1 Politikkens dækningsområde 1.1 Hvad dækker politikken Politikken danner rammen for de samlede udbud og indkøb i Vesthimmerlands Kommune. Kommunen er juridisk forpligtet til at konkurrenceudsætte i henhold til gældende lovgivning. Politikken gælder for samtlige køb af varer og tjenesteydelser herunder også leasing af løsøre. Bygge- og anlægsopgaver er som udgangspunkt omfattet af politikken. Hvis kommunen indkøber varer og tjenesteydelser som bygherreleverance, vil disse altid være omfattet af politikken (f.eks. køb af inventar). 1.2 Hvem er omfattet af politikken Politikken gælder for alle institutioner og forvaltninger i Vesthimmerlands Kommune. Alle kommunens institutioner og forvaltninger skal anvende de indkøbsaftaler, kommunen har indgået. Selvejende institutioner, som kommunen har en driftsoverenskomst med, har mulighed for at anvende kommunens indkøbsaftaler. Det er ikke tilladt at anvende kommunens indkøbsaftaler til private indkøb. 1.3 Lovgivning EU s Udbudsdirektiv Som offentlig myndighed er kommunen underlagt Rådets Direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 i daglig tale kaldet Udbudsdirektivet. Udbudsdirektivet gælder for alle anskaffelser, der overstiger de såkaldte tærskelværdier, som fastsættes af EU med to års mellemrum. I 2010 og 2011 er tærskelværdierne: Varekøb Tjenesteydelser Bygge- og anlægsopgaver kr kr kr. 3

5 Tærskelværdierne knytter sig til kontraktværdien. For varer og tjenesteydelser skal kontraktværdien opgøres over en 4 årig periode, når det drejer sig om gentagne anskaffelser Tilbudsloven Som offentlig myndighed er kommunen underlagt Lov nr. 338 om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren af 18. maj 2005 i daglig tale kaldet Tilbudsloven. Bygge- og anlægsopgaver, der økonomisk ligger mellem kr. og udbudsdirektivets tærskelværdi, skal i udbud i henhold til Tilbudsloven. Derudover er der særlige regler om underhåndsbud, hvis opgaven økonomisk ligger under 3 mio. kr. I 2007 blev Tilbudsloven udvidet til også at omfatte indkøb af varer og tjenesteydelser. Det betyder, at indkøb af varer og tjenesteydelser er omfattet af annonceringspligt, når kontaktværdien ligger mellem kr. og udbudsdirektivets tærskelværdi. Her gælder det samme som ved EU-udbud - kontraktværdien skal opgøres over en 4 årig periode, når det drejer sig om gentagne anskaffelser. 4

6 2 Målsætning Det overordnede mål for kommunens indkøbs- og udbudspolitik har både en principiel og en praktisk dimension. Den principielle dimension afspejler kommunens etiske forpligtelser som betydelig økonomisk aktør, mens den praktiske dimension afspejler forpligtelsen til hensigtsmæssig administration. Det er Byrådets målsætning, at Vesthimmerlands Kommune: Køber varer og tjenesteydelser (herunder også bygge/anlæg og leje/leasing), hvor vi opnår størst mulig service og kvalitet til lavest mulig pris. Sikrer en indkøbspraksis, så leverandørerne har lige vilkår i tilbudssituationer. Konkurrenceudsætter egne driftsopgaver efter mål fastlagt i Udbudsstrategien. Fagudvalgene har det politiske ansvar for at fastlægge niveauet og indholdet af vare- og tjenesteydelserne og for at sikre, at ydelserne tilvejebringes bedst og billigst. 2.1 Det lokale erhvervsliv Kommunen har en naturlig og legitim interesse i et stærkt lokalt erhvervsliv. Kommunen tilstræber indenfor rammerne af udbudsretten at lokale virksomheder er orienteret om kommende udbud. Dette sker ved at informere Erhvervsrådet i Vesthimmerlands Kommune. Hvis det er hensigtsmæssigt, er det muligt at tage hensyn til det lokale erhvervsliv gennem en opdeling af de udbudte opgaver. Dette sikrer mindre virksomheder øget mulighed for at deltage i konkurrencen. Alle kommunens udbud giver endvidere mulighed for tilbud fra konsortier. Dvs. at mindre firmaer kan afgive tilbud i fællesskab. Kommunen skal annoncere alle udbud på kommunens hjemmeside, og - hvis det er relevant - i lokale medier. 5

7 3 Principper og procedurer for konkurrenceudsættelse Al konkurrenceudsættelse (alle udbud) skal udarbejdes i overensstemmelse med gældende regler. Er der flere udbudsmuligheder, skal kommunen anvende den mest hensigtsmæssige udbudsform. Kommunen kan f.eks. afløfte udbudspligten ved brug af en rammeaftale indgået af Statens og Kommunernes Indkøbs Service - SKI. 3.1 Kompetenceplan vedr. konkurrenceudsættelse Bilag 1 viser en skematisk oversigt over kompetenceplanen. Konkurrenceudsættelse af varekøb er en administrativ opgave, som ikke kræver politisk involvering. Konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser er ligeledes en administrativ opgave, når ikke eget personale er involveret. Økonomiudvalget tager stilling til konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, hvor kommunens personale er involveret. Det er også Økonomiudvalget, der bevilger en eventuel dispensation fra hovedreglen om kontrolbud se afsnit 3.4. Hvis en konkurrenceudsættelse medfører ændring af serviceniveauet, så skal det relevante fagudvalg inddrages. Medarbejderindflydelse er beskrevet i afsnit Procedure ved konkurrenceudsættelse Inden der sker en konkurrenceudsættelse skal følgende være fastlagt: Formål med konkurrenceudsættelsen Udpegning af udbudsansvarlig Udpegning af deltagere i brugergruppe (som udarbejder kravspecifikation) og eventuelt kontrolgruppe Beslutningsproces, kompetencefordeling og tidsplan Plan for MED-udvalgs medindflydelse og medbestemmelse, hvor det er relevant. Se afsnit 3.6. Kommunen skal sikre, at den enkelte konkurrenceudsættelse er tilrettelagt i overensstemmelse med konkurrencelovgivningens regler og således, at konkurrence bliver fremmet mest muligt. 6

8 Når en driftsopgave bliver løst eksternt, er det fagforvaltningens ansvar, at der løbende sker en opfølgning på, at opgaven fortsat bliver løst bedst og billigst. 3.3 Udbudsmateriale Ved udarbejdelse af udbudsmateriale skal Kommunen altid tage hensyn til : Gældende lovgivning Gældende politikker Miljøhensyn Energimæssige hensyn Sociale klausuler Kvalitetsopfølgning i kontraktperioden Kravspecifikation Kravspecifikationen er en beskrivelse af den kvalitet og det serviceniveau, kommunen kræver af den fremtidige leverandør. Som hovedregel er en statusbeskrivelse af nuværende kvalitet, mængde, arbejdsprocesser, maskinforbrug, personalenormering m.v. udgangspunktet for kravspecifikationen. Kravspecifikationen skal være i overensstemmelse med det værdigrundlag, der fremgår af de politikker og standarder, der er vedtaget i Vesthimmerlands Kommune. Den vare-/tjenesteydelse, kommunen efterspørger i et udbud, skal være beskrevet, så det er muligt både at give tilbud og at sammenligne de tilbud, der kommer ind. Beskrivelsen skal samtidig være angivet så bredt, at det ikke hæmmer tilbudsgiverens løsningsmuligheder. Så vidt muligt arbejder kommunen med standardiserede krav, normer og specifikationer. Kravspecifikationen skal tillige være udgangspunkt for den senere kontrol Miljø- og energihensyn Kommunen ønsker at tilgodese miljøet og vil bidrage til den mindst mulige miljøbelastning. Kommunen skal derfor inddrage hensynet til miljøet både i udbuddet og ved efterfølgende indkøb. I den forbindelse skal relevante miljøvejledninger anvendes, f.eks. Miljøstyrelsens miljøvejledninger og Elsparefondens indkøbsvejledning. 7

9 3.3.3 Sociale klausuler Kommunen vil bidrage til det rummelige arbejdsmarked. Ved udbud af serviceopgaver og bygge- og anlægsopgaver skal fagforvaltningen tage stilling til hvilke sociale klausuler, der skal gælde for den pågældende kontrakt. Private leverandører og underleverandører skal overholde de internationale konventioner, som Danmark har tilsluttet sig. 3.4 Kontrolbud Et kontrolbud er kommunens egen pris for at løse en udbudt opgave, hvori eget personale indgår/kan indgå. Dette gælder konkurrenceudsættelse af egne driftsopgaver og eventuel hjemtagning af tjenesteydelser. Hovedreglen er, at der bliver udarbejdet kontrolbud for at sikre: Øget konkurrence og dermed muligheden for at sikre både høj kvalitet og lav pris. Et omkostningsægte bud på, hvad det koster at løse opgaven. Muligheden for at beholde opgaven i kommunens regi, hvis kommunen er konkurrencedygtig. Når kommunen udarbejder et kontrolbud, skal der være vandtætte skotter mellem den del af forvaltningen, der udarbejder kontrolbuddet og den del, der udarbejder udbudsmaterialet. I forbindelse med konkurrenceudsættelse af eget personale kan Økonomiudvalget give dispensation om udarbejdelse af kontrolbud. 3.5 Organisatorisk placering af opgaver vedrørende udbud og udlicitering Vesthimmerlands Kommune har etableret en central indkøbsenhed, der er ansvarlig for: udarbejdelse af udbud indgåelse af indkøbsaftaler opfølgning på indkøbsaftaler 8

10 Indkøbsenheden rådgiver om alle økonomiske og juridiske forhold omfattet af politikken, og er det centrale omdrejningspunkt for alle udbud i Vesthimmerlands Kommune. Derfor skal alle udbud koordineres med Indkøbsenheden inden annoncering. Alle kommunens kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser (excl. bygge og anlæg) skal registreres i Indkøbsenheden. Registreringen sker som et led i at sikre det totale overblik over kommunens juridiske og økonomiske forpligtelser. Indkøbsenheden rådgiver og vejleder de decentrale bestillere og er ansvarlig for, at de centralt indgåede aftaler er tilgængelige for bestillerne. Den enkelte fagforvaltning er ansvarlig for sine egne bygge- og anlægsopgaver. 3.6 Medarbejderindflydelse Medindflydelse og medbestemmelse indebærer, at ledelsen har pligt til at informere om og drøfte alle arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljømæssige forhold med medarbejderne. Informationerne/drøftelserne foregår via MED-systemet. Medarbejdernes interesser bliver desuden varetaget via deltagelse i brugergrupper. Ved påtænkt konkurrenceudsættelse af egne driftsopgaver skal kommunen inddrage MED-systemet. MED-udvalget skal have information i god tid, så udvalget har mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser. Medarbejdernes synspunkter og forslag kan således indgå i beslutningsgrundlaget, inden beslutningen bliver truffet. 9

11 Byrådet Økonomiudvalget Udvalg Forvaltning Bilag 1 Kompetenceplan vedr. konkurrenceudsættelse For at præcisere hvornår udvalg og Byrådet skal behandle udbudssager, er der udarbejdet en konkret kompetenceplan. B= beslutning I= indstilling Konkurrenceudsættelse af egne driftsopgaver Stillingtagen til om et område skal B I I konkurrenceudsættes Dispensation for afgivelse af kontrolbud B I I Konkurrenceudsættelse (eget personale B* I indgår) udbudsmateriale Konkurrenceudsættelse (eget personale B I I indgår) valg af leverandør - med kontrolbud Konkurrenceudsættelse (eget personale B indgår) valg af leverandør - uden kontrolbud Mulig indlicitering af tjenesteydelser Stillingtagen til hjemtagelse af tjenesteydelse B I I (eget personale kan indgå) Hjemtagelse af tjenesteydelse (eget personale B* I kan indgå) - udbudsmateriale Hjemtagelse af tjenesteydelse (eget personale B I I kan indgå) valg af leverandør Anlæg Frigivelse af anlægsbevilling B I I I Udbudsmateriale B I I Valg af leverandør B Øvrig konkurrenceudsættelse Udbud af varekøb B Udbud af øvrige tjenesteydelser B Alle udbud skal koordineres med indkøbsenheden * Økonomiudvalget, når dette fungerer som fagudvalg. 10