Formanden byder velkommen til generalforsamlingen. Dirigent fastslår om generalforsamlingen er lovlig

Transkript

1 Referat af foreningen Volunteers to Kenya s generalforsamling Lørdag d. 19. November 2016, Kl Janus La Cours Gade 4, 4. tv Aarhus C Tilstede: Jonas Laursen, Oliver Lagoni, Signe H. Eshøj, Nanna Thøgersen, Alberte K. Larsen, Nanna-Rose R. K. Broch, Sofie Aagaard Madsen, Lena Marie S. Petersen og Thorlak Solberg Stemmeberettigede medlemmer: Jonas Laursen, Oliver Lagoni, Signe H. Eshøj, Nanna Thøgersen, Alberte K. Larsen, Nanna-Rose R. K. Broch, Sofie Aagaard Madsen, Lena Marie S. Petersen og Thorlak Solberg Dagsorden Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Pkt. 4 Pkt. 5 Pkt. 6 Pkt. 7 Pkt. 8 Formanden byder velkommen til generalforsamlingen Valg af stemmetællere Valg af dirigent Valg af referent Dirigent fastslår om generalforsamlingen er lovlig Beretning fra formanden Regnskabsaflæggelse Behandling af indkomne forslag Pkt. 8.1 Pkt. 8.2 Diskussion af vedtægtsændring ang. antal af bestyrelsesmedlemmer, samt næstformandens rolle og titel Brainstorm omkring organisationens vision - Hvorfor findes vi?

2 Pkt. 8.3 Pkt. 8.4 Promovering af organisationens budskab, hvor kan man hænge plakater op? Hvem har lyst til at deltage aktivt efter mødet? Andre ideer til promovering af organisationen? Medlemskaber m.m.? Kunne der være interesse for at lave arrangementer i løbet? Hvilke evt.? Pkt. 9 Pkt. 10 Pkt. 11 Pkt. 12 Pkt. 13 Pkt. 14 Pkt. 15 Fastsættelse af kontingentet Godkendelse af budgettet Valg af formand Valg af næstformand Valg af 5 bestyrelsesmedlemmer Feedback på vores arbejde (medlemsbrevet, Facebook/ Instagram, salg af merchandise, m.m.) Evt. Referat Pkt. 1 Formanden byder velkommen til generalforsamlingen Alberte byder velkommen til generalforsamlingen og takker for det flotte fremmøde. Der blev ventet 15 min. på eventuelt forsinkede deltagere. Pkt. 2 Valg af stemmetællere Oliver Lagoni og Thorlak Solberg bliver valgt. Pkt. 3 Valg af dirigent Signe H. Eshøj bliver valgt.

3 Pkt. 4 Valg af referent Oliver Lagoni og Nanna-Rose R. K. Broch bliver valgt. Pkt. 5 Dirigent fastslår om generalforsamlingen er lovlig Signe erklærer generalforsamlingen for lovlig. Pkt. 6 Beretning fra formanden Alberte lægger ud med at opfordre andre til at byde ind, hvis de har noget på hjerte. Projektet med AdminControl Oliver redegør grundigt for forløbet med AdminControl. Da David har en uoverensstemmelse med Dagoretti School i Nairobi er projektet desværre ikke blevet til noget, til stor ærgrelse for bestyrelsen. Status på familien Jonas er den volontør, der senest har været i Kenya. Han fortæller, hvordan det går med familien Kisii. Han beretter, at det generelt går godt, og at Susan stadigvæk har både gode og dårlige dage. Diana er hjemme for tiden og den nye hushjælp, en kvinde, virker sød og god. Volontør-huset virkede godt, syntes han, der var køleskab og det hele. Sponsor-gruppe Alberte forklarer, hvad hende og Signe har arbejdet på siden sidst, i forhold til at forbedre kommunikationen mellem Jackie og sponsorer omkring sponsorbørn og betaling. Projektet er desværre ikke blevet til noget, på grund af manglende kommunikation fra Jackies side. Der er blevet gjort ihærdige forsøg på at komme videre, med idéen om at styre kommunikationen fra dansk side gennem én afsender, nemlig V2K. Opgaven kan dog ikke løses uden Jackie. Den information, de har fået af Jackie, kommer op på hjemmesiden, så V2K kan folk hjælpe sponsorer bedst muligt. Alberte varetager stadigvæk rollen, som mediator mellem sponsorer og Jackie. Alberte forklarer omstændighederne omkring et børnehjemsbarn, Nimrod, for at illustrere, at sponsoraktiviteter er komplicerede. PR initiativer og volontør-folderen Der bliver fremvist plakater, visitkort og volontør-folder. Alberte forklarer, hvorfor vi har lavet en volontør-folder. Det er en drejebog, som skal hjælpe volontøreren. Den bliver sendt som PDF. THorlak foreslår, at man skal kunne købe en printet folder, hvis man har lyst.

4 Netbank Alberte fortæller, at vi har fået netbank, og det fungerer. Vi mangler stadigvæk Mobile Pay, som er lige på trapperne. Projekter med volontører Vores projekter skal være mere bæredygtige. Oliver fortæller om udfordringerne og problematikkerne ved at lave projekter i forbindelse med volontørophold og ytrer, at han er imod at lave projekter generelt. Evalueringer Nanna beretter om generelle tendenser, reaktioner og tanker i de modtagede evalueringer fra tidligere volontører. Vi får gode evalueringer, generelt med positive tilbagemeldinger. Nanna redegør for, hvad de bliver spurgt om i evalueringen til forsamlingen. Samarbejdet med Play it On Signe beretter om vores samarbejde med Play it On, som er en organisation, der sender brugt sportsudstyr fra klubber i Danmark og til Kenya. Volunteers to Kenya vil etablere et samarbejde med Play it On, hvor vores volontører, hvis de vil, kan tage udstyret med til Kenya, navnligt til steder nær Kisii. Bestyrelsen ser det, som et godt samarbejde og en stor fordel at have et samarbejde med en anden organisation med mange af de samme værdier. Begge organisationer vil gensidigt henvise og omtale hinanden, hvilket er positivt. Aftalen kommer ikke til at give flere opgaver for Volunteers to Kenya. Oliver og Signe skal mødes med dem i februar og holde møde. Pkt. 7 Regnskabsaflæggelse Oliver gennemgår, hvad der er gået ind og ud af V2K-kassen. Det går godt; vi sælger muleposer, t-shirts og medlemsskaber. Sidstnævnte er vores primære indtægtskilde. Vi har desuden fået 1000 kroner af Anders Lassen, Thorlaks gamle chef, i donation. Vi skylder ingen penge og har et gebyr på 142 kroner om året. Vores udgifter består i en Pages-licens og vores hjemmeside-domæne, samt indkøb af t-shirts, muleposer og visitkort. Derudover har vi transport og forplejning i forbindelse med bestyrelsesmøder mm. Det bliver understreget, at der skal være plads til, at man kan spørge bestyrelsen om tilskud til nye initiativer i blandt foreningens medlemmer. Oliver fortæller, at vores indtægter opnås gennem medlemskaber, donationer og merchandise. Merchandise har givet os en indtægt på omkring 2000 kroner. Mobilepay er lige på trapperne. Der er en samlet forventning om, at vi her får flere medlemmer, da det er nemmere at overføre penge.

5 Overordnet set er budskabet, at det går godt med økonomien, og Oliver erklærer sig tilfreds med foreningen. Det diskuteres om prisen på muleposerne skal sættes op, da det er meget arbejde for en flad femmer. Det diskuteres om vi skal have lavet nøgleringe eller andet. Pkt. 8 Behandling af indkomne forslag Pkt. 8.1 Forslag til vedtægtsændring ang. antal af bestyrelsesmedlemmer samt næstformandens rolle og titel Oliver understreger, at der IKKE er kommet et egentligt forslag til en vedtægtsændring. Det skal indsendes i overensstemmelse med gældende vedtægter. Der bliver snakket om, at man kan ændre vedtægterne vedrørende antallet af bestyrelsesmedlemmer i det kommende år. Næstformandens rolle bliver dertil også diskuteret i en generel sammenhæng. Alberte udtrykker et ønske om, at punktet egentlig handlede om, at hun har et ønske om en tydeligere ansvarsdelegering i det fremtidige bestyrelsesarbejde, da hun føler hun laver meget. Pkt. 8.2 Brainstorm omkring organisationens vision - Hvorfor findes vi? Der blev ikke lavet en brainstorm, da tiden for generalforsamlingen skal overholdes. Pkt. 8.3 Promovering af organisationens budskab, hvor kan man hænge plakater op? Hvem har lyst til at deltage aktivt efter mødet? Andre ideer til promovering af organisationen? Medlemskaber m.m.? Jonas kan mediere kontakten til en praktikansvarlige fra pædagoguddannelsen i Aarhus. Det vil vi følge op på. Det diskuteres, at vi ikke kan facilitere reel vejledning i Kenya, men kun tilbyde tilknytning til David. Det skal praktikansvarlige være opmærksom på. Plakater skal hænges op forskellige steder, på gymnasier, universiteter m.m.. Der bliver snakket om, hvilken målgruppe vi har, og at der skal udvikles plakater specifikt til universiteter. Alle, der er til stede, vil gerne hænge en plakat op. Lena udtrykker, at hun er glad for at få information på Facebook. Alle i forsamlingen er generelt glade for de mange, små opdateringer, der har været over sommeren. Når vi sender mails ud, skal vi huske at linke til Facebook. Vi skal også blive bedre til at reklamere mere for medlemskab hos foreningen.

6 Pkt. 8.4 Kunne der være interesse for at lave arrangementer i løbet? Hvilke evt.? Den kommende bestyrelse giver udtryk for, at de gerne vil forpligte sig til at facilitere flere sociale arrangementer i det kommende år. Pkt. 9 Fastsættelse af kontingentet Oliver forklarer, hvorfor vi skal fastsætte et kontingent. En månedlig opkrævninger forpligter, og det er derfor ikke sikkert, at vi kan leve op til det. Det kræver desuden PBS, som er dyrt. Thorlak støtter heller ikke op om månedlige betalinger, men giver udtryk for, at det med mobilepay bliver nemmere at opfordre folk til at donere penge til foreningen uden forpligtelser, f.eks. via Facebook. Kontingent vedtages ved håndsoprækning til 100 kr. om året. Pkt. 10 Godkendelse af budgettet Budgettet er enstemmigt godkendt Pkt. 11 Valg af formand Alberte stiller op som formand og er enstemmigt valgt. Pkt. 12 Valg af næstformand Nanna-Rose stiller op som næstformand og er enstemmigt valgt. Pkt. 13 Valg af 5 bestyrelsesmedlemmer Oliver, Nanna T, Signe, Thorlak og Andreas stiller igen op til bestyrelsen. Pkt. 14 Feedback på vores arbejde (medlemsbrevet, Facebook/ Instagram, salg af merchandise, m.m.) Lena føler, at dét at mødes har positiv effekt, og at der gerne må komme mere information omkring det løbende arbejde i bestyrelsen. Det diskuteres i denne forbindelse, at de

7 kommende sociale arrangementer vil skabe en masse positiv energi i organisationen, og måske øge det frivillige initiativ i foreningen. Medlemsbrevet skal ikke være længere end det er, men alle er enige om, at det var et godt tiltag og godt skrevet. Sociale medier kører også godt. Vi kan også bruge sammenkomster til at sælge merchandise. Oliver er skeptisk over for salget af merchandise, da han ikke synes vores styrker ligger i at lege butik. Pkt. 15 Evt. Oliver overrakte, på vegne af bestyrelsen, en gave til Alberte, som tak for en god indsats i 2015/16.