Allerød Kommune. Referat. Hovedudvalget holder møde den 21. april 2016 kl Afbud: Birgit Stendell, Lone Holst, Morten Knudsen

Transkript

1 Referat Allerød Kommune Personale Allerød Rådhus Bjarkesvej Allerød Tlf: kommunen@alleroed.dk Hovedudvalget holder møde den 21. april 2016 kl Afbud: Birgit Stendell, Lone Holst, Morten Knudsen 1. Bemærkninger til referat Godkendelse af dagsorden Orientering APV Sygefravær Evaluering af Retningslinjer for håndtering af sygefravær Psykologisk krisehjælp - Gentoptaget fra mødet Understøtning af forandringsprocesser Status på budget 2016 samt processen for budget Formen på dialogmøder med Økonomiudvalget Den gode historie Mødedatoer Eventuelt...17

2 1. Bemærkninger til referat Ingen bemærkninger 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt Velkomst til Morten Bøgelund Andersen, som nyt medlem i direktionen og dermed også i Hoveudvalget. Birgitte Greby deltog som suppleant for Lone Holst 3. Orientering Status på processen omkring den ny skolestruktur Status på processen vedr. omstrukturering af Allerød Service Orientering om ny ansættelser på chefniveau. Status på politianmeldelse af vold Orientering om temadag for TR og AMR, seminar for Hovedudvalget og arbejdsmiljømødet Side 2

3 MB orienterede om processen med sammenlægning af Lillerød/Skovvangskolen og Engholm/Ravnsholtskolen, herunder tidsplan, organisering, styregrupper, medlemmer samt kommissorium for styregrupper, følge- og sparingsgruppe. Endvidere er MED-strukturen fastlagt for det første år: o Der er ét MED-udvalg på hver Distriktsskole o Der etableres overgangsmed-udvalg med deltagelse af begge medudvalg fra 1. juni 2016 til 1. august 2017 o Et fælles medudvalg pr. 1. august 2017 o Tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter vælges på hver matrikel i en overgangsperiode på 2 år. Herefter evalueres ordningen med henblik på en vurdering af fremtidig struktur. AT orienterede om omstruktureringen af Allerød Service. Organiseringen er fortsat under Teknik og drift, men medarbejderne overføres til hhv. Park og Vej og Forvaltningen. Fremadrettet bliver et Idrætsteam i Park og Vej - Idrætsteam, og under Teknik og drift i Forvaltningen oprettes to nye teams, Tværgående drift samt Idræt og folkeoplysning. Ift. MED-strukturen vil medarbejdere der overføres til Park og Vej indgå i det eksisterende MED-udvalg i Park og Vej. Medarbejdere i Idræt og Folkeoplysning vil indgå i Forvaltningen MED-udvalg. For Tværgående drift et særskilt MED-udvalg. Morten Bøgelund Andersen er ansat som ny direktør, Dorthe Lund Madsen er ansat som skole- og Dagtilbudschef. Henrik Højbjerg Andersen er ansat som Familiechef. Pr. 1. maj er Per Jul Hansen ansat som ny Planchef. Der er intet nyt vedr. erstatningsnævnet og politianmeldelse af vold. Justitsministeriet havde lovet en vejledning medio marts. KL deltager i forhandlingerne om vejledningen. Organisationspsykolog Kim Kabat er hyret til at stå for både AKUT-temadag og HU-seminar, for at få en gennemgående struktur på de to dage. AKUT-Temadag for TR og AMR har overskriften Social kapital og medskabelse i MED. Formålet er at tillidsværket som helhed arbejder ud fra social kapital perspektivet i MED-udvalgsarbejdet. HU-seminaret vil handle om Social kapital, mål og effekter. På Arbejdsmiljømødet i efteråret vil Eva Thoft føres os gennem social kapital ind i sygefraværshåndteringen. Side 3

4 Beslutning 4. APV 2016 v/te APV 2016 er gennemført og afsluttet den 22. februar Personale har udarbejdet analyser og rapporter til alle virksomheder. Endvidere har Personale gennemført tilbagemeldinger til direktion og chefer i Forvaltningen. Analyser er foretaget med udgangspunkt i Hovedudvalgets kriterier for opfølgning på APV resultatet: 1. Er APV gennemført 2. Svarprocent (50%) 3. Tilfredshedsprocent (70%) 4. Fokus på resultat af trivsels- og ledelsesspørgsmål Lever et APV resultat ikke op til kriterierne, aftaler Personale med chefen for området, hvordan der følges op overfor virksomheden/afdelingen. Hovedudvalget får en gennemgang af resultatet af APV 2016 på mødet../. Oplæg om APV 2016 Forslag til videre handling: Trivsel Overordnet set er APV en rigtig god, der er generelt stor tilfredshed. Derfor er der ikke umiddelbart generelle indsatsområder, der kan peges på. Det nuværende fokusområde vedrørende Social Kapital vil understøtte det fortsatte arbejde med udvikling af arbejdsmiljøet. Der er emner der under Ledelse dykker, når man ser bredt ud over APV en. Det anbefales, at der arbejdes videre i linjeledelsen: o Tydelighed i forventninger (Den nærmeste leder) o God til at kommunikere (Den nærmeste leder) o Medinddragelse ved forandringer (Den overordnede ledelse) Arbejdspladser med en samlet score på under 70 på parametrene trivsel, social kapital eller ledelse, gentager trivselsundersøgelse ultimo Fysisk arbejdsmiljø Indeklima og rengøring På flere områder er der lav tilfredshed med indeklimaforhold og rengøring, hvilket ikke er nyt. Det foreslås, at Teknik og drift analysere APV-resultatet og undersøger de konkrete forbehold med henblik på en vurdering af, hvorvidt der er tale om forhold der kan eller bør indgå i en handleplan for opfølgning. Psykisk arbejdsmiljø Antallet af medarbejdere der angiver, at de har været udsat for mobning er højt og antallet af medarbejdere der angiver, at de har været udsat for vold, er ikke i overensstemmelse med de registreringer, som er foretaget af virksomheder og afdelinger. Virksomheder, der har medarbejder(e), som angiver at have været udsat for mobning og/eller vold, redegør i handleplanen for, kendskabet til hændelserne, hvordan der er handlet på konkrete episoder, samt hvordan der fremadrettet arbejdes med håndtering, registrering og forebyggelse. Side 4

5 Sygefravær I årets APV er der ikke spurgt direkte ind til arbejdsmiljøets påvirkning af sygefravær, men sygefravær er en væsentlig parameter ift arbejdsmiljø og trivsel, og er derfor naturligt at inddrage i arbejdet med APV og social kapital. Det anbefales at arbejdet med sygefravær indgår i det videre arbejde med APV en og social kapital og dermed i MED-udvalgenes opfølgning og handleplan for APV og social kapital. I handleplanen indarbejdes en plan for arbejdet med sygefravær, samt måltal for den enkelte virksomheds sygefravær baseret på sygefraværet for Forslag til den videre proces Det foreslås, at der arbejdes med en sammenhængende strategisk indsats, som skal have til formål at fremme arbejdsmiljøet og trivslen, og nedbringe sygefraværet. Alle disse parametre er indeholdt i Social kapital indsatsen. Det foreslås, at MED-udvalgene udarbejder en fælles handleplan for det videre arbejde med hhv. APV, social kapital og sygefravær../. Skabelon til handleplan og tilbagemelding Tidsplan for processen Hovedudvalget har tidligere udpeget social kapital som et overordnet fokusområde i 2016 og besluttet anbefalinger til dette arbejde. Da arbejdet med APV 2016 er sammenhængende og sideløbende med arbejdet med Social kapital er der udarbejdet en samlet tidsplan for opfølgning på APV 2016 og Social kapital./. Tidsplan for APV og social kapital processen. Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget, at drøfte APV-resultatet, samt beslutte den videre proces for organisationens arbejde med opfølgning på APV og arbejdet med social kapital, tidsplan samt skabelon for MED-udvalgenes tilbagemelding til Hovedudvalget. I forbindelse med Hovedudvalgets behandling af APV-resultatet, blev bl.a. drøftet: Forhold ved navngiven/anonym besvarelse Tilfredshedsudsvingene mellem områderne Medarbejdernes top og bund scorer Uoverensstemmelsen mellem anmeldte og oplevede voldsepisoder Mobning og sexchikane Rengøring Hovedudvalget besluttede, at: Forslaget under trivsel arbejder direktionen videre med i linjeledelsen som anbefalet. Der arbejdes lokalt med social kapital og trivselstemaer, som opfølgning på APV en. Forslag til videre handling samt den videre proces vedtaget som beskrevet. Side 5

6 5. Sygefravær 2015 v/te Hovedudvalget får en orientering samt en overordnet analyse i forhold til det generelle sygefravær i På baggrund af den generelle sygefraværsstatistik, evaluering af retningslinjer for håndtering af sygefravær samt APV-resultatet får Hovedudvalget mulighed for at drøfte, hvorvidt der er særlige områder der skal analyseres yderligere med henblik på konkrete og/eller generelle indsatser. Sygefraværet generelt Sammenfattende kan det konstateres, at det samlede sygefravær fra 2014 til 2015 er steget med 0,43% samt med 0,12 % på det delvise sygefravær. Sygefraværet er faldet på områderne Dagtilbuds og Ældre og Sundhed, mens sygefraværet er steget på områderne Borgerservice, Skole, Teknik og drift samt i Forvaltningen. Sygefravær timer i %* Borgerservice 3,27% 3,28% 4,63% Dagtilbud 5,88% 5,66% 5,24% Forvaltningen 3,31% 2,98% 3,55% Skole 4,14% 4,78% 5,52% Teknik Og Drift 6,15% 5,89% 6,83% Ældre og Sundhed 6,89% 5,96% 5,94% Sum 4,89% 4,84% 5,27% *Sygefraværsprocenten er beregnet på baggrund af sygedage, Tilskadekomst i tjenesten samt antal fuldtidsansatte. Delvis sygemelding benyttes ifm. tilbagevenden til arbejdet efter et længere sygefravær, eller som buffer for at afværge en fuldtidssygemelding. Delvis sygemelding Borgerservice 0,24% 0,15% 0,12% Dagtilbud 0,47% 0,38% 0,37% Forvaltningen 0,53% 0,46% 0,59% Skole/SFO 0,26% 0,31% 0,64% Teknik Og Drift 0,43% 0,33% 0,65% Ældre og Sundhed 0,24% 0,20% 0,28% Sum 0,35% 0,32% 0,48% Skemaet nedenfor viser, hvor mange kalenderdage sygefraværet har fyldt på det enkelte område, samt gennemsnitligt antal kalenderdage pr. år pr. medarbejder. Side 6

7 Kalenderdage er inkl. weekends, hvor sygefraværet er gået henover weekender. At der i statistikken tages udgangspunkt i kalenderdage skyldes tekniske forhold i sygefraværssystemet, samt at det er denne opgørelse, der anvendes af KRL og dermed bruges i benchmarking ift. andre kommuner, Kalender dage Kalender dage Pr. ansat Kalender dage Kalender dage Pr. ansat Borgerservice 900 9, ,4 Dagtilbud , ,88 Forvaltningen , ,41 Skole/SFO , ,07 Teknik Og Drift , ,17 Ældre og Sundhed , ,38 Sum , ,04 Når sygefraværet analyseres, må der tages højde for, at antallet af medarbejdere på områderne også har en indvirkning på sygefraværet. En langtidssyg medarbejder i en gruppe på 60 fylder mere i statistikken, end en langtidssyg medarbejder i en medarbejdergruppe på 300. Ansatte Fuldtidsansattansatte Fuldtids- (årsværk) Ansatte (årsværk) Borgerservice 97 79,51 84,87 72,51 Dagtilbud Be 342,64 300,08 349,74 304,16 nchmarking Forvaltningen 297,18 277,95 258,81 238,07 ift. andre Skole/SFO 616,9 571,06 589,08 539,68 kommuner Teknik Og Drift 81,28 79,72 71,07 68,95 Tall Ældre og Sundhed 360, ,53 333,14 ene nedenfor Sum er hentet fra 1.795, , , ,50 FLIS Fælleskommunal Ledelsesinformation. Tallene er baseret på samme parametre, som de lokale statistikker fra SD, men til trods herfor, ses små udsving i tallene. I 2015 en forskel på 0,07%. Side 7

8 Udvikling i korttidssyg hhv. langtidssyg Der er forskellig baggrund for og handlemuligheder ift. hhv. langtids- og korttidssygefravær. Nedenfor vises udviklingen ift. de to typer fravær. Skemaet viser fordelingen mellem kort sygefravær 1-14 dage og langt sygefravær mere end 15 dage i kalenderdage. Dage 1-14 dage kort syg Dage Dage >=15 Dage 1- >=15 dage lang 14 dage dage lang syg kort syg syg Borgerservice Dagtilbud Forvaltningen Skole/SFO Teknik Og Drift Ældre og Sundhed Sum I skemaet nedenfor vises langt sygefravær på mere end 90 kalender dage, som er et uddrag af det lange sygefravær på mere end 15 dage fra skemaet ovenfor. Af sygefravær på mere end 15 dage (skemaet ovenfor), udgør dage i 2015, sygefravær, hvor medarbejderen har været syg i mere end 90 dage i træk, i alt 56 perioder Dage >=90 dage Periode >=90 dage Dage >=90 dage Periode >=90 dage Borgerservice Dagtilbud Forvaltningen Side 8

9 Skole/SFO Teknik Og Drift Ældre og Sundhed Sum Det foreslås at arbejdet med sygefravær indgår i MED-udvalgenes opfølgning på og handleplan for APV og social kapital. I handleplanen indarbejdes en plan for arbejdet med sygefravær, samt måltal for den enkelte virksomheds sygefravær fremadrettet ift. sygefraværet Til dette arbejde udarbejdes sygefraværsstatistik til alle virksomheder på følgende parametre: Samlet sygefravær i % for 2013, Antal sygefraværsdage pr. medarbejder pr. år Kort og langt sygefravær Benchmarking med andre virksomheder på området./. Eksempel på sygefraværsstatistik til konkret virksomhed Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget at drøfte oplægget samt tage stilling til den Foreslåede opfølgning og indsats om sygefravær. Forslaget blev godkendt, idet: Personale undersøger hvad Hørsholm og Furesø Kommuner har gjort for, at få nedbragt sygefraværet, herunder de 3 mest effektfulde indsatser. I første omgang skal der i MED-udvalgsregi tages en dialog om sygefraværet, hvad er det der påvirker sygefraværet, herunder kultur og hvad skal der til for at nedbringe sygefraværet. Retningen for arbejdet med sygefraværet i MED-udvalget vil blive drøftet mellem chef og ledere på de enkelte områder. Opgaven til MED-udvalget følges af en vejledning til, hvordan opgaven håndteres. 6. Evaluering af Retningslinjer for håndtering af sygefravær v/ På baggrund af ny sygedagpengereform pr samt et stagnerende sygefravær, vedtog Hovedudvalget i januar 2015 nye retningslinjer for håndtering af sygefravær og besluttede samtidig, at de nye retningslinjer skulle evalueres, Efter et år Ændringerne i retningslinjerne ift. tidligere er hovedsagelig et skærpet krav til tættere og tidligere kontakt mellem leder og medarbejder, samt fast tidsplan for sygefraværssamtaler. Endvidere blev der indført fast referatskabelon. Side 9

10 Til evaluering af retningslinjerne, har Personale spurgt chefer og ledere om deres erfaringer med brug af retningslinjerne, samt bedt MED-udvalgene drøfte og tilbagemelde på spørgsmålene: Har I oplevet, at sygefraværshåndtering er blevet tydeligere og ensartet? Bliver alle behandlet lige ifm sygefravær? Har I oplevet en forskel i dialogen omkring sygdom og sygfravær på arbejdspladsen? Har I oplevet en øget åbenhed i dialogen sygefravær? Hvordan opleves det at have kontakt med leder om sygefravær? Gode forslag MED-udvalgene skal melde tilbage med resultat af drøftelserne senest 14. april Tilbagemeldinger fra MED-udvalgene vil blive eftersendt til Hovedudvalget../. Rapport og analyse af spørgeskemaundersøgelsen til lederne./. Tilbagemelding fra MED-udvalg Samlet overblik./. Analyse og tendenser på baggrund af spørgeskemaundersøgelse og tilbagemelding fra MED-udvalgene./. Retningslinjer for håndtering af sygefravær På baggrund af tilbagemelding fra MED-udvalgene samt spørgeskemaundersøgelsen, foreslår Personale følgende drøftelse i Hovedudvalget: Giver tilbagemeldingerne anledning til at ændre i retningslinjerne for håndtering af sygefravær på nuværende tidspunkt? Er der forhold som Hovedudvalget vurderer skal gøres tydeligere i retningslinjerne? Er der forhold som Hovedudvalget ønsker, der sættes fokus på? Er der forhold som Hovedudvalget vurderer kræver en nærmere drøftelse, før der kan træffes beslutning? Side 10

11 Hovedudvalget kom med følgende tilbagemeldinger: Forslag til, at der kan differentieres ift. sygdomsforløb, f.eks. er det ikke altid hensigtsmæssigt med ugentlig kontakt ved arbejdsrelateret stress. Opmærksomhed omkring at dialogen mellem leder og medarbejder kan være svær, når medarbejder opfatter at leder stiller for store krav. Muligheder for støtte til at genoprette dialogen efterlyses. Tydeligere formidling af, hvad formålet er med retningslinjerne, hvordan de kan udmøntes samt støtte til udmøntning. Hovedudvalget konstaterer, at der har været en vis autonomi i efterlevelsen af retningslinjerne fra en del ledere. Direktionen vil følge op på dette. På baggrund heraf ønsker Hovedudvalget, at formålet med retningslinjerne for sygefraværshåndtering bliver genopfrisket, samt at der bliver udarbejdet en værktøjskasse, som bla. skal indeholde spørgeguide til kontakten på første sygedag. Personale præsenterer på kommende møde. 7. Psykologisk krisehjælp - Gentoptaget fra mødet v/te/af På Hovedudvalgets møde den blev det besluttet, at ændre aftalen om psykologisk krisehjælp til alene at omfatte arbejdsrelaterede årsager. Endvidere besluttede Hovedudvalget at afsætte ekstra midler til ordningen i 2016, da der i første halve år af denne periode kan konstateres en stigning i antallet af sager, særligt på de sager der kategoriseres som arbejdsrelateret stress og udbrændthed. Hovedudvalget besluttede samtidig, at få oplyst, hvilke områder sagerne vedrører anvende den forestående APV til at vurdere, hvilke særlige områder, der eventuelt skal fokuseres på. Aftalen med Falck Healthcare løber fra , hvilket er årsagen til at sagerne i skemaet nedenfor, er opdelt i perioder henover to år. Fra til ( i skemaet) er der visiteret 68 sager, hvilket set i lyset af, at der restere 5 måneder af aftale perioden, umiddelbart indikerer en stigning ift. de foregående år. Hertil kommer, at der i samme periode er oprettet samme antal sager om arbejdsrelateret stress /udbrændthed som i hele perioden 2014/2015. Side 11

12 Antal sager * **Forventet i 2016 Psykologisk Hotline Medarbejdere Forvaltningen Dagtilbud Skole Borgerservice Ældre og Sundhed Kultur Teknik og drift 3 5 Total Skemaet viser sager fordelt på områder pr. år. *pr ** Forholdsmæssig beregning på baggrund af perioden første 7 måneder. Bedste skøn ift. afsat budget på 100 sager. Årsag Arbejdsrelateret 204 Privatrelateret 16 Udenfor abonnement 6 Total 226 Skemaet viser fordelingen mellem arbejds- og privatrelaterede sager i perioden Sagsårsag Annulleret sag Ansættelsesforhold Ekstrabevilling 1 Fratrædelse 1 Funktionsproblem Gruppe debriefing 1 Ledersparring 1 Privat hændelse Psykiske/Følelsesmæssige problemer 2 1 Samarbejdsproblem Stress/ Udbrændthed Voldsom hændelse Total Skemaet viser fordeling af sager på årsagstyper. Arbejdsrelateret stress/ Side 12

13 udbrændthed Psykologisk Hotline Medarbejdere 3 1 Forvaltningen Dagtilbud Skole Borgerservice 1 Ældre og Sundhed 4 2 Kultur 1 Total Skemaet viser fordelingen af sager om arbejdsrelateret stress på områder og år. Voldsomme hændelser Forvaltningen Dagtilbud 1 1 Skole Borgerservice Ældre og Sundhed Kultur 2 Total Skemaet viser fordeling af sager om voldsomme hændelser på områder og år. Indstilling Det foreslås at der kobles til opfølgning på APV og sygefravær Hovedudvalget tager orienteringen til efterretning, idet:. Hovedudvalget er opmærksomme på, at Forvaltningens andel af stressrelaterede sager er bekymrende ift. antallet af medarbejdere. Både medarbejdere og ledere har mulighed for at benytte anonym psykologisk hotline, for at få vejledning ifm. kriser, stress o.lign. Hovedudvalget beder Personale gøre reklame for dette tilbud. Der er endvidere mulighed for, at man ifm. et forløb om arbejdsrelateret stress, kan benytte en time til en samtale mellem medarbejder og leder, om medarbejderens tilbagevenden til arbejdet. Side 13

14 8. Understøtning af forandringsprocesser v/mk Hovedudvalget har besluttet at afsætte midler i Personalepolitisk budget til at understøtte forandringsprocesser i de virksomheder som skal gennemgå strukturændringer på baggrund af budget Der er afsat en pulje på kr. finansieret af en forventning om overførelsesbeløb fra 2015, som først godkendes politisk i maj Det betyder i praksis, at der først kan ske udbetaling af midler herefter. Berørte virksomheder får mulighed for at søge om midler til beskrevne forandringsprocesser efter ansøgningskriterier, som Hovedudvalget besluttede på mødet Virksomhed Aktivitet Beløb Lillerød/Skovvang skolerne Temadage Fællesmøder Foredrag Konsulentbistand Engholm/Ravnsholt Skolerne Ikke beskrevet? Anslået Allerød Service /. Ansøgningskriterier./. Ansøgning fra Lillerød/Skovvang./. Ansøgning fra Engholm/Ravnsholt./. Ansøgning fra Allerød Service De indkomne ansøgninger fra de 4 skoler, der skal sammenlægges, overstiger langt det beløb, Hovedudvalget har afsat i det nuværende budget. På baggrund af dette foreslås, at Hovedudvalget overgiver til Økonomiudvalget, om kr. af de overskydende personalepolitiske midler fra 2015, som Hovedudvalget havde besluttet at lægge i kassen, i stedet bevilges til sammenlægningsprocessen af de to midtbyskoler. Derved vil alle indkomne ansøgninger kunne imødekommes. Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget at beslutte, hvorvidt det skal foreslås Økonomiudvalget at bevilge de resterende midler til sammenlægningsprocesserne jf. ansøgninger, af uforbrugte personalepolitiske midler for Hovedudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget godkender forslaget om, at et beløb på kr. af de uforbrugte midler fra personalepolitisk budget anvendes til understøtning af sammenlægningen af midtby skolerne samt til forandringsprocesser i Allerød Service. Hovedudvalget foreslår, at der indhentes tilbud fra flere konsulenter, samt at det overvejes at benytte samme konsulent til begge sammenlægningsprocesser, dels af hensyn til økonomien, dels af hensyn til vidensdeling og sammenhængen i processerne. Hovedudvalget godkendte forslaget, som oversendes til Økonomiudvalget. Side 14

15 9. Status på budget 2016 samt processen for budget v/mk Hovedudvalget får en status på budget 2016, samt processen for gennemgang af relevante analyser med konsekvens for arbejds- og personaleforhold. Aktuel økonomi ØU Risikofaktorer for budgettet punkt 1 + bilag Nyt udkast servicereduktioner og effektivisering Fagudvalgenes ønsker til kommende budget til forårsseminar 9 punkt 3 + bilag Nøgletalsrapport findes på Økonomiudvalgets kommende dagsorden AT orienterede blev afsluttet med et overskud på driften. Til budget skal der findes effektiviseringer/besparelser for 31,8 mio. som der kan vælges i blandt. Det forventes at der skal effektiviseres /bespares for 21,8 mio. Der arbejdes med to kataloger et effektiviserings- og et besparelseskatalog. De forslag der er rene effektiviseringer forventes at blive besluttet og implementeret tidligst muligt. Forslagene i besparelseskataloget vil blive behandlet under budgetforhandlingerne. Besparelser der har konsekvenser for arbejds- og personaleforhold indgår i besparelseskataloget. Økonomiudvalget vurderer på de kommende møder de risikofaktorer der kan påvirke budgettet, herunder demografi, befolkningsprognose, boligudvikling, flygtningetildeling, familiesammenføringer mm. Endvidere vil økonomiaftalen mellem regeringen og KL have betydning for budget Resultatet af økonomiaftalen kendes i løbet af sommeren. Hovedudvalget opfordrer direktionen til at være opmærksom på, at fraråde politikkerne over-natten beslutninger i budgetforhandlingerne. Hovedudvalget tager herefter orienteringen til efterretning. 10. Formen på dialogmøder med Økonomiudvalget v/af På dialogmøde med Økonomiudvalget i februar 2016 blev det aftalt, at Hovedudvalget skulle drøfte og komme med oplæg til Økonomiudvalget om formen på dialogmøderne fremadrettet. Arbejdsgruppe bestående af Ole Andreasen, Lise Tarp, Lone Holst, Flemming Hørdum Gertsen og Anette Friedrichs foreslår, at der er forskellig form på dialogmødet vedrørende budgettet (august) hhv. det personalepolitiske dialogmøde (februar). Side 15

16 På budgetmødet foreslås en fremlæggelse af HU s næstformand og konkrete fortællinger fra medarbejderne, som relaterer sig til konsekvenser af budgettet, hvor spørgsmål indbygges undervejs i oplægget og sikrer, at der foregår dialog undervejs. På det personalepolitiske møde foreslås en cafemodel, hvor udvalgte, aktuelle temaer drøftes i grupper bestående af fx 2-3 politikere og 4 medarbejderrepræsentanter. Grupperne bestemmer selv, hvilket af de udvalgte temaer, de ønsker at drøfte. Grupperne drøfter de samme spørgsmål til temaerne. Efterfølgende foretages en fælles opsamling i plenum. Indstilling Det indstilles til Hovedudvalget at beslutte arbejdsgruppens forslag. Forslaget skal efterfølgende godkendes af Økonomiudvalget. Hovedudvalget godkendte forslaget som oversendes til Økonomiudvalget. 11. Den gode historie v/ OA Hovedudvalget afslutter mødet med den gode fortælling fra dagens møde. Hovedudvalget vendte de gode fortællinger fra mødet, og konkluderede at det er godt at opleve, at uanset hvor man kommer i Allerød Kommune, er der en nuanceret tilgang, respekt og lydhørhed for hinanden. 12. Mødedatoer Torsdag, den 9. juni 2016 Seminar Torsdag, den 23. juni 2016 Ordinært møde Torsdag, den 1. september 2016 Forberedelse af dialogmøde Tirsdag, den 13. september 2016 Dialogmøde med Økonomiudvalget Torsdag, den 15. september 2016 Ekstraordinært møde Mandag, den 26. september Ordinært møde Torsdag, den 27. oktober 2016 Ordinært møde Onsdag, den 7. december 2016 Ordinært møde Tid: Alle ordinære møder - kl Tidspunkt for dialogmøder udmeldes umiddelbart inden mødet. Seminaret er et heldagsmøde kl Sted: Alle ordinære møder afholdes i mødelokale H. Dialogmøder med Økonomiudvalget afholdes i mødelokale F1 og F2. Side 16

17 13. Eventuelt Der blev spurgt ind til implementeringen af SPARK. SPARK tilbyder støtte og sparring til TRIO (AMR, TR og leder) /MED-udvalg, til at blive bedre i stand til at handle på udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø. SPARK skal medvirke til at styrke samarbejdet og handlekompetencen i virksomheden Lokale MED-udvalg kan ansøge om støtte fra SPARK via dette link: Side 17