Evaluering af Sundhedsstyrelsens krisestyringsorganisation efter influenzapandemien i 2009 - evalueringsproces, konklusioner og implementering af læringspunkter Øvelsesseminar den 11. maj 2011 Sigrid Paulsen, specialkonsulent, Sundhedsstyrelsen
Langvarig krisestyring Intern beredskabsplan aktiveret fra april til december 2009 Operationsberedskab (perioden 27. april 15. maj) Kriserum nedsat, ekstra døgnberedskab Fuld etableret krisestab og -ledelse samt stabschef Hotline Stabsberedskab (perioden 18. maj 18. december) Jævnlige møder med fast interval Ansvarlig stabschef (sikre opgaveløsning og koordination) Hotline Klart til at gå i operationsberedskab igen (burde have gjort) Daglig beredskab (fra 18. december 2009 -) Fortsat skærpet opmærksomhed 1. kvartal 2010
Personaleressourcer ved opstart af indsatsen På medarbejderniveau To læger med smitsomme sygdomme som arbejdsområde Fem sagsbehandlere på sundhedsberedskab som på skift kan indgå som stabsmedarbejdere og stabschefer En kommunikationsmedarbejder Erkendelse af at vi står overfor en stor opgave
Sundhedsstyrelsens rolle Kontakt- og smitteopsporing via embedslægerne i inddæmningsfasen Følge situationen tæt (styr på situationsbilledet) Faglig rådgivning og vejledning til sundhedsvæsnet, alle niveauer Faglig indstilling vedrørende bl.a. vaccination til Indenrigs- og Sundhedsministeriet Information til befolkning, myndigheder, virksomheder mv. Kommunikation ift. pressen Koordination med Statens Serum Institut, Lægemiddelstyrelsen om vaccinelogistik, bivirkninger, udmeldinger mv.
Efter stormen da indsatsen var slut Umiddelbart efterfølgende Stor vilje og evne til forandring Fortsat højt energiniveau og stor interesse for emnet Erfaringerne står klart i hukommelsen Efter lidt længere tid Energiniveau daler De øvrige/daglige opgaver presser sig på Forløbet står mindre og mindre klart
Evaluering af indsatsen Flere forskellige typer Faglig Strategisk Organisatorisk Flere forskellige evaluatorer Interne og eksterne De implicerede myndigheders egne evalueringer Evalueringer i WHO regi, nordisk regi og i regi af Institut for Beredskabsevaluering Fokus for dette oplæg Intern organisatoriske evaluering af styrelsens krisestyringsorganisation og implementering af læringspunkter
Om processen hvordan griber vi det an? Behov for afgræsning af evalueringen Begrænset tid og ressourcer Nogen må have tænkte noget om evaluering før os Udgangspunkt i de fem kerneopgaver i Beredskabsstyrelsens vejledning Helhedsorienteret Beredskabsplanlægning (HOB) Etablering og drift af krisestyringsorganisationen Koordination af beslutninger og ressourcer Informationshåndtering Kommunikation (Operativ indsats) Trin i evalueringen 1) Evalueringsmøde januar 2010 2) Kort evalueringsnotat (knap 10 sider) foreligger april 2010 3) Revideret beredskabsplan for styrelsen foreligger december 2010 4) Implementering og afprøvning af den nye plan igangsat umiddelbart
Om evalueringsmødet (slutningen af jan 2010) Alle implicerede medarbejder og chefer var inviteret Fokuseret dagsorden Sikrer at kommer rundt om det væsentlige Hvad gik godt og hvad kunne være gået bedre Fokus på krisestyringsorganisationen og kerneopgaverne Sikrer at fokus fastholdes (organisationen og ikke de faglige vurderinger, der skal evalueres her) Tid og plads til at deltagerne kan komme til orde Der opstår konflikter og der begås fejl i krisesituationer Der opstår forskellige versioner af forløb og skyldsspørgsmålet Mulighed for at give sin version og få luft for frustrationer Diskussion behøver ikke føre til enighed men skal medvirke til, at man kan komme videre
Om evalueringsnotatet Baseret på konklusioner og pointer fra evalueringsmødet Omfang: Kort, knap 10 sider Form: Bygget op omkring de relevante kerneopgaver Aktivering og drift af krisestyringsorganisationen Koordination af handlinger og ressourcer Informationshåndtering Kommunikation Operativ indsats Styrelsens operative indsats ift. ovenstående punkter Faglige vejledninger m.v. ikke evalueret her faglig strategiplan (pandemiplan) revideres særskilt. Indhold: For hver kerneopgave beskrives følgende Pointer/synspunkter fra mødet Opfølgning/implementering (hvor og hvordan følges op)
En aha-oplevelse (side 1/2) Nyt at tænke krisestyringsorganisation, koordination, informationshåndtering og kommunikation som kerneopgaver Sundhedsstyrelsen er en fagtung organisation Sundhedsloven fokuserer på de faglige opgaver, styrelsen skal løse
En aha-oplevelse (side 2/2) Erkendelse af at beredskabsplanen ikke skal løse vores faglige opgaver Vi kan ikke planlægge alt og står alligevel i en ny situation hver gang Pandemiplanen udstikker overordnede rammer for faglig strategi Planen skal skabe rammer for løsning af faglig opgave uanset hvad er Fagligt kompetente medarbejdere der kan tænke selv i situationen og er vant til at håndtere stor kompleksitet Faglige opgaver business as usual (næsten )
Hovedkonklusioner vedr. krisestyring Hav en kort, operationel, generisk plan med klar rollefordeling Planen beskrev rolle- og ansvarsfordeling, men det forvandt i mængden af sider Planen blev udvidet hver gang, vi fik nye erfaringer Ingen tog planen ned fra hylden i situationen Hav et koncept for løsning af kerneopgaverne Etablering og drift af krisestyringsorganisation, koordination af handlinger og ressourcer, informationshåndtering og kommunikation er kerneopgaver på lige fod med operativ indsats Planlæg for en udvidelse af krisestyringsorganisationen Spred belastningen ud på flere skuldre ved længerevarende hændelser
Organisationens læring vedr. de fem kerneopgaver (side 1/2) Etablering og drift af krisestyringsorganisation Vi skal blive bedre til at udnytte, at vi er en stor organisation (sikre afløsning før træthed melder sig) Koordination af handlinger og ressourcer Mange aktører er inde over både internt i organisationen og eksternt Hvem gør hvad, hvorfor og hvornår? Koordination i myndighedernes udmeldinger og hjemmesidetekst
Organisationens læring vedr. de fem kerneopgaver (side 1/2) Informationshåndtering Et fælles situationsbillede i organisationen (embedslægerne i Region Nord sidder langt væk) Log, log, log Kommunikation En kerneopgaver på lige fod med operativ indsats Hvis vi ikke imødekommer informationsbehov, får vi ikke ro til at løse de faglige opgaver En fordel at komme medierne i forkøbet
Krisekommunikation behovet er enormt Foto: Jens Astrup/Scanpix 2009
Implementering af læringspunkter revision af styrelsens beredskabsplan (side 1/4) Processen med revision af planen Evalueringsnotat og strategi for planrevision drøftes uformelt med BRS friske øjne på sagen Forslag til ændring af planen forelægges styregruppen for planen (chefgruppen) - sikrer mandatet Der nedsættes en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de enheder, der er omfattet af planen sikrer ejerskab Der afholdes to møder i arbejdsgruppen Beredskabsstyrelsen sidder med ved det første møde i gruppen sælge plankoncept, fastholde fokus, kigge frem Chefgruppen vedtager den nye plan sikrer legitimitet
Implementering af læringspunkter revision af styrelsens beredskabsplan (side 2/4) Resultatet En kort operativ og generisk plan med en klar rolle- og ansvarsfordeling (20 sider) En bilagssamling i action card form målrettet specifikke aktører Et koncept for krisestyring som anvendes uanset hændelsestype En fleksibel krisestyringsorganisation med værktøjer som kan til og fravælges i situationen (fx hotline, indrykningsberedskab) En plan som tager udgangspunkt i de fem kerneopgaver En plan renset fra baggrundstekst og beskrivelse af vanlige opgaver
Implementering af læringspunkter revision af styrelsens beredskabsplan (side 3/4) Resultatet (fortsat ) En plan som kan suppleres med delplaner for de enkelte enheders faglige opgaveløsning Vagthåndbog for Embedslægerne Delplan for Statens Institut for Strålebeskyttelse Pandemiplan for faglig strategi og rammer ved pandemi Procedurer for udsendelse af lægehold ved hændelser i udlandet, som involverer et større antal danske borgere
Implementering af læringspunkter revision af styrelsens beredskabsplan (side 4/4) Implementeringen af planen Løbende præsentation i huset Husk løbende udskiftning i chefer og medarbejdere Løbende afprøvning af planen Diverse øvelser, kursus for indrykningsberedskab m.v. Løbende tilpasning/udarbejdelse af delplaner Der skal være en sammenhæng med hovedplanen
Produktet
Implementering af læringspunkter - etablering af et indrykningsberedskab i styrelsen Det fremgår af styrelsens ny beredskabsplan, at krisehåndtering forudsætter opbakning fra hele organisationen Et indrykningsberedskabet indgår som et centralt element i planen En liste med medarbejdere fra hele organisationen og fra alle faggrupper (sundhedspersonale, HK ere og Djøf ere) som kan kontaktes ved behov Supplerer de medarbejdere, som automatisk indgår i indsatsen, fordi situationen berører deres arbejdsområde Chefgruppen har tilsluttes sig konceptet og er forpligtiget til at skaffe medarbejdere Baseret på frivillighed Der afholdes introduktionskursus for indrykningsberedskabet med planspil, ligesom de indgår i løbende øvelsesaktivitet
Opsummering erfaringer med evaluering 1) Overvej ambitionsniveau og hold fokus Afgræns evalueringen Fastlæg formål og overvej hvordan konklusionerne kan bruges 2) Se hinanden i øjnene efter hændelse/øvelse Indkald alle involverede til møde kort efter, der er faldet ro på Lad de involverede få luft for frustrationer Erkend at der sker fejl (ufuldstændig information), kom videre 3) Lav en kort skriftlig afrapportering Begrænsede ressourcer til evaluering og til læsning af rapport Brug energi på implementering af læringspunkterne Fokuser på universelle pointer, opgaven aldrig den samme 4) Sikre forankring af læringspunkter Hos medarbejdere, ledelse og i organisationens planer Engager de medarbejdere, som planerne vedrører i processen Tag gerne eksterne/uvildige med på råd Øv og evaluer løbende
Tak for opmærksomheden Kommentarer/spørgsmål?