Procedurebeskrivelse for visumrådgiver i Multidistrikt Danmark

Transkript

1 Procedurebeskrivelse for visumrådgiver i Multidistrikt Danmark Ansvarsfordeling i forhold til visumopnåelse Det er visumrådgivers ansvar At være orienteret om krav og retningslinier i forbindelse med visumansøgning for danske outbound studenter til de lande, vi udveksler med At holde visum sitet på yep.dk opdateret At underrette Chairman Outbound om hvilke dokumenter som er påkrævet fra de forskellige lande for at få visum At rådgive outbound studenter og deres forældre om visumkrav og retningslinier i forbindelse med opnåelse af visum. Det er Chairman Outbounds ansvar At orientere de udenlandske distrikter om nødvendige dokumenter til erhvervelse af visum At fremskaffe de nødvendige og korrekte dokumenter til erhvervelse af visum til tiden (jf. ambassaders tidsfrister): o At rykke udenlandske distrikter for dokumenter i god tid o At tjekke om modtagne dokumenter er korrekte og tilstrækkelige o At fremskaffe evt. manglende dokumenter o At fremsende modtagne dokumenter til studenterne Det er studentens eget ansvar At orientere sig om visumkrav til det land, han/hun skal til At søge om og betale for visum til tiden. Opgaver I januar/februar måned hvert år at tjekke og opdatere oplysninger om visumansøgning på ved at sammenholde med oplysninger på ambassadernes hjemmeside. Derefter at opdatere dokumentet Nødvendige dokumenter til opnåelse af visum og fremsende dette til Chairman Outbound. Evt. at levere oplysninger til brug for præsentationer ved forældrebriefinger i marts/april og afrejsebriefing primo juli. Evt. at udsende e mail via databasen til alle klubcounsellors om visumrådgivning. Primo april at sende e mail/brev til ambassaderne med liste over de studenter, vi udveksler med deres respektive lande. Listerne kan trækkes fra databasen.

2 Fra ultimo april afrejse i juli/august at besvare visumspørgsmål/ henvendelser fra studenterne, deres forældre, klub counsellors, og evt. andre pr. telefon eller e mail. I samarbejde med Outbound Chairman at fremskaffe manglende papirer fra udvekslingspartnerne. Marianne Oehlenschlæger Bilag Nødvendige dokumenter til opnåelse af visum Eksempel på tekst til e mail til ambassade

3 Nødvendige dokumenter til opnåelse af visum Outbound Chairman udfærdiger og medsender følgende dokumenter til alle studenter: To Whom It May Concern brev på engelsk og på spansk til spankstalende lande Accept letter Begge dokumenter ligger i databasen. Derudover er der krav om, at vores udvekslingspartnere skal levere følgende dokumenter i tillæg til Guarantee Form (yderligere kommentarer med kursiv): Argentina Den brune kuvert med indrejsetilladelse (Permissio d Ingreso) fra immigrationsmyndighederne i Argentina. Fremsendes af og til IKKE sammen med GF. Må kun åbnes af ambassaden. Australien Acceptance Advice for Secondary Exchange Students (AASES). Der må ikke være rettet i datoerne i så fald skal fremskaffes en ny. Brasilien Bekræftelse fra skole på optagelse og varighed af studierne. Bekræftelsen skal være bevidnet af offentlig notar i Brasilien. Kopi af "Ata da Constituicão" (vedtægter for den modtagende Rotary klub) skal ligeledes være bevidnet/legaliseret. Kopi af "CNPJ" formular (registrering af modtagende Rotary klub hos skattemyndighederne i Brasilien) Formulario de Pedido de Visto FRN 49/00 CNIg Notarbevidning er helt almindelig procedure i Brasilien. Canada Bekræftelse på optagelse i skole (nogle sender kun GF, hvoraf skole også fremgår). Studenter til Quebec skal også have et Certificat d Acceptation du Québec Chile Bekræftelse på optagelse i skole (hvis vedlagt) ellers må det være tilstrækkeligt med GF.

4 Colombia Original of the admission certificate from the Colombian educational institution. This certificate may be a copy of the registration certificate or a fully certified copy of the agreement between the educational institutions in the case of an exchange student. It must state that the Colombian educational institution commits itself to accept the student covered by the agreement. A Colombian Public Notary must notarize it. Proof of legal existence of the educational institution in Colombia. In Colombia this is a certificate known as Certificado de Personería Jurídica. A Colombian Public Notary must notarize it. A certificate or a document in original, from the corresponding Colombian educational institution, stating that the weekly class schedule has an intensity of at least ten (10) hours Ecuador Legalized copy of the Exchange Program Organization s legal registration in Ecuador. Indien Bekræftelse på optagelse i skole (hvis vedlagt) ellers må det være tilstrækkeligt med GF. Japan HOSTING GUARANTEE FOR ROTARY EXCHANGE STUDENTS + CERTIFICATE OF ADMISSION (dokumenterne er på japansk). Når studenterne er blevet accepteret i Japan, og Outbound Chairman har modtaget ovenstående papirer, sender Outbound Chairman kopi af studenternes ansøgning (det hele) til den japanske ambassade. Jeg ved ikke hvorfor vi gør det, men det går helt tilbage til Arne Jensens tid. Mexico Bekræftelse på optagelse på skole i Mexico. Oficio no. CRM/200/2010, som du skal medsende med de øvrige papirer ( fremskaffet af Chairman i Distrikt 4110 i Mexico). New Zealand Bekræftelse på optagelse på skole (hvis vedlagt) ellers må det være tilstrækkeligt med GF.

5 Sydafrika Letter from the educational institution in South Africa confirming that the permit holder, if a student, has been accepted to register, if applicable, or a letter from the entity, organisation or family where the foreigner intends to conduct his or her programme Letter from the sponsoring body responsible for the organising of administering of the programme, confirming that it will take full responsibility of the permit holder whilst he or she is in South Africa USA DS2019 Certificate of Illegibility. Fødested og navn i DS2019 skal være identisk med pas. Det accepteres, at fx navnet Sørensen er skrevet som Sorensen eller Soerensen. En ny DS2019 skal ikke nødvendigvis være i original kan modtages scannet, ambassaden skal blot være sikker på, at det er ændret i SEVIS databasen. Oprindelig DS2019 skal i så fald også medbringes på ambassaden. Programmets starttidspunkt (pkt. 3 Form covers period) må ikke være før indrejsedato, da det kan give problemer ved indrejse i USA. Venezuela Bekræftelse på optagelse i skole (hvis vedlagt) ellers må det være tilstrækkeligt med GF.

6 Eksempler på e mails til ambassader Brasilien In 2010/2011, Rotary Denmark will exchange 44 exchange students with Brazil. Attached a list with information on the students, from whom you will receive a visa application as soon as they have received the necessary papers from Rotary in Brazil. We have informed the students about the visa procedure and about your website. The students are scheduled to arrive in Brazil on 5 August and will carry a round trip ticket and a travel insurance valid for one year. Rotary and their biological parents will be financially responsible for them during their stay in Brazil. In case you have any questions, feel free to contact me. Sincerely, Ecuador Dear Madams/Sirs In 2010/2011, Rotary Denmark will exchange 6 students with Ecuador. Attached information on these exchange students, from whom you will receive a visa application when they have received the needed forms from Ecuador. The students are scheduled to arrive in Ecuador on 20 August and will carry a fully paid round trip ticket and insurance valid for one year. Rotary and their biological parents will be financially responsible for the students during their stay in Ecuador. The students have been informed that they can download the visa application form from your website, where they may also find more information on the visa procedure. They have also been informed to contact you before sending visa application and paying fee. If you have any questions or comments, you are very welcome to contact me. Sincerely,