Ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar - Kravbeskrivelse

Transkript

1 Dansk standard DS udgave Ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar - Kravbeskrivelse Social responsibility management system Dansk Standard Eftertryk uden tilladelse forbudt

2 DS København DS projekt: M ICS: Første del af denne publikations betegnelse er: DS, hvilket betyder, at det er en standard udarbejdet på nationalt niveau. DS-publikationen er på dansk : Denne standard er tidligere udgivet med DS-betegnelsen: DS 26001:2010. Betegnelsen er ændret pga. ønske fra den internationale standardiseringsorganisation ISO. Ud over at DS-betegnelsen er ændret til, er der foretaget få sproglige, korrekturmæssige ændringer, men standarden er ikke at betragte som en revision af DS 26001:2010, selvom DS-betegnelsen og udgivelsesåret er ændret. DS-publikationstyper Dansk Standard udgiver forskellige publikationstyper. Typen på denne publikation fremgår af forsiden. Der kan være tale om: Dansk standard standard, der er udarbejdet på nationalt niveau, eller som er baseret på et andet lands nationale standard, eller standard, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som har fået status som dansk standard DS-information publikation, der er udarbejdet på nationalt niveau, og som ikke har opnået status som standard, eller publikation, der er udarbejdet på internationalt og/eller europæisk niveau, og som ikke har fået status som standard, fx en teknisk rapport, eller europæisk præstandard DS-håndbog samling af standarder, eventuelt suppleret med informativt materiale DS-hæfte publikation med informativt materiale Til disse publikationstyper kan endvidere udgives tillæg og rettelsesblade DS-publikationsform Publikationstyperne udgives i forskellig form som henholdsvis fuldtekstpublikation (publikationen er trykt i sin helhed) godkendelsesblad (publikationen leveres i kopi med et trykt DS-omslag) elektronisk (publikationen leveres på et elektronisk medie) DS-betegnelse Alle DS-publikationers betegnelse begynder med DS efterfulgt af et eller flere præfikser og et nr., fx DS 383, DS/EN 5414 osv. Hvis der efter nr. er angivet et A eller Cor, betyder det, enten at det er et tillæg eller et rettelsesblad til hovedstandarden, eller at det er indført i hovedstandarden. DS-betegnelse angives på forsiden. Overensstemmelse med anden publikation: Overensstemmelse kan enten være IDT, EQV, NEQ eller MOD IDT: Når publikationen er identisk med en given publikation. EQV: Når publikationen teknisk er i overensstemmelse med en given publikation, men præsentationen er ændret. NEQ: Når publikationen teknisk eller præsentationsmæssigt ikke er i overensstemmelse med en given standard, men udarbejdet på baggrund af denne. MOD: Når publikationen er modificeret i forhold til en given publikation.

3 Ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar Kravbeskrivelse 1

4 2

5 Indholdsfortegnelse Forord... 5 Indledning... 7 Fordele ved at arbejde systematisk med samfundsmæssigt ansvar... 8 God ledelse... 9 Ledelsessystemets opbygning... 9 Ekstern auditering og certificering Anvendelsesområde Generelt Anvendelse Termer og definitioner Ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar Generelle krav Principper for samfundsmæssigt ansvar Områder og emner under samfundsmæssigt ansvar Gennemgang og prioritering Organisationsledelse Menneskerettigheder Arbejdsforhold Miljø God forretningsskik Forbrugerforhold Lokal samfundsinvolvering og -udvikling Ledelsens ansvar Ledelsens forpligtelser Interessenter Identifikation af interessenter Prioritering af interessenter Inddragelse af interessenter Udarbejdelse af liste over væsentlige emner Politik og planlægning af samfundsmæssigt ansvar Politik for samfundsmæssigt ansvar Planlægning af målsætninger og mål for samfundsmæssigt ansvar Planlægning af ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar Ansvar og beføjelser Generelt Ledelsens repræsentant Ledelsens evaluering Generelt Input til ledelsens evaluering Output fra ledelsens evaluering Dokumentation Generelt Ledelseshåndbog for samfundsmæssigt ansvar Styring af dokumenter Styring af registreringer

6 5 Styring af ressourcer Tilvejebringelse af ressourcer Kompetence, uddannelse og bevidsthed Infrastruktur Implementering og drift Handlingsplaner Udvælgelse af og samarbejde med leverandører Udvælgelse af leverandører Samarbejde med leverandører Driftsstyring Nødberedskab og afværgeforanstaltninger Kommunikation Generelt Intern kommunikation Ekstern kommunikation Rapportering Løbende forbedringer Generelt Overvågning og måling Interessenters tilfredshed Intern audit Evaluering af efterlevelse Analyse af data Forbedring Løbende forbedringer Afvigelser, korrigerende handlinger og forebyggende handlinger Anneks A (informativt) Eksempler på handlinger inden for de enkelte områder og emner under samfundsmæssigt ansvar Organisationsledelse Menneskerettigheder Arbejdsforhold Miljø God forretningsskik Forbrugerforhold Lokal samfundsinvolvering og -udvikling Anneks B Krydsreferencer mellem DS 49001, ISO 26000, ISO 9001, ISO og OHSAS Anneks C Oversigt over emner inden for samfundsmæssigt ansvar i DS og ISO

7 Forord Denne danske certificerbare standard for samfundsmæssigt ansvar er udarbejdet af S-397, Udvalget for Samfundsmæssig Ansvarlighed, hos Dansk Standard og har status som national standard. Standarden gælder for alle typer og størrelser af organisationer og kan tilpasses forskellige geografiske, kulturelle og sociale forhold. Standarden er bygget op på samme måde som ISO 9001 for kvalitetsledelse og ISO for miljøledelse omkring de elementer, som ledelsessystemet skal indeholde. Krav og indhold i de enkelte elementer er baseret på den internationale vejledning ISO 26000, Social Responsibility. Det betyder, at den danske standard også kan benyttes som et referencedokument i forhold til kravstandarder og vejledninger i andre lande, som tilsvarende refererer til ISO Standarden indeholder et anneks A med eksempler på handlinger inden for de enkelte områder og emner baseret på tilsvarende punktlister i ISO men tilpasset og suppleret til en dansk kontekst. Endvidere er der udarbejdet et anneks B, som sammenstiller overskrifter for de enkelte afsnit i DS med de tilsvarende afsnit i ISO 26000, ISO 9001, ISO og OHSAS En vurdering af graden af overlap kræver dog sammenligning med den konkrete tekst. Sidst findes et annkes C, som giver oversigt over de 40 emner under samfundsmæssigt ansvar i DS og de 37 emner i ISO Fra både danske virksomheder og myndigheder samt en række interesseorganisationer har der længe været udtrykt ønske om en fælles dansk standard, der stiller krav om, hvilke principper, emner og processer en organisation skal arbejde med, hvis den vil kunne dokumentere, at den agerer samfundsmæssigt ansvarligt. Hensigten med denne standard er at gøre det lettere at udvælge og arbejde med de emner inden for samfundsmæssigt ansvar, der er relevante og væsentlige for organisationen og dens interessenter, og håndtere emnerne på en systematisk og effektiv måde. I lighed med den internationale vejledning ISO er den danske standard udarbejdet i dialog med repræsentanter fra seks interessentgrupper: Virksomheder, myndigheder, ngo er, forbrugerorganisationer, fagforeninger og andre organisationer herunder universiteter, rådgivere m.fl. Det er således i høj grad interessenterne selv, der har udarbejdet standarden og defineret de krav, den indeholder. Som for andre ledelsessystemstandarder er der ikke nødvendigvis fuld enighed omkring den præcise formulering af enkelte krav eller om et krav som sådan. Standarden har endvidere været i offentlig høring, således som danske standarder skal, og kommentarer fra høringen er så vidt muligt indarbejdet i standarden. Standarden indeholder ikke krav til forløbet af en certificering eller akkrediteret certificering. Organisationer, som ønsker dette, henvises til relevante certificeringsorganer. Krav til akkrediteret certificering af ledelsessystemstandarder kan findes på Sammen med denne kravstandard har Dansk Standard i samarbejde med medlemmer af S-397 udarbejdet en vejledning om samfundsmæssigt ansvar, DS-vejledning Organisationer, som ønsker at opbygge eller tilpasse et ledelsessystem, så det opfylder kravene i DS 49001, kan finde vejledning hertil i DS-vejledning Vejledningen indeholder også råd og anbefalinger omkring certificering. Endvidere er annekset fra ISO med eksempler på initiativer og metoder omkring samfundsmæssigt ansvar medtaget i en tilpasset dansk version. Dette er 1. udgave af den danske standard for samfundsmæssigt ansvar. 5

8 6

9 Indledning Alle former for organisationer er i stigende grad optaget af at opnå og demonstrere samfundsmæssigt ansvar i forbindelse med deres aktiviteter, varer og tjenesteydelser. Organisationers påvirkning af omgivelserne er blevet en vigtig del af den samlede vurdering af deres indsats og resultater 1, og organisationer er i dag underlagt en stigende grad af bevågenhed fra deres forskellige interessenter herunder kunder, forbrugere, arbejdstagere og deres fagforeninger, medlemmer, lokalsamfund, ngo er, donorer, investorer, myndigheder, virksomheder og offentligheden i bred forstand. Indsatsen omkring samfundsmæssigt ansvar (Social Responsibility, SR) er primært baseret på frivillige initiativer i den enkelte organisation, fx arbejdet med det rummelige arbejdsmarked i en dansk kontekst. På enkelte områder er der imidlertid kommet lovkrav, fx til større aktieselskabers og statslige virksomheders rapportering om samfundsmæssigt ansvar. Endvidere er internationale normer for menneskerettigheder og grundlæggende arbejdstagerforhold m.m. typisk implementeret i dansk lov. Derfor er lovkrav og andre krav et væsentligt udgangspunkt for organisationens arbejde med samfundsansvar. Mange organisationer har i dag udarbejdet og implementeret politikker og retningslinjer for samfundsmæssigt ansvar. Det er imidlertid ikke altid i sig selv tilstrækkeligt til at give en organisation sikkerhed for, at den ikke alene opfylder, men også fortsat vil opfylde de krav og forventninger, samfundet har til organisationen. For at være effektivt og troværdigt må arbejdet med samfundsmæssigt ansvar nødvendigvis udføres inden for et struktureret ledelsessystem, som er en integreret del af de samlede ledelsesaktiviteter. Formålet med denne standard er at fremme samfundsmæssigt ansvar hos alle typer organisationer og derigennem bidrage til bæredygtig udvikling lokalt, regionalt og globalt, herunder udryddelse af fattigdom, sundhed for alle, social retfærdighed, opfyldelse af samfundets behov, respekt for jordens økologiske grænser og fremtidige generationers behov. Standardens opbygning er illustreret i figur 1 (på næste side). Denne standard forsyner organisationer med elementerne i et effektivt ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar, som kan integreres med andre ledelsesmæssige krav, og hjælper organisationerne til at nå deres mål for samfundsmæssigt ansvar. Som det gælder for andre standarder, er det ikke hensigten, at denne standard bruges til at skabe ikke-toldmæssige handelshindringer eller til at forøge eller ændre en organisations lovmæssige forpligtelser. Denne standard fastsætter krav til et ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar, således at en organisation bliver i stand til at udvikle og implementere en politik og målsætninger, der er baseret på respekt for internationale adfærdsnormer. Samtidig tages der hensyn til kravene i dansk lovgivning og gives vejledning til, hvordan organisationen kan gå videre end overholdelse af lovkrav. Systemets succes afhænger af engagement på alle niveauer og hos alle funktioner, især hos topledelsen. Et sådant system sætter en organisation i stand til at udarbejde en politik for samfundsmæssigt ansvar, fastlægge målsætninger og processer til at opfylde forpligtelsen i politikken, iværksætte de nødvendige handlinger for at forbedre indsatsen og resultaterne og demonstrere, at systemet opfylder kravene i denne standard. I de enkelte afsnit indgår ofte punktlister, som i denne danske standard er alfabetiseret fortløbende i det aktuelle afsnit. Herved får brugere af standarden lettere ved at henvise til konkrete punkter i listerne. Denne alfabetisering skal ikke læses som en prioritering af punkterne i de aktuelle lister. Det er vigtigt at skelne mellem denne kravbeskrivelse, der beskriver kravene til en organisations ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar som grundlag for certificering og/eller egenerklæring, og den ikke-certificerbare vejledning DS-vejledning 49004, som har til formål at give grundlæggende hjælp til en organisation ved etablering, implementering eller forbedring af et ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar. 1 Indsats og resultater kan sammenfattes som præstationer. Begrebet dækker både procesmæssige og områdemæssige præstationer. 7

10 Fordele ved at arbejde systematisk med samfundsmæssigt ansvar Ved at tage fat på de centrale emner og spørgsmål, der relaterer sig til samfundsmæssigt ansvar, og integrere dem i beslutninger og aktiviteter kan en organisation opnå en række gevinster, herunder: træffe velunderbyggede beslutninger baseret på en bedre forståelse af samfundets forventninger, de muligheder, der er forbundet med samfundsmæssigt ansvar, samt den risiko, det indebærer ikke at påtage sig et samfundsmæssigt ansvar forbedre organisationens risikoledelse og risikostyring forbedre organisationens omdømme og opnå større offentlig tillid styrke relationerne til organisationens interessenter og forebygge eller begrænse potentielle konflikter omkring organisationens aktiviteter og produkter forbedre medarbejdernes sundhed og sikkerhed og styrke organisationens evne til at rekruttere, motivere og fastholde sine medarbejdere opnå besparelser via øget produktivitet og ressourceeffektivitet, lavere vand- og energiforbrug, mindre affald, nyttiggørelse af værdifulde biprodukter og øget tilgængelighed af råvarer opnå en konkurrencefordel ved at skabe adgang til nye markeder og nye innovationsmuligheder styrke evnen til at dokumentere indsatsen i forhold til samfundsmæssigt ansvar. 8 Indledning Fordele, god ledelse, ledelsessystemets opbygning samt ekstern auditering og certificering Anvendelsesområde (kapitel 1) Krav og vejledning til alle former for organisationer uanset størrelse og geografisk placering Termer og definitioner (kapitel 2) Definitioner af termer Principper for samfundsmæssigt ansvar (afsnit 3.2) Ansvarlighed og forklarlighed Gennemsigtighed Etisk adfærd Respekt for interessenter Overholdelse af lovkrav Respekt for internationale adfærdsnormer Respekt for menneskerettigheder Væsentlighed Helhedssyn Løbende forbedringer 2 fundamentale krav til ledelse af samfundsmæssigt ansvar Gennemgang og prioritering af emner (3.3.1) Ledelsens ansvar (kapitel 4) Implementering og drift (kapitel 6) Miljø Organisationsledelse God forretningsskik Eksempler på handlinger (anneks A) Integration.5 Communication af samfundsmæssigt ansvar on i hele SRorganisationen og dens indflydelsessfære Identifikation, prioritering og inddragelse af interessenter (4.2) Områder under samfundsmæssigt ansvar (afsnit 3.3) Menneskerettigheder Arbejdsforhold Forbrugerforhold Elementer i ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar Styring af ressourcer (kapitel 5) Løbende forbedringer (kapitel 7) Figur 1 Overblik over opbygningen af DS Lokal samfundsinvolvering og -udvikling Bæredygtig udvikling Optimering af organisationens bidrag til

11 God ledelse Den mest effektive måde at integrere samfundsmæssigt ansvar i hele organisationen går via det generelle ledelsessystem, som anvendes til at træffe og gennemføre beslutninger med henblik på at nå organisationens overordnede mål. Ledelsens holdninger og handlinger samt organisationens formål, ønsker, værdier, etik og strategi udstikker organisationens samlede kurs. Forudsætningen for at gøre det samfundsmæssige ansvar til en central og effektiv del af driften af en organisation er at afspejle det samfundsmæssige ansvar i alle disse aspekter af organisationens ledelse og drift. Dette gøres ved at integrere det samfundsmæssige ansvar i organisationens politikker, strategier og aktiviteter. En samfundsmæssigt ansvarlig organisation bør forholde sig til den kontekst, den er en del af, dér hvor dens aktiviteter finder sted. Organisationen bør systematisk undersøge og vurdere de potentielle og faktiske påvirkninger af hvert af de emner for samfundsmæssigt ansvar, som indgår i denne standard. Det gælder både i forhold til egne aktiviteter og inden for organisationens indflydelsessfære. Når organisationen fx træffer beslutninger om nye aktiviteter, bør de mulige konsekvenser i forhold til dens omgivelser medtages. Dermed bør organisationen afklare, hvordan den bedst kan minimere mulige skadevirkninger af sine aktiviteter og øge de positive virkninger af sin adfærd i forhold til samfund og miljø. Ledelsessystemets opbygning Denne standard er baseret på den metodik, der er kendt som "Plan-Do-Check-Act" (PDCA), se figur 2. PDCA kan kort beskrives på følgende måde: Plan: Opstille målsætninger, mål og processer, der er nødvendige for at levere resultater i overensstemmelse med organisationens politik (planlægge) svarer til standardens kapitel 3, 4 og 5, som afklarer, hvad samfundsmæssigt ansvar, ledelsens ansvar og de planlæggende aktiviteter er i denne standard. Do: Gennemføre processerne (gennemføre) svarer til standardens kapitel 6, som omhandler implementering og drift af processer m.m. omkring samfundsmæssigt ansvar. Check: Overvåge og måle processer i forhold til politik, målsætninger, mål, lovkrav og andre krav samt rapportere resultaterne (tjekke) svarer til standardens kapitel 7, som medtager både kontrol og forbedringer i samme kapitel. Act: Iværksætte handlinger for løbende at forbedre indsatser i og resultater af ledelsessystemet (korrigere). Figur 2 Standardens model for et ledelsessystem 9

12 Mange organisationer styrer deres aktiviteter ved at anvende et system af procedurer, procesbeskrivelser, fremgangsmåder eller lignende, som fx kan tage udgangspunkt i standardens krav eller i den organisering af aktiviteter, som organisationen har valgt. Det sidste kaldes "procesorientering". Denne standard fremmer anvendelsen af denne procesorientering. PDCA kan anvendes på alle processer i organisationen, således at de planlægges, gennemføres, tjekkes og korrigeres med henblik på at opnå løbende forbedringer af indsats og resultater i forhold til politik, målsætninger og mål inden for samfundsmæssigt ansvar. Denne standard indeholder kun krav, der som udgangspunkt kan auditeres objektivt. Organisationer, der har brug for mere generel vejledning om ledelsessystemer for samfundsmæssigt ansvar, henvises til DS-vejledning Denne standard opstiller ingen specifikke indholdskrav ud over forpligtelsen til at overholde relevante lovkrav og opfylde andre krav, som organisationen har tilsluttet sig, og til løbende forbedringer i ledelsessystemets funktioner og i indsatsen på emner under samfundsmæssigt ansvar. To organisationer, der udfører sammenlignelige aktiviteter, men hvis indsats i forhold til samfundsmæssigt ansvar er forskellig, kan således begge opfylde standardens krav. Elementerne i et ledelsessystem efter denne standard kan tilpasses eller integreres i andre ledelsessystemer. En organisation kan tilpasse et eller flere eksisterende ledelsessystemer for at etablere et ledelsessystem for samfundsmæssigt ansvar, der opfylder kravene i denne standard. Det er dog vigtigt at holde sig for øje, at de forskellige elementer i ledelsessystemet kan anvendes forskelligt, afhængigt af det tilsigtede formål og de involverede interessenter. Organisationen bestemmer selv afgrænsningen af ledelsessystemet i forhold til organisationens aktiviteter, processer, varer og tjenesteydelser og herunder også en eventuel geografisk afgrænsning. Organisationen bør dog være opmærksom på, at vurderingen af emners relevans og væsentlighed også omfatter organisationens værdikæder. Ledelsessystemets detaljeringsniveau og kompleksitet, omfanget af dokumentation og de ressourcer, der afsættes til det, afhænger af et antal faktorer, bl.a. systemets anvendelsesområde, organisationens størrelse og arten af dens aktiviteter, varer og tjenesteydelser. Dette kan især gælde små og mellemstore organisationer (SMO). Ekstern auditering og certificering Organisationer, som ønsker at sikre overensstemmelse med standardens krav, kan vælge at få dette efterprøvet af en uafhængig, ekstern interessent i form af en tredjepartsverificering og -erklæring (typisk fra et certificeringsorgan) på basis af en ekstern audit. Hvis organisationen ønsker at kommunikere eksternt, at de opfylder standardens krav, skal dette kunne dokumenteres gennem en uafhængig, ekstern audit. Den eksterne auditor skal kunne dokumentere den nødvendige kompetence vedr. DS opnået gennem deltagelse i relevante, kompetencegivende kurser eller lignende. Organisationen skal selv gennemføre intern audit som en del af ledelsessystemet, og resultaterne herfra vil indgå som en del af grundlaget for en ekstern audit. Andre ledelsessystemstandarder indeholder også mulighed for en egenerklæring om overensstemmelse med standardens krav, men dette anbefales ikke i denne standard. Standarden stiller ikke bestemte krav til indsats og resultater på de forskellige områder, men udelukkende såkaldte proceskrav krav om gennemførelse af en række aktiviteter og handlinger og en løbende forbedring af indsats og resultater. Det er op til den enkelte organisation at formulere eventuelle krav til indsats og resultater inden for de enkelte emner og evt. at lade disse indgå som en del af grundlaget for en ekstern audit og certificering. For en række ledelsessystemstandarder er der udarbejdet internationale og nationale regler og retningslinjer for akkrediteret certificering. Sådanne rammer er ikke fastsat for certificering efter DS 49001, men en vejledende tekst herom kan findes i DS-vejledning

13 1 Anvendelsesområde 1.1 Generelt Denne standard stiller krav og giver vejledning til alle former for organisationer, uanset størrelse og geografisk placering, om: a) Koncepter, termer og definitioner vedrørende samfundsmæssigt ansvar a) Baggrund, tendenser og karakteristika for samfundsmæssigt ansvar b) Principper og praksis for samfundsmæssigt ansvar c) Områder og emner i relation til samfundsmæssigt ansvar d) Integration, implementering og fremme af samfundsmæssigt ansvarlig adfærd i hele organisationen og dens indflydelsessfære e) Identifikation og inddragelse af interessenter f) Kommunikation (intern og ekstern) af krav, forventninger, indsats og resultater i relation til samfundsmæssigt ansvar og hermed bidrag til en bæredygtig udvikling g) Rapportering af samfundsmæssigt ansvar. 1.2 Anvendelse Denne standard stiller krav om, at en organisation iværksætter aktiviteter, der går videre end overholdelse af lovkrav og opfyldelse af andre krav som følge af ordninger, aftaler mv., som organisationen har tilsluttet sig. Herved erkender organisationen, at overholdelse af love og regler ikke alene modsvarer forventningerne til samfundsmæssigt ansvar. Denne standards formål er at fremme en fælles forståelse på området samfundsmæssigt ansvar. Den kan anvendes sammen med andre dokumenter og initiativer vedrørende samfundsmæssigt ansvar. Under anvendelsen af denne standard kan der tages hensyn til social, miljø-, lov- og organisationsmæssig diversitet samt forskelle i økonomiske forudsætninger, men stadig under forudsætning af overholdelse af national lovgivning og internationale normer. Denne standard er en ledelsessystemstandard og kan anvendes til certificering af efterlevelse af standardens krav. 11