Kommunikationspolitik

Transkript

1 Kommunikationspolitik

2 Pressen og medierne er vigtige for os. Det er her, meget af den daglige dialog og debat i forhold til borgere, virksomheder og øvrige interessenter foregår. Samtidig er pressen med til at tegne et billede af Thisted Kommune over for omverdenen. Medierne har betydning for, hvordan vi som ansatte oplever vores arbejdsplads, og hvordan borgere og virksomheder ser kommunen. Thisted Kommune lægger derfor stor vægt på pressekontakten. Vi ser journalister som en vigtig samarbejdspartner. Vi skal selv være udfarende og tage initiativ til at kontakte pressen. Vi samarbejder på bedst mulig vis, når medierne kontakter os. Målet er, at offentligheden skal opfatte kommunen som: Åben Ærlig Troværdig Initiativrig Professionel Presse- og krisepolitik for Thisted Kommune er vedtaget i både direktion og byråd. Den giver gode råd til, hvordan medarbejdere og ledere håndterer pressen i Thisted Kommune. Det sidste kapitel fortæller, hvordan vi kommunikerer under en krise. 1

3 Indholdsfortegnelse Forord 3 Første del - Indledning 4 Opbygning Derfor har vi en kommunikationspolitik 4 4 Anden del - Kommunikationspolitikkens kerne 5 Værdier og kommunikationspolitikken Principper for god kommunikation 5 6 Tredje del - Understøttende vejledninger 10 Vejledninger 10 3

4 Forord Thisted Kommune er en åben organisation, der lægger vægt på et højt informationsniveau, hvor det er naturligt med en aktiv dialog mellem ansatte og med omverdenen. Samtidig er kommunikation blevet et område, som kommunen skal beskæftige sig med på et professionelt niveau. Blandt andet fordi forventningerne til kommunen som en moderne servicevirksomhed vokser, og fordi vi møder stigende konkurrence om både ressourcer og medarbejdere. Derfor har vi nu fået vores første kommunikationspolitik. Den udstikker de overordnede rammer for, hvordan vi vil kommunikere i Thisted Kommune såvel med vores egne medarbejdere som med vores omverden/interessenter. Politikken tager udgangspunkt i kommunens overordnede vision og ledelsesværdierne; anerkendende, loyalitet, troværdig, åbenhed og tillid. Politikken fortæller også, hvilke indsatsområder vi prioriterer i de kommende år, og hvordan vi kan arbejde med kommunikation på den enkelte arbejdsplads. Kommunikationspolitikken indeholder flere vejledninger Politikken er godkendt i direktionen den 28. februar Den er understøttet af en række vejledninger, eksempelvis; en skrivevejledning, en vejledning i presse- og krisekommunikation, en vejledning og en designmanual. Kommunikationspolitikken skal ses som en overordnet ramme, der skal passes ind i kulturen i de enkelte afdelinger og institutioner, og derefter skal den enkelte medarbejder og leder bruge den i hverdagen. Den nuværende politik er gældende fra 2013 til 2014, og vil blive revideret efter behov. Vi vil derfor opfordre alle arbejdspladser til at diskutere spørgsmålene: Hvad betyder kommunikationspolitikken og dens principper for os? Hvordan kan vi anvende den til at sikre god kommunikation hos os? På direktionens vegne Carsten Sand Nielsen Kommunaldirektør 4

5 Første del - Indledning Opbygning Kommunikationspolitikken består af tre dele: Denne indledning som beskriver kommunikationspolitikkens opbygning og overordnede formål Kommunikationspolitikkens kerne, der indeholder den generelle politik med vision og værdier og de helt overordnede principper for god kommunikation. En række manualer og vejledninger, som understøtter kommunikationspolitikken: Skrivevejledning Vejledning for Presse- og krisekommunikation i Thisted Kommune vejledning Designmanual Vejledning i sagsfremstilling Derfor har vi en kommunikationspolitik I en moderne servicevirksomhed som Thisted Kommune forekommer kommunikation i flere varianter. I mange tilfælde er envejskommunikation den bedste kommunikationsform, eksempelvis når vi informerer bredt ud til borgere i Thisted Kommune eller til samtlige ansatte. I mange andre tilfælde er flervejskommunikation den bedste kommunikationsform, eksempelvis i forbindelse med høringer. Endvidere er også dialogen en vigtig kommunikationsform i Thisted Kommune, eksempelvis i det løbende samarbejde mellem ansatte indbyrdes og i den enkelte ansattes samarbejde med eksterne samarbejdspartnere. Kommunikationen spiller således en stor rolle for Thisted Kommunes daglige virke og har dermed en stor indflydelse på, i hvilket omfang vi som kommune kan leve op til vores mål. Derfor er det vigtigt at få defineret, hvad god kommunikation i Thisted Kommune er. Vores kommunikation er god, når den er målrettet og informativ og når den kan skabe rammerne for en god dialog der, hvor dialogen er den bedste kommunikationsform. I forlængelse heraf er god kommunikation i Thisted Kommune kendetegnet ved en klar ansvars- og rollefordeling i kommunens kommunikation både internt og med omverdenen. Kommunikationspolitikken skal med udgangspunkt i Thisted Kommunes vision og ledelsesværdier være med til at sikre og understøtte den gode kommunikation. 5

6 Anden del - Kommunikationspolitikkens kerne Værdier og kommunikationspolitikken Kommunikationspolitikken tager sit afsæt i ledelsesværdien åbenhed, som betyder at vi informerer på et højt niveau og så tidligt som muligt, at vi sikrer gensidig dialog og at vi har pligt til selv at søge relevant information. Her foruden skal kommunikationen i sit udtryk være præget af alle fem ledelsesværdier i Thisted Kommune: Anerkendende, loyalitet, troværdig, åbenhed og tillid. 6

7 Principper for god kommunikation Kommunikationspolitikkens centrale kerne er seks principper for god kommunikation. Hvert princip bygger på en række mere eller mindre målbare forudsætninger, som listes under hvert princip. 1. God intern kommunikation er en forudsætning for god ekstern kommunikation 2. Kommunikation skal tænkes ind i alle aktiviteter og beslutninger 3. Vi har alle et ansvar for at skabe god kommunikation 4. Vi ønsker dialog med borgere, virksomheder og øvrige interessenter 5. Vi ønsker åbenhed i forhold til medierne 6. Vi informerer i et sprog, som modtageren forstår På de næste sider kan du læse mere om hver princip. 7

8 1 God intern kommunikation er en forudsætning for god ekstern kommunikation Ansatte i Thisted Kommune kan kun kommunikere ordentligt med omverdenen, hvis den interne kommunikation er i orden. Det betyder, at ansatte skal have nem adgang til de oplysninger, som de skal bruge for at løse deres opgaver og servicere borgerne effektivt og med høj kvalitet. Desuden skal ansatte have let adgang til generel information om Thisted Kommune, så de kan fungere som ambassadører for kommunen. Desuden skal flervejskommunikation og dialog fremmes i alle situationer, hvor det er relevant. Det forudsætter, at vi altid informerer internt før vi informerer eksternt hyppigt modtager informationer fra den øverste ledelse (borgermester og direktion) modtager vigtige informationer om egen arbejdsfunktion fra nærmeste leder tillader at der stilles spørgsmål aktivt søger dialog i alle relevante tilfælde 2 Kommunikation skal tænkes ind i alle aktiviteter og beslutninger Thisted Kommune ønsker at bruge kommunikation som et vigtigt redskab. Derfor skal aktiviteter og beslutninger altid indeholde overvejelser om, hvilke kommunikationsbehov der er såvel internt som eksternt. Det betyder, at vi for alle dagsordenspunkter og øvrige beslutninger, som har relevans for enten medarbejdere, borgere eller kommunens øvrige interessenter, skal overveje kommunikationsbehovet hvem kommunikerer hvad, hvornår og til/med hvem? Tilsvarende skal kommunikationsbehovet forud for beslutninger ligeledes overvejes. Det forudsætter, at vi har en dagsordensstruktur, der rummer et kommunikationspunkt har en klar ansvarsfordeling for kommunikation (hvem kommunikerer hvad, til/ med hvem og hvornår?) fremmer en kultur, hvor det er naturligt altid at overveje kommunikationsbehov ved enhver beslutning 8

9 3 Vi har alle et ansvar for at skabe god kommunikation Alle ansatte fungerer som kommunens ansigt over for omverdenen. Ved at være godt informerede om de konkrete mål for vores eget arbejdsområde, samt om kommunens overordnede målsætninger og beslutninger, kan vi levere et højt informationsniveau over for borgerne. Et højt informationsniveau er sammen med en god kommunikation et vigtigt led i at levere den bedst mulige service. Det betyder, at ledere er ansvarlige for løbende at informere deres medarbejdere om alle relevante beslutninger, der bliver truffet i organisationen. Det er også ledernes ansvar at skabe rammerne, så medarbejdere kan udveksle erfaringer og viden på arbejdspladsen. Ansatte har pligt til aktivt at opsøge information og viden. Både generelt om organisationen og mere specifikt for eget fagområde. Herudover har vi alle et ansvar for at søge dialogen med kolleger, borgere og andre interessenter, der hvor det er relevant. Det forudsætter, at vi har et velfungerende intranet med målrettede informationer alle har elektronisk adgang til relevant information om organisationen og eget fagområde sikrer, at alle ledere er bevidste om, hvilke informationer, egne medarbejdere skal modtage direkte sikrer at alle ansatte har de nødvendige kompetencer inden for kommunikation 4 Vi ønsker dialog med borgere, virksomheder og øvrige interessenter Thisted Kommune ønsker dialog og aktiv borgerinddragelse, hvilket skal være med til at understøtte et livligt nærdemokrati. Det betyder, at vi via forskellige relevante kommunikationskanaler, eksempelvis via thisted.dk og borgermøder, lægger op til, at borgere, virksomheder og øvrige interessenter har mulighed for at komme i dialog med Thisted Kommune. Det forudsætter, at vi aktivt tænker i muligheder for at gå i dialog ved alle relevante politiske beslutninger har it-systemer, der understøtter dialogmuligheder med brugere har en hjemmeside, hvor alle relevante informationer er nemt tilgængelige for borgere, virksomheder og øvrige interessenter fremmer en kultur, som giver rum og tid til dialog 9

10 5 Vi ønsker åbenhed i forhold til medierne Medierne er vigtige for os. Det er her, meget af den daglige dialog og debat i forhold til borgere, virksomheder og øvrige interessenter foregår. Samtidig er medierne med til at tegne et billede af Thisted Kommune over for omverdenen. Medierne har derfor stor betydning både for, hvordan vi som ansatte oplever vores arbejdsplads, og for hvordan borgere og virksomheder ser kommunen. Det betyder, at medierne skal have let adgang til kilder og informationer i Thisted Kommune. Vi tilstræber, at medierne hører historierne fra os, både de gode og mindre gode. Medierne skal opfatte Thisted Kommune som: Åben, ærlig, troværdig, initiativrig og professionel. Det forudsætter, at vi har klare retningslinjer for kommunikation med pressen sikrer, at dagsordenstrukturens kommunikationspunkt indeholder overvejelser omkring eventuel ekstern kommunikation sikrer et godt netværk til relevante medier 6 Vi informerer i et sprog, som modtageren forstår Modtageren skal kunne handle på baggrund af den information, som vi sender til dem, hvad enten det drejer sig om en forespørgsel, en afgørelse eller en almen information. Derfor skal vores tekster være læservenlige og rettet til målgruppen. Vores mundtlige kommunikation skal ligeledes være venlig og imødekommende. Det betyder, at al kommunikation med omverdenen både skal være målrettet og ske i et klart, letforståeligt sprog. Det er afsenderens ansvar at formulere budskabet, så modtageren kan forstå det. Det forudsætter, at vi er bevidste om, hvem modtageren af budskabet er tænker på modtageren i både tekst og tale sikrer, at alle ansatte har de nødvendige kompetencer har en overordnet skrivevejledning evner løbende at tilpasse vores kommunikation såvel skriftligt som mundtligt løbende arbejder på at kompetenceudvikle relevante medarbejdere 10

11 Tredje del - Understøttende vejledninger Vejledninger Der er udarbejdet en række vejledninger/manualer, som supplerer kommunikationspolitikken: En skrivevejledning, der fastsætter retningslinjerne for den skriftlige kommunikation. Vejledningen giver også gode råd i forhold til at skrive tekster i almindelighed og i forhold til tekster til intra- og internettet En vejledning for presse- og krisekommunikation i Thisted Kommune, der beskriver, hvordan vi tackler pressen, og hvordan vi kommunikerer i krisesituationer En vejledning der fortæller, hvordan vi skal behandle s fra borgere og offentlige myndigheder og hvordan, vi kommunikerer via sikker post En designmanual, der beskriver retningslinjerne for, hvordan byvåben og design skal bruges på kommunens materialer En vejledning i sagsfremstilling, som vejlejer i, hvorledes en sag fremstilles på en let tilgængelig måde. Alle vejledninger ligger på intranettet under Vejledninger > Kommunikation. 11

12 Asylgade Thisted Telefon januar 2013