ADMINISTRATIONSAFTALE VEDRØRENDE DEN SELVEJENDE ÆLDREBOLIGINSTITUTION HARESKOVBO BOLIG II

Transkript

1 Bilag 4 ADMINISTRATIONSAFTALE VEDRØRENDE DEN SELVEJENDE ÆLDREBOLIGINSTITUTION HARESKOVBO BOLIG II [INDSÆT] OG DEN SELVEJENDE ÆLDREBOLIGINSTITUTION HARESKOVBO BOLIG II SKOVALLEEN BAGSVÆRD

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. AFTALEGRUNDLAG 5 2. OPLYSNINGER OM AFTALENS DRIFTSENHEDER 5 3. ADMINISTRATIONENS BEGYNDELSE OG VARIGHED 5 4. ADMINISTRATIONENS OMFANG SAMT HONORAR 6 5. KONTALTPERSON 6 6. DSÆ HARESKOVBO BOLIG II S FORPLIGTELSER 7 7. OPSIGELSE 7 8. OPHÆVELSE 7 9. OPHØRSYDELSER TVISTER EVALUERING UNDERSKRIFTER 9 2

3 BILAGSOVERSIGT Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Ydelsesoversigt Organisationsdiagram Hareskovbo Oversigt over omfattede lejemål inklusive grundplanstegning Fordelingsnøgle mellem Den Selvejende Institution Hareskovbo (DSI) og Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II Personalehåndbog for Den Selvejende Institution Hareskovbo (DSI) inklusive værdigrundlag Vedtægter for Den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II (DSÆ) Øvrige ejendomsoplysninger (årsregnskab for 2016, tingbogsattester, BBR-oplysninger) 3

4 Denne aftale er indgået den [Dato] mellem [INDSÆT] [Adr.] [Post og by] [CVR-NR] (herefter benævnt Administrator ) og Den selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II Skovalleen Bagsværd CVR.nr (herefter benævnt ( DSÆ Hareskovbo Bolig II ) om administration af Matr.nr. Beliggende: 14 ady Bagsværd Skovalleen 8, 2880 Bagsværd 4

5 1. AFTALEGRUNDLAG 1.1 Administrator skal udføre administrationsydelser til DSÆ Hareskovbo Bolig II i overensstemmelse med nærværende administrationsaftale, der består af følgende dokumenter: 1) Nærværende administrationsaftale med bilag 1 7 samt 2) Administrators tilbud 2. OPLYSNINGER OM AFTALENS DRIFTSENHEDER 2.1 Administrationen vedrører DSÆ Hareskovbo Bolig II, som drives i henhold til almenboliglovgivningen. Ejerlejlighed nr. 1 omfatter servicearealer, herunder køkken og restaurant Ejerlejlighed nr. 2 omfatter 15 plejeboliger Ejerlejlighed nr. 3 omfatter servicearealer Ejerlejlighed nr. 4 omfatter de 67 plejeboliger med tilhørende fælles boligareal De 4 ejerlejligheder omtales herefter som Ejendommen. 2.2 Administrationen varetager på vegne af DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelse den løbende administration af Ejendommen, idet administrationens indhold og omfang er nærmere beskrevet i bilag 1: Ydelsesoversigt. 2.3 Regnskabsåret løber fra 1/1 til 31/ ADMINISTRATIONENS BEGYNDELSE OG VARIGHED 3.1 Administrationsaftale er gældende med virkning fra den 1. januar 2018 og udløber automatisk den 31. december 2019, med mindre aftalen forinden er forlænget i overensstemmelse med pkt

6 3.2 Administrationsaftalen kan forlænges af DSÆ Hareskovbo Bolig II med op til 2 gange 12 måneder, således at administrationsaftalen senest udløber den 31. december Udnyttelse af option på forlængelse skal varsles skriftligt med 3 måneder. 4. ADMINISTRATIONENS OMFANG SAMT HONORAR 4.1 For varetagelsen af den løbende administration som nærmere beskrevet i bilag 1: Ydelsesoversigt modtager Administrator et årligt administrationshonorar pr. boliglejemål på [indsættes] kr. eksklusive moms svarende til et årligt samlet administrationshonorar på [indsættes] kr. eksklusive moms. 4.2 Honoraret pristalsreguleres med udviklingen i nettoprisindekset, første gang 1. januar 2020 på baggrund af udviklingen fra 1. januar Hvis Administrator påtager sig opgaver, der ikke er omfattet af det faste honorar, påhviler det Administrator for at undgå misforståelser at gøre DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelse opmærksom herpå, før opgaven udføres. DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelse skal samtidig hermed orienteres om den forventelige størrelse af det honorar, der vil blive krævet for opgaven. 4.4 DSÆ Hareskovbo Bolig II afholder enhver udgift vedrørende ejendommen, herunder bankgebyrer, honorar til varmemålerfirma og revisorbistand. 4.5 Administrationen skal til enhver tid udføres i overensstemmelse med lovgivningen, god administratorskik, DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelses instrukser samt under iagttagelse af en opretholdelse af et godt forhold til lejerne, ejendomsfunktionæren og ledelserne af Den Selvejende Institution Hareskovbo (plejehjemmet) samt Gladsaxe Kommune. Administrator skal ikke følge DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelses instrukser, hvis Administrator derved overtræder lovgivningen eller god Administratorskik. 5. KONTAKTPERSON 5.1 DSÆ Hareskovbo Bolig IIs faste kontaktperson for spørgsmål vedrørende forhold omfattet af administrationsaftalen er følgende person: [Indsættes] 6

7 6. DSÆ HARESKOVBO BOLIG II S FORPLIGTELSER 6.1 DSÆ Hareskovbo Bolig II s bestyrelse er forpligtet til at bistå med opfyldelse af formalia ved evt. låneoptagelse og til at deltage i forhandling med Gladsaxe Kommune ved behov for ekstra likviditet. 7. OPSIGELSE 7.1 Aftalen er uopsigelig for begge parter, idet ophør alene kan finde sted i tilfælde af en parts misligholdelse som nærmere beskrevet i aftalens pkt MISLIGHOLDELSE 8.1 Hvis Administrator groft eller gentagne gange misligholder sine forpligtelser, er DSÆ Hareskovbo Bolig II berettiget til at ophæve aftalen. Administrator er i så fald forpligtet til at afgive oplysninger, materiale mv. på samme måde som ved aftalens ophør på grund af opsigelse. 8.2 Administrator er erstatningspligtig for ethvert tab, der måtte skyldes misligholdelse. Administrator skal til stadighed være behørigt ansvarsforsikret og skal ved påkrav dokumentere dette over for DSÆ Hareskovbo Bolig II. 8.3 Hvis DSÆ Hareskovbo Bolig II groft eller gentagne gange misligholder sine forpligtelser, herunder hvis det forlanges, at Administrator skal handle i strid med lovgivning eller god Administratorskik, kan Administrator ophæve aftalen. 8.4 I øvrigt gælder dansk rets almindelige regler om misligholdelse. 9. OPHØRSYDELSER 9.1 Ved ophør af administrationsaftalen påhviler det Administrator loyalt at forsyne DSÆ Hareskovbo Bolig II med alle oplysninger og alt materiale, der er nødvendigt for, at der med virkning fra administrationsaftalens ophør kan foretages lejeopkrævning, betalinger mv. af den nye Administrator. 7

8 9.2 Administrator er forpligtet til at udføre følgende ekstraordinære ekspeditioner og arbejdsopgaver i forbindelse med administrationsaftalens udløb uden at Administrator er berettiget til at opkræve særskilt vederlag for disse ydelser: Deltage i afleveringsforretning af indtil to timers varighed og i forbindelse hermed redegøre for Ejendommens almindelige forhold og igangværende sager. Udlevere alt materiale vedrørende Ejendommen, herunder Ejendommens hoveddokumenter (skøde, BBR-ejermeddelelse, ejendomsvurderinger, ejendomsskattebillet, bygningstegninger, forsikringspolicer mm), lejemålschartek og bogføringsbilag for de sidste 5 år. Udskrive og udlevere stamoplysninger for Ejendommen inklusive samtlige administrerende enheder. Afstemme Ejendommens konti og udlevere driftsstatus pr. skæringsdagen tillige med udskrift af samtlige underkonti. Udskrive og udlevere kommenteret restanceliste. Overdrage Ejendommens likvide beholdninger og værdipapirer. 9.3 Administrator er derudover forpligtet til at levere øvrige oplysninger, som DSÆ Hareskovbo Bolig II finder relevante til brug for opgaven forsvarlige overdragelse til tredjemand. Afviklingsarbejderne skal udføres efter nærmere aftale med DSÆ Hareskovbo Bolig II og således, at afviklingsarbejder leveres i god tid forud for et eventuelt genudbud eller et leverandørskifte i øvrigt. 10. TVISTER 10.1 Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne administrationsaftale, skal først søges løst ved intern forhandling parterne imellem 10.2 Kan parterne fortsat ikke nå til enighed, afgøres tvisten ved Københavns Byret. 11. EVALUERING 11.1 Parterne er enige om at evaluere denne administrationsaftale senest 1 år efter aftalens indgåelse samt afholde et årligt evalueringsmøde i forbindelse med årsregnskabets aflæggelse. 8

9 11.2 Parterne er endvidere enige om at afholde et evalueringsmøde, såfremt væsentlige lovændringer eller kommunale krav medfører væsentlige ændret arbejdsbyrde for Administrator. 12. UNDERSKRIFTER 12.1 Aftalen underskrives i 2 originaleksemplarer, ét til hver af Parterne. [Sted], den [dato]: [Sted], den [dato]: Navn: Navn: Titel: Titel: På vegne af den Selvejende Ældreboliginstitution Hareskovbo Bolig II bestyrelse På vegne af [indsættes] 9