Udbud af tilsyn på egne og private tilbud

Transkript

1 Udbud af tilsyn på egne og private tilbud Bilag Indledning... Offentlige og private tilbud... Antal tilsynsbesøg... 3 Tilsynets indhold... 4 Option på medicintilsyn... 5 Afrapportering... 6 Særligt for private tilbud... 7 Forventninger til tilbud... 7 Habilitet... 8 Tildelingskriterier... 8 Bedømmelsesmodel... 8 Kontraktperiode... 9 Tavshedspligt... 9 Forpligtigelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, jf. bilag Gæld til det offentlige... 0 Supplerende oplysninger og tilbudsfrist... 0

2 Indledning Aalborg Kommune udbyder den socialfaglige tilsynsopgave med egne tilbud, private botilbud for voksne og socialpædagogiske opholdssteder. Tilsynet er derfor med både offentlige og private tilbud. Tilsynet omfatter ikke finansielt og økonomisk kritisk tilsyn, som udføres af kommunens eksterne revision. Opgaven har tidligere været udbudt og har i 4 år været varetaget af en ekstern leverandør. Tilsynsopgaven konkurrenceudsættes i overensstemmelse med reglerne om annoncering i tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 40 af 7. december 007, lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. Reglerne om annoncering vedrører kontrakter med værdi under tærskelværdierne i EU s Udbudsdirektiv samt kontrakter om tjenesteydelser, som er nævnt i Udbudsdirektivets bilag II B, herunder tjenesteydelser inden for social- og sundhedsområdet. Udbud af den socialfaglige tilsynsopgave med egne tilbud, private botilbud for voksne og socialpædagogiske opholdssteder er således ikke omfattet af EU-udbudspligt. Aalborg Kommune er myndighed, og det er således Aalborg Kommune, der alene kan træffe afgørelse om foranstaltninger eller indsatser på baggrund af foretagne tilsyn. Myndighedsopgaven udbydes således ikke. De tilbud, der er omfattet af udbuddet, hører under Ældre- og Handicapforvaltningen og Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen. Leverandøren skal samarbejde med begge forvaltninger. Offentlige og private tilbud Tilsynet skal føres med de tilbud, der er nærmere beskrevet i bilag. Tilbuddene fordeler sig overordnet således Tilbudstype Ældre- og Handicapforvaltningen Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Plejehjem, servicelovens 9 45 Friplejehjem, lov nr. 786 af om friplejeboliger Botilbud for voksne med handicap 44 og eller sindslidelse. Servicelovens 07, 08, 0 Samt Almenboliger med støtte efter Serviceloven 83, 85, 87 Botilbud for børn og unge med handicap og eller sindslidelse. Serviceloven 67 Særlige dagtilbud Serviceloven 3 Børne- og familieafdelingen og Juridisk Kontor Private botilbud for voksne, servicelovens 07 og 44, Private opholdssteder og godkendte

3 pladser til anbringelse på efterskoler, servicelovens 4 stk. 5 Børne- og Familieafdelingen Kommunale døgntilbud for børn og 5 unge, servicelovens 67. Kommunale dagtilbud for børn og unge. Særlige dagtilbud servicelovens 3 Kommunale dagbehandlingstilbud, servicelovens 5 stk.3 - og her af nogle også folkeskoleloven 0 stk. Døgn familiebehandlingstilbud, servicelovens 07. I samme tilbud også dagbehandlings pladser, servicelovens 5 stk. 3 Kommunale botilbud for voksne, servicelovens 07 Krisecenter, servicelovens 09 Træningsydelser SEL, 3 + SEL 44/86, og 5,3 nr. 0 + SUL 40 Tilbud efter lov om aktiv beskæftigelse 3 stk. nr. og servicelovens 85 Jobcentret Tilbud efter lov om aktiv beskæftigelse 3 stk. nr. og servicelovens 07 Socialafdelingen Døgntilbud, misbrugsbehandling, servicelovens 07 stk. Forsorgsbehandling servicelovens 07, 08 og 0 henviser til - numre i Lov om Social Service gældende fra.9.00 Antal tilsynsbesøg På alle tilbud skal der foretages et årligt tilsynsbesøg. Et besøg varer erfaringsmæssigt 3-5 timer afhængigt institutionsstørrelse, karakter og lokale forhold. Det årlige tilsynsbesøg skal være uanmeldt. De uanmeldte besøg skal fordeles på alle ugens dage i dag- og aftentimer. Der skal dog tages hensyn til døgnrytmen på det enkelte tilbud. På alle Familie- og Beskæftigelsesforvaltningens tilbud skal der ud over det uanmeldte tilsyn også aflægges et årligt anmeldt tilsyn. De to tilsynsbesøg fordeles med et besøg i første halvår og et 3

4 besøg i andet halvår. Leverandøren tilrettelægger selv, hvilken type besøg (anmeldt/uanmeldt), der skal afholdes i hvert halvår. Ud over de fastsatte årlige tilsyn kan forvaltningerne af egen drift eller på leverandørens anbefaling indlægge yderligere tilsyn, herunder akutte, uanmeldte tilsyn, hvis dette er nødvendigt ved pludseligt opståede forhold på et tilbud. Leverandøren skal kunne tilrettelægge sin virksomhed således, at leverandøren i disse særlige situationer med højst en dags varsel kan foretage akutte tilsyn. Leverandøren skal tilstræbe en kvartalsmæssig ligelig fordeling af de for året kendte tilsynsbesøg. Dette sikres ved, at leverandøren på et møde med hver af de forvaltninger, der afholdes i november måned, aftaler, hvor mange tilsynsbesøg, der skal afholdes pr. kvartal i det følgende år. For perioden aftales dette i forbindelse med kontraktindgåelse. Tilsynets indhold Leverandøren har som hovedopgave at foretage tilsynsbesøg og beskrive observationer gjort på disse besøg. Leverandøren skal ved udformning af tilsynsrapporter vægte at beskrive de observerede forhold på institutionen. Vurderinger skal derfor være underbygget af observationer, som myndigheden også kan tage stilling til. Det er i det hele taget forvaltningernes opgave som myndigheder at konkludere på de foretagne observationer. Myndighedsopgaven kan ikke delegeres til leverandøren. Leverandøren kan og skal komme med anbefalinger i tilsynsrapporten, hvis tilsynsbesøget giver anledning til det. Tilsynet skal Fungere som kontrol af, om det enkelte tilbud udfører forsvarligt socialfagligt og omsorgsmæssigt arbejde inden for sin målgruppe og efterlever lov regler og administrativt fastsatte retningslinjer og serviceniveau Være dialogbaseret i forhold til ledelse og medarbejdere for at sikre og fremme socialfaglig kvalitet på det enkelte tilbud. Have fokus på at gode standarder af ydelser og opgaveløsninger fastholdes og udvikles. Tilsynet skal fokusere på følgende hovedpunkter: Efterleves politisk fastsatte generelle kvalitetsstandarder m.v., herunder eventuelt fastsat serviceniveau For tilbud omfattet af Tilbudsportalen: Er oplysningerne på Tilbudsportalen i overensstemmelse med de faktiske forhold Beboernes forhold o Sammensætningen af beboergruppen o Selvbestemmelse/medindflydelse/medinddragelse o Inddragelse af / samarbejdet med pårørende o Får beboerne den hjælp og støtte de er berettiget til, efter de foreliggende handleplaner, bevillinger m.v. 4

5 De fysiske rammer o Tilgodeser de fysiske rammer målgruppens behov o Stemning, miljø og atmosfære Medarbejderforhold o Matcher den samlede medarbejdergruppes faglige forudsætninger opgaveløsningen o Mulighederne for faglig udvikling o Generel trivsel Socialpædagogiske og omsorgsmæssige forhold o Metodevalg i forhold til målgruppen og omsætningen i praksis o Målsætninger o Faglig udvikling o Omgangstone og etik Skriftlig dokumentation o Lever den skriftlige dokumentation op til regler og retningslinjer på området o Er den skriftlige dokumentation retningsgivende for indsatsen Magtanvendelse o Kendskab til og efterlevelse af regler på området herunder indberetningspraksis Særlige lokale forhold Særligt for private tilbud føres tilsyn med, om godkendelsesgrundlaget overholdes Tilsynet skal indeholde besigtigelse af tilbuddet og samtaler med ledelse, medarbejdere, beboere og om muligt pårørende. Samtaler med beboerne og pårørende skal ske med udgangspunkt i den enkeltes forhold. Besigtigelse af beboernes boliger / værelser skal aftales individuelt med beboerne og være frivilligt for den enkelte. Særlige forhold på det enkelte tilbud kan føre til anden fremgangsmåde. Der aftales årlige temaer for tilsynet mellem den enkelte forvaltning og leverandøren. Ud over de generelle retningslinjer og aftaler om tilsynets virksomhed, er leverandøren uafhængig af kommunen og tilrettelægger og udfører selv sin virksomhed. Kommunen stiller relevant materiale til rådighed for leverandøren, f.eks. vedtagne standarder og retningslinjer, og underretter denne om ændringer. Option på medicintilsyn Der ønskes som option bud på tilsyn med medicinhåndteringen på en række af Familie- og Beskæftigelsesforvaltningens tilbud omfattet af tilsyn, i alt 54 enheder, jf. bilag c, d, e og f Tilsyn med medicinhåndtering skal fungere som kontrol af, om det enkelte tilbud udfører forsvarlig medicinhåndtering og efterlever lov regler og administrativt fastsatte retningslinjer. Tilsyn med medicinhåndtering skal have fokus på følgende hovedpunkter: Interne retningslinjer/instrukser Ordination/bestilling Forsvarlig opbevaring 5

6 Dispensering og administration Udlevering Bortskaffelse Procedure ved utilsigtede hændelser Personalets forudsætninger Optionen skal angives med særskilt pris. Aalborg Kommune tager stilling til, om optionen ønskes benyttet i forbindelse med kontraktindgåelse med leverandøren. Afrapportering På Ældre- og Handicapforvaltningens tilbud skal der udarbejdes en tilsynsrapport, hvis den tilsynsførende har konstateret kritisable forhold, der kræver handlingsplan. Afrapporteringen skal foregå ved uoverensstemmelse mellem fastsatte retningslinjer og praksis, og / eller hvis leverandøren oplever, at der er afvigelser i forhold til gængse, normale faglige standarder. Afrapporteringen skal være systematisk og afspejle de punkter, der er anført i afsnittet om tilsynets indhold. Hovedkonklusioner og anbefalinger skal være fremhævet i et særskilt afsnit.. Særligt for børneområdet på Ældre- og Handicapforvaltningens område gælder, at der skal udarbejdes en tilsynsrapport ved enhver uoverensstemmelse mellem fastsatte retningslinjer og afvigelser fra gængse, normale standarder. På Familie- og Beskæftigelsesforvaltningens tilbud og private tilbud skal der altid udarbejdes rapporter. Hver tilsynsrapport skal sendes til den ansvarlige forvaltning For begge forvaltninger gælder at: tilsynsrapporten skal være gennemgået med tilbuddets ledelse, og dennes bemærkninger skal fremgå. Tilsynsrapporten skal udarbejdes i tidsmæssig tæt tilknytning til tilsynsbesøget og være forvaltningen i hænde senest tre uger efter tilsynsbesøget, med mindre at forsinkelsen ikke kan tilskrives leverandøren. Leverandøren kan fastsætte en tidsfrist for tilbuddet til at fremkomme med bemærkninger, således at leverandøren kan overholde rapporteringsfristen. afrapporteringen skal være systematisk og afspejle de punkter, der er anført i afsnittet om tilsynets indhold. Hovedkonklusioner og anbefalinger skal være fremhævet i et særskilt afsnit. Hvis leverandøren skønner, at der er uacceptable forhold på et tilbud, skal den relevante forvaltning underrettes straks. Hvis tilsynet giver anledning til anbefalinger om f.eks. ekstra tilsynsbesøg eller ændring af procedurer, skal disse ikke indgå i gennemgangen eller forelægges for ledelsen. Disse skal alene være anført i rapporten til den ansvarlige forvaltning. Aalborg Kommune agter at offentliggøre tilsynsrapporter på kommunens hjemmeside. Hvis rapporterne indeholder personhenførbare oplysninger, vil de blive anonymiseret af forvaltningen. Rapporter om enkeltmandstilbud vil ikke blive offentliggjort, da rapporterne vil være personhenførbare. Hver tilsynsrapport skal sendes til den ansvarlige forvaltning. 6

7 Ud over tilsynsrapporter skal der udarbejdes årsrapporter en for Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, en for handicapområdet og en for ældreområdet. Rapporterne skal overordnet samle indtrykkene fra tilsyn på de offentlige og private tilbud og give anbefalinger til fremtidig indsats. Årsrapporten skal foreligge senest ved udgangen af februar måned, første gang i februar 0. Leverandøren skal - om nødvendigt - inden for buddet deltage i årligt møde med hvert af de politiske udvalg i de forvaltninger af højst en times varighed. Ligeledes skal leverandøren deltage i nødvendige møder med de ansvarlige forvaltninger i forbindelse med tilsynets tilrettelæggelse, udvikling og afrapportering. Det drejer sig i alt om højst 0 møder årligt af højst timers varighed. Leverandøren skal deltage i op til årlige dialogmøder mellem forvaltningen og de godkendte private tilbud af højst 3 timers varighed. Særligt for private tilbud Specielt for private botilbud for voksne og socialpædagogiske opholdssteder skal leverandøren bistå forvaltningens godkendelse af nye ledere. Det indebærer at foretage nødvendige undersøgelser og fremkomme med en begrundet indstilling til godkendelse eller afvisning. Undersøgelser skal ske i overensstemmelse med gældende vejledninger på området og i øvrigt efter nærmere aftale med forvaltningen. Forvaltningen har myndighedsansvaret ved godkendelsen. Leverandøren skal endvidere foretage nødvendige undersøgelser i forbindelse med nye ansøgninger om kommunal godkendelse af private botilbud for voksne og socialpædagogiske opholdssteder. Undersøgelser skal ske i overensstemmelse med gældende vejledninger på området og i øvrigt efter nærmere aftale med forvaltningen. Undersøgelsen skal munde ud i en indstilling om ansøgningen til forvaltningen, der træffe afgørelse om godkendelsen. Undersøgelsen skal omfatte gennemgang af ansøgningens beskrivelse af målgruppe, pædagogik, ledelse og organisation og skal indeholde interviews i fornødent omfang med ansøgerne. Forventninger til tilbud Tilbudsgivere skal i deres tilbud beskrive, hvorledes man vil løse tilsynsopgaven, herunder samarbejde med forvaltningen. Leverandøren skal i kontraktperioden på anmodning kunne dokumentere de tilsynsførendes kvalifikationer og erfaring. På de punkter, hvor tilbudsgiver evt. tager forbehold, skal forbeholdet begrundes, og tilbudsgiver skal særskilt prissætte, hvad det vil koste Aalborg Kommune at fastholde det punkt, tilbudsgiver tager forbehold for. Der kan ikke tages forbehold for ufravigelige krav. Tilkøb af ekstra ydelser Ud over bud på den samlede opgave ønskes bud på køb af følgende ekstra ydelser: ekstra tilsynsbesøg undersøgelser i forbindelse med godkendelse af ledere i private tilbud undersøgelser i forbindelse med behandling af ansøgning om godkendelse af nye private tilbud 7

8 I kontraktperioden vil der sandsynligvis ske ændring i antallet af tilbud, som er omfattet af tilsynet. Buddet skal derfor omfatte bud på kommunens besparelse pr. offentligt tilbud / privat tilbud, hvis antallet falder og merpris, hvis antallet stiger. Buddet skal angive særskilt pris for døgn- og dagtilbud. Habilitet Der må ikke opstå tvivl om tilsynets habilitet. Leverandøren skal derfor være uafhængig af kommune og de tilbud, der føres tilsyn med. Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Indkomne tilbud vil blive bedømt ud fra følgende delkriterier: Pris - vægtes med 40 % o Tilbuddet skal indeholde en samlet pris for opgaven, heri indregnet kørsel og materialeforbrug. Prisen angives eksl. moms. Der kan ikke gives alternative bud. Prisen skal angives på skemaet, bilag 4 Kvalifikationer hos de tilsynsførende vægtes med 0 % o Tilbuddet skal indeholde CV for de medarbejdere, der påtænkes anvendt ved opgaveløsningen. Hvis tilbudsgiveren skal antage personale med andre kompetencer for at løse opgaven, skal tilbudsgiveren beskrive profilen for det personale, der ønskes antaget, hvis tilbudsgiveren får tildelt opgaven Tilbudsgiverens organisation vægtes med 0 % o Tilbudsgiveren skal beskrive, hvorledes arbejdet organiseres Tilsynsmetode vægtes med 0 % o Tilbudsgiveren skal beskrive sin faglige tilgang til at føre tilsyn og beskrive evt. ved eksempler hvorledes metoden omsættes i praksis Bedømmelsesmodel De enkelte delkriterier bedømmes efter en skala fra 0, hvor 0 vurderes som et tilbud, der er optimalt i forhold til de opstillede kriterier. Tilbuddene bedømmes hver for sig i forhold til de opstillede kriterier. Delkriteriet: Pris Tilbuddet bliver bedømt på den samlede pris på opgaven. Delkriteriet: Kvalifikationer Tilbuddet bliver bedømt på medarbejdernes kvalifikationer. Ved bedømmelsen lægger forvaltningerne vægt på de enkelte medarbejderes formelle faglige kompetencer erfaring inden for arbejdet med de områder, der er omfattet af udbudsmaterialet erfaring med tilsynsarbejde 8

9 Endvidere lægger forvaltningerne vægt på den samlede personalegruppes dækning af de faglige områder, der er omfattet af udbudsmaterialet. Delkriteriet: Organisation Udbyder er opmærksom på, at opgaven stiller krav til tilbudsgiverens organisation, idet der skal afholdes et større antal tilsyn på mange tilbud fordelt på forvaltninger og forskellige områder. Ved bedømmelsen lægger udbyder derfor vægt på tilbudsgiverens beskrivelse af sin organisation, herunder navnlig planlægning fremadrettet af tilsynsbesøg styring af opfølgningspunkter til næste tilsynsbesøg både egne og forvaltningspunkter organisering af afrapportering og overholdelse af tidsfrister implementering af kontakt til forvaltningerne Delkriteriet: Tilsynsmetode Udbyder lægger i forbindelse hermed vægt på tilbudsgivers beskrivelse af, hvorledes et dialogbaseret tilsyn omsættes i praksis. Der lægges vægt på, hvorledes dialog udføres med ledere og medarbejdere, hvorledes tilsynet udføres i kontakt med beboere og pårørende. Der lægges vægt på, om udførelsen er differentieret i forhold til den enkeltes behov og forudsætninger hvorledes tilsynet forholder sig til forskellige tilbuds individuelle tilgang til omsorg/pædagogik og målgruppe. Der lægges vægt på, at forskellighed også er en styrke, så længe metodevalget er forsvarligt til målgruppen. Kontraktperiode Kontrakten ønskes påbegyndt den.4.0. Der ønskes indgået en aftale til med mulighed for forlængelse i yderligere gange år. Tavshedspligt Leverandøren bliver omfattet af tavshedspligt, jf. straffelovens 5 a, for de oplysninger, der modtages gennem arbejdet med de borgere, der er omfattet af udbuddet. Tavshedspligten gælder også efter kontraktens ophør. Tavshedspligten gælder også for eventuelle konsulenter eller samarbejdspartnere, som leverandøren måtte benytte sig af. Forpligtigelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, jf. bilag 5. Adresselisten angiver oversigt over, hvor tilbudsgivere kan få relevante oplysninger om forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt i den medlemsstat eller region eller på det sted, hvor ydelserne skal præsteres, og som finder anvendelse på arbejdets udførelse på byggepladsen eller på de leverede tjenesteydelser under kontraktens opfyldelse. Tilbudsgiverne anmodes om at angive, at de ved udarbejdelsen af deres tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, ved at underskrive og returnere adresselisten sammen med tilbuddet. 9

10 Gæld til det offentlige I forbindelse med afgivelse af bud skal den bydende udfylde og underskrive vedlagte erklæring på tro og love om gæld til det offentlige, jf. lov nr. 336 af om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Supplerende oplysninger og tilbudsfrist Eventuelle supplerende spørgsmål skal sendes til Aalborg Kommune, Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, Sønderbro, 9000 Aalborg og skal være kommunen i hænde inden mandag den 3. januar 0 kl..00. Tilbuddet udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Tilbuddet udfærdiges i 3 eksemplarer - i papirform - og lægges i lukket kuvert mærket: Tilbuddet stiles til: Tilbud på tilsynsopgave - må ikke åbnes ved poståbningen Aalborg Kommune, Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen, Sønderbro, 9000 Aalborg Der udsendes bekræftelse på modtagelse af tilbuddet. Adresse skal derfor fremgå synligt på kuverten. Tilbud skal senest være modtaget tirsdag den. januar 0 kl..00. Der forventes indgået aftale ultimo januar måned 0. Bilag:. Oversigt over tilbud. Udkast til kontrakt 3. Erklæring om gæld til det offentlige 4. Skema til prisangivelse 5. Adresseliste 0