1 Action points Ejerforeningen Hillerød Parkgård Bilag CVR. nr. 10 02 48 54 A Næste bestyrelsesmøde: 12. november 2018 kl. 19.00 Sted: Christina, nr. 49, st. tv. A Bestyrelsesmødereferat År 2018, den 21. oktober afholdtes bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Hillerød Parkgård hos Christina. Til stede var: Formand, Line Jakobsen Bestyrelsesmedlem, Morten Schneider Bestyrelsesmedlem, Karsten Stub Bestyrelsesmedlem, Ib Højen Jensen Bestyrelsesmedlem, Christina Skjoldager Olsen Suppleant, Phillipp Quedens Der havde i dagene op til bestyrelsesmødet været en del mailkorrespondance omkring dagsorden, og på mødet blev en foreløbig dagsorden fremlagt sammen med formandens egen dagsorden. Dagsordenen for mødet kom således til at se sådan ud: 1. Velkommen til den nye bestyrelse 2. Valg af referent 3. Valg af næstformand 4. Referat for ekstraordinær generalforsamling 2018 5. Mail/pc og øvrig kontakt/oplysning fra bestyrelsen 6. Generelt vedr. bestyrelsesmøder 7. Julefrokost mv. 8. Inspektørens deltagelse på bestyrelsesmøder 9. Administrationsaftale fra ADVODAN Hillerød 10. Fremtiden for Hillerød Parkgård 11. Nuværende administrator 12. Eventuelt a. Dagsordener b. Affaldssortering c. Røgalarmer/lemme i opgangene d. Vaskeri 13. Næste bestyrelsesmøde
2 Ad 1) Velkommen til den nye bestyrelse Formanden startede med at byde velkommen til den nye bestyrelse. Ib Jensen anførte, at der ikke må være administration/bestyrelsesarbejde mellem bestyrelsesmøder via mailkorrespondance dog kan småting via formanden accepteres. Dette var der enighed om i bestyrelsen. Formanden informerede om tavshedspligt i bestyrelsen f.s.v.a. drøftelser og sager, der har lukket karakter. Formanden opfordrede endvidere til, at alle medlemmer læste op på dét at sidde i en bestyrelse i en ejerforening. Formanden oplyste, at hun havde modtaget klage fra beboere, der var utilfredse med, at enkeltpersoner kan møde op med mange fuldmagter på en generalforsamling. Den/de pågældende klager/klagere ønskede en begrænsning på fuldmagter. Bestyrelsen var enig om, at der intet ulovligt eller forkert er i, at en ejer giver fuldmagt til en myndig person, der giver møde på den pågældendes vegne på generalforsamlingen. Dog var bestyrelsen også enig i, at der var noget om snakken med hensyn til tilfældet, hvor én person kommer med 20 eller mere fuldmagter, men at klageren i givet fald må stille vedtægtsændringsforslag herom på en kommende generalforsamling. Formanden ønskede, at alle bestyrelsesmedlemmer kort med få linjer gav et motiveringsoplæg for, hvorfor de netop gerne ville være i bestyrelsen. Formanden: Jeg får ind for mere åbenhed til beboerne. Derudover bruge mine erfaringer. Ønsker alle skal have råd til at bo i vores skønne område. Går meget ind for vedligeholdelse af vores bygninger. Morten Schneider: Fokus på økonomi, d.v.s. på omkostninger der kan erstattes af tidssvarende løsninger, og på indtægter hvor det giver en god mening at foretage en forsvarlig og fornuftig regulering. Mere brugervenlig hjemmeside, hvor tilgang til formularer bliver nemmere og hvor beboere kan følge med i bestyrelsens arbejde. Karsten Stub: Jeg har valgt at genopstille til bestyrelsen i Hillerød parkgård grundet mit ønske og virkelyst til at skabe en endnu bedre version af Parkgården som vi kender den i dag. Med ønsker om mere gennemsigtighed og åbenhed både på det driftsmæssige og økonomiske område. Derudover drømmer jeg om en parkgård der er til gavn og glæde for alle beboerne på det teknologiske område. Udover de førnævnte ting ønsker jeg mere fokus på fremtidens Hillerød Parkgård i
3 form af energirenovering og udendørsarealer. Ib Jensen: Jeg har tilbudt at deltage i bestyrelsens arbejde for at være med til at sikre, at også fremtidens Hillerød Parkgård er en veldrevet og vedkommende forening. Fællesskabet står overfor nødvendige fornyelser og investeringer, og jeg vil bidrage til, at dette sker i en åben dialog og i respekt for, at såvel unge som ældre kan se sig selv som en del af denne udvikling. Næstformanden: Jeg har stillet op til bestyrelsen med ønsket om åbenhed og større gennemsigtighed mellem bestyrelse og beboere. At skabe en fremtidssikker ejerforening, hvor alle generationer kan have råd til at bo i den Parkgård, vi alle elsker. Der skal fokus på omkostninger og optimering, og så skal alle regler overholdes af alle. A1 (juletræstænding 2018) Der var en generel drøftelse i bestyrelsen om Festudvalgets arrangementer hvor stor tilslutning er der, og hvilke arrangementer sættes der størst pris på blandt beboerne. Da 3 ud af 4 nuværende Festudvalgsmedlemmer sidder i bestyrelsen blev der fremlagt begrundelse for, hvorfor Festudvalget pt. har valgt at tage 1 års pause fra aktiviteter, jf. opslag på Facebook. Formanden påpegede, at hun gerne så juletræstændingen blive en realitet i 2018. Punktet tages op på kommende bestyrelsesmøde. Ad 2) Valg af referent Efter en kort drøftelse blev Christina Skjoldager Olsen valgt som referent fremadrettet. A2 (CO) (omdeling af referat) Der var enighed om, at første bestyrelsesmødereferat bliver omdelt i alles postkasser samt sendt på mail til de ejere, der ikke bor på ejendommen. Har administrator ikke deres mail, vil administrator blive pålagt at fremsende referatet med post til de pågældende ejere. A3 (CO) (omdeling af hilsen og blanket) Sammen med referatet vil være en lille hilsen fra bestyrelsen. Endvidere vil der være en tilmeldingsblanket, hvor beboerne skal tilmelde sig mailliste, således at referater fremadrettet kan fås på mailliste eller via hjemmesiden. På tilmeldingsblanketten kan man vælge, at man ønsker referatet i sin fysiske postkasse et tilbud, der kun gælder de beboere, der ikke er IT-kyndige. Ad 3) Valg af næstformand Formanden blev opfordret til at definere, hvad næstformandens rolle indebærer. Rollen defineres som en sparringspartner/stedfortræder for formanden, som formanden kan tage løbende dialoger med og træffe enkelte beslutninger med, som ikke kræver den samlede
4 bestyrelses godkendelse. Ib Jensen oplyste, at han ikke mente, at han ville være den rette at pege på, da formand/næstformanden-teamet burde bestå af ung og gammel generation. Han var dog villig til at påtage sig opgaven, hvis den samlede bestyrelse pegede på ham. Morten Schneider oplyste, at han havde haft intension om at pege på Ib Jensen, men respekterede hans ønske om, at få den yngre generation på banen. Christina Skjoldager Olsen meldte sig til posten som næstformand og blev herefter enstemmigt valgt. Ad 4) Referat for ekstraordinær generalforsamling 2018 Bestyrelsen var enig om, at administrator skal udarbejde referatet, da det er indeholdt i hans honorar. Bestyrelsen var også enig om, at normal praksis er, at referatet skal foreligge til bestyrelsens godkendelse senest 10 hverdage fra afholdelsen af mødet. A4 (LJ) (referat G/F fra administrator) Formanden oplyste, at administrator i uge 41 havde oplyst, at referatet først ville være klar i uge 43 grundet ferielukket i uge 42. Bestyrelsen var enig om, at dette er uacceptabelt, og formanden vil jævnligt rykke administrator for referatet. Ad 5) Mail/pc og øvrig kontakt/oplysning fra bestyrelsen Det blev aftalt, at formanden får stillet pc til rådighed på ejerforeningens regning, ligesom brug af blækpatroner og printerpapir dækkes af ejerforeningen op til kr. 3.750 årligt. Større printeropgaver kan en del af bestyrelsesmedlemmerne tilbyde gratis til ejerforeningen gennem deres arbejdspladser, såfremt det fordeles, så der ikke er én, der skal hænge på den hver gang. Det blev drøftet frem og tilbage mht. hvorledes bestyrelsen har været vant til at blive kontaktet af beboerne, og hvordan den nye bestyrelse gerne så denne kontakt formidlet fremover. Kontakt Formanden oplyste, at følgende skal være tilgængeligt for beboerne: - Formandens mail - Næstformandens mail - Administrators mail - Inspektørens mail Bestyrelsen vil ved udsendelsen af nærværende referat
5 sørge for, at de pågældende oplysninger vedlægges. Formanden oplyste endvidere på forespørgsel herom, at der er kontakt fra beboere fra kl. 6.30-23.00 på alle dage ved personligt fremmøde på bopæl eller telefonopkald. Bestyrelsen var enige om, at denne udvidede service ikke længere kan tilbydes, da der er tale om et frivilligt arbejde. Det aftaltes derfor, at beboere hele døgnet kan sende mails til formanden eller næstformanden, der for så vidt det er muligt vil behandle mailene indenfor 24 timer, såfremt det er emner, der kan håndteres uden den samlede bestyrelses godkendelse. Endvidere aftaltes det, at det nu officielt meldes ud, at der ALENE kan ske personligt fremmøde hos formanden tirsdage og torsdage i tidsrummet kl. 14-15. Alle telefonopkald til formanden bør ligeledes respektere dette tidsrum. Beboerne opfordres derfor til at lave skriftlige henvendelser til bestyrelsen, såfremt de har spørgsmål eller andre henvendelser til bestyrelsen. Ad 6) Generelt om bestyrelsesmøder Der var enighed i bestyrelsen om, at bestyrelsesmøder ikke skal ligge i weekenden, og at det alene var accepteret denne gang som følge af, at der var tale om opstartsmøde for den nye bestyrelse, hvorfor mødet forventes at vare 3-4 timer, hvilket ikke ville have været hensigtsmæssigt på en hverdagsaften, idet 4/6 af bestyrelsen er på arbejdsmarkedet. Formanden oplyste, at mødeudgifter til forplejning mv. op til 200 kr. dækkes af foreningen. Ad 7) Julefrokost mv. Bestyrelsen er et ulønnet frivilligt arbejde. Bestyrelsen belønnes hvert år med en sommertur, julefrokost (med påhæng) og en stegt flæsk med persillesovs -aften. Formanden oplyste, at bestyrelsen er tilkendt op til kr. 19.000 årligt til dækning af omkostninger for disse arrangementer samt mødeforplejning til bestyrelsesmøder. Det blev aftalt, at julefrokosten arrangeres af Morten Schneider og formanden til fredag den 30. november 2018. Nuværende administrator inviteres. Stegt flæsk-aften aftaltes til onsdag den 12. december 2018 kl. 18.00 hos næstformanden.
6 Ad 8) Inspektørens deltagelse på bestyrelsesmøder Det var op til bestyrelsesmødet blevet foreslået og acceptere blandt bestyrelsesmedlemmerne, at inspektøren ikke skulle deltage på dette førstemøde, idet han ikke var valgt til bestyrelsen, og mødet alene havde karakter af at sammentømre den nye bestyrelse og gøre klar til det arbejde, der nu ligger foran bestyrelsen de næste 5 måneder. Der var enighed i bestyrelsen om, at inspektøren er bestyrelsens bedste samarbejdspartner med henblik på en optimal drift af ejerforeningen, og derfor skal inspektøren også deltage på bestyrelsesmøder. Efter drøftelser blev det vedtaget, at inspektøren deltager i den første del af bestyrelsesmødet, hvor punkter på dagsordenen er tilpasset til at vedrøre emner, hvor inspektøren kan bidrage. Herefter forlader inspektøren mødet, hvorefter bestyrelsen kan behandle relevante emner, der alene vedkommer bestyrelsens behandling. På baggrund af det vedtagne vil der fremadrettet tillige være to dagsordner til møderne: En med de punkter, der skal behandles, når inspektøren er til stede, og en, hvor de lukkede emner til intern behandling i bestyrelsen fremgår. A5 (CO/LJJ) (møde med Kim) Det blev besluttet, at formanden og næstformanden hurtigst muligt tager et møde med inspektøren med henblik på at indskærpe overfor inspektøren, hvad hans rolle er, hvad hans beføjelser er samt tavshed om viden fra bestyrelsesmøder. Ad 9) Administrationsaftale fra ADVODAN Hillerød Udkast til aftalen var udsendt til bestyrelsen den 18. oktober 2018. Aftalen blev løst drøftet, og det kunne konstateres, at ADVODAN havde fastlåst sit honorar i de lovede 5 år. A6 (CO) (kontakt ADVODAN) Der var en enkelt formulering, som der var enighed om, forvirrede mere end den gavnede. Det aftaltes, at næstformanden tager kontakt til ADVODAN med henblik på at få rettet udkastet, således at aftalen kan underskrives. Ad 10) Fremtiden for Hillerød Parkgård Punktet udsættes til kommende bestyrelsesmøder.
7 Ad 11) Nuværende administrator Bestyrelsen var enig om, at Bent Eiland har gjort det rigtig godt gennem tiden, hvorfor udskiftningen af ham som administrator på ingen måde er personligt ment mod ham eller på nogen måde skal nedgøre det flotte arbejde, han har gjort for foreningen i rigtig mange år han er bare ikke fulgt med tiden, hvorfor tiden nu er inde til administratorskifte. A7 (LJ) (kontakt til administrator) A8 (CO) (kontakt til administrator) A9 (MS) (kontakt til administrator) Bestyrelsen besluttede, at formanden har kontakten med Bent Eiland f.s.v.a. de daglige opgaver. Formanden tager kontakt til Bent Eiland med henblik på følgende: - Klarlagt/forventningsafstemt forløb fra nu indtil 31. marts 2019 - Der skal foreligge restancelister pr. den 1. i hver måned fra nu af (hvis de ikke gør, vil næstformanden stå på hans kontor den 2. i hver måned og få dem udleveret!) - Der skal ligeledes foreligge status på de forskellige forsikringssager pr. den 1. i hver måned fra nu af (samme som ovenfor!) - Oplysning om forbrug i vaskeri - Oplysninger om mellemregningen på kr. 12.797 i regnskabet Det aftaltes, at næstformanden tager kontakt til Bent Eiland for at få kontaktoplysninger på udeboende ejere samt praktik omkring refusion for mødeforplejning. Det aftaltes, at Morten Schneider tager kontakt til Bent Eiland mht. adgang til hjemmesiden, således at Morten Schneider kan opsætte kontaktformular mv. Bestyrelsen besluttede, at Morten Schneider fremadrettet skal være tovholder på at få opdateret hjemmesiden. Ad 12) Eventuelt Dagsordener Grundet lidt misforståelse omring dagsorden til nærværende møde blev det aftalt, at det er formanden, der fremadrettet senest 8 dage før bestyrelsesmødets afholdelse udsender dagsordenen til bestyrelsen, hvortil bestyrelsen kan komme med punkter, således at en endelig dagsorden foreligger senest 2 dage før bestyrelsesmødet. Det er formanden, der koordinerer dette og er ansvarlig for en opdateret og fyldestgørende dagsorden til bestyrelsesmødet.
8 A10 (LJ) (fællesmøde) A11 (LJ) (nøgler til ejendommen) Affaldssortering Formanden påpegede vores store problemer med affaldssorteringen beboerne er simpelthen for dårlige til det, og det koster ejerforeningen mange penge. Formanden oplyste, at der i oktober/november vil komme et fællesmøde for beboerne afholdt i vaskekælderen hvor forsyningen vil møde op og forklare om problemerne ved manglende sortering osv. Mere information herom følger. Røgalarm/lemme i opgangene Det er uhensigtsmæssigt, at en af gårdmændene skal tilkaldes hver gang en alarm går. Der kan hurtigt gå op til 3-4 timer før de kan stå på ejendommen med en nøgle, hvilket vi i bestyrelsen ikke mener, at vi kan byde beboerne. Det blev aftalt, at bestyrelsen nu får en nøgle fra inspektøren til alarmerne samt en nøgle til kontoret, således at bestyrelsen har adgang til hele ejendommen. Nøglen kan placeres i en nøgleboks, som kun bestyrelsen har adgang til. Formanden vil tage fat i inspektøren herom. Vaskeri Vaskeriet blev kort drøftet. Bestyrelsen er udfordret på dette punkt, idet administratorskift sker pr. 1. april 2019, mens generalforsamling først afholdes medio maj 2019. Det er derfor en udfordring for bestyrelsen at indhente konkrete vaskeritilbud, som ikke må overskride bestyrelsens beføjelser i forhold til det vedtagne på generalforsamlingen. Det er vedtaget på generalforsamlingen, at der kan etableres nyt vaskerisystem. Bestyrelsen bestræber sig på indgå en aftale, hvor prisen for en vask mv. ikke stiger uforholdsmæssigt meget i forhold til nuværende pris. Bestyrelsen går i tænkeboks til næste bestyrelsesmøde. Formanden kunne oplyse, at inspektøren er i gang med at undersøge nogle muligheder mht. vaskerisystem. Bestyrelsen ser frem til hans fremlæggelse påkommende bestyrelsesmøde. Ad 13) Næste bestyrelsesmøde Der var enighed om, at der skulle planlægges bestyrelsesmøder resten af året, og at der således på sidste bestyrelsesmøde i december planlægges for 2019 frem til ordinær generalforsamling i maj. Det kunne konstateres, at mandag-onsdag var mest hensigtsmæssigt for bestyrelsens medlemmer og deres
9 kalenderes generelt. Der blev aftalt bestyrelsesmøder til: - Mandag den 12. november 2018 kl. 19.00 hos næstformanden - Mandag den 10. december 2018 kl. 19.00 hos næstformanden Bestyrelsesmødet påbegyndt kl. 11.00 og afsluttet kl. 15.45. --- o --- Hillerød, den 26. oktober 2018 Referent, Christina Skjoldager Olsen Tiltrådt af bestyrelsen: Formand, Line Jakobsen Næstformand, Christina Skjoldager Olsen Morten Schneider Karsten Stub Ib Højen Jensen