Vejledning i brug af omkostningsartsgrupper

Transkript

1 Side 1 af 9 sider Vejledning i brug af omkostningsartsgrupper Denne vejledning viser de almindeligt brugte arter - arter som kun bruges i specialtilfælde kan findes via transaktion KAH3 Eksempel: Artsgruppe Undergruppe Budgetkonti I artskontoplanen finder man først frem til: Artsgruppen Undergruppen Yderligere opdelinger i undergrupper Arten Du skal kontere en buket til en medarbejder i anledning af et jubilæum: Først finder du artsgruppen (tallene længst til venstre) = personale Så finder du undergruppen (næste kolonne) = andre personaleudgifter Så ser du på om der er yderligere opdelinger af undergruppen = andre personaleudgifter Så finder du arten = Øvrige varekøb, da det er en fysisk ting du har købt, altså konterer du på art Interne regninger (fra kantine, trykkeri, IT-afdelingen m.v.) - skal altid konteres på samme art, men ikke samme gruppe, som regningen er konteret på (dette betyder at de 2 første tal skal være ens, men ikke resten) 11 Budgetpuljer Der må ikke bogføres på disse arter Gruppen anvendes kun af centrale økonomimedarbejdere i forbindelse med budgetlægningen Hvis man i forbindelse med budgetlægningen bruger budgetpuljer, skal der budgetteres mindst på hovedartsniveau. Alle budgetbeløb skal derudover være ført på et omkostningssted/psp-element hvor der er tilknyttet en gruppering Budgetoverførsler mellem årene Der må ikke bogføres på disse arter Denne gruppe er et tilbud - der er ikke krav om at den skal anvendes. Alle overførsler skal derimod være kodet med budgetkode evt. årsagskode og evt. bemærkning Budgetoverførsler, løn Budgetoverførsler, ikke løn Rammebesparelse Der må ikke bogføres på disse arter Gruppen anvendes kun af centrale økonomimedarbejdere 20 Anlæg - dranst 3 Må ikke benyttes til driftsposteringer Skal benyttes til alle budgetteringer og bogføringer vedr. anlæg Anlægsudgifter, fødevarer Anlægsudgifter, brændsel og drivmidler Anlægsudgifter, køb af jord og bygninger Anlægsudgifter, anskaffelser Anlægsudgifter, øvrige varekøb Anlægsudgifter, tj.yd. uden moms

2 Side 2 af 9 sider 30 Forsikringer 40 Personale Anlægsudgifter, håndværkerydelser Anlægsudgifter, øvrige tj.yd Salg af produkter og ydelser Anlægsindtægter, betalinger fra staten Øvrige anlægsindtægter Må kun anvendes af centrale forsikringmedarbejdere og selvejende institutioner Gruppen er delt på forskellige personalegrupper og omfatter udgifter og indtægter som knytter sig til personalets ansættelse, f.eks. Løn, uddannelse, uddannelsesrefusioner, kørselsgodtgørelse, beklædning m.v. På art 1.0 må der kun budgetteres og bogføres løn, da kontiene skal stemme med skatteregnskabet. Der må ikke konteres f.eks. kørsel. Alle posteringer skal ske via lønsystemet, eller skal efterfølgende indberettes til lønsystemet. Alle kursusrefusioner skal bogføres på art 1.8 Intern afregning af lønninger skal være art Ledelse Anvendes kun til lederløn Ledelse, løn Ledelse, kursusrefusion 42 Fagpersonale Løn til personale som beskæftiger sig med institutionens/afdelingens primære drift. F. eks i børnehaver tænkes på pædagoger og pædagogmedhjælpere og på skolerne er det lærerne Fagpersonale, løn Fagpersonale, kursusrefusion Fagpersonale, intern afregning 43 Øvrigt fast personale Løn til personale som ikke beskæftiger sig med institutionens/afdelingens primære drift. I børnehaver, skoler m.v. kan der f.eks. være rengøringspersonale, pedeller, administrationspersonale m.v Øvrigt fast personale, løn Øvrig fast personale, kursusrefusion Øvrigt fast personale, intern afregning 44 Personale med tilskud Løn til fleksjob, skånejob, servicejob m.v. hvor institutionen/afdelingen kun betaler en del af lønnen Personale med tilskud, løn Personale med tilskud, refusion Personale med tilskud, kursusrefusion 45 Vikarer Løn til personale med midlertidig/tidsbegrænset ansættelse Vikarer, løn Vikarer, kursusrefusion Vikarer, intern afregning Vikarer, tjenesteydelser uden moms Vikarer, tj.yd. med moms 46 Uddannelse Uddannelse af personale.

3 Side 3 af 9 sider Temadage, kurser, aktivitetsdage m.v Uddannelse af personale, kursusrefusion Uddannelse af personale, fødevarer Uddannelse af personale, varekøb Uddannelse af personale, tj.yd. uden mom Uddannelse af personale, tj.yd. med moms 47 Tjenestemandspensioner Gruppen anvendes kun af centrale medarbejdere (personalekontor m.m.) 48 Timeregistrering Anvendes kun af driftsafdeling, Miljø- og teknik 49 Andre personaleudgifter Kørselsgodtgørelse/transportudgifter Skattefri kørselsgodtgørelse omfatter kun ansatte. Husk at påføre den konto som henviser til den rigtige art i omsætningstabellen til lønsystemet. Kørselsgodtgørelse til personale konteres på denne art, både tjenestekørsel, kørsel til møder og uddannelse m.v. Under denne gruppe skal der bogføres alle transportudgifter til personale. Transportudgifter dækker også flybilletter, færgebilletter (vær opmærksom på moms, da færgetransport af personer er momsfri, men færgetransport af biler er momspligtig) Kørselsgodtgørelse Kørselsgodtgørelse, tj.yd. med moms Beklædning Beklædning, varekøb Beklædning, tj.yd. uden moms Beklædning, tj.yd. med moms AES Må kun anvendes af centrale medarbejdere og selvejende institutioner Lægeerklæringer, ansatte Transport i forbindelse med indhentning af lægeerklæringer konteres som kørsesgodtgørelse/transportudgifter, artsundergruppe Lægeerklæringer, ansatte - uden moms Lægeerklæringer, ansatte - med moms Andre personaleudgifter Diverse udgifter f.eks. blomster, gaver m.v. til personale Annoncer om nyt personale skal konteres under Administrationsudgifter, annoncering Andre personaleudgifter, fødevarer Andre personaleudgifter, øvr. varekøb Andre personaleudgifter, tj.yd. uden mom Andre personaleudgifter, tj.yd. med moms 50 Materiale- og aktivitetsudgifter Under materiale- og aktivitetsudgifter skal man være opmærksom på brugen af arterne 2 varekøb og 4 tjenesteydelser f.eks. Art 2 Varekøb Ved varekøb forstås indkøb som du kan tage med dig (de kan dog nogle gange være tunge og uhåndterlige), altså en fysisk ting. Der kan være varekøb som ikke er tillagt moms, de skal konteres på art 4.0 tjenesteydelser uden moms f.eks. frimærker (dette er en portoudgift og ikke et varekøb), kunstgenstande, blade som udkommer mindre end en gang månedligt. Art 2.2 Fødevarer

4 Side 4 af 9 sider Alt som kan spises og drikkes (råvarer) - dog ikke restaurationsregninger m.v., da det er forarbejdede fødevarer og det meste af betalingen her vedr. arbejdet/tjenesteydelser. Art 4.0 Tjenesteydelser uden moms f.eks. busbilletter, kodaafgift, visse abonnementer og kontingenter m.v. Art 4.5 Entreprenør- og håndværkerydelser - Alle udbetalinger til håndværkere - både materialer og arbejdsløn Art 4.9 Øvrige tjenesteydelser - Konsulentydelser, leje af film, trykning af materiale, biografbilletter m.v. 51 Bruger- og elevaktiviteter - (husk at finde den rigtige undergruppe) Materialer Materialer til institutionens primære drift f.eks. Skolernes undervisningsmaterialer Materialer, fødevarer Materialer, varekøb Materialer, tj.yd. uden moms Materialer, håndværkerydelser Materialer, tj.yd. med moms Arrangementer Arrangementer for beboere/brugere f.eks. temadage Arrangementer, fødevarer Arrangementer, øvr. varekøb Arrangementer, tj.yd. uden moms Arrangementer, tj.yd. med moms Honorar, B-indkomst (bl. a. transportudgifter til borgere/klienter) Honorarer til konsulenter m.v. som ikke er momsregistrerede - Udbetaling til ikke ansatte, f.eks. en foredragsholder, også der, hvor betalingen består af kørselsgodtgørelse og kaffen. Al kørselsgodtgørelse m.v. skal indberettes som B-indkomst. (Skattefri kørselsgodtgørelse kan kun udbetales til ansatte med et ansættelsesbrev) Hvis konsulenterne er momsregistrerede, fremgår det af fakturaen og det skal ikke bogføres her, men på art 4.9 under den relevante gruppe Honorar, B-indkomst Honorar, B-indkomst (fra fagsystemer) Honorar, B-indkomst (cpr-krav) Kørsel med brugere Kørsel med brugere uden moms Kørsel med brugere med moms Lejrskoler og ekskursioner Lejrskoler og ekskursioner, fødevarer Lejrskoler og ekskursioner, øvr. varekøb Lejrskoler og ekskursioner uden moms Lejrskoler og ekskursioner med moms Lejrskoler og ekskursioner, egenbetaling Forplejning Forplejning for brugere, fødevarer Forplejning for brugere, varekøb Forplejning for brugere, tj.yd. u/moms Pleje, sygeplejeartikler og medicin Sygeplejeartikler og medicin Hjemmepleje Behandling, privat leverandør Behandling, privat leverandør

5 Side 5 af 9 sider Lægeerklæringer, klienter Lægeerklæringer, klienter - uden moms Lægeerklæringer, klienter - med moms Øvrige bruger- og elevaktiviteter Øvr. bruger- og elevaktiviteter, fødevare Øvr. bruger- og elevaktiviteter, øvr. va Øvr. bruger- og elevaktiviteter, tj.yd Øvr. bruger- og elevaktiviteter, tj.yd. 52 Administrationsudgifter Telefon Alle institutionens udgifter til telefoni inkl. Indkøb af telefoner og udstyr til telefoner f.eks. headsets. Udgifter til personalets mobiltelefoner bogføres ligeledes her Telefon, varekøb Telefon, tj.yd. uden moms Telefon, tj.yd. med moms Telefon, indtægter Aviser, tidsskrifter, faglitteratur m.v. Aviser, tidsskrifter m.v. som anvendes af personalet bogføres her. Hvis det er aviser m.v. som anvendes af brugere/beboere bogføres det på undergruppe Aviser, tidsskr., faglitteratur, varekøb Aviser, tidsskr., faglitteratur, tj.yd Aviser, tidsskr., faglitteratur, tj.yd. Annoncering Annoncering, tj.yd. uden moms Annoncering, tj.yd. med moms Kontorartikler Ting som løbende forbruges - med en levetid på under 1 år (levetid over 1 år = inventar) eller hvis beløbet er under ca. 500 kr. Papir, blyanter, blokke, printerpatroner m.v Kontorartikler Kontorartikler, tj.yd. uden moms Renter forsyningsvirksomheder Anvendes kun af Miljø- og teknik Øvrige administrationsudgifter Bl.a. TV licens, medielicens Øvrige administrationsudgifter, varekøb Øvrige administrationsudgifter, tj.yd. u Øvrige administrationsudgifter, tj.yd. m 53 Møder, rejser og repræsentation Udgifter til transport af personale i forbindelse med møder, rejser og repræsentation skal konteres under artsgruppe 40, undergruppe 49, Kørselsgodtgørelse/transportudgifter Mødeudgifter Faglige og/eller kollegiale møder, temadage, mv hvor andre arrangerer Mødeudgifter, fødevarer Mødeudgifter, øvr. varekøb Mødeudgifter, tj.yd. uden moms Mødeudgifter, tj.yd. med moms Rejser Rejser, ture m.v. hvor vi selv arrangerer

6 Side 6 af 9 sider Rejser, fødevarer Rejser, tj.yd. uden moms Rejser, tj.yd. med moms Rejser, egenbetaling Repræsentation Deltagelse i åbningsarrangementer, venskabsbyarrangementer, receptioner m.v. typisk hvor man medbringer en gave til arrangørerne Repræsentation, fødevarer Repræsentation, øvr. varekøb Repræsentation, tj.yd. uden moms Repræsentation, tj.yd. med moms 54 Rådgivning og konsulentbistand Nærmere regler er under udarbejdelse Revision Revision uden moms Revision Advokatbistand Advokatbistand uden moms Advokatbistand med moms Advokatbistand (med cpr krav) Tolkebistand Tolkebistand uden moms Tolkebistand med moms Tolkebistand (med cpr krav) Anden konsulentbistand Anden konsulentbistand uden moms Anden konsulentbistand med moms 56 Tilskud og overførsler Tilskud og overførsler til personer Tilskud og overførsler til pers. skatpl Tilskud og overførsler til pers. skatfri Tilskud og overførsler til pers. invalid Tilskud og overførsler (med cpr krav) Tilskud og overf. sk.pl. u koder Tilskud og overf. skattefri u kode Tilskud og overførsler til øvrige 58 Plejeløn Plejeløn 59 Diverse materiale- og aktivitetsudgifter Diverse mat.- og aktivitetsudg., varekøb Diverse mat.- og aktivitetsudg., tj.yd Diverse mat.- og aktivitetsudg., tj.yd. 60 IT, inventar og materiel 61 IT Her bogføres elektronisk inventar og materiel bl.a. computer, mus, printer, kopimaskiner m.v. inkl. softwear, men ting til drift af maskinerne så som papir og printerpatroner m.v. er kontorartikler Telefoni konteres ikke her, men under egen gruppe (selv om det er IP-telefoni) Leasingafgifter bogføres her på art 4.9

7 Side 7 af 9 sider Inden indgåelse af nye leasing/lejekontrakter skal man tjekke de nærmere regler herfor i kasse og regnskabsregulativet IT, anskaffelser IT, øvr. varekøb IT, tj.yd. uden moms IT, håndværkerydelser IT, tj.yd. med moms 62 Inventar Anskaffelser som har en levetid på over 1 år (potteplanter?) Anskaffelser til en pris på kr. eller derover - skal registreres på art 2.7 og indberettes til anlægsregistret Inventar, anskaffelser Inventar, øvr. varekøb Inventar, tj.yd. uden moms Inventar, håndværkerydelser Inventar, tj.yd. med moms 63 Køretøjer og materiel Biler, maskiner m.v. som ikke er stationære, f.eks. plæneklippere. Der føres både anskaffelse, drift og vedligeholdelse på denne gruppe Anskaffelser til en pris på kr. eller derover - skal registreres på art 2.7 og indberettes til anlægsregistret Køretøjer og materiel, brændsel og drivm Køretøjer og materiel, anskaffelser Køretøjer og materiel, øvr. varekøb Køretøjer og materiel, tj.yd. uden moms Køretøjer og materiel, håndværkerydelser Køretøjer og materiel, tj.yd. med moms 70 Grunde og bygninger Køb og salg af grunde og bygninger må kun ske centralt 71 Grunde Køb, salg og leje Vedr. leje skal man tjekke de nærmere regler herfor i kasse- og regnskabsregulativet Grunde, tj.yd. uden moms Grunde, tj.yd. med moms Vedligeholdelse af udenomsarealer Vedligehold af udenomsarealer, brændsel Vedligehold af udenomsarealer, anskaffel Vedligehold af udenomsarealer, varekøb Vedligehold af udenomsarealer, tj.yd. ud Driftsafd., standartopgaver udenomsarealer (opgaver bestilt i henhold til kontrakt hos driftsafdelingen) Driftsafd., bestillingsopgaver udenomsarealer (diverse opgaver bestilt hos driftsafdelingen) Vedligehold af udenomsarealer, håndværke Vedligehold af udenomsarealer, tj.yd. me 72 Bygninger Køb, salg, leje og leasing Vedr. leje og leasing skal man tjekke de nærmere regler herfor i kasse- og regnskabsregulativet Leje og leasing af bygninger uden moms Leje og leasing af bygninger med moms

8 Side 8 af 9 sider Vedligeholdelse af bygninger Al vedligeholdelse, som skal betales af Institutionerne m.v., skal bogføres her (så er man også fri for at tage stilling til om vinduer og døre er udvendig eller indvendig vedligeholdelse) Akut vedligeholdelse, varekøb Akut vedligeholdelse, tj.yd. uden moms Akut vedligeholdelse, håndværkerydelser Akut vedligeholdelse, tj.yd. med moms Rengøring Alle rengøringsartikler og betalinger til rengøringsselskab, vinduespudser m.v Rengøring, varekøb Rengøring, tj.yd. uden moms Rengøring, håndværkerydelser Rengøring, tj.yd. med moms Skatter og afgifter på bygninger F.eks. Rottebekæmpelse, skorstensfejning m.v Skatter og afgifter på bygninger uden mo Skatter og afgifter på bygninger med moms El Betaling for strøm er art 2.3. For registrerede virksomheder skal der ske yderligere posteringer af afgifter El El uden moms El, håndværkerydelser Varme Naturgas, el, gas, olie, fjernvarme art Varme Varme uden moms Vand og vandafledningsbidrag Vand og vandafledning Vand uden moms Renovation Renovation, varekøb Renovation mm. u/moms Renovation mm. m/moms Alarm og sikring Bl.a. Falck regninger og specielle forsikringer vedr. bygninger Alarm og sikring, varekøb Alarm mm. u/moms Alarm og sikring 73 Boligregnskaber Må kun anvendes centralt 80 Betaling til/fra andre off. myndigheder 81 Betaling andre off. myndigheder Betalinger til private oph.steder (cpr) Betalinger til egne tilbud (cpr-krav) Betalinger til private oph.st. (u. cpr) Betalinger til staten Betalinger til andre kommuner (cpr-krav) Betalinger til andre kommuner (u. cpr-kr

9 Side 9 af 9 sider Betalinger til regioner (cpr-krav) Betalinger til regioner (u. cpr-krav) Betalinger fra staten Betalinger fra andre kommuner (cpr-krav) Betalinger fra andre kommuner (u. cpr-kr Betalinger fra regioner (cpr-krav) Betalinger fra regioner (u. cpr-krav) 82 Regulering vedr. tidligere år Reg. vedr. tidl. år priv. oph.steder (cp Reg. vedr. tidl. år egne tilbud (cpr) Reg. vedr. tidl. år priv. oph.st. (u/cpr Reg. vedr. tidl. år staten Reg. vedr. tidl. år andre km. (cpr) Reg. vedr. tidl. år andre km. (u. cpr) Reg. vedr. tidl. år regioner (cpr) Reg. vedr. tidl. år regioner (u. cpr) Reg. vedr. tidl. år fra staten Reg. vedr. tidl. år fra andre komm (cpr) Reg. vedr. tidl. år fra andre km. (u cpr Reg. vedr. tidl. år fra regioner (cpr) Reg. vedr. tidl. år fra regioner (u cpr) 90 Indtægter 91 Huslejeindtægter Alle lejeindtægter samt evt. varmebidrag fra kommunens udlejede boliger og erhvervsejendomme Huslejeindtægter 92 Øvrig indtægter Betalinger fra beboere på institutioner, forældrebetalinger, gebyrer m.v Lønninger, intern afregning Fødevarer, intern afregning Øvrige varekøb, intern afregning Tj.ydelser u/moms intern afregning Tjenesteydelser intern afregning Salg af produkter og ydelser Refusion af forbrugsafgifter fra lejere Øvrige indtægter 99 Systemkonti Der må ikke budgetteres eller bogføres på disse arter. Spørgsmål/kommentarer bedes rettet til fagsekretariaterne eller til undertegnede: Maja Lynggaard, Budgetkontoret maja.lynggaard@randers.dk tlf