Betingelser for tilbudsindhentning Syddjurs Kommune, version 2

Transkript

1 Betingelser for tilbudsindhentning Syddjurs Kommune, version 2 Indhentning af tilbud på beskæftigelsesfremmende indsats 1. Vejledning og jobsøgningsforløb i.h.t. Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats kap. 10 med virksomhedspraktikformidling i.h.t. Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats Kap. 11 for forsikrede ledige. 2. Virksomhedspraktikformidling i.h.t. Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats Kap. 11 for forsikrede ledige 3. Vejledningsforløb i.h.t. Lov om Aktiv Beskæftigelsesindsats Kap. 10 for Sygedagpengemodtagere kategori 2

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Den ordregivende myndighed 3 3. Materialet for indhentning af tilbud 3 4. Kontrolbud 4 5. Tidsplan for indhentning af tilbud Anmodninger om yderligere oplysninger Frist for modtagelse af tilbud Kontraktperiode og vedståelsesfrist 4 6. Underleverandører 5 7. Tilsyn 5 8. Mindstekrav og forbehold 5 9. Alternative tilbud Udvælgelses-/tildelingskriterier Tilbudsgivers kompetencer Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgivers økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgivers overholdelse af omfattet lovgivning De fysiske rammer for indsatsen Uklarheder Behandling af tilbud mv Aktindsigt Tilbuddets udformning 8 Side 2

3 1. Indledning Syddjurs Kommune indhenter tilbud på leverance af beskæftigelsesfremmende tilbud for ledige og sygemeldte borgere. Der er tale om en tilbudsindhentning omfattet af bilag II B i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Da ydelserne ikke vurderes at have grænseoverskridende interesse, er der ikke annonceringspligt. Der er således tale om en frivillig annoncering, med henblik på at indhente tilbud på de forskellige ydelser. Tilbudsgiver forbeholder sig ret til forhandling, hvis det efter tilbudsafgivningen vurderes ønskeligt. Tilbudsgiver kan give bud på et eller flere af deltilbuddene 1 3. Der forventes 1 leverandør pr. deltilbud. 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Syddjurs Kommune Tlf.: [email protected] Internetadresse: Alle henvendelser vedrørende tilbudsgivning skal rettes til: Syddjurs kommune Jobcenter Syddjurs Att. Bine Jenshøj, leder af Jobcenter Syddjurs [email protected] Tlf.: Materialet for indhentning af tilbud Det samlede materiale for indhentning af tilbud er opbygget på følgende måde: Betingelser for tilbudsindhentning Kravspecifikationer Udkast til kontrakt Bilag Side 3

4 Syddjurs Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til materialet, såfremt Syddjurs Kommune bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. 4. Kontrolbud Syddjurs Kommune agter ikke at afgive kontrolbud. 5. Tidsplan for indhentning af tilbud 5.1 Anmodninger om yderligere oplysninger Spørgsmål, der modtages senest 27. maj 2013 kl vil blive besvaret. Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og rettes til Syddjurs Kommune. Spørgsmål fremsendes pr. mail. 5.2 Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 3. juni 2013 kl lokal tid. Syddjurs Kommune ser gerne, at tilbud afgives i 1 underskrevet eksemplar i papirudgave med 4 kopier og 1 eksemplar, som sendes pr. . Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Syddjurs Kommune Hovedgade 77 DK Rønde Att.: Bine Jenshøj [email protected] Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. 5.3 Kontraktperiode og vedståelsesfrist Kontraktperioden er Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. Side 4

5 6. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører uden forudgående skriftligt samtykke fra Syddjurs Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke eller brug af underleverandører fremgår af tilbuddet, skal det imidlertid understreges, at tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller manglefulde opfyldelse af kontrakten. 7. Tilsyn Syddjurs Kommune forbeholder sig ret til at føre tilsyn med tilbudsgiver jf. kravspecifikationer. 8. Mindstekrav og forbehold Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav: At der ikke kan tages forbehold over for kravspecifikationer, kontrakt og bilag. Det er i den forbindelse uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en afvigelse præcisering, justering eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret. Det er et krav, at tilbudsgiver er indstillet på at deltage i rådighedsvurderingen som foreskrevet. Tilbudsgiver skal have fokus på de lediges rådighed i forbindelse med uddannelse og aktivering. Tilbudsgiver skal her medvirke til, at de ledige overholder deres rådighedsforpligtigelse, mens de er hos tilbudsgiver. o Tilbudsgiver skal elektronisk meddele Syddjurs Kommune (sagsbehandler), hvis den ledige ikke deltager i de aktiviteter, som tilbudsgiver tilrettelægger, eller hvis den ledige udviser en adfærd, der gør det vanskeligt for tilbudsgiver at varetage indsatsen over for den ledige o Tilbudsgiver udfærdiger mødelister efter koncept udarbejdet af Syddjurs Kommune o Tilbudsgiver fremsender oversigt med kapacitetsskema til brug for ressourcestyring efter koncept udarbejdet af Syddjurs Kommune Side 5

6 Tilbudsgiver skal udfærdige informationsmateriale omkring den udbudte opgave bl.a. i form af brochure, som fremsendes til Syddjurs Kommune for udlevering til borgeren ved henvisning. Der skal i informationsmaterialet, herunder brochure fremgår følgende: o Adresse på kursussted o Navn og telefonnummer på kontaktperson o Kort beskrivelse af formål, mål, indhold og aktiviteter o Kort beskrivelse af hvad borgeren får af produkter/materialer efter endt forløb. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt. 9. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 10. Udvælgelses-/tildelingskriterier Tildeling af ordren vil ske på grundlag af en helhedsbetragtning med vægtning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Nedenstående kriterier vil udover prisen indgå i bedømmelsen Tilbudsgivers kompetencer Syddjurs Kommune forventer, at tilbudsgiver har et solidt kendskab til beskæftigelsesområdet, arbejdsmarkedet og det lokale arbejdsmarked i særdeleshed. Syddjurs Kommune stiller følgende krav til tilbudsgivers kompetencer: Tilbudsgiver skal have indgående viden om områdets virksomheder og erfaring med at etablere jobs og virksomhedsvirksomhedspraktikker Kendskab til sproglig og kulturelle barrierer. Tilbudsgiver skal have undervisningskompetencer indenfor IT, ansøgning og CV. Tilbudsgiver skal i bilag 1 redegøre for sit kendskab til beskæftigelsesområdet og til det lokale arbejdsmarked. Tilbudsgiver skal i bilag 1 redegøre for medarbejdernes kvalifikationer. Tilbudsgiver skal vedlægge referenceliste med minimum 2 referencer med kontaktoplysninger. Side 6

7 10.2 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers personlige forhold: Tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder beskrivelse af organisation. Bilag 1 En erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Bilag Tilbudsgivers økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Tilbudsgivers seneste 3 revisorpåtegnede årsrapporter. I koncernforhold/konsortier skal der fremsendes årsrapport for den virksomhed, der byder på kontrakten. Revisor skal anføre soliditetstal samt tilbudsgivers omsætning indenfor relevant leveranceområde samt relevant geografisk område. Erklæring om tilbudsgivers omsætning inden for det relevante tjenesteområde, som kontrakten vedrører, i de seneste tre disponible regnskabsår, afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed 10.4 Tilbudsgivers overholdelse af omfattet lovgivning Tilbudsgiver er omfattet af og skal sikre overholdelse af Forvaltningsloven, herunder regler om tavshedspligt Persondataloven Lov om Aktiv Beskæftigelsespolitik 10.5 De fysiske rammer for indsatsen Tilbuddet skal have fremmøde i Syddjurs Kommune Tilbuddet skal være tilgængeligt med offentlige transportmidler Tilbuddet skal være tilgængeligt for fysisk handicappede Der skal være IT-adgang for deltagerne Tilbudsgiver skal i bilag 1 redegøre for den konkrete fysiske indretning af de lokaler, hvor opgaverne løses. 11. Uklarheder Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor. Side 7

8 Såfremt tilbudsgiveren efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund. 12. Behandling af tilbud mv. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Syddjurs Kommune er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Det er et krav fra Syddjurs Kommune, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende indhentning af tilbud er Syddjurs Kommune uvedkommende. 13. Aktindsigt Syddjurs Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. Syddjurs Kommune er ikke bundet af tilbudsgivers eventuelle angivelser om fortrolighed i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i Syddjurs Kommunes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt. 14. Tilbuddets udformning For at lette sammenligningen af de indkomne tilbud skal tilbudsgivere anvende Bilag 1 Beskrivelse virksomhedsprofil Bilag 2 Beskrivelse af tilbud Bilag 5 Tro og loveerklæring Der skal udfærdiges et bilag pr. deltilbud. Side 8