Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser i forbindelse med udbud af Elevatorservice

Transkript

1 Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser i forbindelse med udbud af Elevatorservice Side 1 af 8

2 Forord Gentofte Kommune, Gladsaxe Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune, Rudersdal Kommune og Hørsholm Kommune udbyder herved Elevatorservice. Udbuddet er et offentligt udbud i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Kommunerne har følgende befolkningsgrundlag: Gentofte Kommune: Gladsaxe Kommune: Lyngby-Taarbæk Kommune: Rudersdal Kommune: Hørsholm Kommune: borgere borgere borgere borgere borgere Materialet er opbygget som følgende: - Kapitel 1: De generelle udbudsbetingelser - Kapitel 2: Kravspecifikation - Kapitel 3: Rammeaftalen - Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige - Bilag 2: Tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder udelukkelsesgrunde - Bilag 3: Erklæring om arbejdsforhold - Bilag 4: Referenceliste - Bilag 5: Nøgletal - Bilag 6: Skabelon til miniudbud - Bilag 001: Tilbudsskema - Bilag 002: Tildelingskriteriet Teknisk og faglig formåen

3 - Indholdsfortegnelse 1. Indledning Deltagende kommuner Aftalens omfang Delaftaler Aftaleperiode Udvælgelseskriterier/Tilbudsgivers egnethed Tildelingskriterier Tildeling af delaftaler Tilbudsfrist og formkrav Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist Sprog Honorar Alternative tilbud Konsortier Spørgsmål til udbudsmaterialet Rammeaftale Forbehold Tidsplan... 7 Bilag Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 2: Tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder udelukkelsesgrunde Bilag 3: Erklæring om arbejdsforhold Bilag 4: Referenceliste Bilag 5: Nøgletal Bilag 6: Skabelon til miniudbud Bilag 001: Tilbudsskema Bilag 002: Tildelingskriteriet Teknisk og faglig formåen

4 Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser 1. Indledning Dette udbud omhandler udførelse af lovpligtige serviceeftersyn med tillægsydelser på elevatoranlæg i kommunerne. 2. Deltagende kommuner I dette udbud deltager følgende kommuner: Lyngby-Taarbæk Kommune Rudersdal Kommune Gentofte Kommune Gladsaxe Kommune Hørsholm Kommune Hver kommune er ordregiver i det aktuelle udbud. Det er Lyngby-Taarbæk Kommune v/camilla Krogh Nielsen, der er tovholder og kontaktperson i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet. Udbudsmaterialet er elektronisk tilgængeligt i Lyngby-Taarbæk Kommunes udbudssystem Complete Tender Management. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles igennem systemet, hvor spørgsmål og svar offentliggøres i anonymiseret form for alle tilbudsgivere. 3. Aftalens omfang Det er hensigten, at nærværende udbud skal føre til en rammeaftale mellem de af udbuddet omfattede kommuner. Der vil blive indgået enslydende rammeaftaler med hver enkelt kommune i overensstemmelse med udbudsmaterialet. De ordregivende myndigheder forbeholder sig ret til at regulere antallet af leveringssteder og antallet af elevatoranlæg i løbet af kontraktperioden. 4. Delaftaler Udbuddet omfatter to delaftaler. Delaftale 1: 1 leverandør, som varetager de lovpligtige serviceeftersyn, akut tilkald samt diagnosticering af større reparationer (defineret ved opgaver, som estimeres til at overstige DKK ). Diagnosticeringen indebærer, at leverandøren skal udarbejde en udførlig rapport over det arbejde, som skal udføres. Bilag 6 Skabelon til miniudbud anvendes til at udarbejde rapporten. Delaftale 2:

5 Miniudbudsaftale med 3 leverandører, som skal afgive tilbud på større reparationsopgaver (defineret ved opgaver, som estimeres til at overstige DKK ). Tilbuddet afgives på baggrund af rapporten lavet af leverandøren på delaftale 1. Miniudbud vil blive tildelt efter tildelingskriteriet laveste pris. Leverandøren, der byder ind med det laveste antal timer, får den konkrete opgave. Der bydes på begge delaftaler og på alle kommuner. Der kan ikke bydes på én kommune eller dele af én kommunes elevatoranlæg. 5. Aftaleperiode De 5 kommuner, der deltager i udbuddet, har i dag alle rammeaftaler med samme leverandør. De af udbuddet omfattede kommuner ønsker at indgå en 3-årig rammeaftale med mulighed for 1 års option. Rammeaftalen indgås for perioden 1. oktober 2014 til og med 30. september Udvælgelseskriterier/Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgivers tilbud skal bilægges nedenstående dokumentation: Tro og loveerklæring om at tilbudsgiver ikke har gæld til det offentlige, jf. bilag 1. Tro og loveerklæring om at tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelseskriterierne i art. 45 i Rdir. 2004/18/EF, jf. bilag 2. Erklæring om arbejdsforhold, jf. bilag 3. Nøgletal fra de sidste 3 år, jf. bilag 5. Referenceliste, hvor tilbudsgiver angiver relevante referencer for kontrakter på lovpligtige serviceeftersyn omfattende elevatorer med tryghedsalarm, jf. bilag 4. Referencelisten må alene indeholde servicekontrakter, der har kørt i minimum 1 år. I det omfang, referencen er løst i et konsortium, oplyses sammensætningen af konsortiedeltagerne, samt den anmodende virksomheds rolle i opgaveløsningen. Generel præsentation af virksomheden, som skal indeholde: virksomhedens navn, CVR. nr., adresse, navn på den person, som er ansvarlig for opgavens udførelse (denne person skal have bemyndigelse til at træffe beslutninger på leverandørens vegne og skal kunne tale og skrive dansk) og kontaktperson ifbm. udbudsforretningen. Beskrivelse af teknisk udstyr og foranstaltninger, som tilbudsgiver benytter til sikring af kvaliteten, herunder testværktøjer m.v., der anvendes til servicering og fejldiagnosticering. 7. Tildelingskriterier Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på følgende underkriterier med de angivne procentsatser (vægte): Økonomi, 60 %, med følgende delkriterier: a. Priser på lovpligtige serviceeftersyn (delaftale 1), 20 %. b. Priser på tilkald og reparationer (delaftale 1), 20 % c. Timepris på delaftale 2, 20 % Teknisk og faglig formåen, 40 %. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud udregnes samlet for alle kommuner. Hvert tilbud vil blive vurderet uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud for så vidt angår alle andre tildelingskriterier end tilbudspris.

6 Ved vurdering af tilbudspris vil ordregiver derimod foretage en vurdering af tilbuddene op imod hinanden. Økonomi vil blive vurderet på baggrund af de af tilbudsgiver angivne nettopriser i Bilag 001 Tilbudsskema. Husk at priserne skal afgives i danske kroner ekskl. moms men inkl. alle omkostninger og udgifter. Tilbudsgiver må ikke låse de udfyldte skemaer. Teknisk og faglig formåen vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Bilag 002 Tildelingskriterier. 8. Tildeling af delaftaler Delaftale 1 tildeles den tilbudsgiver som afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Delaftale 2 tildeles de tre tilbudsgivere, som har afgivet de tre økonomiske mest fordelagtige tilbud. Tilbudsgiveren, som har afgivet det økonomiske mest fordelagtige tilbud tildeles således både delaftale 1 og delaftale Tilbudsfrist og formkrav Tilbud skal være afsendt i Complete Tender Management senest den 23. juni 2014 kl Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og vil derfor blive afvist. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, og tilbuddet skal emnemæssigt være udformet i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. 10. Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, eller til at få oplysninger om indholdet heraf. 11. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder at regne fra tilbudsfristen. 12. Sprog Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. 13. Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret.

7 14. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 15. Konsortier Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver og det skal af tilbuddet fremgå, hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige tilbudsgivere. Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (=konsortium) skal oplysningerne under afsnittet Udvælgelseskriterier, gives for hver deltager i konsortiet. 16. Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal være stilles igennem Complete Tender Management. Hvis udbudsmaterialet eller dele heraf fremstår uklart, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål. Alle spørgsmål der fremsendes senest den 9. juni 2014 vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristen udløber. Alle svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort i Complete Tender Management senest 6 dage før tilbudsfristen. 17. Rammeaftale Den rammeaftale, der udgør en del af udbudsmaterialet, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver skal tage højde for rammeaftalens betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning. 18. Forbehold Tilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil ikke blive accepteret. Sådanne tilbud vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Forbehold for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret og lagt til den pris, tilbudsgiver har angivet. Denne pris vil herefter indgå i evalueringen af tilbuddet. Udbyder forestår kapitaliseringen af forbehold. 19. Tidsplan Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud 13. maj 2014 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet 9. juni 2014 Frist for besvarelse af spørgsmål til udbudsma- 17. juni 2014

8 terialet Frist for tilbud 23. juni 2014 kl Tilbudsvurdering Ultimo juni 2014 Tildeling af rammeaftale Ultimo juni/primo juli 2014 Stand-still periode 10 hele dage efter tildeling af rammeaftalen Aftaleindgåelse Juli 2014 Aftalestart 1. oktober 2014