Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Referent: Mødedeltager: Mathias Morten Henrik Ikke tilstede: Gorm Referatform Referatet er udarbejdet ud fra vores strategiske mål Dvs at der til hver kategori er noteret de beslutninger/kommentar bestyrelsen blev enige om. Kategori: Flere medlemmer og Fans Antal nye medlemmer for 2012 ligger under target (- 1). Det samme er gældende for Facebook fans som ventes at ramme 175 og ikke 200 fans. Besøgende på hjemmesiden er over target med ca 900 besøgende om måneden. Målet var 800 besøgende. Bestyrelsen er tilfreds med udviklingen. Af tiltag fik Mathias ansvaret for sammen med Nikolai at for udarbejdet en visitkort til Regimentet. Derudover blev der besluttet at Gorm skal printe en stak Regiment folder ud hvor medlemmer kan have et antal liggende hjemme i tilfælde at Regimentet skal hurtig markedsføres. Kategori: Øge markedsføringen af Regimentet Folder omkring Regimentet og reenactment er udarbejdet. Produktion af PVC banner mangler. ID kortet er snart færdig. Mht ID kortet mangler Nikolai at lave den sidste designjustering. Henrik kommer til at varetage produktionen af ID kortet. Nødvendig materialer er indkøbt. Velkomst brev til nye medlemmer mangler. Reklamefremstød på andre forummer er i gang men der er ingen overblik. Udvikling af vores nuværende online kanaler går godt. Videofilm om reenactment er produceret. I forbindelse med PVC banner blev det besluttet at vi skulle have et mere tidstypisk design. Mathias fik ansvaret for at undersøge om vi kunne få udarbejdet et tidstypisk banner som Henrik kunne få produceret som PVC

2 banner (gratis) Mathias vil også lave en forespørgelse til Erik mht. produktion af Regimentet som træskilt. Mht. Reklamefremstød manglede bestyrelsen et overblik over forummer/hjemmesider hvor Regimentet er markedsført. Lars fik ansvaret for at starte en tråd på Regimentets lukket forum med en liste over steder Regimentet bliver markedsført/linket til. Lars fik ansvaret for at udarbejde et velkomstbrev til nye medlemmer. Brevet bliver muligvis delt op i flere breve for at undgå information overload. Mht. Videofilm om reenactment blev der besluttet at Mathias skal undersøge muligheden for lave endnu en film. Mathias vil lave en forespørgelse hos filmudvalget. Kategori: Igangsættelse af Opel blitz projektet Flytningen af Blitzen er fuldført. Der mangler en overordnet projektplan for restaureringen. Der er/bliver afholdt aftalt arbejdsweekender (2 styk). Der mangler et budgetestimat. Bestyrelsen følger udviklingen af restaureringen. Der er en lille bekymring mht. tidshorisonten for projektet og finansieringen. Mathias og Henrik fik ansvaret til næste arbejdsweekend at få Nikolai til at få udarbejdet en overordnet projektplan for resten af året. Desuden skal de opfordre Opel Blitz udvalgt om at søge om 3000,- i tilskud hos bestyrelsen til hurtig køb på eebay mv.. Der blev desuden besluttet at 50% af kontingentet er reserveret til andre tiltag end Opel Blitzen. Kategori: Fastholde spændende arrangementer Der er/bliver afholdt 2-3 offentlige arrangementer. Heriblandt BBN og Stützpunkt Nord. Der er afholdt 1-2 feltræf. Et i Danmark og et i Sverige. Generalforsamling bliver afholdt i januar Til oktober afholdes en kammerat/øvelsesaften. Der er/bliver afholdt nødvendige arbejdsweekender. Bestyrelsen er tilfreds med variationen og antallet af arrangementer. Til oktober kommer et nyt arrangement som Mathias og Karsten bliver ansvarlig for. Det bliver en slags træning/kammerataften i det fynske. Arrangementet vil blive offentliggjort i den nærmeste fremtid på vores forum. Forslag omkring julefrokost i december blev forkastet. Til kommende arrangementer blev det besluttet at der skal oprettes en tråd til evaluering af et overstået arrangement for alle Regimentets medlemmer.

3 Kategori: Fastholde spændende arrangementer Der mangler at blive udpeget en officiel tovholder i bestyrelsen med ansvaret for nye indtægtskilder. Der er ikke søgt økonomiske støtte hos fonde og der er ikke udarbejdet nogle tiltag til displays som kan indbring økonomiske midler Bestyrelsen er bekymret i forhold til de manglende indtægter. Især når det drejer som om restaureringen af Opel Blitzen. Der blev besluttet at Morten skal kontakte Gorm mht. om han vil påtage sig den officielle rolle som tovholder for nye indtægtskilder. Der blev nævnt at Gorm og Tom kunne sammen stå for søgningen af fonde og nye tiltag. Af nye indtægtskilder udlejer Regimentet uniformer. I tilfælde af at der kommer mange henvendelser vil bestyrelsen overveje mulighed for indkøb af låne/leje udstyr. Kategori: Større aktivitet hos Herferingruppen Julie er udpeget som øverst ansvarlig for gruppen som Oberhelferin. Julie er er den sammenhæng også kommet ind i den militære ledelse. Der mangler at blive udarbejdet en uniformsguide og en præcisering af portrætteringen Bestyrelsen konstaterede at der er ingen eller meget lille aktivitet i Helferingruppen. Der blev konstateret at der mangler flere medlemmer i gruppen som vil sammen tage ansvar. Bestyrelsen har ikke påtænkt sig nye initiativer på nuværende tidspunkt Der blev i bestyrelsen nævnt problematikken omkring Benjamin og tilnærmelser til pigerne i Regimentet. Morten vil tage en snak med Benjamin for at undgå fremtidige problemer med pigerne i gruppen. Kategori: Videreudvikling af en militære organisation Den militære ledelse er ved at planlægge en Dritte gruppe med ny gruppeführer og stellv. Gruppeführer. Ved oprettelse gruppe og de nye rolle skal bestyrelsen godkende den nye organisation.. Udnævnelse af melder til staben mangler. Implementer af nyt system til udmærkelser er undervejs og der mangler stadigvæk en uniformsguide til hjemmesiden Bestyrelsen fik slået fast ejerskabet omkring medaljer. Den militærledelse har ansvaret for udmærkelser systemet men bestyrelsen skal godkende det.

4 Farbführer udvalget giver nødvendig sparring til den militære ledelse omkring udmærkelser. For at afklaret rollefordelingen mellem bestyrelsen, den militær ledelse og øvrige udvalg blev der besluttet en vedtægtsændring til næste generalforsamling hvor der skal defineres at den udnævnt bestyrelse skal godkende et udvalg og den militære ledelse. Definitionen af vedtægtsændringen bliver sammenskrevet i løbet af efteråret og godkendt af bestyrelsen. Mathias fik ansvaret til udarbejdelse af uniformsguide til hjemmesiden inden årets udgang. Kategori: Køretøjer i vores displays Opel Six er færdig og indgår i vores displays. Samarbejdet med øvrige køretøjsforeninger er lidt besværligt pga. typerne der indgår i de forskelige foreninger. Men Kristian og Henrik arbejder videre med samarbejdet. Til BBN og Stützpunkt Nord får vi muligheden for at have køretøjer i vores displays. Regimentet blev orienteret omkring to nye køretøjer i Regimentet. Henriks indkøbte motorcykel og Arjuna feltkøkken fra 40 erne. Feltkøknet lånes af Arjunas far men som skal males i de rigtige farver. Feltkøknet er p.t. fortroligt og må ikke kommunikeres udenfor bestyrelsen. Kategori: Fokus på våbentilladelserne Der mangler at blive udpeget en officiel tovholder i bestyrelsen omkring våbentilladelser. Der mangler våbentilladelse på papir til vores deaktiveret våben. Vi har fået udarbejdet en skabelon til bæretilladelse af blankvåben. Vi mangler et overblik over tilladelser i Regimentet. Og vi mangler at få defineret reglerne ved brug af deaktiveret våben i udlandet. Bestyrelsen vil besluttede at Henrik skulle følge op på målene for Henrik skal tilkendegive om han ønsker at være officiel tovholder på våben i Regimentet. Henrik skulle desuden overveje om han ønske assistance i form af Karsten. Øvrige emner Valg af bestyrelsen Bestyrelsen besluttede at alle medlemmer i bestyrelsen skal til valg til næste generalforsamling. Lars fik ansvaret for at udarbejde to forslag som skal bestemmes ud fra flertal i bestyrelsen.

5 Diskutioner på forum For at undgå ophede diskutioner på forum blev der besluttet om at søge efter en moderator. Frederik N blev udpeget som kandidat. Morten rådspørger Frederik N om han er interesseret. Derudover blev det besluttet at bestyrelsesmedlemmer skal være forbillede i brugen af forum og ikke bedrage til ophede diskutioner. Men opfordre til personlig dialog i tilfælde af uoverenstemmelser. Næste bestyrelsesmøde Næste bestyrelsesmøde bliver i slutningen af september. Lars indkalder til Skype møde.. Med venlig hilsen