BILLEDPOLITIK Brug af billeder i Thisted Kommune
Indhold 1. Formål med en billedpolitik 2 2. Generelt om at bruge billeder i publikationer og på nettet 3 2.1 To typer af billeder 3 2.1.1 Situationsbilleder 3 2.1.2 Portrætfotos 3 2.2 Eksempler på situations- og portrætbilleder 4 2.3 Eksempler på problematiske billeder 5 2.3 Hvis du vil genbruge et billede 6 3. Når det drejer sig om børn 6 3.1 Husk tilladelse 6 3.2 Husk at tænke på situationen 6 4. Billeder af ældre, handicappede eller udsatte 6 5. Hjemmesider og sociale medier 7 5.1 Følg retningslinjerne for situations- og portrætbilleder 7 5.2 Få yderligere oplysninger hos Datatilsynet 8 6. Kommunens interne arrangementer 8 7. Ophavsret og kildeangivelse - ved brug af professionelle fotografer 8 7.1 Kildeangivelse og akkreditering 9 1
1. Formål med en billedpolitik Et billede siger mere end 1000 ord Thisted Kommune har fået sin første billedpolitik. Politikken giver dig en klar indføring i, hvad du må og ikke må, når du vil bruge billeder på hjemmesider, sociale medier, brochurer og andre typer af materialer. Betegnelsen billedmateriale dækker alle former for fotos og optagelser fra kameraer og smartphones. Politikken er desuden lavet for at imødekomme eventuelle spørgsmål som for eksempel Hvor og hvornår kan jeg risikere som medarbejder at blive afbilledet? og Kommer billederne fra x-, y- og z-situation på Facebook? Hvem gælder politikken for? Politikken gælder for alle ansatte ved Thisted Kommune, både administration og institutioner, herunder skoler og fritidsordninger, dagtilbud, specialinstitutioner, ældrecentre og tilbud til socialt udsatte. Ansatte ved dagtilbud og ungdomsinstitutioner skal være ekstra opmærksomme på denne politik, idet der gælder særlige regler for billeder af børn under 15 år. Ledelsessekretariatet Marts, 2015 2
2. Generelt om at bruge billeder i publikationer og på nettet I den danske lovgivning er der ingen specifikke regler for, hvornår et billede må offentliggøres. Derimod handler det langt hen ad vejen om at bruge sin sunde fornuft. Det vil sige at overveje, om et billede kan virke krænkende eller stødende for den eller de personer, der er med på billedet. Der gælder desuden særlige regler for nogle områder, som du kan læse mere om i denne vejledning. Dog er der regler for, at du ikke må benytte billeder, andre har taget, uden først at have fået tilladelse fra fotografen eller rettighedsindehaveren (loven om ophavsret). Det er med andre ord ikke tilladt bare at google et billede frem og benytte dette.. I og med, at der ikke er en specifik lovgivning på området, læner vi os i denne politik op ad Datatilsynets vejledninger. 2.1 To typer af billeder Datatilsynet skelner mellem to typer af billeder, og det gør denne politik derfor også. De to typer er vejledende for, hvilke billeder du må bruge frit, og hvilke billeder, du skal have tilladelse til at bruge. De to typer er situationsbilleder og portrætbilleder. Situationsbilleder må du som udgangspunkt gerne anvende frit (når der ikke er tale om særlige forhold - se nedenfor). Situationsbilleder kan også være kendt som oversigtsbilleder. Portrætbilleder kræver derimod en tilladelse fra den/de, som er med på portrættet. 2.1.1 Situationsbilleder Situationsbilleder er billeder, der er optaget for at vise en situation for eksempel børn, der leger i skolegården, eller mennesker til en koncert. Det gør ikke noget, at man kan genkende enkelte personer på situationsbilledet, men der skal være fokus på situationen, fremfor på personerne. Det afgørende for, om du må bruge billedet uden tilladelse er, at personerne på et situationsbillede ikke må føle sig udstillede eller udnyttede. Billedet skal med andre ord være harmløst. Dette er selvfølgelig en vurderingssag, og er du blot en smule i tvivl, om situationsbilledet kan udstille personerne, bør du få en tilladelse fra dem som er med på billedet. Situationsbilleder som ikke må offentliggøres uden tilladelse Der kan være tale om særlige forhold, hvor situationsbilleder ikke må offentliggøres uden tilladelse. Det er disse situationer: Billeder, der viser ansatte på arbejde i en privat virksomhed eller en offentlig myndighed (personen eller personerne ønsker måske ikke at bliver identificerede med den pågældende situation i arbejdet, for eksempel en myndighedsafgørelse) Billeder af kunder i en forretning, i banken, på posthuset m.v. Besøgende på en bar, en natklub, et diskotek eller lignende Den type billeder må ikke blive offentliggjort uden tilladelse. Det betyder, at billeder fra eksempelvis frontpersonale som betjener borgere i Borgerservice- og Ydelser, mødedeltagere i mødelokalerne eller billeder af ansatte i institutionerne, som udfører deres arbejde, ikke må offentliggøres uden tilladelse. Læs mere i afsnit 6 Kommunens interne arrangementer. 2.1.2 Portrætfotos Et portrætfoto er et foto, hvor en eller flere enkeltpersoner er helt centrale i billedet. Fokus er på personen eller personerne i en situation, og ikke selve situationen. Formålet er tydeligt at identificere en eller flere personer, og ofte er navnet og/eller en titel nævnt i billedteksten. Portrætfotos må ikke offentliggøres uden tilladelse. 3
2.2 Eksempler på situations- og portrætbilleder Eksempel på situationsfoto situationen er maratonløb i skoven og ikke Person A, B, C løber maraton. Billedet kræver derfor ikke tilladelse at benytte. Skoleelever, der spiller fodbold situationsfotoet her er også i orden at benytte, idet det hverken udstiller eller klart identificerer enkeltpersoner. 4
2.3 Eksempler på problematiske billeder Selvom dette billede måske virker harmløst og oprindeligt er taget for at vise en sjov dag på legepladsen (situationsbillede), er pigen så central, at billedet er at betragte som et portrætfoto. Personen på billedet eller i dette tilfælde pigens forældre skal derfor give tilladelse til at billedet bliver brugt. Drengen på dette billede er i kameraets fokus og har en central placering i billedet. Derfor vil det blive betragtet som et portrætfoto, selvom intention måske er at vise situationen. Tilladelse er derfor nødvendigt, i dette tilfælde fra drengens forældre idet han tydeligvis er under 18 år. 5
2.3 Hvis du vil genbruge et billede Selvom du én gang har fået en tilladelse til at bruge et billede, er det ikke ensbetydende med, at du må bruge billedet igen i andre sammenhænge. Hovedreglen er derfor, at du skal søge om tilladelse fra personerne på billedet, hver gang du vil bruge billedet. 3. Når det drejer sig om børn Der gælder særlige regler for skoler, dagtilbud og øvrige institutioner, hvori der går børn og elever. Billeder af børn og unge under 15 år må aldrig: vise helt- eller halvnøgne børn fremstille børn, der bliver drillet, slås eller på anden måde bliver udstillet virke krænkende for barnet Udgangspunktet er, at det er tilladt at offentliggøre situationsfotos (under hensyn til kapitel 2), men at portrætfotos ikke må anvendes eller offentliggøres uden tilladelse. Det kan dog være vanskeligt at skelne mellem de to typer. Derfor er det i mange institutioner en god idé at få forældre/værge til at skrive under på en tilladelse (også kendt som barnets stamkort), når barnet eller eleven bliver meldt ind i tilbuddet. 3.1 Husk tilladelse For at være på den sikre side, skal forældrene underskrive en tilladelse, som giver institutionen lov til at bruge billeder på alle medier, inklusiv hjemmesider og sociale medier, publikationer, infoskærme og så videre. Formuleringen af denne tilladelse skal gøre det klart, at billederne både situations og portrætbilleder af børnene, kan blive brugt på hjemmesider, i brochurer og på sociale medier (herunder Facebook). Eventuelt kan tilladelsen deles op, så det er muligt at vælge ja/nej til Facebook, hjemmesider etc. På sidste side i politikken kan du se et eksempel på, hvordan den skriftlige tilladelse kan lyde. 3.2 Husk at tænke på situationen Forældrenes tilladelse er dog ingen garanti for, at forældrene efterfølgende også vil sætte pris at have deres barn afbilledet i netop den pågældende situation i det pågældende medie og sammenhæng. Derfor er det altid en god idé at spørge en ekstra gang, hvis du for eksempel ønsker at bruge portrætbilleder i velkomstpjecer eller på hjemmesider eller sociale medier. Vær altid lydhør overfor eventuelle indsigelser fra forældre/værge og imødekom deres ønsker, hvis de vil have fjernet et billede. Du kan læse mere om brug af billeder på hjemmesider og de sociale medier i kapitel 5. Det er lederen af den pågældende institution eller skole, der har ansvaret for at indhente og opbevare tilladelser. På næste side kan du se et eksempel på et situations- eller portrætbillede, der kan være problematisk. 4. Billeder af ældre, handicappede eller udsatte Der en række særligt udsatte grupper blandt de borgere, som bruger vores forskellige institutioner og tilbud. Disse borgere er primært ældre, handicappede og socialt udsatte. 6
Fælles for de ældre, handicappede og socialt udsatte er, at der ikke er en særskilt lovgivning, der beskytter dem mod at blive afbilledet (modsat børneområdet). Men på grund af deres adfærd, kan der opstå situationer, som kan virke krænkende for både borgeren selv og måske især dennes pårørende. Du skal derfor være ekstra opmærksomme på billedets motiv ved både situations- og portrætfotos. For eksempel kan et billede af en ældre person i kørestol opfattes som krænkende, både for personen selv og for dennes pårørende, selvom det udelukkende afbilleder vedkommende som kørestolsbruger. Et billede af ældre på skovtur kan for nogle borgere og pårørende også opfattes krænkende for eksempel hvis en ældre borger får hjælp til at spise, en fysisk handicappet person bliver støttet af en hjælper eller lignende. Hvis du vil være på den sikre side, er det derfor altid en god ide at bede om tilladelse enten fra borgeren selv eller dennes pårørende til at benytte billedet i det specifikke sammenhæng. Et billede af en person i kørestol kan måske virke harmløst i andres øjne, men spørgsmålet er, om personen på billedet har lyst til at blive fremstillet i den pågældende situation. Derfor er det en god ide at søge om tilladelse fra personen (eller dennes værge). 5. Hjemmesider og sociale medier Behovet for at bruge billeder opstår tit i forbindelse med, at institutionerne eller administrationen vil lægge materialer ud på thisted.dk, institutionens egen hjemmeside eller på sociale medier. Derfor er det vigtigt, at du kender reglerne for de forskellige medier. 5.1 Følg retningslinjerne for situations- og portrætbilleder Billeder til hjemmesider, såvel institutioners som thisted.dk, skal følge retningslinjerne for situations- og portrætbilleder. Det samme gælder for billeder på de sociale medier, for eksempel Facebook. OBS: Husk ophavsretten 7
Ophavsretten gælder for alle typer af billeder og grafik, du kan finde på internettet. Du må derfor ikke bare bruge et billede du har fundet på Google. Det kan du læse mere om i afsnit 7 Ophavsret og kildeangivelse. 5.2 Få yderligere oplysninger hos Datatilsynet Hvis du er nysgerrig på at vide mere om billeder på hjemmesider og sociale medier, er Datatilsynet den danske myndighed som rådgiver om emnet. Deres sider er derfor værd at læse igennem blandt andet har de en oversigt over måder at kontakte Facebook, hvis du har behov for det. Du kan læse Datatilsynets råd her: http://www.datatilsynet.dk/borger/sociale-netvaerk/naar-du-offentliggoer-oplysninger/ De har desuden lavet en letforståelig pjece den finder du her: http://www.datatilsynet.dk/fileadmin/user_upload/dokumenter/publikationer/sociale_netvaerk_og_internettet_-_ Pjece.pdf I marts 2014 afgjorde Datatilsynet desuden en sag om en offentlig myndigheds brug af Facebook og Twitter den kan du læse her: http://www.datatilsynet.dk/afgoerelser/seneste-afgoerelser/artikel/myndigheds-brug-af-facebook/ 6. Kommunens interne arrangementer Fra tid til anden sker det, at der bliver taget billeder til interne arrangementer (for eksempel nytårskur, personalearrangementer eller julefrokoster). Det er vigtigt at understrege, at billeder fra sådanne arrangementer først og fremmest er til brug blandt kommunens ansatte. Billederne fra disse og lignende arrangementer er at betragte som billeder af privat karakter og må derfor ikke offentliggøres uden tilladelse. Derfor er det ikke tilladt at offentliggøre billederne på hverken Thisted Kommunes officielle Facebook side, på andre sociale medier eller private hjemmesider. Portrætbilleder bliver heller ikke offentliggjorte på intranettet, for eksempel i forbindelse med en nyhed, medmindre der er givet tilladelse til det fra de personer, der er på billedet. Hvis du ønsker at bruger et billede fra et internt arrangement i et offentligt medie og i en officiel sammenhæng (for eksempel som reklame for et arrangement på en hjemmeside, i en avisartikel eller på sociale medier) skal personerne på billedet først give deres tilladelse hertil. 7. Ophavsret og kildeangivelse - ved brug af professionelle fotografer Ophavsretten betyder, at det er billedets producent (typisk fotografen), som ejer rettighederne til et billede og dermed bestemmer, hvor og hvornår et billede må anvendes. Det gælder også for billeder på internettet, og billeder fundet via billedsøgninger på eksempelvis Google. Det er derfor ikke tilladt at anvende billeder og grafik, du har fundet på internettet uden først at få tilladelse fra billedets producent, medmindre det står direkte angivet. Producenten (fotografen) kan dog opgive sin ophavsret, når billedet bliver solgt videre til en køber. Dette er for eksempel tilfældet med stock-fotos, bl.a. www.colourbox.dk, hvor du kan finde billeder, der er købt fri af fotografens ophavsret. Derimod betaler du så Colourbox (eller lignende tjenester) for at benytte de billeder, der er stillet til rådighed. 8
7.1 Kildeangivelse og akkreditering Hvis du anvender en professionel fotograf, skal du i aftalen præcisere, hvad der skal ske med ophavsretten. For eksempel kan et billede købes til fri afbenyttelse. Der kan også være nogle restriktioner på, i hvilken størrelse, hvilket format eller hvilke sammenhænge billedet må bruges. Nogle fotografer ønsker at blive akkrediterede, når billedet anvendes. Dette gør du traditionelt ved at skrive Foto: og så angive fotografen nedenunder billedet. Hvis du har fundet et billede på en hjemmeside, for eksempel gennem en søgning på Google, skal du bede ejeren af hjemmesiden om lov til at bruge billedet. Hvis du får lov til at bruge billedet, er det god skik at angive kilden. Det gør du ved at skrive Kilde: og så angive den. På intranettet kan du finde en praktisk vejledning i, hvordan du kan finde billeder, du ikke skal bede om lov til at bruge. Det foregår i vores billedarkiv og på www.colourbox.dk. Læs mere på intranettet under Vejledninger > Kommunikation > Billeder. Eksempel på skriftlig tilladelse: Jeg ( ) giver hermed tilladelse til, at Thisted Kommune/institutionen må anvende alle typer af billeder af mig, mit barn eller mine pårørende på infoskærme, hjemmesider, på sociale medier og i publikationer. Derudover skal tilladelsen præcisere, at: Fotoet kan vise kommunens/institutionens aktiviteter og situationer eller portrætbilleder af mig, mine børn eller pårørende. Fotoet må ikke kunne opfattes ydmygende eller krænkende for eventuelle børn, ældre, udsatte eller andre på fotoet. Fotoet må ikke være taget med det formål at tjene som bevis. Husk at være opmærksom på en mulig tilbagetrækning af tilladelsen og spørg for en sikkerheds skyld altid forældre eller pårørende, inden I eksempelvis får trykt 100 brochurer med et portrætbillede i. 9
Asylgade 30-7700 Thisted - tlf: 9917 1717 thistedkommune@thisted.dk - www.thisted.dk september 2015