Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice

Transkript

1 Samarbejdsaftale vedrørende bogføring og regnskabsservice Mellem Bogholder navn Bogholder firmanavn Bogholder adresse Bogholder postnr/by Tlf. xx xx xx xx CVR. xx xx xx xx i det følgende kaldet bogholder og Kundenavn Firmanavn Adresse postnr/ by nn@firmanavn.dk Tlf. xx xx xx xx CVR. xx xx xx xx i det følgende kaldet kunden er der d.d. indgået en aftale om

2 Bogholderens udførelse af følgende regnskabsmæssige ydelser for kunden Bogføring: Al post vedr. bogholderi arkiveres i bogholderens postbakke. Leverandørfakturaer, udlæg mv. godkendes af ansvarlig med initialer påføres konto/ sags nr. eller varenr. Bogholderen udfører herefter den ugentlig bogføring. Banken afstemmes ugentligt og kreditorer afstemmes løbende med modtagne kontoudtog. Fakturering: Kunden udarbejder fakturaer og arkiver kopi i debitormappe alfabetisk orden. Bogholder udskriver kontoudtog ultimo måned og sender til kunderne. Ved manglende rettidig betaling af fakturaer udsender bogholder hver måned en rykker, hvori der pålægges renter og rykkergebyr på kr Lagerstyring: Ved lageroptælling tilpasser bogholder det faktiske lager med lagerstyringen. Udarbejdelse og indberetning af moms: Der udarbejdes momsregnskab kvartalvis, og bogholder sørger for rettidig indberetning til SKAT. Udarbejde af månedsløn i dataløn: Der udarbejdes løn hver måned med disposition den 25. Ferietillæg udbetales til funktionærer i maj. Betaling af kreditorer via netbank: Bogholder foretager registring pr. forfaldsdato og "NN" godkender og sender betalinger til banken. Udarbejdelse af periodiserede månedsbalancer: Der udarbejdes periodebalance hvert måned inden den 15. Klargøring af materiale til revisor efter anvisninger fra revisor: Materiale til brug for udarbejdelse af årsregnskabet skal afleveres til revisoren senest 2 måned efter kundens årsregnskabsårs udløb Regnskabsprogram: Bogholderiet føres i Navision, som kunden stiller til rådighed. Backup: Bogholder tager backup på USB-disk efter ajourføring. Prokura: Kunden stiller netbank adgang til rådighed for bogholder uden prokura. Ikrafttrædelse Parterne har aftalt, at aftalen træder i kraft den 1. oktober 2008

3 Arbejdes udførelse Arbejdet udføres af bogholderen på freelancebasis med en fleksibel arbejdstid. Opgaven udføres hos bogholder og anvendelse af IT-udstyr og andre nødvendig hjælpemidler er indeholdt i den aftalte pris for ydelserne. Opgaven udføres hos bogholder og anvendelse af ITudstyr og andre nødvendig hjælpemidler er indeholdt i den aftalte pris for ydelserne. Kvalitet De aftalte ydelser skal til enhver tid udføres i overensstemmelse med lovgivningen, god bogføringsskik og kundens instrukser. Bogholder leverer ydelser iht. kundens oplysninger og eventuelle specifikationer. Det er udelukkende kundens ansvar: - at de oplysninger og specifikationer, der gives til bogholderen, er korrekte og - at kunden rettidigt afleverer de nødvendige oplysninger til bogholderen. Såfremt kunden måtte ønske at ændre sine oplysninger eller specifikationer, skal dette straks meddeles til bogholderen, der herefter for kundens regning vil foretager de af det ændrede oplysningsgrundlag nødvendiggjorte ændringer og/eller tilpasninger i ydelser. Bogholder har opfyldt sine forpligtelser overfor kunden, når bogholderen har udført det aftalte arbejde for kunden. Opbevaring Bogholder opbevarer materialet forsvarligt. Bogholderen opbevarer alene regnskabsmateriale, som endnu ikke er færdigbehandlet af bogholderen, og opbevaring af regnskabsmateriale herudover sker på kundens egen risiko. Tavshedspligt Alle oplysninger samt alt materiale, som bogholder får kendskab til i forbindelse med udførelsen af arbejdet for kunden skal behandles strengt fortroligt både under og efter denne aftales ophør. Uanset ovenstående er bogholderen berettiget til at videregive de informationer, der ellers ville være at betragte som fortrolige, i det omfang det er krævet i forhold til lovgivningen eller af en domstol, eller det er påkrævet af en administrativ myndighed. Kunden skal skriftligt forudgående godkende enhver anden videregivelse af tavshedsbelagte oplysninger. Ferie Bogholderen meddeler kunden i god tid om afholdelse af ferie. Sygdom Bogholder meddeler kunden senest kl. 9 om udeblivelse pga. sygdom. Ved længeretidsvarende sygdom vil bogholderen i videst muligt omfang bestræbe sig på at tilbyde en anden bogholder, som er medlem er Foreningen af Freelance Bogholdere med henblik på, at kunden kan få udført de nødvendige regnskabsmæssige opgaver. Kunden har ingen udgifter i forbindelse med sygdom - en vikarbogholder har dog krav på sin sædvanlig betaling for det udførte arbejde.

4 Pris De aftalte ydelser faktureres af bogholderen med Opgaven løses på timebasis og timeprisen for regnskabsservice er aftalt til kr. XXX ekskl. moms, der er aftalt et tidsforbrug på 5-7 timer pr. gang Såfremt der er mindre end 4 timers arbejde faktureres kunden for køretiden. Bogholder betaler selv for en halv times frokost. Der faktureres efter forbrug den sidste hverdag i hver måned. Betalingsbetingelser er netto kontant Ovenstående priser reguleres hvert år den 1. januar første gang 1. januar 2009 Ved forsinkes betaling tilskrives rente med 2 % pr. påbegyndt måned af det til enhver tid skyldige beløb. Eventuelle reklamationer skal fremsættes inden 8 dage fra fakturadato. Ophævelse 10 dage. I tilfælde af væsentlig misligholdelse kan aftalen ophæves med øjeblikkelig virkning. Ved for sen betaling kan ovenstående aftale opsiges uden varsel. Ved ophævelse på grund af ejerens misligholdelse kan bogholderen udøve tilbageholdsret i materiale vedrørende kunden, indtil bogholderen har modtaget ethvert beløb, der tilkommer bogholderen, herunder honorar for den sædvanlige opsigelsesperiode og andre pligtige honorarer. Bogholder erstatningspligtig for ethvert tab, der måtte skyldes bogholderens misligholdelse af sine forpligtelser i henhold til dansk rets almindelig regler, jf. dog ansvarsbegrænsningen i det efterfølgende afsnit. Bogholderens ansvar er dog begrænset til det beløb, som bogholderens ansvarsforsikringsselskab vil udbetale i forbindelse med en fejl eller forsømmelse, dog maks. kr pr. skade pr. år. Bogholderen har en kollektiv professionel ansvarsforsikring via FBB Foreningen af Freelance Bogholdere, som har tegnet en samlet ansvarsforsikring på kr pr. forsikringsår hos Nassau Assurance A/S, Bredgade 73, 1260 København K, jf. vedhæftede vilkår og forsikringsvilkår i henhold til forsikringspolice nr. VBA Den gældende forsikringspolice kan altid læses på Bogholderen er ikke ansvarlig for indirekte tab eller følgeskader, herunder bl.a. driftstab, tab af data, mistet fortjeneste, avancetab, goodwill m.v.

5 Aftalens varighed og opsigelse Aftalen er gældende mellem parterne, indtil den opsiges eller anden aftale indgås mellem samme parter. Den indgåede aftale kan af begge parter opsiges til den 1. i en måned med en måneds varsel. Ved aftalens ophør er bogholderen forpligtet til at udføre følgende ekstraordinære ekspeditioner og arbejdsopgaver mod sædvanlig timebetaling: - Deltage i sædvanlig afleveringsforretning af indtil 2 timers varighed og herunder redegøre for kundens aktuelle økonomiske situation - Efter anmodning udlevere bogføringsbilag for de sidste 5 år eller den kortere periode, som bogholderen har udført arbejde for kunden - Udlevere en backupfil, hvis bogføring m.v. er lavet i bogholderens edb-system - Afstemme kundens konti og udlevere status pr. skæringsdagen Kunden skal samtidig senest 1 uge efter opsigelsen give bogholderen skriftlig besked på om bogholderen skal udføre ovennævnte afviklingsarbejder. Afviklingsarbejderne skal udføres inden fire uger efter aftalens ophør, medmindre den manglende udførelse beror på kunden. Hvis aftalens ophør skyldes kundens misligholdelse kan bogholderen kræve forudbetaling for udførelsen af ovennævnte opgaver. Tvister Eventuelle uenigheder mellem bogholderen og kunden om forståelse og rækkevidde af en samarbejdsaftale mellem parterne afgøres efter dansk ret ved Retten i Aalborg. Evaluering Parterne er enige om at denne aftales skal evalueres senest 1 år efter aftalens indgåelse. Dato Bogholder Kunden Bogholder navn Kundenavn.