DOF - vejledning til regnskab og bogføring

Transkript

1 DOF - vejledning til regnskab og bogføring Ordet regnskab lyder for mange som noget kedeligt og vanskeligt noget. Sådan behøver det ikke nødvendigvis at være, bare man overholder de to væsentligst ting: Sørg for at have papir (bilag) på alt, hvad der sker rent pengemæssigt. Sørg for at få styr på bilagene løbende. Et regnskab er opbygget i to dele: o o Driftsregnskab Statusregnskab Driftsregnskabet viser, hvad der har været af aktiviteter i løbet af året. Det viser også om aktiviteterne har kunnet løbe rundt, så det giver overskud. For at opbygge en sikker og god rutine, er det vigtigt at kunne afstemme de forskellige ting. Hvis kasse, bank og giro stemmer, kan man næsten være sikker på, at alle bilag er bogført. Regnskabet behøver ikke nødvendigvis at være rigtigt ført, men hvis alle ind- og udbetalinger er bogført, er man nået langt. Desuden er det vigtigt, at man altid hurtigt kan finde et allerede bogført bilag. For at kunne det, må man vide, hvor man skal lede. Derfor får alle bilag et nummer og sidder i nummerorden i en bilagsmappe. Efter årsafslutningen starter man så med en ny mappe og begynder forfra med bilagsnumrene. Desuden skal man kunne dokumentere, hvad pengene er brugt til. Man skal have bilag på alt hvad der vedrører økonomien. Det er ikke nok, at man ved, man er ærlig. Der SKAL ligge et stykke papir på alt, hvad der er ind- og udgået i regnskabet. Driftsregnskab Drifsregnskab er i hovedtræk opbygget således: INDTÆGTER UDGIFTER Deltagerbetaling Kommunale tilskud Øvrige indtægter Lærerlønninger Lederlønninger Undervisningsudgifter (program, materiale m.m.) Administrationsudgifter (porto, kontorartikler m.m.) FINANSIERING 10%-PULJE AFSKRIVNINGER OVERSKUD / UNDERSKUD Alle disse ting kaldes en kontoplan. Man kan opbygge en kontoplan stort set som man vil og altså have alle de konti med, som man vil. Fx kan administrationsudgifter deles ud i forskellige grupper: Porto, kontorartikler o.s.v. alt efter hvilke behov man har, ligesom deltagerbetaling og/eller lønninger kan splittes op på de forskellige tilrettelæggelsesformer

2 Statusregnskab Statusregnskab viser hvad man har af værdier (aktiver) og gæld (passiver) og er i hovedtræk opbygget således: AKTIVER PASSIVER Anlægsaktiver (inventar) Tilgodehavender (til gode hos kommunen, deltagerne m.m.) Likvide midler (kasse-, bank- og girobeholdning) Egenkapital (overført resultat fra tidligere år) Gæld (A-skat, ATP, deltagerbetaling for endnu ikke afholdt undervisning) Driftsregnskabet nulstilles, når et nyt år starter, hvorimod statusregnskabet overføres fra år til år. Kontoplan og posteringer Se eksempel på kontoplan på de efterfølgende sider. Man kan som tidligere nævnt lave alle de konti man vil. Hvis man bogfører på edb betyder det ikke noget, at der er mange forskellige konti. Til gengæld er man nødt til at begrænse sig, hvis man bogfører manuelt. Debet og kredit er to begreber man hele tiden støder på, når man taler om regnskab og bogføring, ligesom man støder på ordet posteringer. Posteringer er de bevægelser der sker, når man bogfører. Hvis man fx har købt frimærker, laver man en postering, når man skriver det ind i sit regnskab. I driftsregnskaber er indtægter i kredit og udgifterne i debet. Disse to begreber er meget vigtige at huske, når man bogfører. debet kredit Driftsregnskab udgifter indtægter Statusregnskab værdier gæld En god ting at tage udgangspunkt i, for at huske, om det nu skal være debet eller kredit, er de likvide beholdninger (status). Ved langt de fleste posteringer hæver man penge eller indsætter penge. Det smarte i et regnskab er, at man ALTID skal føre det samme beløb i både debet og kredit. Hvis man skal bogføre køb af frimærker, og man ikke lige kan huske, om det nu er debet eller kredit, så start med at hæve penge i kassen. Kassen er en statuskonto, så derfor fører man beløbet i kredit. Og når man så har bogført i kredit, ja så skal man også bogføre i debet på udgiftskontoen: Porto. En deltagerbetaling skal posteres modsat. Posteringerne kommer til at se således ud:

3 2004 bilag Kasse Porto Delt.betaling Debet Kredit Debet Kredit Debet Kredit Frimærker 500,00 500,00 56 Hold ,00 800,00 En kontoplan bruges for at man kan overskue, hvad pengene er brugt til. Der føres en kasserapport. Her bogføres alle ind- og udbetalinger på henholdsvis kasse, bank og giro. Når pengene er enten hævet eller indsat, bliver de brugt til noget. I kasserapporten bliver de derfor ført både i kasse, bank og giro samt på enten deltagerbetaling, porto eller hvor poseringen nu hører hjemme. Når året er slut, skal man afregne med kommunen. Før regnskabet kan afsluttes, skal man finde ud af, om det tilskud man har fået er brugt, eller om der evt. skal tilbagebetales noget. Det gør man ved at lave tilskudsregnskabet til kommunen og derefter ajourføres årsregnskabet og afsluttes. Der vedlægges forslag til en meget enkel kontoplan herunder, samt til sidst en mere kompleks kontoplan, som kan får til indsættelse i bogføringsprogrammet SummaSummarum.

4 KONTOPLAN DRIFT Konto nr. INDTÆGTER Konto nr. UDGIFTER Deltagerbetaling Lærerlønninger 1000 Deltagerbetaling 2000 Læreløn, almen Deltagerbetaling i alt 2010 Lærerløn, instrumental 2020 Lærerløn, handicap 2030 Lærerløn, foredrag Kommunale tilskud Lærerlønninger i alt 1100 Tilskud undervisning 1110 Tilskud lokaler Lederlønninger Kommunale tilskud i alt 2100 Lederløn Lederlønninger i alt Øvrige indtægter 1200 Salg af fotokopier Undervisningsudgifter Øvrige indtægter i alt 3000 Programudgifter 3010 Undervisningsudgifter INDTÆGTER I ALT 3020 Lærermøder 3030 Kursusudgifter Undervisningsudgifter i alt Administrationsudgifter 3100 Porto 3110 Kontorartikler 3120 Telefon 3130 Forsikringer 3140 Bestyrelsesmøder Administrationsudgifter i alt Finansiering 3500 Renteindtægter 3510 Renteudgifter Finansiering i alt 10% - pulje Indtægter: 4000 Tilskud 4010 Deltagerbetaling Udgifter: 4100 Honorar oplægsholder 4110 Honorar ordstyrer 4120 Transport oplægsholder 4130 Lokaleleje 4140 Annoncering 4150 Administration 4160 Øvrige udgifter 10% pulje i alt UDGIFTER I ALT

5 STATUS KONTOPLAN Konto nr. AKTIVER Konto nr. PASSIVER Anlægsaktiver Egenkapital 6000 Inventar primo 7000 Egenkapital primo 6010 Tilgang/afgang 7010 Overført resultat Anlægsaktiver i alt Egenkapital i alt Tilgodehavender Gæld 6100 Tilgodehavender tilskud 8000 Skyldig løn 6110 Tilgode deltagerbet Skyldig A-skat 6120 Periodeafgræsningsposter 8030 Skyldig AM-bidrag Tilgodehavender i alt 8040 Skyldige feriepenge 8050 Kreditorer Likvide midler 8060 Forudbetalt tilskud 6200 Kassebeholdning 8070 Forudbetalt delt.betaling 6210 Girobeholdning 8080 Øvrig gæld 6230 Bankbeholdning Gæld i alt Likvide midler i alt

6 DOF :37:25 KONTOPLAN Kontonr. Kontonavn Type Afd. Sum fra Sum til *** RESULTATOPGØRELSE *** UNDERVISNINGSINDTÆGTER 1010 Deltagerbetaling undervisning Drift 1020 Deltagerbetaling debatarr. Drift 1030 Tilskud til lærer- og lederløn Drift 1040 Tilskud til små hold Drift 1050 Tilskud til lokaleleje Drift 1060 Tilskud til pensionister m.fl. Drift 1070 Tilskud til debatarrangementer Drift * UNDERVISNINGSINDTÆGTER I ALT Sum UNDERVISNINGSUDGIFTER LØNNINGER 2010 Lærer-/lederløn, almen Drift 2012 Lærer-/lederløn, instrumental Drift 2014 Lærer-/lederløn, handicap Drift 2020 Foredragshonorarer, A-indkomst Drift 2030 Foredragshonorarer, B-indkomst Drift 2040 Løn til ledelse Drift 2070 ATP lærere Drift 2080 ATP leder Drift 2090 Sygedagpenge lærere Drift 2100 Sygedagpenge leder Drift og 2. ledighedsdag lærere Drift og 2. ledighedsdag ledere Drift 2130 Reg. feriepengeforpligtelse Drift 2140 Lønandele til kommunen Drift * LØNNINGER I ALT Sum HOLDUDGIFTER 2310 Leje af undervisningslokaler Drift 2320 Undervisningsmaterialer Drift * HOLDUDGIFTER I ALT Sum DEBATARRANGEMENTER 2510 Honorarer - A-indkomst Drift 2515 Honorarer - B-indkomst Drift 2520 Andre lønudgifter Drift 2530 Lederhonorar Drift 2540 Lokaleleje Drift 2550 Annoncer og PR Drift 2560 Tryksager Drift 2570 Materialer Drift 2580 Rejseudgifter Drift 2590 Administration Drift * DEBATARRANGEMENTER I ALT Sum * UNDERVISNINGSUDGIFTER I ALT Sum * UNDERVISNINGSBIDRAG Sum MARKEDSFØRING 2810 Trykning af program Drift 2820 Udsendelse af program Drift 2830 Annoncer Drift 2840 Internet-annoncering Drift * MARKEDSFØRING I ALT Sum * RESULTAT FØR ADMINISTRATION Sum ADMINISTRATION LØN ADMINISTRATION 3110 Løn Drift 3120 ATP Drift 3130 Sygedagpenge Drift og 2. ledighedsdag Drift * LØN ADMINISTRATION I ALT Sum

7 ØVR. ADMINISTRATIONSOMK Kontorartikler Drift 3220 Porto Drift 3230 Telefon Drift 3240 Internet- og faxlinie Drift 3250 Møder Drift 3260 Kørselsgodtgørelse Drift 3270 Rejseudgifter Drift 3280 Kontingenter og abonnementer Drift 3290 Bank- og girogebyrer Drift 3300 Forsikringer Drift 3310 Revision Drift 3320 Småanskaffelser inventar Drift 3330 Vedligeholdelse inventar Drift 3340 Repræs.: Gaver og blomster Drift 3350 Kursusudgifter Drift * ØVR. ADMINISTRATIONSOMK. I ALT Sum * ADMINISTRATION I ALT Sum * RESULTAT FØR AFSKRIVNINGER Sum AFSKRIVNINGER 5110 Afskrivning på inventar Drift * AFSKRIVNINGER I ALT Sum * RESULTAT FØR RENTER Sum RENTER 6010 Renteindtægter Drift 6020 Renteudgifter Drift * RENTER I ALT Sum * RESULTAT FØR EKSTRAORD. POSTER Sum EKSTRAORDINÆRE POSTER 6510 Ekstraordinære indtægter Drift 6520 Ekstraordinære udgifter Drift * EKSTRAORDINÆRE POSTER I ALT Sum * ÅRETS RESULTAT Sum *** BALANCE *** AKTIVER ANLÆGSAKTIVER 7210 Driftsmidler & Inventar Status 7220 Tilgang i året drift/inventar Status 7230 Afgang i året drift/inventar Status 7240 Akk. afskrivning drift/inventar Status * ANLÆGSAKTIVER I ALT Sum TILGODEHAVENDER 7310 Kursusgebyrer Status 7315 Pensionisttilskud Status 7320 Periodeafgrænsningsposter Status 7330 Deposita og forudbetalt leje Status 7340 Andre tilgodehaveder Status * TILGODEHAVENDER IALT Sum LIKVIDE BEHOLDNINGER 7410 Kasse Status 7420 Checkkonto Status 7430 Bankkonto Status 7440 Girokonto Status * LIKVIDE BEHOLDNINGER I ALT Sum * AKTIVER IALT Sum PASSIVER EGENKAPITAL 8110 Egenkapital Status 8120 Årets resultat Status * EGENKAPITAL I ALT Sum

8 KORTFRISTET GÆLD 8210 Skyldig A-skat Status 8220 Skyldigt AM og SP Status 8230 Skyldig ATP Status 8240 Skyldige feriepenge, netto Status 8250 Feriepengeforpligtelse Status 8260 Forudbetalte kursusgebyrer Status 8265 Forudbetalte pens.tilskud Status 8270 Andre skyldige omkostninger Status * KORTFRISTET GÆLD IALT Sum LANGFRISTET GÆLD 8310 Anlægslån Status * LANGFRISTET GÆLD I ALT Sum * PASSIVER I ALT Sum * Balancekontrol Sum